【正文】 和規(guī)程、 設(shè)備管理臺(tái)帳和記錄、技術(shù)?？碗s志等為公司Ⅲ級(jí)檔案。(二) 檔案收集、公司工作活動(dòng)中形成的具有重要價(jià)值的資料由綜合管理部負(fù)責(zé)收集。、中心參與辦理時(shí)，所形成的文件資料由主辦部門、中心負(fù)責(zé)收集。、中心、子公司在一項(xiàng)工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將部門、機(jī)構(gòu)或個(gè)人手中的有保存利用價(jià)值的各類資料原件整理，并按密級(jí)進(jìn)行分類集中交綜合管理部存檔。 （三）檔案整理、中心、子公司檔案管理人員應(yīng)按期向承辦人查催文件。每年一季度對(duì)上年的所有文件進(jìn)行一次收集、整理，保證文16 / 104件完整齊全。2. 公司及各部門、中心、子公司檔案管理人 員對(duì)接收的文件資料負(fù)責(zé)進(jìn)行密級(jí)劃分、分類、立卷和編制目錄等項(xiàng)的整理工作。(四) 立卷 質(zhì) 量標(biāo)準(zhǔn)；，保持聯(lián)系；；、條理；；；；、美觀。（五）檔案存檔，由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)公司Ⅰ、 Ⅱ、Ⅲ級(jí)檔案管理工作。、中心、子公司建立資料室，指定 專人負(fù)責(zé)本部門及分支機(jī)構(gòu)一般文件資料的管理工作并負(fù)責(zé)與綜合管理部銜接。（六）檔案保管，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編制檔案目錄，制作 檢索工具，以便查尋。 、美觀，密級(jí)劃分準(zhǔn)確、分類清楚。、架，擺放整齊。、清理和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取措施。、照片、磁帶、光盤等要采取科學(xué)方法存儲(chǔ)，確保其安全完好。、中心、子公司應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。（七）信息儲(chǔ)存對(duì)存入電腦的資料、檔案，按以下相關(guān)規(guī)定辦理：，分項(xiàng)排列。種類的區(qū)分，一般為時(shí)間、來17 / 104源地域、主題、管理 層次和信息載體等。，編制目錄和索引。 ，科學(xué)的采集、輸入、輸出信息，為公司決策提供信息資料。采集、輸入信息以及時(shí)、準(zhǔn)確、全面為原則。、中心、子公司指定信息管理人員每周備份一次；重要數(shù)據(jù)由使用者本人向指定信息管理人員申請(qǐng)做立即備份。儲(chǔ) 存內(nèi)容的更新由更新人員通知信息管理員進(jìn)行版本更新。 、保管、防止丟失和失效。未經(jīng)綜合部門負(fù)責(zé)人、分支機(jī)構(gòu)總經(jīng)理允許，任何人不得將信息載體帶出公司。(八) 檔案借閱各部門、中心、子公司在工作中需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料借閱單》（附件 1），根據(jù)檔案密級(jí)程度，履行相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)后方可借閱。Ⅰ、Ⅱ級(jí)檔案須經(jīng)所在各部門、中心、子公司負(fù)責(zé)人同意、綜合管理部負(fù)責(zé)人審核、分管綜合管理部副總裁批準(zhǔn)。涉及公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料和重要技術(shù)資料（技術(shù)配方、源程序等電子文檔），須經(jīng)股份公司總裁批準(zhǔn)。Ⅲ級(jí)和無密級(jí)的檔案資料須經(jīng)所在各部門、中心、子公司負(fù)責(zé)人同意、綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。、保密責(zé)任，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。，不得私自拆卷、抽取。如需翻印、復(fù)制須經(jīng)原借閱批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。、涂抹、改字、加字、劃道、圈點(diǎn)、污損。，技術(shù)類檔案借用期限不超過兩周。如因工作需要延期，必須經(jīng)原批準(zhǔn)人員同意。，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)對(duì)該檔案進(jìn)行檢查，方予核收注銷。，必須持有該單位的介紹信，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)方可借閱。18 / 104（九）檔案移交，經(jīng)檔案管理人員簽字確認(rèn)后，方可辦理離職手續(xù)。、中心、子公司如有撤銷、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，應(yīng) 做好移交工作，并在《檔案資料移交清單》（附件 2）上備注。所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。(十) 檔案 銷毀檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，公司檔案管理員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意，報(bào)分管副總裁批準(zhǔn)。由安全監(jiān)督員監(jiān)督銷毀，銷毀清單應(yīng)永久保存。三、本制度解釋權(quán)歸綜合管理部，根據(jù)本制度規(guī)定，各部門、中心、子公司可制訂相關(guān)實(shí)施細(xì)則。附件 1：檔案資料歸檔范圍檔案資料歸檔范圍19 / 104編號(hào) 檔案名稱 歸檔時(shí)間保管期限密級(jí)A 行政管理A1股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議通知、記錄、紀(jì)要、決議等文件每年五月 永久 ⅠA2 辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議記錄 、決定等文件 每年五月 15 年 ⅡA3 房地產(chǎn)、各種資質(zhì)等權(quán)屬證書 、區(qū)域變化、征用土地等文件材料 即時(shí) 永久 ⅠA4 工商、稅務(wù)等政府部門企業(yè)登 記、 變更、年檢等資料證書 即時(shí) 永久 ⅠA5 政府部門頒發(fā)的各種榮譽(yù)證書、文件 即時(shí) 永久 ⅡA6 政府機(jī)關(guān)、重要客戶領(lǐng)導(dǎo)考察企 業(yè)的題詞、講話、攝影等文字聲像材料 即時(shí) 15 年 ⅡA7公司及部門發(fā)放的文件、公司 崗位工作職責(zé)、規(guī)章制度、工作條例等管理標(biāo)準(zhǔn)即時(shí) 15 年 ⅢA8 政府及有關(guān)部門來文、通知、公函等 即時(shí) 10 年 ⅢA9 公司對(duì)外合作、合資協(xié)議、合同 即時(shí) 永久 ⅡA10 公司歷史沿革大事記及其他行政文件 即時(shí) 永久 ⅢB 人事管理B1 員工名冊(cè)、黨員名冊(cè) 年底 永久 ⅡB2 員工招聘登記表、考試記錄及考察 報(bào)告、培訓(xùn)資料 即時(shí) 15 年 ⅡB3 公司干部任免文件、決定 即時(shí) 15 年 ⅡB4員工聘用合同及定級(jí)、調(diào)資、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、處罰、辭退、退休等文件材料、保險(xiǎn)、勞動(dòng)、工資、福利文件即時(shí) 15 年 ⅡB5 其他人事檔案 即時(shí) 15 年 ⅡC 財(cái)務(wù)管理C1 各種會(huì)計(jì)憑證 每年五月 永久 ⅠC2 各種會(huì)計(jì)帳簿 每年五月 永久 ⅠC3 財(cái)務(wù)月度、年度報(bào)告 每年五月 永久 ⅠC4 會(huì)計(jì)資料保管、銷毀清冊(cè) 每年五月 永久 ⅢC5 其他會(huì)計(jì)檔案 每年五月 永久 ⅠD 營(yíng)銷管理20 / 104D1 客戶檔案、定點(diǎn)供應(yīng)商檔案及其服 務(wù)工作資料 每年三月 永久 ⅢD2 產(chǎn)品樣品、樣卡及樣卡領(lǐng)用臺(tái) 帳 每年三月 5 年 ⅢD3 設(shè)計(jì)登記表、設(shè)計(jì)圖案、文件 每年三月 5 年 ⅡD4 產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品技術(shù)要求（客 戶）等文件 每年三月 5 年 ⅡD5 重要銷售、供銷合同及商務(wù)公函 每年三月 5 年 ⅡD6市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告宣傳資料、市場(chǎng)策劃方案 每年三月 15 年 ⅡD7 部門業(yè)務(wù)工作大綱、指南、規(guī)范 每年三月 15 年 ⅡD8 其他營(yíng)銷檔案 每年三月 15 年 ⅡE 工程項(xiàng)目E1 項(xiàng)目建議書、可行性研究、任務(wù)書及批復(fù) 即時(shí) 永久 ⅡE2 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報(bào)告 即時(shí) 永久 ⅡE3 技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)的文件 即時(shí) 永久 ⅡE4工程管理文件（征用土地批準(zhǔn)文件、紅線圖、拆遷補(bǔ)償協(xié)議，發(fā)包合同協(xié)議招標(biāo)文件、租賃文件，環(huán)保三同時(shí)、消防等文件、水、電供應(yīng)協(xié)議）即時(shí) 永久 ⅡE5施工文件：土建施工文件（開工報(bào)告、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更材料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄）即時(shí) 永久 ⅡE6 設(shè)備、管線安裝施工文件 即時(shí) 永久 ⅢE7 電氣、儀表安裝施工文件 即時(shí) 永久 ⅢE8竣工文件（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、土建、水電、消防、裝璜、空調(diào)、竣工圖、質(zhì)量 評(píng)審材料、驗(yàn)收會(huì)議文件）即時(shí) 永久 ⅡE9涉外文件（詢價(jià)、報(bào)價(jià)、招投標(biāo)文件、合同、談判協(xié)議、議定書、談判記錄、外商提供及收集的材料、設(shè)備 開箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠材料）即時(shí) 永久 ⅡE 10 其他工程檔案 即時(shí) 永久 ⅡF 設(shè)備管理F1 自制設(shè)備F11 技術(shù)任務(wù)書、申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù) 即時(shí) 20 年 ⅢF12 技術(shù)、經(jīng)濟(jì)可行性分析報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅢF13 技術(shù)調(diào)查報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF14 設(shè)計(jì)及研制計(jì)劃、方案 即時(shí) 20 年 Ⅱ21 / 104F15 預(yù)算材料 即時(shí) 20 年 ⅡF16 全套設(shè)計(jì)圖樣 即時(shí) 20 年 ⅡF17 設(shè)備組裝、調(diào)試、試運(yùn)行記錄和檢測(cè)報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF18 技術(shù)攻關(guān)記錄、成果、修改通知單 即時(shí) 20 年 ⅡF19 安裝使用說明書 即時(shí) 20 年 ⅢF110 設(shè)備安裝竣工圖樣、調(diào)試、試運(yùn)行記錄、安裝總結(jié)、驗(yàn)收材料 即時(shí) 20 年 ⅡF111 預(yù)算書決算書 即時(shí) 20 年 ⅢF112 設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程 即時(shí) 20 年 ⅢF113 設(shè)備事故分析及處理結(jié)果材料 即時(shí) 20 年 ⅢF114 設(shè)備大修、維修、改造的計(jì)劃、記錄、修改通知單 即時(shí) 10 年 ⅢF115 設(shè)備報(bào)廢鑒定書、申請(qǐng)報(bào)廢報(bào) 告、批復(fù)處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF2 外購(gòu)設(shè)備（國(guó)內(nèi)）F21 申請(qǐng)外購(gòu)設(shè)備計(jì)劃、報(bào)告及審 批材料 即時(shí) 永久 ⅢF22 技術(shù)經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF23 外購(gòu)合同、協(xié)議書 即時(shí) 20 年 ⅡF24 設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄、照片 即時(shí) 20 年 ⅢF25 隨機(jī)圖樣及文件材料 即時(shí) 20 年 ⅢF26 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時(shí) 20 年 ⅢF27 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等 即時(shí) 20 年 ⅢF28 設(shè)備運(yùn)行記錄及重大事故分析處理材料 即時(shí) 10 年 ⅢF29 設(shè)備大修計(jì)劃及維修、改造記錄 即時(shí) 10 年 ⅢF210 報(bào)廢鑒定書、申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF3 引進(jìn)設(shè)備（國(guó)外）F31 申請(qǐng)外購(gòu)設(shè)備計(jì)劃、報(bào)告及審 批材料 即時(shí) 20 年 ⅡF32 技術(shù)經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告，出國(guó)考察及 選型報(bào)告 即時(shí) 20 年 ⅡF33 與外商談判、洽談?dòng)涗?、備忘錄、紀(jì)要、合同協(xié)議及來往信函等 即時(shí) 20 年 ⅡF34 外商歷次報(bào)價(jià)單 即時(shí) 20 年 ⅡF35 進(jìn)關(guān)材料及商檢部門檢驗(yàn)材料 即時(shí) 20 年 ⅡF36 設(shè)備開箱記錄、照片、錄像等 即時(shí) 20 年 ⅢF37 隨機(jī)全套圖樣及文件材料 即時(shí) 20 年 ⅡF38 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣 即時(shí) 20 年 Ⅱ22 / 104工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等F39 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時(shí) 20 年 ⅢF310 出國(guó)培訓(xùn)人員的筆記本 即時(shí) 20 年 ⅡF311 設(shè)備運(yùn)行記錄及重要事故分析處理材料 即時(shí) 10 年 ⅢF312 設(shè)備大修、維修、改造計(jì)劃、記錄、修改通知 即時(shí) 10 年 ⅢF313 設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)書、鑒定書、報(bào)告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時(shí) 20 年 ⅢF4 其他設(shè)備檔案 即時(shí) 20 年 ⅢG 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)G1 產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG2 國(guó)際產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG3 國(guó)家產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG4 行業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG5 企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG6 原輔材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) 即時(shí) 永久 ⅢG7 供應(yīng)商提供的原輔材料技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅢG8 其他標(biāo)準(zhǔn)檔案 即時(shí) 永久 ⅢH 生產(chǎn)工藝H1 生產(chǎn)技術(shù)操作規(guī)程 即時(shí) 永久 ⅢH2 各類產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程 即時(shí) 永久 ⅢH3 通用工藝技術(shù)規(guī)范 即時(shí) 永久 ⅢH4 具體工藝技術(shù)規(guī)范 即時(shí) 永久 ⅢH5 配方技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅠH6 其他工藝檔案 即時(shí) 永久 ⅢI 研究開發(fā)I1研發(fā)立項(xiàng)通知書、設(shè)計(jì)說明、使用說明、測(cè)試分析報(bào)告、項(xiàng)目開發(fā)總結(jié)、鑒定材料即時(shí) 永久 ⅡI2 各種軟件開發(fā)的源程序、電路 圖等 即時(shí) 永久 ⅠI3 各種專利技術(shù)資料 即時(shí) 永久 ⅡI4 其他研發(fā)檔案 即時(shí) 永久 ⅡJ 雜志J1 各種技術(shù)專刊 每年三月 5 年 ⅢK 其他檔案資料 每年三月 5 年 Ⅲ附件 2：檔案資料借閱單 年 月 日23 / 104借閱部門/中心/子公司 經(jīng) 手 人借閱檔案資料檔案類別 密級(jí) □Ⅰ 級(jí) □Ⅱ級(jí) □ Ⅲ級(jí) 借閱期限 自 年 月 日至 年 月 日用 途部門/中心/子公司：負(fù)責(zé)人 綜合管理部負(fù)責(zé)人：分管綜合管理部副總裁： 總裁附件 3：檔案資料移交清單 年 月 日24 / 104日期 資 料 名 稱 資料形成日期 資料頁數(shù) 移交人 接收人 備注公 文 管 理 制 度25 / 104一、權(quán)責(zé)（一）股份公司公文的起草、收發(fā)、用印、 傳遞、處理、督辦及管理等工作由綜合管理部負(fù)責(zé)。（二）各部門、中心、子公司公文的起草、收發(fā)、用印、傳遞、 處理及管理等工作由各部門、中心、子公司負(fù)責(zé)。（三）股份公司公文由總裁簽發(fā)。二、內(nèi)容（一）概述公司公文是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的決定、決議、通告、通知、通報(bào) 、申 請(qǐng)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要等文件。（二）公文的起草和簽發(fā)，條理清楚，符合公文格式要求，做到一文一事（除綜合性計(jì)劃、報(bào)告外），主題明確，內(nèi)容準(zhǔn)確，表達(dá)規(guī)范（見附件 1）。，行文部門在將公文報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)認(rèn)真做好核稿工作。、總裁的請(qǐng)示類公文，呈報(bào)人應(yīng)填寫《江蘇恒寶股份有限公司請(qǐng)示》（附件 5），由經(jīng)辦人簽名，經(jīng)校對(duì)后逐級(jí)審批。如需會(huì)簽的交相關(guān)部門、中心、子公司會(huì)簽。除上述請(qǐng)示類的公文，呈報(bào)人應(yīng)填寫《江蘇恒寶股份有限公司發(fā)文稿紙》（附件 6）。向上級(jí)或上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告的公文，必須明確寫明被請(qǐng)示人或部門，涉及到相關(guān)部門或人員要以抄報(bào)或抄送的方式傳送。、中心、子公司發(fā)文由各部門、中心負(fù)責(zé)人及子公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)，如以股份公司名義發(fā)文須經(jīng)總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。，由綜合管理部負(fù)責(zé)用印，發(fā)送。、規(guī)定程序類的文件