【正文】 通告用于在一定范圍內(nèi)公布需要各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位與廣大人民群眾遵守或周知的事項(xiàng)?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》把通告的功能定義為:適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。其次,文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡要、語氣肯定,忌用模棱兩可易生歧解的詞語。(2)批復(fù)的意見應(yīng)明確、具體、可行。第三,如屬業(yè)經(jīng)處理過的問題,則應(yīng)查閱前案處理的材料,以便對(duì)問題的處理具有連續(xù)性。首先,應(yīng)認(rèn)真研究來文的內(nèi)容及其背景, 審核其起初準(zhǔn)確性與必要性。第四,制發(fā)機(jī)關(guān)與成文日期。第二,主送機(jī)關(guān),一般為報(bào)送請(qǐng)示的機(jī)關(guān)。第一,標(biāo)題。批復(fù)的開頭、結(jié)尾應(yīng)用請(qǐng)示的標(biāo)題(或發(fā)文字號(hào))與結(jié)語相互照應(yīng)。第三,具有明確的針對(duì)性。第二,具有被動(dòng)性。其特點(diǎn)是:第一,具有法定的權(quán)威性與執(zhí)行性。(1)批復(fù)的特點(diǎn)。新的《國家行政公文處理辦法》對(duì)批復(fù)的功能作了這樣的界定:適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。做到層次清楚,中心明確,文字簡要,所提對(duì)策與要求應(yīng)有明確的針對(duì)性和可行性。撰寫批評(píng)性通報(bào),除了要求事實(shí)準(zhǔn)確、是非清楚、觀點(diǎn)鮮明、分寸適宜以外,還應(yīng)特別注意對(duì)于公布以后可能產(chǎn)生不良影響的反面事物進(jìn)行概括敘述。(3)撰寫通報(bào),應(yīng)使用說明與敘述的表達(dá)方式,通過平實(shí)而具體地?cái)⑹屡c入情入理地分析,使讀者心悅誠服,從而使通報(bào)達(dá)到倡導(dǎo)和鑒戒的作用。由于通報(bào)屬普發(fā)性公文,影響面廣,因此,應(yīng)特別慎重,如果通報(bào)的事實(shí)失真,不僅有損于通報(bào)的權(quán)威性而且會(huì)在群眾中造成惡劣的影響。(1)通報(bào)的內(nèi)容必須具有典型性,即應(yīng)選新穎的具有代表性的典型事例,選擇與推動(dòng)當(dāng)前中心工作密切相關(guān)的重要事項(xiàng)或重大情況,使廣大干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重視,進(jìn)而對(duì)工作起到引導(dǎo)與促進(jìn)的作用。如為情況通報(bào),還要寫明對(duì)策。第三,正文。發(fā)文機(jī)關(guān),表彰或批評(píng)的對(duì)象與事實(shí)性質(zhì)(情況)及文種。(2)通報(bào)的結(jié)構(gòu)。第二,通過具體事實(shí)表達(dá)作者的觀點(diǎn)與意圖,在敘事的基礎(chǔ)上闡明道理。其主要特點(diǎn):第一,具有教育性。(1)通報(bào)的特點(diǎn)?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》為通報(bào)功能所下的定義是:適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。通知的標(biāo)題通常只簡寫為《任免通知》,落款處由任免機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署(或代以簽名章)。用于向干部和群眾傳達(dá)任免事項(xiàng),以履行規(guī)定的任免程序,并利于取得干部群眾的監(jiān)督與支持及方便工作聯(lián)系。以便發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決,保證會(huì)議按計(jì)劃召開。會(huì)議通知的內(nèi)容,要求準(zhǔn)確、具體，無一錯(cuò)漏,并必須在會(huì)前送達(dá),留出充裕時(shí)間,以使與會(huì)者做好充分準(zhǔn)備。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容:會(huì)議名稱、召開會(huì)議的根據(jù)與目的、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)(報(bào)到的時(shí)間、地點(diǎn))、與會(huì)人員、差旅費(fèi)報(bào)銷辦法、與會(huì)者準(zhǔn)備工作與注意事項(xiàng)、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系電話號(hào)碼等。為了保證預(yù)定的會(huì)議能夠準(zhǔn)備地如期召開,凡重要會(huì)議均需在會(huì)前制發(fā)通知。撰寫這種通知,一般需說明印發(fā)的意義和施行的要求,或只說明后者,用以履行發(fā)布生效的程序。(5)發(fā)布規(guī)章制度的通知。撰寫這種通知,一種方法是對(duì)所批轉(zhuǎn)的公文,表明“批準(zhǔn)”或“同意”的態(tài)度或作出評(píng)價(jià)與簡要指示,要求受文單位研究執(zhí)行。當(dāng)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)來的公文認(rèn)為具有廣泛印發(fā)的必要性時(shí),即加上批語以通知的形式向下轉(zhuǎn)發(fā)。也可以結(jié)合實(shí)際,對(duì)受文單位提出如何貫徹執(zhí)行的指示性意見。轉(zhuǎn)發(fā)的目的在于明確被轉(zhuǎn)發(fā)公文在本地區(qū)、本系統(tǒng)貫徹實(shí)施的必要性并結(jié)合實(shí)際情況提出執(zhí)行的要求。(3)轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知。撰寫這種通知,應(yīng)將要說明的事項(xiàng)簡要而周密地交待清楚,不必予以評(píng)論評(píng)價(jià),也無需闡發(fā)意義或目的。(2)交流信息的通知。撰寫這種通知,要求明確闡述制發(fā)通知的政策依據(jù)、法規(guī)依據(jù)與行文目的,具體交代工作任務(wù)與執(zhí)行要求。上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門向下級(jí)主管業(yè)務(wù)部門對(duì)口指導(dǎo)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。亦稱布置工作的通知,主要用于:傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的決定或指示。為了加快執(zhí)行與辦理的節(jié)奏,對(duì)于通知的撰制、傳遞都要求及時(shí)、快捷,提高效率,以免貽誤時(shí)機(jī)。通知的寫作要點(diǎn)在于將通知事項(xiàng)交代清楚,使受文者能夠正確理解并準(zhǔn)確執(zhí)行。每件通知要求明確說明一件事情,布置一項(xiàng)工作,不要試圖在一件通知中表述許多事情和達(dá)到多種目的。第四,制發(fā)機(jī)關(guān)與成文日期。第三,正文。如內(nèi)容簡單,不以正式公文格式印發(fā),可只寫“通知”、“會(huì)議通知”、“任免通知”。(2)通知的結(jié)構(gòu):第一,標(biāo)題。第四,具有執(zhí)行性。第二,作者廣泛,不受機(jī)關(guān)性質(zhì)、級(jí)別的限制。(1)公文的特點(diǎn):通知是機(jī)關(guān)的常用公文,具有多種功能,其主要特點(diǎn):第一,應(yīng)用廣泛,使用頻率高。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)通知所下的定義為:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。多種多樣的具體用途使決議正文的構(gòu)成形式也具有多樣性,其中比較常見的主要有:批準(zhǔn)式、批準(zhǔn)說明式、議論式、說明式。加括號(hào)寫明通過或批準(zhǔn)決議的日期和會(huì)議名稱,如(年月日經(jīng)會(huì)議討論通過)。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種。 二、決議 決議在性質(zhì)上、功用上同決定沒有大的差別,其特點(diǎn)主要是在生成程序方面要求必須經(jīng)過會(huì)議討論通過或批準(zhǔn),以體現(xiàn)與會(huì)者在形成重要決策過程中的集體意志和權(quán)威性。撰寫一般按條項(xiàng)形式安排內(nèi)容,要求分類準(zhǔn)確、嚴(yán)密,排列有序,對(duì)適用對(duì)象、有效范圍、工作辦法、時(shí)限、獎(jiǎng)懲作出具體的規(guī)定。語言要嚴(yán)謹(jǐn)莊重、明確,語氣肯定。撰寫要先講清形勢,說明部署的必要性、迫切性,再闡述展開行動(dòng)的方針政策、原則與措施。語言要求概括、簡要。撰寫這種決定要求主題集中,重點(diǎn)突出,根據(jù)充分,事實(shí)準(zhǔn)確。(1)對(duì)重要事項(xiàng)(事件)作出安排的決定。在文件的結(jié)尾要提出要求，發(fā)出號(hào)召或說明有關(guān)事項(xiàng)。第二，正文。寫明發(fā)布機(jī)關(guān)的名稱、事由及文種。決定用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策,它所規(guī)定的原則、措施及有關(guān)事項(xiàng),要在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮效用。決定記載與傳達(dá)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的決策,具有較強(qiáng)的理論性、政策性、是指導(dǎo)工作的準(zhǔn)則。用于規(guī)范人們的行動(dòng),具有法定的強(qiáng)制力,受文機(jī)關(guān)與人員必須遵守,認(rèn)真執(zhí)行。第二節(jié) 決定、決議、通知、通報(bào)、批復(fù)、通告的撰寫一、決定決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。規(guī)范性公文之間具有必要的繼承關(guān)系。規(guī)范性公文一經(jīng)公布生效就應(yīng)在一定時(shí)期內(nèi)都具有可行性,不能朝令夕改,變化無常,為維護(hù)這種穩(wěn)定性,在寫作前應(yīng)作充分的調(diào)查研究,發(fā)揚(yáng)民主,廣泛吸取各方面的意見與建議。文字盡量簡潔精確、高度概括、言簡意明,要盡量少用生僻的術(shù)語,不用令人費(fèi)解的詞句,便于理解。規(guī)范性公文必須明確周詳,便于理解、記憶和執(zhí)行。規(guī)范性公文的層次分明,理序順暢,分類合理,主題突出,排列合理有序,只有維護(hù)條理性,才能保持各部分內(nèi)容的系統(tǒng)性與連貫性,避免出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。盡量不用“暫”、“擬”、“準(zhǔn)備”等詞語修飾意圖與要求。所提各項(xiàng)要求應(yīng)有切實(shí)可行的檢查衡量指標(biāo)。明確地闡明約束的對(duì)象及程序、范圍。(2)嚴(yán)密性。與制定機(jī)關(guān)的職權(quán)相一致。規(guī)范性公文的內(nèi)容與形式必須與法律,其他法規(guī)、規(guī)章以及黨的方針政策,上級(jí)機(jī)關(guān)與同級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定保持一致。主管部門一項(xiàng)內(nèi)容可視其具體情況置于“總則”或“附則”中表述,也可在有關(guān)“分則”中表述。表達(dá)施行程序與方式、施行日期、有關(guān)說明的條文接“罰則”之后,依重要程度或其他標(biāo)準(zhǔn)逐條表述。表達(dá)獎(jiǎng)懲辦法的條文接在“分則”之后,或單獨(dú)構(gòu)成“罰則”或作為“分則”中最后的條文。若分章表述時(shí),每一類或幾類為一章。若分章表述時(shí)總則即為第一章。反映上述內(nèi)容的條文在排列上應(yīng)講究歸類準(zhǔn)確、層次分明、井然有序。其中條以一文件為單位排大流水號(hào),其他則均以上一層次為單位排小流水號(hào)。在寫作實(shí)踐中,上述內(nèi)容多以條文形式表達(dá),每條還可下分為款、項(xiàng)、目等層次。主要指對(duì)該文件與其他文件的關(guān)系的規(guī)定,對(duì)附件效用、數(shù)量的規(guī)定,以及不同文字文本效用(包括產(chǎn)生爭議時(shí)以何種文本為準(zhǔn))的規(guī)定等。即施行(公布)過程、施行(公布)責(zé)任歸屬、制定具體實(shí)施辦法(細(xì)則)的權(quán)利責(zé)任歸屬、根據(jù)與原則、步驟方法的規(guī)定,以及實(shí)施中對(duì)文件內(nèi)容作出權(quán)威性解釋的解釋權(quán)專屬者的規(guī)定等。規(guī)定本文施行日期另由其他規(guī)范性公文確定。另行規(guī)定其他時(shí)間施行。為此,需在文中專門規(guī)定施行日期。即對(duì)文件正式實(shí)施時(shí)間的規(guī)定。即有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰的具體方式、程序、措施的規(guī)定,必要時(shí)還包括對(duì)申訴程序和機(jī)構(gòu)作出的規(guī)定。即文件的主體內(nèi)容,明確規(guī)定支持、保持、發(fā)展什么,限制、禁止和取締什么,規(guī)定機(jī)關(guān)團(tuán)體和其他社會(huì)組織與有關(guān)人員的作為和不作為。指明主管部門有利于文件的執(zhí)行落實(shí)。第五,主管部門。這里對(duì)名詞術(shù)語含義的規(guī)定在同一文件中完全適用,即文中所有同一詞語均只含有同一含義,只作同一種解釋。指對(duì)文件中根據(jù)實(shí)際需要而創(chuàng)設(shè)或使用的有關(guān)名詞術(shù)語含義的規(guī)定。除這一范圍是不言自明的情況之外,都應(yīng)在文件中明確表達(dá),否則將會(huì)在具體執(zhí)行過程中無法準(zhǔn)確界定文件的效力范圍,無法準(zhǔn)確界定“違法”“不違法”。第三,適用范圍。制定依據(jù)常以介詞“根據(jù)”“遵照”“依據(jù)”等領(lǐng)敘。指制發(fā)文件的前提條件與根據(jù)。常以介詞“為”“為了”,等領(lǐng)敘。制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導(dǎo)性綱領(lǐng)，是對(duì)文件主題的明確揭示,文件中的其他一切內(nèi)容均不得與其相?；蛴兴?。第一,制定目的。一般標(biāo)注在文件的標(biāo)題之下,并用括號(hào)括起。具體說,規(guī)范性公文的結(jié)構(gòu)有以下幾點(diǎn):(1)規(guī)范性公文從總體結(jié)構(gòu)上看,一般包括標(biāo)題、發(fā)布或通過批準(zhǔn)日期、內(nèi)容的章節(jié)、正文幾個(gè)部分。新公文形成之后,與其規(guī)定不一致的“舊公文”即行廢止,以新公文為準(zhǔn)。(5)公文效用的獨(dú)立性。(4)公文語言運(yùn)用的規(guī)范性。規(guī)范性公文在審批和正式公布程序方面非常嚴(yán)格,審批過程的參加人數(shù)多、次數(shù)多。規(guī)范性公文所針對(duì)的問題是反復(fù)多次適用的,涉及多數(shù)的而非特定人的一般的普遍性的問題。規(guī)范性公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示,其規(guī)范作用的成立與實(shí)現(xiàn)不以對(duì)方是否同意為前提,具有極強(qiáng)的約束力。第四章 常用公文的寫作要點(diǎn)第一節(jié) 規(guī)范性公文的撰寫一、規(guī)范性公文的含義和特點(diǎn)規(guī)范性公文是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中所形成的具有法定效力和規(guī)范體系的公文,是為管理和開展各項(xiàng)行政工作而制訂,帶有規(guī)章制度性,它為行政工作提供了標(biāo)準(zhǔn)和范式。三、審核修改文稿擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)審核與修改。文內(nèi)使用簡稱時(shí),一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,再注明簡稱。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。公文中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文必須準(zhǔn)確、具體。文稿應(yīng)寫在有規(guī)范格式并質(zhì)地較好的發(fā)文稿紙上,文字、圖形及一切符號(hào)書寫。說明公文生效、施行時(shí)間。概括、深化主題,幫助理解述具體要求。結(jié)尾通常形式。闡述基本觀點(diǎn):直接點(diǎn)明結(jié)論、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的態(tài)度。概況,交代公文制發(fā)背景。第四,寫好開頭與結(jié)尾。第三,安排層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換。不同文種,其排列形式不盡相同。第二,確定正文的表述次序。二、撰擬文稿第一,確定公文的組成。調(diào)查研究可以綜合運(yùn)用會(huì)議調(diào)查、訪問調(diào)查、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查等方式。第四，依據(jù)行文方式選擇文種。第二,依據(jù)作者與受文者之間的工作關(guān)系選用相應(yīng)的文種。調(diào)查報(bào)告一類的主題,則是在調(diào)查研究的過程中提煉與明確的。公文的主題即公文的中心思想,是作者說明事物、匯報(bào)工作、闡明政策所表述的基本觀點(diǎn)與主張。第四,感嘆語氣,常用于表示強(qiáng)烈態(tài)度、立場或需要表現(xiàn)較強(qiáng)感染力的地方。第三,疑問語氣。表示主張的語氣稍緩,有勸慰、商洽、盼望的區(qū)別。公文中常表達(dá)一些主張,要求對(duì)方做某些事情或制止、禁絕做某些事,用祈使語氣。在語句中加一些副詞可使陳述句語氣和緩,可用來表示委婉或推測。在特殊需要的情況下還以換詞或變更句式等形式加重或緩和這種語氣,以示強(qiáng)調(diào)或委婉。、情態(tài)的表達(dá)第一,陳述語氣。作這種表達(dá)時(shí),大都是直言式的,不含糊其辭,不繞圈子,不搞旁敲側(cè)擊。選用這些詞語時(shí)應(yīng)注意與客觀狀況、客觀需要符合,切不可避輕就重,也不可避重就輕,務(wù)求恰到好處。公文中表達(dá)程度的關(guān)鍵是選用各種副詞、代詞等詞語。第四,前后句子中出現(xiàn)的表示范圍的詞語不能自相矛盾。第二,公文中表示部分時(shí),常要求精確,此時(shí)應(yīng)使用詞義精確的詞語,如百分比等。而“有些、若干、有的、一些、部分、大部分、絕大部分、小部分、少數(shù)、多數(shù)、大多數(shù)、絕大多數(shù)、幾乎全部、一半、接近半數(shù)、百分之幾”等則用于表示部分。表示全部或部分的詞語,分別為一些副詞、數(shù)量詞以及名量詞的重疊形式。同一文件中同類數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。第七,使用復(fù)合量詞(如人次、秒立方米等)時(shí),如詞語是不常使用的,應(yīng)加注簡要的說明。第六,名量詞中的度量衡單位必須使用國家法定計(jì)量單位和國家公布的中文名稱。第五,注意數(shù)詞“兩”的使用。第三,在“增加、提高、上升、擴(kuò)大”或“減少、降低、縮小”等詞語后面有“到、至、為”等字樣的句式,與后面帶“了”或不帶“了”字的句式相比,其語義差別很大,在使用時(shí)務(wù)必不要錯(cuò)用。第二,表示增加時(shí)用倍數(shù)或分?jǐn)?shù),表示減少時(shí)則只用分?jǐn)?shù)而不用倍數(shù)。如職務(wù)高低、姓氏筆畫、姓氏字母的規(guī)定順序、與事情相關(guān)的程度、歸屬(屬何國、何單位)等均可構(gòu)成排序的標(biāo)準(zhǔn)。第四,國外人士的姓名、職務(wù)應(yīng)以新華社公布的標(biāo)準(zhǔn)譯名為準(zhǔn),如無標(biāo)準(zhǔn)譯名應(yīng)注意在所有有關(guān)文件中使用同一譯名,譯名之后一般應(yīng)用圓括號(hào)注明其外文名稱。第二,當(dāng)一個(gè)人物擔(dān)當(dāng)多種職務(wù)時(shí),只列出與文件內(nèi)容有關(guān)的。第四,慎重使用表示處所的代詞(這里,那里等)以防止誤解或費(fèi)解。第二,所有國名、地名均應(yīng)使用國家公布的標(biāo)準(zhǔn)名稱(包括標(biāo)準(zhǔn)譯名),一般不使用別稱,國內(nèi)地名不用簡稱。第四,年份一律使用全稱,如1985年不得寫成85年,如需有關(guān)歷史年號(hào)時(shí),先寫公歷年份,再寫歷史年號(hào)置于括號(hào)內(nèi)。第二,避免使用“今年”“明天”“本月”、“即日”等需借助其他時(shí)間概念才能準(zhǔn)確理解的時(shí)間代詞。一旦被表述的事理過于復(fù)雜,也用復(fù)句。第六,單句與復(fù)句。緊密句簡潔有力,有助于突出句中的某一個(gè)重點(diǎn):舒緩句感染力強(qiáng),有助于表明幾層意思,突出幾部分重點(diǎn)。在公文中完全句是主要的,有時(shí)在為使語言簡潔而又不會(huì)對(duì)語義造成傷害的情況下使用省略句。表示命令、要求和希望,用短句。第三,長句與短句。在公文中兼而有之,如果強(qiáng)調(diào)動(dòng)作、作為的發(fā)生者,用主動(dòng)句:反之,采用被動(dòng)句。公文中的祈使句以無主語句為主。公文要求高度準(zhǔn)確,