【正文】 還可再分節(jié)。反映上述內(nèi)容的條文在排列上應(yīng)講究歸類(lèi)準(zhǔn)確、層次分明、井然有序。表達(dá)制定目的、制定依據(jù)、適用范圍、有關(guān)定義以及具體規(guī)范中帶有普遍性、共同性、原則性?xún)?nèi)容的條文大都依次排在文件的首部,一般統(tǒng)稱(chēng)為“總則”部分。若分章表述時(shí)總則即為第一章。表達(dá)具體規(guī)則各分項(xiàng)內(nèi)容的條文接在“總則”之后,按事物間的邏輯關(guān)系分類(lèi)集中編排。若分章表述時(shí),每一類(lèi)或幾類(lèi)為一章。這些條文統(tǒng)稱(chēng)為“分則”。表達(dá)獎(jiǎng)懲辦法的條文接在“分則”之后,或單獨(dú)構(gòu)成“罰則”或作為“分則”中最后的條文。若分章表達(dá)時(shí),需獨(dú)立成章的情況下可直稱(chēng)章題為“罰則”“法律責(zé)任”“獎(jiǎng)勵(lì)與處罰”等。表達(dá)施行程序與方式、施行日期、有關(guān)說(shuō)明的條文接“罰則”之后,依重要程度或其他標(biāo)準(zhǔn)逐條表述。這些條文統(tǒng)稱(chēng)“附則”,若分章表述可直稱(chēng)章題為“附則”。主管部門(mén)一項(xiàng)內(nèi)容可視其具體情況置于“總則”或“附則”中表述,也可在有關(guān)“分則”中表述。(1)一致性。規(guī)范性公文的內(nèi)容與形式必須與法律,其他法規(guī)、規(guī)章以及黨的方針政策,上級(jí)機(jī)關(guān)與同級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定保持一致。與自己制定的并尚有執(zhí)行效用的其他有關(guān)規(guī)定保持一致。與制定機(jī)關(guān)的職權(quán)相一致。本文件的上下文之間,對(duì)同一概念的表述詞語(yǔ)相互一致。(2)嚴(yán)密性。規(guī)范性公文結(jié)構(gòu)與語(yǔ)言表述必須完整齊全,嚴(yán)謹(jǐn)縝密。明確地闡明約束的對(duì)象及程序、范圍。清楚地交待有關(guān)職限、權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定與時(shí)限要求。所提各項(xiàng)要求應(yīng)有切實(shí)可行的檢查衡量指標(biāo)。語(yǔ)氣堅(jiān)決肯定,避免使用“一般”、“大概”、“似”等不確定的詞語(yǔ),表示范圍時(shí)不用“等”字表述未盡事項(xiàng)。盡量不用“暫”、“擬”、“準(zhǔn)備”等詞語(yǔ)修飾意圖與要求。(3)條理性。規(guī)范性公文的層次分明,理序順暢,分類(lèi)合理,主題突出,排列合理有序,只有維護(hù)條理性,才能保持各部分內(nèi)容的系統(tǒng)性與連貫性,避免出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。(4)簡(jiǎn)明性。規(guī)范性公文必須明確周詳,便于理解、記憶和執(zhí)行。以說(shuō)明的表達(dá)方式為主,不講理由、不作議論分析、不作詳盡的例舉和解釋。文字盡量簡(jiǎn)潔精確、高度概括、言簡(jiǎn)意明,要盡量少用生僻的術(shù)語(yǔ),不用令人費(fèi)解的詞句,便于理解。(5)穩(wěn)定性。規(guī)范性公文一經(jīng)公布生效就應(yīng)在一定時(shí)期內(nèi)都具有可行性,不能朝令夕改,變化無(wú)常,為維護(hù)這種穩(wěn)定性,在寫(xiě)作前應(yīng)作充分的調(diào)查研究,發(fā)揚(yáng)民主,廣泛吸取各方面的意見(jiàn)與建議。(6)連續(xù)性。規(guī)范性公文之間具有必要的繼承關(guān)系。為維護(hù)這種連續(xù)性應(yīng)在新文件寫(xiě)作前,廣泛收集與查閱有關(guān)文件并認(rèn)真進(jìn)行分析對(duì)照,如確需以新的規(guī)定取代既有規(guī)定時(shí)應(yīng)明確說(shuō)明對(duì)原有文件的廢止。第二節(jié) 決定、決議、通知、通報(bào)、批復(fù)、通告的撰寫(xiě)一、決定決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。(1)決定的特點(diǎn)決定是具有規(guī)定性與領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性的公文,有以下特點(diǎn):第一,具有規(guī)定性。用于規(guī)范人們的行動(dòng),具有法定的強(qiáng)制力,受文機(jī)關(guān)與人員必須遵守,認(rèn)真執(zhí)行。第二,具有指導(dǎo)性。決定記載與傳達(dá)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的決策,具有較強(qiáng)的理論性、政策性、是指導(dǎo)工作的準(zhǔn)則。第三,具有穩(wěn)定性。決定用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策,它所規(guī)定的原則、措施及有關(guān)事項(xiàng),要在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮效用。(2)決定的結(jié)構(gòu)第一，標(biāo)題。寫(xiě)明發(fā)布機(jī)關(guān)的名稱(chēng)、事由及文種。如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)職業(yè)教育工作的決定》。第二，正文。一般由制發(fā)文件的依據(jù)、決定事項(xiàng)與執(zhí)行要求三大部分組成。在文件的結(jié)尾要提出要求，發(fā)出號(hào)召或說(shuō)明有關(guān)事項(xiàng)。第三,發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)及成文日期。(1)對(duì)重要事項(xiàng)(事件)作出安排的決定。通常用于表彰、懲處事項(xiàng)的處理,如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排,對(duì)某一突發(fā)事件的處理等。撰寫(xiě)這種決定要求主題集中,重點(diǎn)突出,根據(jù)充分,事實(shí)準(zhǔn)確。對(duì)事實(shí)的分析和結(jié)論應(yīng)觀點(diǎn)鮮明,分寸適當(dāng)。語(yǔ)言要求概括、簡(jiǎn)要。(2)對(duì)重大行動(dòng)作出安排的決定,通常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)于重大的政治活動(dòng)、行政、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作出安排。撰寫(xiě)要先講清形勢(shì),說(shuō)明部署的必要性、迫切性,再闡述展開(kāi)行動(dòng)的方針政策、原則與措施。文件結(jié)構(gòu)要層次分明。語(yǔ)言要嚴(yán)謹(jǐn)莊重、明確,語(yǔ)氣肯定。(3)規(guī)定重要工作原則、辦法的決定,用于對(duì)重要工作作出規(guī)定性的安排。撰寫(xiě)一般按條項(xiàng)形式安排內(nèi)容,要求分類(lèi)準(zhǔn)確、嚴(yán)密,排列有序,對(duì)適用對(duì)象、有效范圍、工作辦法、時(shí)限、獎(jiǎng)懲作出具體的規(guī)定。語(yǔ)言要求概括準(zhǔn)確、莊重有力。 二、決議 決議在性質(zhì)上、功用上同決定沒(méi)有大的差別,其特點(diǎn)主要是在生成程序方面要求必須經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)或批準(zhǔn),以體現(xiàn)與會(huì)者在形成重要決策過(guò)程中的集體意志和權(quán)威性。(1)標(biāo)題。寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種。(2)題注。加括號(hào)寫(xiě)明通過(guò)或批準(zhǔn)決議的日期和會(huì)議名稱(chēng),如(年月日經(jīng)會(huì)議討論通過(guò))。(3)正文。多種多樣的具體用途使決議正文的構(gòu)成形式也具有多樣性,其中比較常見(jiàn)的主要有:批準(zhǔn)式、批準(zhǔn)說(shuō)明式、議論式、說(shuō)明式。三、通知通知是最為廣泛的下行文,行政公文和黨的機(jī)關(guān)公文都把它列為主要文種。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)通知所下的定義為:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》給通知的定義是:用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。(1)公文的特點(diǎn):通知是機(jī)關(guān)的常用公文,具有多種功能,其主要特點(diǎn):第一,應(yīng)用廣泛,使用頻率高。不受內(nèi)容制約,即可用于布置工作、傳達(dá)重要指示,也可用于知照一般事項(xiàng)。第二,作者廣泛,不受機(jī)關(guān)性質(zhì)、級(jí)別的限制。第三,內(nèi)容單純,行文簡(jiǎn)便。第四,具有執(zhí)行性。多用于下行文。(2)通知的結(jié)構(gòu):第一,標(biāo)題。寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種。如內(nèi)容簡(jiǎn)單,不以正式公文格式印發(fā),可只寫(xiě)“通知”、“會(huì)議通知”、“任免通知”。第二,主送機(jī)關(guān)。第三,正文。寫(xiě)明制發(fā)通知的根據(jù)、目的、通知事項(xiàng),常以“特此通知”結(jié)尾,必要時(shí),在結(jié)尾可再次明確主題或作必要的說(shuō)明。第四,制發(fā)機(jī)關(guān)與成文日期。第一,主題集中。每件通知要求明確說(shuō)明一件事情,布置一項(xiàng)工作,不要試圖在一件通知中表述許多事情和達(dá)到多種目的。第二,重點(diǎn)突出,措施具體。通知的寫(xiě)作要點(diǎn)在于將通知事項(xiàng)交代清楚,使受文者能夠正確理解并準(zhǔn)確執(zhí)行。第三,講求時(shí)效。為了加快執(zhí)行與辦理的節(jié)奏,對(duì)于通知的撰制、傳遞都要求及時(shí)、快捷,提高效率,以免貽誤時(shí)機(jī)。(1)指示性通知。亦稱(chēng)布置工作的通知,主要用于:傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的決定或指示。布置需要執(zhí)行與辦理的一般性工作或具體事項(xiàng)。上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)向下級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)口指導(dǎo)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。布置具體工作。撰寫(xiě)這種通知,要求明確闡述制發(fā)通知的政策依據(jù)、法規(guī)依據(jù)與行文目的,具體交代工作任務(wù)與執(zhí)行要求。觀點(diǎn)要明確,所提方法措施應(yīng)切實(shí)可行。(2)交流信息的通知。用于知照有關(guān)單位需要周知而不需直接執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)。撰寫(xiě)這種通知,應(yīng)將要說(shuō)明的事項(xiàng)簡(jiǎn)要而周密地交待清楚,不必予以評(píng)論評(píng)價(jià),也無(wú)需闡發(fā)意義或目的。如有關(guān)啟用印章的通知,只需說(shuō)明啟用的時(shí)間、公章規(guī)格式樣并附上公章印模即可。(3)轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知。為了有效地貫徹執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)的指示與規(guī)定,也為學(xué)習(xí)和借鑒同級(jí)機(jī)關(guān)或其他不相隸屬機(jī)關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn),各機(jī)關(guān)需要經(jīng)常將上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)或其他不相隸屬機(jī)關(guān)的公文用通知向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)的目的在于明確被轉(zhuǎn)發(fā)公文在本地區(qū)、本系統(tǒng)貫徹實(shí)施的必要性并結(jié)合實(shí)際情況提出執(zhí)行的要求。撰寫(xiě)這種通知,可以簡(jiǎn)要文字寫(xiě)明所轉(zhuǎn)發(fā)公文的制發(fā)機(jī)關(guān)、標(biāo)題與執(zhí)行要求,如“請(qǐng)依照?qǐng)?zhí)行”“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”。也可以結(jié)合實(shí)際,對(duì)受文單位提出如何貫徹執(zhí)行的指示性意見(jiàn)。(4)批轉(zhuǎn)公文的通知。當(dāng)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)來(lái)的公文認(rèn)為具有廣泛印發(fā)的必要性時(shí),即加上批語(yǔ)以通知的形式向下轉(zhuǎn)發(fā)。批轉(zhuǎn)公文的通知連同被批轉(zhuǎn)的公文,反映了批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)的意志與權(quán)威,對(duì)受文單位發(fā)揮重要的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用。撰寫(xiě)這種通知,一種方法是對(duì)所批轉(zhuǎn)的公文,表明“批準(zhǔn)”或“同意”的態(tài)度或作出評(píng)價(jià)與簡(jiǎn)要指示,要求受文單位研究執(zhí)行。另一種方法是在表明態(tài)度之后,還要針對(duì)所批轉(zhuǎn)公文的內(nèi)容,作進(jìn)一步的闡述與論證,指明意義和執(zhí)行要求與注意事項(xiàng),借以強(qiáng)化所批轉(zhuǎn)公文的指導(dǎo)作用。(5)發(fā)布規(guī)章制度的通知。機(jī)關(guān)以通知的形式向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布所制訂的規(guī)章制度,說(shuō)明意義,提出要求以增強(qiáng)其權(quán)威性與執(zhí)行效用。撰寫(xiě)這種通知,一般需說(shuō)明印發(fā)的意義和施行的要求,或只說(shuō)明后者,用以履行發(fā)布生效的程序。(6)會(huì)議通知。為了保證預(yù)定的會(huì)議能夠準(zhǔn)備地如期召開(kāi),凡重要會(huì)議均需在會(huì)前制發(fā)通知。會(huì)議通知的繁簡(jiǎn)程度,應(yīng)視會(huì)議內(nèi)容與規(guī)模決定。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容:會(huì)議名稱(chēng)、召開(kāi)會(huì)議的根據(jù)與目的、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)(報(bào)到的時(shí)間、地點(diǎn))、與會(huì)人員、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)辦法、與會(huì)者準(zhǔn)備工作與注意事項(xiàng)、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系電話號(hào)碼等。如屬規(guī)模較大的會(huì)議,還應(yīng)在通知中附上會(huì)議日程安排和與會(huì)的有關(guān)證件。會(huì)議通知的內(nèi)容,要求準(zhǔn)確、具體，無(wú)一錯(cuò)漏,并必須在會(huì)前送達(dá),留出充裕時(shí)間,以使與會(huì)者做好充分準(zhǔn)備。會(huì)議通知發(fā)出后,還應(yīng)追蹤了解落實(shí)的情況,如是否接到通知,屆時(shí)能否準(zhǔn)時(shí)到會(huì)等。以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決,保證會(huì)議按計(jì)劃召開(kāi)。(7)任免與聘用干部的通知。用于向干部和群眾傳達(dá)任免事項(xiàng),以履行規(guī)定的任免程序,并利于取得干部群眾的監(jiān)督與支持及方便工作聯(lián)系。撰寫(xiě)這種通知,要求以簡(jiǎn)要的文字分條列項(xiàng)寫(xiě)明:任免與聘用干部的機(jī)關(guān)(會(huì)議)名稱(chēng)、日期與被任免、聘用人員的姓名與職務(wù)。通知的標(biāo)題通常只簡(jiǎn)寫(xiě)為《任免通知》,落款處由任免機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署(或代以簽名章)。四、通報(bào)通報(bào)是黨政機(jī)關(guān)公文體系共有的一種主要公文體裁?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》為通報(bào)功能所下的定義是:適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》為通報(bào)功能下的定義是:用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、溝通重要情況。(1)通報(bào)的特點(diǎn)。通報(bào)屬普發(fā)性下行文,可分為表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)。其主要特點(diǎn):第一,具有教育性。對(duì)有代表性、傾向性事例,典型經(jīng)驗(yàn)及重大情況予以表?yè)P(yáng)、批評(píng)、倡導(dǎo)、強(qiáng)調(diào),引起人們的注意,發(fā)揮宣傳教育、啟發(fā)引導(dǎo)、溝通情況和交流經(jīng)驗(yàn)的作用。第二,通過(guò)具體事實(shí)表達(dá)作者的觀點(diǎn)與意圖,在敘事的基礎(chǔ)上闡明道理。第三,有較強(qiáng)的時(shí)效性,通報(bào)主要用于反映新情況,新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新苗頭、新趨向,強(qiáng)調(diào)及時(shí)快捷。(2)通報(bào)的結(jié)構(gòu)。第一,標(biāo)題。發(fā)文機(jī)關(guān),表彰或批評(píng)的對(duì)象與事實(shí)性質(zhì)(情況)及文種。第二,主送機(jī)關(guān)。第三,正文。要寫(xiě)明有關(guān)表彰(批評(píng))對(duì)象的基本情況,需要表彰(或批評(píng))的事實(shí)或需引起重視的重要情況,組織結(jié)論給予表彰(或處理)的決定,提出希望與要求。如為情況通報(bào),還要寫(xiě)明對(duì)策。第四,成文日期。(1)通報(bào)的內(nèi)容必須具有典型性,即應(yīng)選新穎的具有代表性的典型事例,選擇與推動(dòng)當(dāng)前中心工作密切相關(guān)的重要事項(xiàng)或重大情況,使廣大干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重視,進(jìn)而對(duì)工作起到引導(dǎo)與促進(jìn)的作用。(2)通報(bào)的材料必須經(jīng)過(guò)深入細(xì)致的調(diào)查和反復(fù)認(rèn)真的核實(shí),不得有半點(diǎn)虛假和錯(cuò)漏。由于通報(bào)屬普發(fā)性公文,影響面廣,因此,應(yīng)特別慎重,如果通報(bào)的事實(shí)失真,不僅有損于通報(bào)的權(quán)威性而且會(huì)在群眾中造成惡劣的影響。為此,對(duì)通報(bào)中涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人員姓名(包括有關(guān)情況)、事實(shí)情節(jié)、事情的原因與結(jié)果、群眾反映與處理決定等均應(yīng)表達(dá)準(zhǔn)確。(3)撰寫(xiě)通報(bào),應(yīng)使用說(shuō)明與敘述的表達(dá)方式,通過(guò)平實(shí)而具體地?cái)⑹屡c入情入理地分析,使讀者心悅誠(chéng)服,從而使通報(bào)達(dá)到倡導(dǎo)和鑒戒的作用。撰寫(xiě)表彰性通報(bào),要求將表彰對(duì)象的事跡、先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)、寫(xiě)深寫(xiě)細(xì),有根有據(jù),以便使讀者能夠從具體而生動(dòng)的事實(shí)中受到教育。撰寫(xiě)批評(píng)性通報(bào),除了要求事實(shí)準(zhǔn)確、是非清楚、觀點(diǎn)鮮明、分寸適宜以外,還應(yīng)特別注意對(duì)于公布以后可能產(chǎn)生不良影響的反面事物進(jìn)行概括敘述。撰寫(xiě)情況通報(bào),應(yīng)寫(xiě)明通報(bào)的情況(事項(xiàng))、應(yīng)當(dāng)采取的對(duì)策和希望與要求。做到層次清楚,中心明確,文字簡(jiǎn)要,所提對(duì)策與要求應(yīng)有明確的針對(duì)性和可行性。五、批復(fù)批復(fù)是行政公文和黨的機(jī)關(guān)公文中都有的文種。新的《國(guó)家行政公文處理辦法》對(duì)批復(fù)的功能作了這樣的界定:適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》對(duì)批復(fù)功能的界定幾乎完全相同:用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示。(1)批復(fù)的特點(diǎn)。批復(fù),是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的下行文。其特點(diǎn)是:第一,具有法定的權(quán)威性與執(zhí)行性。批復(fù)中的批準(zhǔn)或指示意見(jiàn),反映了直屬上級(jí)機(jī)關(guān)的行政決策,與指示的性質(zhì)相同,要求下級(jí)機(jī)關(guān)遵守執(zhí)行,有行政約束力。第二,具有被動(dòng)性。批復(fù)是根據(jù)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示被動(dòng)制發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文。第三,具有明確的針對(duì)性。批復(fù)只送給請(qǐng)示的單位和有關(guān)單位,內(nèi)容針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以答復(fù),不涉及與請(qǐng)示內(nèi)容無(wú)關(guān)的內(nèi)容。批復(fù)的開(kāi)頭、結(jié)尾應(yīng)用請(qǐng)示的標(biāo)題(或發(fā)文字號(hào))與結(jié)語(yǔ)相互照應(yīng)。(2)批復(fù)的結(jié)構(gòu),。第一,標(biāo)題。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由、文種,必要時(shí)在標(biāo)題中標(biāo)明“同意”或“批準(zhǔn)”的態(tài)度。第二,主送機(jī)關(guān),一般為報(bào)送請(qǐng)示的機(jī)關(guān)。第三,要寫(xiě)明所針對(duì)的請(qǐng)示日期與內(nèi)容(標(biāo)題),如:“你局月x日關(guān)于問(wèn)題的請(qǐng)示收悉,答復(fù)如下”,然后寫(xiě)批復(fù)內(nèi)容,以“此復(fù)”或“特此批復(fù)”結(jié)尾。第四,制發(fā)機(jī)關(guān)與成文日期。(l)在批復(fù)前必須進(jìn)行充分的調(diào)查研究工作。首先,應(yīng)認(rèn)真研究來(lái)文的內(nèi)容及其背景, 審核其起初準(zhǔn)確性與必要性。其次,應(yīng)查閱有關(guān)的規(guī)定與指示,以便使批復(fù)的意見(jiàn)符合有關(guān)的方針政策與法律法規(guī)。第三,如屬業(yè)經(jīng)處理過(guò)的問(wèn)題,則應(yīng)查閱前案處理的材料,以便對(duì)問(wèn)題的處理具有連續(xù)性。第四,如請(qǐng)示的內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)(部門(mén))的職權(quán)范圍,在批復(fù)時(shí)應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)(部門(mén))對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行協(xié)商并取得一致意見(jiàn),避免相互矛盾與抵觸。(2)批復(fù)的意見(jiàn)應(yīng)明確、具體、可行。首先,要做到根據(jù)充分,觀點(diǎn)明確,所提意見(jiàn)與方案符合實(shí)際,具有可行性。其次,文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、語(yǔ)氣肯定,忌用模棱兩可易生歧解的詞語(yǔ)。(3)批復(fù)的中心內(nèi)容必須是圍繞請(qǐng)示事項(xiàng)予以有針對(duì)性的答復(fù),不應(yīng)主題分散,離開(kāi)請(qǐng)示事項(xiàng)發(fā)表空泛的意見(jiàn)o六、通告通告是行政公文的主要文種之一。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》把通告的功能定義為:適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。(1) 通告的特點(diǎn)。通告用于在一定范圍內(nèi)公布需要各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位與廣大人民群眾遵守或周知的事項(xiàng)。主