【正文】 量進行反饋的職責?！舯匾獣r請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。3．固定的會議流程規(guī)范圖21 固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規(guī)章制度；指定會議記錄人?！?進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。■ 結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等?！颈局v總結】會議效率不高是當前許多會議的現狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會議效率低下，針對這些因素，應在會前充分做好預防性管理。與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關重要，只有掌握了這些，才能從正面引導我們如何提高會議的效率。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第3講 開會前的準備工作【本講重點】是否要開會準備工作的作用1H 5W準備工作核對單主持人的準備工作是否要開會“機遇只偏愛那些有準備的頭腦”。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準備工作是確定是否真的有開會的必要性。這個確定工作看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用相當于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產生把好第一關。1．無需開會的“五個如果”圖31 不需開會的“五個如果”◆如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等?！暨@些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經濟實用的優(yōu)勢。◆如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地?！魰h成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負、得不償失。2．必須開會的“五個如果”圖32 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風氣，使公司內部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設想。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內部高效流通?！舯頁P和批評是兩種很好的激勵方式，而當眾的表揚和批評具有更強的影響力。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。在大會上當眾表揚“明星員工”可以樹立標桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當眾批評某些情節(jié)嚴重的錯誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。◆當你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務時，一定要舉行會議，不能采用郵件或者其他書面形式。因為分派任務意味著要達到團結上下、協作完成任務的目的，只有通過會議把任務公共化、明確化，才能促進協作，從而保證任務的及時完成?！咀詸z】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經過調查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內吸煙，所以導致火災發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產經理，你要采取下列哪種方式處理此事：□ □ □(2)你為什么這么做？◆見參考答案31準備工作的作用當你確定有必要召開會議時，首先要了解準備工作究竟有什么作用。只有認識到準備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準備工作。一般來說，會議的準備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應該采取哪種討論方式達到最好的會議效果；通過充分的會議準備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。良好的會議準備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。1．1H 5W圖33 1H 5W1H 5W是指會議準備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1H 5W。2．特殊提醒根據統計調查顯示，會議人數最多不應超過9個，最為合適的人數是5至7人。這個人數既能夠防止人數太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數過多，從而造成一部分人的消極參與。當然，會議的合適人數應該根據會議的議題、重要性具體決定。會議準備工作核對單會議的具體準備工作相當于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準備工作核對單。這張核對單雖然數目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。會議準備工作核對單了解會議的目的確定會議的形式決定會議的時間決定會議的地點確定出席人數1是否準備會議名簽1是否安排與會者住宿1確定視聽教材1準備會場周邊位置圖1確定自己人的相關資料是否一定要開會安排會議的議程確定會議的主持人研究會場如何布置安排出席者座位1是否安排交通工具1是否發(fā)出了會議通知1確定輔助教材1是否要求與會者準備資料是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：◆如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協調討論?！羧绻侨w會議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。主持人的準備工作1．主持人的4個準備工作2．SWOT分析圖34 SWOT分析SWOT是以上四個英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅?！颈局v總結】一次成功的會議背后一定是非常充分的準備工作。高效會議要求我們循序漸進、按部就班的做好會前的各項準備工作。無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深刻的理解。好的準備是成功的一半，一定要做好會議的準備工作。【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第4講 成功會議的五種策略【本講重點】如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度如何達成決議——決策方式如何圓滿結束會議如何做開場白如何分配發(fā)言時間如何掌握議事進度掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關重要?？貓鲆簿统蔀橐粋€主持人最應訓練的技巧之一。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。1．語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。2．非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準時開始，準時結束。如何達成決議——決策方式彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結出了達成協議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協議。4種群體決策圖41 4種群體決策1．權威決策權威決策出現于最高掌權者具有決策權和否決權，單方面作出決定時。適宜使用：當組織授權團隊領導人作最終決策并全權負責時。不宜使用：當團隊領導人希望團隊成員接納并支持某項決策時?！九e例】特別行動小組向部分領導提交報告并等待最后決策。經理決定工作日程表，然后通知該小組。優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權力界限明顯的地方最有效。缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當復雜性增高時，權威決策的質量會由于考慮面不寬而受到影響。2．少數服從多數決策少數服從多數決策出現于多數成員同意提案時，它以民主原則為基礎。適宜使用：當時間有限，而決策結果不會對反對者造成消極影響時。注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入?！九e例】團隊成員投票接受一項新的工作程序。團隊成員投票選舉團隊領導。優(yōu)點：允許多數人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數人獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。缺點：在小集團內，投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項決議的質量和執(zhí)行。3．共識決策共識決策產生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現平等之風。注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。【舉例】全體工作人員同意支持新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。復雜的決議會經過深思熟慮，從而產