【正文】 因此多用主謂句。在公文寫作中以下幾組句式的選擇與調(diào)整具有一定的規(guī)律性。如定語、狀語、謂語的提前。第四,當(dāng)以一個語句反映因果關(guān)系時,一般按先因后果次序排列,只有特別申明或突出表現(xiàn)原因時,才先講結(jié)果再講原因。第二,當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成活動過程時,一般應(yīng)按時間順序排列。在公文中安排語序,常做如下處理:第一,當(dāng)要表達一組并列概念之間輕重、主次、強弱、大小、高低、多少之分時,應(yīng)依次順排或倒排。第六,句式合理并力爭有最佳表達效果。第四,語序安排妥當(dāng)。第二,句子搭配得當(dāng)。運用漢語書面詞匯中的規(guī)范詞語及公文的專用詞、常用詞,不使用不規(guī)范詞語及簡稱。,以維護公文的完整有效性。公文收受對象的理解力以及與作者的關(guān)系不同,公文中的詞語也有所不同。公文使用于正式、莊重嚴肅的場合,一般不用口語、諺語、歇后語、方言土語,以及帶有調(diào)侃、詼諧意味及不夠嚴肅鄭重的詞語。詞語的搭配表達應(yīng)合乎事理,合乎邏輯,符合語言習(xí)慣。遇到這種情況,應(yīng)更換或補充詞語。漢語中同音字多,通過聽線接受信息(如聽報告、聽電話通知等）,往往會給準確接受信息帶來一定障礙。,以提高表達效果。,以正確表達作者的觀點立場。漢語詞匯量大,近義詞多,語意既有差別,又有聯(lián)系。二、公文詞語的選擇把握公文詞語特點,根據(jù)行文目的及語言環(huán)境的需要,選取最貼切的詞語。在修辭方面,追求準確鮮明,質(zhì)樸平勻、精練順達,反對含糊曖昧,繁冗堆砌,重內(nèi)在美。有較強的規(guī)范性,對同類對象使用的表達方式、式樣、語句都相對固定?！笆恰摹毙问降呐袛嗑漭^多,用以表達作者的見解、態(tài)度和解釋。一般都有表達公文主題的主題句。在語句方面,句子含義完整確切,具有較強的獨立性,關(guān)鍵句脫離上下文不生歧義。在語詞方面,用規(guī)范的現(xiàn)代書面語言,不用口語詞、方言詞、土俗語及生造語詞等。嚴謹——指語言含義確切,文句嚴謹,細致周密,分寸得當(dāng),忌模糊含混、語意多歧。樸實——指語言平直自然,是非清楚,明白流暢,通俗易懂。莊重——指語言端莊,格調(diào)鄭重嚴肅。發(fā)文機關(guān)應(yīng)印制少量文本,供存檔備查。簡化行文手續(xù),上下級各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)盡量對口行文。七、嚴格控制公文數(shù)量,簡化行文手續(xù)機關(guān)行文必須注重實效,堅持少而精的原則,可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)。聯(lián)合發(fā)文是以兩個或兩個以上的名義行文,聯(lián)合行文的機關(guān)級別層次必須相同或相近。五、聯(lián)合發(fā)文時,作者應(yīng)是“同級機關(guān)”同級政府之間、政府各部門之間,上級政府部門與下一級政府之間,政府及其部門與同級黨委、軍隊機關(guān)及其部門。四、堅持“黨政分開”的原則行政機關(guān)不得向黨的組織發(fā)布指令性公文,也不得以行政機關(guān)名義向黨的組織報告工作、請示事項。二是接受抄送的機關(guān)不得再向其他機關(guān)抄送。四是公文內(nèi)容涉及有關(guān)機關(guān)的職權(quán)范圍,需要取得配合時應(yīng)向其抄送。二是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示,應(yīng)明確主送機關(guān)和抄送機關(guān),由主送機關(guān)答復(fù)。(2)正確選擇抄送機關(guān)。除普發(fā)性公文外,一件公文通常只選擇一個主送機關(guān),防止由于多頭主送而貽誤處理。行文不受系統(tǒng)歸屬與級別層次的制約。直接行文。五是控告、檢舉直接上級等。三是上級機關(guān)交辦,并指定直接越級上報的具體事項。只有在下列情況下才能采用越級行文的方式:一是由于情況特殊緊急,如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失。越級行文。多級行文。逐級行文。行文方式是指機關(guān)之間公文傳遞的形式,分逐級行文、多級行文、越級行文和直接行文等多種。具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機關(guān)之間相互主送平行文。機關(guān)之間的工作關(guān)系決定公文傳遞方向,處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機關(guān)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機關(guān)主送下行文。同一組織系統(tǒng)中同級機關(guān)之間的平行關(guān)系。各機關(guān)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍,決定機關(guān)之間的工作關(guān)系,主要有4種類型,即同一組織系統(tǒng)中的上、下級機關(guān)間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系。第三,加強對文件數(shù)量的控制,精簡公文,簡化手續(xù),以提高機關(guān)行政管理的效率。遵守行文規(guī)則的客觀必要性:第一,加強對文件傳遞過程的控制,使文件的行文方向正確,傳遞速度合理,保證文件準確、快捷地到達目的地。正如城市的交通管理規(guī)則一樣,有效地規(guī)范著各種社會組織之間公文的有序運行,確保公文現(xiàn)行執(zhí)行效用的順利實現(xiàn)。下行文要用語鄭重、準確,可適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┟睢⒏嬲]性詞語:面向人民大眾的公布性文章,強調(diào)通俗明白。上行文用語要尊重,使用敬語。平實指語言平和,樸實自然,通俗易懂,直接、鮮明地表達作者意圖。通順,即文字流利暢達,沒有語病。利用附件壓縮公文正文的篇幅,用圖表簡化文字表述。簡潔明了地表述發(fā)文意圖,以獲得準確、快捷的辦事效果。(2)簡明通順。莊重,指用語端莊持重,格調(diào)嚴肅,用以維護公文的權(quán)威性與有效性。四、用語莊重嚴謹、簡明通順、平實得體公文的語言表述,必須符合公文的性質(zhì)、適用范圍與行文目的以及作者的職權(quán)地位。應(yīng)圍繞主題,合理安排正文結(jié)構(gòu),做到層次清晰,條理分明,緊湊有序,過渡自然。三、主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范主題是作者通過公文表達的意圖與主張,公文要求集中、鮮明、直接地表述主題。(2)公文的內(nèi)容務(wù)求符合實際,反映客觀事物的本來面貌,提出切實可行的工作原則、方法,使公文具有真實性與可行性。二、實事求是、講究實效公文的制發(fā)必須符合客觀實際,遵循客觀規(guī)律,切合實際需要,講求實效。因為它們是制定本機關(guān)一切決策的直接依據(jù),如果在公文中提出新的政策,應(yīng)當(dāng)加以說明。一、符合黨和國家的路線、方針政策和法律、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定,具有合法性(1)公文的內(nèi)容必須符合黨的基本路線和國家的憲法與法律,因為,它們是我們制定的一切宏觀與微觀決策的總依據(jù)和指導(dǎo)綱領(lǐng)。同一公文在形成過程中,需要兩種或兩種以上文字撰制時,不同文字所形成的內(nèi)容相同的文稿或文本在效用上相同。修訂本的外形特征除與其他正本相同之外,需要作出稿本標(biāo)記,可在標(biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作“(修訂本)”,也可在標(biāo)題下做題注,在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。對已經(jīng)發(fā)布生效的文件,在實行一定時期以后進行修改訂正再行發(fā)布時使用的文本。這類公文在標(biāo)題的文種前有—“暫行”兩字,如《市鼓勵外商在工業(yè)開發(fā)區(qū)投資若干政策暫行規(guī)定》。試行本主要適用于發(fā)文機關(guān)認為公文內(nèi)容待一段時間的實踐檢驗后可能將予修訂的情況下。備存查,知照使用。又稱原稿,是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿,即業(yè)經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并簽發(fā),正式會議討論通過或經(jīng)上級機關(guān)審核批準的文稿。標(biāo)記大都位于標(biāo)題下方或右側(cè)加括號。草稿的外觀特點是沒有生效標(biāo)志(如簽發(fā)、用印等)。主要數(shù)據(jù)編排的次序為:發(fā)文機關(guān)、份號、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明(標(biāo)記)、署名、印章(簽署)、成文日期、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣、排版。文字符號的書寫與排版。公文用紙幅面尺寸一般采用國際標(biāo)準A4型(長297毫米、寬210毫米),左側(cè)裝訂,張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。指對標(biāo)題的注解或說明,用于注明法規(guī)、規(guī)章或其他經(jīng)會議討論通過公文產(chǎn)生的法定程序與時間。在印制本上,緊急程度位于保密等級的下一行,字體字號與保密等級相同。即表明對公文送達和辦理時限要求的標(biāo)識符號。用于表明公文內(nèi)容涉及國家秘密的程度與區(qū)別于平件的處理要求,以確保秘密公文的安全。于公文上方分別用漢字標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”,必要時還應(yīng)注明保密期限(如“機密食5年”)。 (10)保密等級。指對依據(jù)同一文稿印制的若干份分文順次編制的順序代碼。在印發(fā)說明欄底線下的右側(cè),用小于正文字號的5號或小5號仿宋體印上“共印XX份”。位于抄送欄以下公文末頁最下端,在圖文區(qū)與下自邊(地腳)交界處劃一條與抄送欄細實線等長并平行的細實線,形成“印發(fā)說明欄”。又稱版記,用于標(biāo)識公文印發(fā)部門名稱,印發(fā)日期與印發(fā)數(shù)量等。如果抄送機關(guān)一行寫不下,另起一行時應(yīng)與第一行的抄送機關(guān)平行，抄送機關(guān)用與正文相同的字體字號的文字印刷。左空1個字的位置,標(biāo)出“抄送:”字樣,如有抄報,則先標(biāo)出“抄報:”,在下一行的同等位置再標(biāo)“抄送:”。指收受公文需了解公文內(nèi)容而不需承擔(dān)主辦或答復(fù)責(zé)任的機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱,標(biāo)注抄送機關(guān)的目的在于明確公文的發(fā)送范圍,使有關(guān)機關(guān)了解公文的內(nèi)容,以便在必要時給予配合。常與正文字號相同,但用黑體字印刷。主題詞的個數(shù)一般不受限制,但不宜多(最多不超過五個),其前后排列順序也不受限制。是用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組,用于為按主題檢索公文提供檢索標(biāo)識,為以現(xiàn)代信息處理手段處理和管理公文奠定基礎(chǔ)。標(biāo)注于主題詞上方。(5)附注。指在正文左下方作出的附件標(biāo)注,用以注明附件的序號、標(biāo)題,適用于具有附件的公文。常用3號或4號仿宋體字印刷。其作用在于表明公文的空間效力范圍,明確對公文負法定辦理或答復(fù)責(zé)任的機關(guān)。即收受公文并對公文負主辦或答復(fù)責(zé)任的機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱。常用與發(fā)文字號相同的字體字號印制。指示發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人姓名,用于上行文。發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條細實線。如有簽發(fā)人時,應(yīng)居左,兩者排一行 。聯(lián)合行文時,只標(biāo)注主辦單位的發(fā)文字號。發(fā)文字號,又稱發(fā)文編號,用于為檢索和引用公文提供指性代號。由機關(guān)代字、發(fā)文年號、發(fā)文順序號組成。標(biāo)注成文日期要求用漢字寫全具體的年、月、日。確定成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準。指形成公文的確切日期。簽署位于正本的末頁,先排出機關(guān)名稱、簽署者職務(wù),后空兩格后請領(lǐng)導(dǎo)者簽注姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文機關(guān)均應(yīng)加蓋印章。在公文上蓋印或簽署,用以證實公文,除會議紀要外,均需加蓋印章。印章,指作為機關(guān)權(quán)力象征的圖章。正文常用3號仿宋體印制。(4)正文，用于闡述公文內(nèi)容,表達發(fā)文意圖,使受文者對公文所表達的信息獲得具體、明確認識。引用被轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題時,如果該公文不是法規(guī)、規(guī)章,也不應(yīng)加書名號。因此,要求準確、簡明。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種三部分構(gòu)成。(3)標(biāo)題。這種形式又稱署名。這種形式又稱版頭、文頭,采用大號黑變體字或初號宋體字在公文首頁上端套紅標(biāo)識。用于表明公文的責(zé)任者,展示公文的法定權(quán)威性。聯(lián)合行文的公文,一個作者占一行,主辦單位排列在前。(1)文頭。第二,對公文各數(shù)據(jù)項目的編排必須遵循國家的有關(guān)規(guī)定。所有公文必須具備指定的基本數(shù)據(jù)項目:發(fā)文機關(guān)、標(biāo)題、正文、印章或簽署、成文日期。公文格式規(guī)范化,就是將公文按照一定的目的、用途、要求以及規(guī)定的文字表述方法統(tǒng)一設(shè)計文件,使公文實現(xiàn)標(biāo)準化,公文格式化的作用體現(xiàn)在以下兩個方面:一是有利于信息傳遞和文件管理。第四節(jié) 公文的格式與稿本 一、公文的格式公文的格式,指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成與對各數(shù)據(jù)項目的編制。印發(fā)說明。注釋。對所收受公文一般毋需承擔(dān)直接辦理、答復(fù)責(zé)任,而只需了解公文內(nèi)容的機關(guān)的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。在公文正件上要作出附件標(biāo)記,即注明附件標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)等。附件指附屬守公文正件的其他材料。其作用是概括表明公文效力所及的空間范圍和機構(gòu)、人員范圍。主送機關(guān)。表明公文送達和辦理時間要求的標(biāo)志。其作用是表明公文涉及秘密的程度與保密要求,喚起受文者警覺,提示其注意分別采取不同措施,確保秘密公文的安全。保密等級。在上行文中必須有此項目。簽發(fā)人。其作用在于為檢索和引用文件提供專指性較強的代號。發(fā)文字號。其作用是強調(diào)公文責(zé)任歸屬者,喚起受文者對公文權(quán)威性的警覺,表明此件是鄭重的正式公文,向受文者提示內(nèi)容的重要性。用于強調(diào)公文責(zé)任歸屬和權(quán)威性的標(biāo)記。為主題檢索法的運用提供檢索標(biāo)識,為計算機等現(xiàn)代信息手段處理與管理公文和檔案奠定基礎(chǔ)。用以揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標(biāo)志。印章實際上是指作為機關(guān)權(quán)力象征的印信在公文上留下的印記。公文形成的具體時間,通常以領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)的時間為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準,特殊情況下以會議通過的時間、印發(fā)時間、批準時間作為公文形成的時間,除在正文中明確規(guī)定生效執(zhí)行日期的公文之外,公文的形成日期即公文時間效力范圍的起點,因此,日期也具有表明公文有效性的作用。其作用是表明公文的責(zé)任者和法定權(quán)威性,間接表明公文的空間效力范圍(即對哪一家特定地區(qū)或單位有法定效用)。作者。公文的主體部分。為查找利用與管理公文提供一個檢索標(biāo)識。標(biāo)題。公文的基本組成部分有:標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。二、公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織構(gòu)造,具有規(guī)范性。其次,公文要求使用現(xiàn)代書面語言,不得采用古文形式表達。因此,公文首先必須具有應(yīng)用文的屬性:直接應(yīng)用性、全面真實性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。第三節(jié) 公文文體與結(jié)構(gòu)一、公文的文體文體即文章的體裁。用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、溝通重要情況。用于對重要問題提出見解和處理辦法。用于對重要事項做出決策和安排。(二)黨的機關(guān)公文黨的機關(guān)公文,是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書,是傳達黨的路線、方針、政策,指導(dǎo)、布置和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報告和交流情況的工具。適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準和答復(fù)審批事項。適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。適用于公布有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。適用于對重要事項或重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。宣布施行重大強制性行政措施。(一)行政機關(guān)的公文行政機關(guān)的公文,是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。二、通用公文的文種文種,也叫做公文名稱,是用來表明公文的性質(zhì)、適用范圍、作者職能權(quán)限及制發(fā)公文目的要求的。收文指本機關(guān)收到的來自外部的文件。、發(fā)文。急件是指因為內(nèi)容