【正文】 （二）各部門、中心、子公司申報(bào)的辦公用品計(jì)劃匯總、購置、領(lǐng)用管理由綜合管理部負(fù)責(zé)。 三、本制度解釋權(quán)歸綜合管理部。（五）辦公設(shè)備的處置由使用部門填寫“辦公設(shè)備報(bào)廢申請表” （附件 4）和“辦 公設(shè)備轉(zhuǎn)讓單 ”（附件 5），逐 級審批。清查工作由綜合管理部組織，各使用部門協(xié)辦。（8）凡違反上述規(guī)定，造成事故者，視情節(jié)予以通報(bào)批評或經(jīng)濟(jì)處罰。（6）電腦使用人員不準(zhǔn)使用電腦從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)，更不能使用電腦玩電子游戲。（4）使用人應(yīng)愛護(hù)電腦，保持電腦清潔，下班前檢查是否已關(guān)好電腦與打印機(jī)。（2）任何人不得使用非公司指定的軟盤拷入拷出數(shù)據(jù)和軟件，不得在其他電腦上使用公司指定的備份軟盤、或其他介質(zhì)，防止電腦病毒的侵入。（5）復(fù)印機(jī)應(yīng)由使用部門分別使用，無特殊情況不得混用。（3）復(fù)印機(jī)操作人員在接受復(fù)印時(shí)必須檢查復(fù)印內(nèi)容，如涉及公司機(jī)密的文件資料，必須經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能復(fù)印。（1）復(fù)印機(jī)必須由經(jīng)許可的操作人員操作，未經(jīng)許可的人員不得操作。（3）傳真機(jī)的日常管理由使用者負(fù)責(zé)。（三）辦公設(shè)備的使用（1）對外正常業(yè)務(wù)的傳真均使用公司規(guī)定的統(tǒng)一格式。，辦公設(shè)備需在使用部門內(nèi)部或其它部門間進(jìn)行調(diào)撥的，使用部門應(yīng)事先通知綜合管理部，由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。購置后經(jīng)辦人應(yīng)盡快攜帶發(fā)票按程序辦理報(bào)銷手續(xù)?！掇k公設(shè)備登記卡》（附件 1）進(jìn)行領(lǐng)用登記。，綜合管理部應(yīng)辦理辦公設(shè)備驗(yàn)收、登記手續(xù)。1．由使用單位編制預(yù)算，按相關(guān)預(yù)算審批手續(xù)批準(zhǔn)后，在預(yù)算范圍之內(nèi)的由使用部門提出申請，經(jīng)分管副總裁或子公司總經(jīng)理審批后報(bào)綜合管理部。二、內(nèi)容（一）辦公設(shè)備指電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等電子類設(shè)備及辦公家具，包括生產(chǎn)用電腦。34 / 10435 / 104附件 5:江蘇恒寶股份有限公司請示請 字[年度] 第 號公司領(lǐng)導(dǎo)批示：標(biāo)題：被請示人：請示內(nèi)容：附件：呈報(bào)部門/中心/子公司：經(jīng)辦人： 校對： 經(jīng)理部門/中心/子公司負(fù)責(zé)人： 36 / 104附件 6:江蘇恒寶股份有限公司 發(fā) 文 稿 紙核稿:簽發(fā): 會簽:主辦單位和擬稿人:事由: 附件:發(fā)送部門:打字或繕寫:校對:發(fā)文 字第 號 年 月 日封發(fā)37 / 104附件 7:發(fā) 文 登 記 簿日 期 編 號 主 題 行文部門 發(fā)送單位 簽 收 備 注38 / 104附件 8:收 文 登 記 簿日 期 編 號 主 題 行文部門 送交人 審批意見 備 注39 / 104辦 公 設(shè) 備 管 理 制 度一、權(quán)責(zé)（一）辦公設(shè)備的購置、計(jì)劃、登記管理、 維護(hù)保養(yǎng)、清查由綜合管理部負(fù)責(zé)。 請輸入時(shí)統(tǒng)一使用四號宋體。30 / 104附件 2：公司文件標(biāo)準(zhǔn)格式江 蘇 恒 寶 股 份 有 限 公 司 文 件恒寶字〔2022〕 號 簽發(fā)人： ★標(biāo)題：二號宋體正文：小三號仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 個(gè)字。，若標(biāo)題前面有裝飾（如圓點(diǎn)、五星等）的，折行時(shí) 與第一行文字對齊。各級標(biāo)題左起均空 2 個(gè)字。（二）標(biāo)點(diǎn)符號29 / 104。1mm。：37mm 177。6 各級標(biāo)題左起均空 2 個(gè)字。 2 個(gè)字。、仿宋體。四、落款根據(jù)實(shí)際情況，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)確定以部門、中心、子公司名義還是以公司名義。三、一般性的工作聯(lián)系用公司統(tǒng)一的傳真格式（見附件 4）。 標(biāo)題使用二號宋體或黑體字，正文小三號字，字體仿宋，格式為“ 關(guān)于┅┅的函”；“ 關(guān)于┅┅的答復(fù)” 。具備獨(dú)立法人的分支機(jī)構(gòu)文件格式參照本規(guī)定制訂。三、本制度解釋權(quán)歸綜合管理部。（五）公文管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，公文未經(jīng)許可不得翻27 / 104印、轉(zhuǎn)發(fā)。相關(guān)部門、中心、子公司 對會簽的公文， 須在半個(gè)工作日內(nèi)會簽完畢。2. 對涉及其它部門、中心、子公司 職權(quán)范圍 的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門、機(jī)構(gòu)協(xié)商，取得一致意見后方可行文。辦理完畢后應(yīng)及時(shí)將公文交還綜合管理部歸檔，不得自行保管。公文閱后應(yīng)簽名并于當(dāng)日將公文交還綜合管理部。未 經(jīng)股份公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱的公文不可直接送交承辦的部門、中心、子公司。各部門、中心、子公司如需相關(guān)人員會簽的，相關(guān)人員應(yīng)提出書面的會簽意見，報(bào)股份公司總裁批閱。（包括上級、同級單位的來文或公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員外出參加會議帶回的公文），按照時(shí)間順序進(jìn)行分類， 統(tǒng)一蓋 編號章編號。子公司不能直接對外發(fā)文，所發(fā)文件涉及到其他部門、中心、子公司業(yè)務(wù)的，由綜合管理部轉(zhuǎn)發(fā)。、規(guī)定程序類的文件，由相關(guān)部門、中心、子公司起草，綜合管理部匯總、整理、成文， 經(jīng)總 裁批準(zhǔn)簽發(fā)、頒布。、中心、子公司發(fā)文由各部門、中心負(fù)責(zé)人及子公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)，如以股份公司名義發(fā)文須經(jīng)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。除上述請示類的公文，呈報(bào)人應(yīng)填寫《江蘇恒寶股份有限公司發(fā)文稿紙》（附件 6）。、總裁的請示類公文，呈報(bào)人應(yīng)填寫《江蘇恒寶股份有限公司請示》（附件 5），由經(jīng)辦人簽名，經(jīng)校對后逐級審批。（二）公文的起草和簽發(fā)，條理清楚，符合公文格式要求，做到一文一事（除綜合性計(jì)劃、報(bào)告外），主題明確，內(nèi)容準(zhǔn)確，表達(dá)規(guī)范（見附件 1）。（三）股份公司公文由總裁簽發(fā)。附件 1：檔案資料歸檔范圍檔案資料歸檔范圍19 / 104編號 檔案名稱 歸檔時(shí)間保管期限密級A 行政管理A1股東大會、董事會、監(jiān)事會會議通知、記錄、紀(jì)要、決議等文件每年五月 永久 ⅠA2 辦公會議、中層干部會議記錄 、決定等文件 每年五月 15 年 ⅡA3 房地產(chǎn)、各種資質(zhì)等權(quán)屬證書 、區(qū)域變化、征用土地等文件材料 即時(shí) 永久 ⅠA4 工商、稅務(wù)等政府部門企業(yè)登 記、 變更、年檢等資料證書 即時(shí) 永久 ⅠA5 政府部門頒發(fā)的各種榮譽(yù)證書、文件 即時(shí) 永久 ⅡA6 政府機(jī)關(guān)、重要客戶領(lǐng)導(dǎo)考察企 業(yè)的題詞、講話、攝影等文字聲像材料 即時(shí) 15 年 ⅡA7公司及部門發(fā)放的文件、公司 崗位工作職責(zé)、規(guī)章制度、工作條例等管理標(biāo)準(zhǔn)即時(shí) 15 年 ⅢA8 政府及有關(guān)部門來文、通知、公函等 即時(shí) 10 年 ⅢA9 公司對外合作、合資協(xié)議、合同 即時(shí) 永久 ⅡA10 公司歷史沿革大事記及其他行政文件 即時(shí) 永久 ⅢB 人事管理B1 員工名冊、黨員名冊 年底 永久 ⅡB2 員工招聘登記表、考試記錄及考察 報(bào)告、培訓(xùn)資料 即時(shí) 15 年 ⅡB3 公司干部任免文件、決定 即時(shí) 15 年 ⅡB4員工聘用合同及定級、調(diào)資、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、處罰、辭退、退休等文件材料、保險(xiǎn)、勞動(dòng)、工資、福利文件即時(shí) 15 年 ⅡB5 其他人事檔案 即時(shí) 15 年 ⅡC 財(cái)務(wù)管理C1 各種會計(jì)憑證 每年五月 永久 ⅠC2 各種會計(jì)帳簿 每年五月 永久 ⅠC3 財(cái)務(wù)月度、年度報(bào)告 每年五月 永久 ⅠC4 會計(jì)資料保管、銷毀清冊 每年五月 永久 ⅢC5 其他會計(jì)檔案 每年五月 永久 ⅠD 營銷管理20 / 104D1 客戶檔案、定點(diǎn)供應(yīng)商檔案及其服 務(wù)工作資料 每年三月 永久 ⅢD2 產(chǎn)品樣品、樣卡及樣卡領(lǐng)用臺 帳 每年三月 5 年 ⅢD3 設(shè)計(jì)登記表、設(shè)計(jì)圖案、文件 每年三月 5 年 ⅡD4 產(chǎn)品檢測報(bào)告、產(chǎn)品技術(shù)要求（客 戶）等文件 每年三月 5 年 ⅡD5 重要銷售、供銷合同及商務(wù)公函 每年三月 5 年 ⅡD6市場調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、市場策劃方案 每年三月 15 年 ⅡD7 部門業(yè)務(wù)工作大綱、指南、規(guī)范 每年三月 15 年 ⅡD8 其他營銷檔案 每年三月 15 年 ⅡE 工程項(xiàng)目E1 項(xiàng)目建議書、可行性研究、任務(wù)書及批復(fù) 即時(shí) 永久 ⅡE2 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告 即時(shí) 永久 ⅡE3 技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)的文件 即時(shí) 永久 ⅡE4工程管理文件（征用土地批準(zhǔn)文件、紅線圖、拆遷補(bǔ)償協(xié)議，發(fā)包合同協(xié)議招標(biāo)文件、租賃文件，環(huán)保三同時(shí)、消防等文件、水、電供應(yīng)協(xié)議）即時(shí) 永久 ⅡE5施工文件：土建施工文件（開工報(bào)告、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更材料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄）即時(shí) 永久 ⅡE6 設(shè)備、管線安裝施工文件 即時(shí) 永久 ⅢE7 電氣、儀表安裝施工文件 即時(shí) 永久 ⅢE8竣工文件（驗(yàn)收報(bào)告、土建、水電、消防、裝璜、空調(diào)、竣工圖、質(zhì)量 評審材料、驗(yàn)收會議文件）即時(shí) 永久 ⅡE9涉外文件（詢價(jià)、報(bào)價(jià)、招投標(biāo)文件、合同、談判協(xié)議、議定書、談判記錄、外商提供及收集的材料、設(shè)備 開箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠材料）即時(shí) 永久 ⅡE 10 其他工程檔案 即時(shí) 永久 ⅡF 設(shè)備管理F1 自制設(shè)備F11 技術(shù)任務(wù)書、申請報(bào)告、批復(fù) 即時(shí) 20 年 ⅢF12 技術(shù)、經(jīng)濟(jì)可行性分析報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅢF13 技術(shù)調(diào)查報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF14 設(shè)計(jì)及研制計(jì)劃、方案 即時(shí) 20 年 Ⅱ21 / 104F15 預(yù)算材料 即時(shí) 20 年 ⅡF16 全套設(shè)計(jì)圖樣 即時(shí) 20 年 ⅡF17 設(shè)備組裝、調(diào)試、試運(yùn)行記錄和檢測報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF18 技術(shù)攻關(guān)記錄、成果、修改通知單 即時(shí) 20 年 ⅡF19 安裝使用說明書 即時(shí) 20 年 ⅢF110 設(shè)備安裝竣工圖樣、調(diào)試、試運(yùn)行記錄、安裝總結(jié)、驗(yàn)收材料 即時(shí) 20 年 ⅡF111 預(yù)算書決算書 即時(shí) 20 年 ⅢF112 設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程 即時(shí) 20 年 ⅢF113 設(shè)備事故分析及處理結(jié)果材料 即時(shí) 20 年 ⅢF114 設(shè)備大修、維修、改造的計(jì)劃、記錄、修改通知單 即時(shí) 10 年 ⅢF115 設(shè)備報(bào)廢鑒定書、申請報(bào)廢報(bào) 告、批復(fù)處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF2 外購設(shè)備（國內(nèi)）F21 申請外購設(shè)備計(jì)劃、報(bào)告及審 批材料 即時(shí) 永久 ⅢF22 技術(shù)經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF23 外購合同、協(xié)議書 即時(shí) 20 年 ⅡF24 設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄、照片 即時(shí) 20 年 ⅢF25 隨機(jī)圖樣及文件材料 即時(shí) 20 年 ⅢF26 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時(shí) 20 年 ⅢF27 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗(yàn)收報(bào)告等 即時(shí) 20 年 ⅢF28 設(shè)備運(yùn)行記錄及重大事故分析處理材料 即時(shí) 10 年 ⅢF29 設(shè)備大修計(jì)劃及維修、改造記錄 即時(shí) 10 年 ⅢF210 報(bào)廢鑒定書、申請報(bào)廢報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF3 引進(jìn)設(shè)備（國外）F31 申請外購設(shè)備計(jì)劃、報(bào)告及審 批材料 即時(shí) 20 年 ⅡF32 技術(shù)經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告，出國考察及 選型報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF33 與外商談判、洽談?dòng)涗?、備忘錄、紀(jì)要、合同協(xié)議及來往信函等 即時(shí) 20 年 ⅡF34 外商歷次報(bào)價(jià)單 即時(shí) 20 年 ⅡF35 進(jìn)關(guān)材料及商檢部門檢驗(yàn)材料 即時(shí) 20 年 ⅡF36 設(shè)備開箱記錄、照片、錄像等 即時(shí) 20 年 ⅢF37 隨機(jī)全套圖樣及文件材料 即時(shí) 20 年 ⅡF38 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣 即時(shí) 20 年 Ⅱ22 / 104工圖樣、檢測驗(yàn)收報(bào)告等F39 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時(shí) 20 年 ⅢF310 出國培訓(xùn)人員的筆記本 即時(shí) 20 年 ⅡF311 設(shè)備運(yùn)行記錄及重要事故分析處理材料 即時(shí) 10 年 ⅢF312 設(shè)備大修、維修、改造計(jì)劃、記錄、修改通知 即時(shí) 10 年 ⅢF313 設(shè)備報(bào)廢申請書、鑒定書、報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF4 其他設(shè)備檔案 即時(shí) 20 年 ⅢG 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)G1 產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG2 國際產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG3 國家產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG4 行業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG5 企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG6 原輔材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG7 供應(yīng)商提供的原輔材料技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅢG8 其他標(biāo)準(zhǔn)檔案 即時(shí) 永久 ⅢH 生產(chǎn)工藝H1 生產(chǎn)技術(shù)操作規(guī)程 即時(shí) 永久 ⅢH2 各類產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程 即時(shí) 永久 ⅢH3 通用工藝技術(shù)規(guī)范 即時(shí) 永久 ⅢH4 具體工藝技術(shù)規(guī)范 即時(shí) 永久 ⅢH5 配方技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅠH6 其他工藝檔案 即時(shí) 永久 ⅢI 研究開發(fā)I1研發(fā)立項(xiàng)通知書、設(shè)計(jì)說明、使用說明、測試分析報(bào)告、項(xiàng)目開發(fā)總結(jié)、鑒定材料即時(shí) 永久 ⅡI2 各種軟件開發(fā)的源程序、電路 圖等 即時(shí) 永久 ⅠI3 各種專利技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅡI4 其他研發(fā)檔案 即時(shí) 永久 ⅡJ 雜志J1 各種技術(shù)?？?每年三月 5 年 ⅢK 其他檔案資料 每年三月 5 年 Ⅲ附件 2：檔案資料借閱單 年 月 日23 / 104借閱部門/中心/子公司 經(jīng) 手 人借閱檔案資料檔案類別 密級 □Ⅰ 級 □Ⅱ級 □ Ⅲ級 借閱期限 自