【正文】 04附件 3：合同管理臺帳申請部門： 年 月 日日期 編號 申請人 合同名稱 對方單位 合同內(nèi)容摘要 合同期限 金額 附件名稱及頁數(shù)11 / 10412 / 104印 章 管 理 制 度一、權(quán)責（一）股份公司公章、合同專用章、法人代表簽名章；子公司公章、合同專用章；綜合部門和中心的印章由綜合管理部負責管理。（八）其它合同審核人員應(yīng)充分調(diào)查、咨詢、核實相關(guān)事項，如因工作失職給公司造成損失，將追究有關(guān)人員的責任，給予相關(guān)的處罰，并保留追查法律責任的權(quán)利。其中如 設(shè)備采購合同、財產(chǎn)保險合同、合作協(xié)議、租賃協(xié)議等涉及財務(wù)條款的重要合同，應(yīng)以復(fù)印件交一份給計劃財務(wù)部備存。，應(yīng)及時向公安機關(guān)報案。合同履行過程中交付、驗收以及其它履行行為都應(yīng)取得相應(yīng)的書面憑證。(四) 合同的用章，由承辦人填寫《用印申請表》，交 綜合管理部監(jiān)印人核對后蓋章。3. 500 萬元以下的借、貸款協(xié)議，公司 對外經(jīng)營性合作協(xié)議及戰(zhàn)略性合作協(xié)議最終由股份公司總裁批準。（三）合同審批權(quán)限，合同審批可采取授權(quán)方式。如需簽定合同的按照合同管理規(guī)定的程序?qū)徟a辦合同。、合法等進行審核修改，并簽署審核意見。已形成合同范本的可不再會簽。，起草合同一般應(yīng)具備以5 / 104下條款：標的、數(shù)量和質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、履行地點和方式、保密條款、驗收條款、違約責任、爭 議解決辦法、適用法律等；涉及知識產(chǎn)權(quán)的，應(yīng)包括知識產(chǎn)權(quán)條款。同范本。二、內(nèi)容（一）合同談判和起草、具備獨立法人的分支機構(gòu)名義對外簽署的，由公司承擔其相應(yīng)權(quán)利義務(wù)的各類契約，包括各類采購合同、產(chǎn)品 銷售合同、合作協(xié)議、保 險合同、運 輸合同、應(yīng)標書、委印單、技術(shù)合同、勞動合同、保密 協(xié)議、貸款協(xié)議 、擔保協(xié)議、租 賃協(xié)議等法律文件。三、本制度解釋權(quán)歸綜合管理部。3.《工作指南》在實際執(zhí)行中，如有必要由部門制度升級為公司制度，歸編進 《管理手冊》，各部門書面提出申請經(jīng)綜合管理部初審?fù)ㄟ^后，提交總 裁辦公會審議批準。（四）《工作指南》的管理1.《工作指南》由各部門、中心、子公司負責起草，內(nèi)容與公司《管理手冊》相配套，是管理過程中具體實施細則。2.《管理手冊》的審批權(quán)歸總裁辦公會。 《管理手冊》包含員工手冊、領(lǐng)導(dǎo)職責、人事制度、行政制度、財務(wù) 制度、安全制度、 業(yè)務(wù)制度等內(nèi)容。（二）各部門、中心、子公司負責起草、修改、審核本部門《工作指南》。二、內(nèi)容（一）概述本規(guī)定主要說明公司制度體系起草、修改、審核、頒布等管理事項。 《工作指南》包含各部門、中心、子公司的定崗、定編、定職和工作制度等內(nèi)容。綜合管理部負責征集《管理手冊》實施中存在問題及建議，初審篩選后提交總裁辦公會討論，并根據(jù)討論結(jié)果進行修改。2.《工作指南》的審批權(quán)在各部門、中心、子公司辦公例會。（五）其它《管理手冊》和《工作指南》提出修改意見和建議。4 / 104合 同 管 理 制 度 一、權(quán)責（一）承辦合同的各部門、中心、子公司負責簽約主體資格的初審；負責商務(wù)談判及填制、起草合同。，應(yīng)對合同對方的資信進行全面審查，對對方的資金、設(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量和信譽等情況進行必要的調(diào)查了解，包括是否具備法人資格、履約能力、資信狀況、對方簽約人是否獲得授權(quán)等。已提供合同范本的，承辦部門簽約時應(yīng)盡量采用合同范本，不得隨意修改合同范本。（標的）名稱、規(guī)格、型號、計量單位、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、付款期限、驗收辦法、 違約責任等。、事項的，需提交相關(guān)部門、機構(gòu) 審核并會簽的。對綜合管理部提出的法律意見，承辦部門、機構(gòu) 應(yīng)予執(zhí)行，如有異議或因特殊情況無法執(zhí)行，最終未達成一致意見的，由股份公司總裁決策。價格發(fā)生變化，達不到公司指導(dǎo)價或特批價的，須按合同管理規(guī)定的程序?qū)徟?。授?quán)方式為法人委6 / 104托書或股份公司相關(guān)制度規(guī)定的權(quán)責，明確規(guī)定授權(quán)范圍、權(quán)限和有效期限，經(jīng)授權(quán)的合同最終審批人對簽定的合同負全責。4．公司所有擔保協(xié)議及 500 萬元以上的借、貸款協(xié)議必須經(jīng)股份公司董事長審批。，如有確鑿證據(jù)證明對方完全沒有履行能力或根本不準備履行合同，承辦部門應(yīng)在一個工作日內(nèi)以書面形式通知綜合管理部，協(xié)商處理措施，避免公司損失?！斗杉m紛登記表》后，應(yīng)在 3 個工作日內(nèi)作出回復(fù)，并與報送合同糾紛的部門、中心、子公司共同擬訂解決方案。（附件 3），對承辦合同進行登記、 編號、存檔，存檔 資 料除包括合同文本、附件、 《合同審批單》外， 還包括與合同有關(guān)的來往信函、電話記錄、傳真、票據(jù)、圖表、音像資料及雙方變更或解除合同的協(xié)議等。三、本制度解釋權(quán)歸綜合管理部。（二）股份公司財務(wù)專用章和法人代表名章；子公司財務(wù)專用章和法人代表名章由計劃財務(wù)部負責管理。、工作證；上報的各種文字材料、統(tǒng)計、財務(wù)報表、招標文件和其它需要蓋公司公章的書面資料和文件一律使用公章。子公司的公章、法人代表簽名章，最 終經(jīng) 其總經(jīng)理批準后使用。3．上述經(jīng)授權(quán)的印章最終審批人對印章的使用負全責。，應(yīng)特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)批準人同意，辦理用印登記后，由監(jiān)印人陪同才能帶出用印( 用后立即歸還)。如發(fā)現(xiàn)印章丟失，立即報告綜合管理部經(jīng)理，并向當?shù)毓矙C關(guān)報案、登記，依法公告作廢。（二）公司Ⅰ、Ⅱ、 Ⅲ級檔案的管理由綜合管理部負責。、公司榮譽證書、項目批文、公司人事檔案、重要合同、協(xié)議、 產(chǎn)品工 藝文件、技 術(shù)專利、技 術(shù)設(shè)計圖紙資料、公司土建、水電 工程規(guī)劃、設(shè)計文件圖紙資料、上級政府文件、重要會議記錄、公司經(jīng)營資料、 員 工工資為公司Ⅱ級檔案。、中心、子公司在一項工作結(jié)束后一個月內(nèi)，應(yīng)將部門、機構(gòu)或個人手中的有保存利用價值的各類資料原件整理，并按密級進行分類集中交綜合管理部存檔。(四) 立卷 質(zhì) 量標準；，保持聯(lián)系；；、條理；；；；、美觀。 、美觀，密級劃分準確、分類清楚。、中心、子公司應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。 ，科學(xué)的采集、輸入、輸出信息，為公司決策提供信息資料。 、保管、防止丟失和失效。涉及公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料和重要技術(shù)資料（技術(shù)配方、源程序等電子文檔），須經(jīng)股份公司總裁批準。如需翻印、復(fù)制須經(jīng)原借閱批準人批準。，歸還時檔案管理人員應(yīng)對該檔案進行檢查，方予核收注銷。所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。附件 1：檔案資料歸檔范圍檔案資料歸檔范圍19 / 104編號 檔案名稱 歸檔時間保管期限密級A 行政管理A1股東大會、董事會、監(jiān)事會會議通知、記錄、紀要、決議等文件每年五月 永久 ⅠA2 辦公會議、中層干部會議記錄 、決定等文件 每年五月 15 年 ⅡA3 房地產(chǎn)、各種資質(zhì)等權(quán)屬證書 、區(qū)域變化、征用土地等文件材料 即時 永久 ⅠA4 工商、稅務(wù)等政府部門企業(yè)登 記、 變更、年檢等資料證書 即時 永久 ⅠA5 政府部門頒發(fā)的各種榮譽證書、文件 即時 永久 ⅡA6 政府機關(guān)、重要客戶領(lǐng)導(dǎo)考察企 業(yè)的題詞、講話、攝影等文字聲像材料 即時 15 年 ⅡA7公司及部門發(fā)放的文件、公司 崗位工作職責、規(guī)章制度、工作條例等管理標準即時 15 年 ⅢA8 政府及有關(guān)部門來文、通知、公函等 即時 10 年 ⅢA9 公司對外合作、合資協(xié)議、合同 即時 永久 ⅡA10 公司歷史沿革大事記及其他行政文件 即時 永久 ⅢB 人事管理B1 員工名冊、黨員名冊 年底 永久 ⅡB2 員工招聘登記表、考試記錄及考察 報告、培訓(xùn)資料 即時 15 年 ⅡB3 公司干部任免文件、決定 即時 15 年 ⅡB4員工聘用合同及定級、調(diào)資、考核、獎勵、處分、處罰、辭退、退休等文件材料、保險、勞動、工資、福利文件即時 15 年 ⅡB5 其他人事檔案 即時 15 年 ⅡC 財務(wù)管理C1 各種會計憑證 每年五月 永久 ⅠC2 各種會計帳簿 每年五月 永久 ⅠC3 財務(wù)月度、年度報告 每年五月 永久 ⅠC4 會計資料保管、銷毀清冊 每年五月 永久 ⅢC5 其他會計檔案 每年五月 永久 ⅠD 營銷管理20 / 104D1 客戶檔案、定點供應(yīng)商檔案及其服 務(wù)工作資料 每年三月 永久 ⅢD2 產(chǎn)品樣品、樣卡及樣卡領(lǐng)用臺 帳 每年三月 5 年 ⅢD3 設(shè)計登記表、設(shè)計圖案、文件 每年三月 5 年 ⅡD4 產(chǎn)品檢測報告、產(chǎn)品技術(shù)要求（客 戶）等文件 每年三月 5 年 ⅡD5 重要銷售、供銷合同及商務(wù)公函 每年三月 5 年 ⅡD6市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料、市場策劃方案 每年三月 15 年 ⅡD7 部門業(yè)務(wù)工作大綱、指南、規(guī)范 每年三月 15 年 ⅡD8 其他營銷檔案 每年三月 15 年 ⅡE 工程項目E1 項目建議書、可行性研究、任務(wù)書及批復(fù) 即時 永久 ⅡE2 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)勘察報告 即時 永久 ⅡE3 技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、規(guī)劃設(shè)計的文件 即時 永久 ⅡE4工程管理文件（征用土地批準文件、紅線圖、拆遷補償協(xié)議，發(fā)包合同協(xié)議招標文件、租賃文件，環(huán)保三同時、消防等文件、水、電供應(yīng)協(xié)議）即時 永久 ⅡE5施工文件：土建施工文件（開工報告、技術(shù)交底、圖紙會審紀要、設(shè)計變更材料、隱蔽工程驗收記錄）即時 永久 ⅡE6 設(shè)備、管線安裝施工文件 即時 永久 ⅢE7 電氣、儀表安裝施工文件 即時 永久 ⅢE8竣工文件（驗收報告、土建、水電、消防、裝璜、空調(diào)、竣工圖、質(zhì)量 評審材料、驗收會議文件）即時 永久 ⅡE9涉外文件（詢價、報價、招投標文件、合同、談判協(xié)議、議定書、談判記錄、外商提供及收集的材料、設(shè)備 開箱檢驗記錄、商檢及索賠材料）即時 永久 ⅡE 10 其他工程檔案 即時 永久 ⅡF 設(shè)備管理F1 自制設(shè)備F11 技術(shù)任務(wù)書、申請報告、批復(fù) 即時 20 年 ⅢF12 技術(shù)、經(jīng)濟可行性分析報告 即時 20 年 ⅢF13 技術(shù)調(diào)查報告 即時 20 年 ⅡF14 設(shè)計及研制計劃、方案 即時 20 年 Ⅱ21 / 104F15 預(yù)算材料 即時 20 年 ⅡF16 全套設(shè)計圖樣 即時 20 年 ⅡF17 設(shè)備組裝、調(diào)試、試運行記錄和檢測報告 即時 20 年 ⅡF18 技術(shù)攻關(guān)記錄、成果、修改通知單 即時 20 年 ⅡF19 安裝使用說明書 即時 20 年 ⅢF110 設(shè)備安裝竣工圖樣、調(diào)試、試運行記錄、安裝總結(jié)、驗收材料 即時 20 年 ⅡF111 預(yù)算書決算書 即時 20 年 ⅢF112 設(shè)備操作規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程 即時 20 年 ⅢF113 設(shè)備事故分析及處理結(jié)果材料 即時 20 年 ⅢF114 設(shè)備大修、維修、改造的計劃、記錄、修改通知單 即時 10 年 ⅢF115 設(shè)備報廢鑒定書、申請報廢報 告、批復(fù)處理結(jié)果 即時 20 年 ⅢF2 外購設(shè)備（國內(nèi)）F21 申請外購設(shè)備計劃、報告及審 批材料 即時 永久 ⅢF22 技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告 即時 20 年 ⅡF23 外購合同、協(xié)議書 即時 20 年 ⅡF24 設(shè)備開箱驗收記錄、照片 即時 20 年 ⅢF25 隨機圖樣及文件材料 即時 20 年 ⅢF26 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時 20 年 ⅢF27 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗收報告等 即時 20 年 ⅢF28 設(shè)備運行記錄及重大事故分析處理材料 即時 10 年 ⅢF29 設(shè)備大修計劃及維修、改造記錄 即時 10 年 ⅢF210 報廢鑒定書、申請報廢報告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時 20 年 ⅢF3 引進設(shè)備（國外）F31 申請外購設(shè)備計劃、報告及審 批材料 即時 20 年 ⅡF32 技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告，出國考察及 選型報告 即時 20 年 ⅡF33 與外商談判、洽談記錄、備忘錄、紀要、合同協(xié)議及來往信函等 即時 20 年 ⅡF34 外商歷次報價單 即時 20 年 ⅡF35 進關(guān)材料及商檢部門檢驗材料 即時 20 年 ⅡF36 設(shè)備開箱記錄、照片、錄像等 即時 20 年 ⅢF37 隨機全套圖樣及文件材料 即時 20 年 ⅡF38 設(shè)備安裝、調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣 即時 20 年 Ⅱ22 / 104工圖樣、檢測驗收報告等F39 技術(shù)、質(zhì)量上的異議及處理結(jié) 果 即時 20 年 ⅢF310 出國培訓(xùn)人員的筆記本 即時 20 年 ⅡF311 設(shè)備運行記錄及重要事故分析處理材料 即時 10 年 ⅢF312 設(shè)備大修、維修、改造計劃、記錄、修改通知 即時 10 年 ⅢF313 設(shè)備報廢申請書、鑒定書、報告、批復(fù)和處理結(jié)果 即時 20 年 ⅢF4 其他設(shè)備檔案 即時 20 年 ⅢG 產(chǎn)品標準G1 產(chǎn)品質(zhì)量標準 即時 永久 ⅢG2 國際產(chǎn)品標準 即時 永久 ⅢG3 國家產(chǎn)品標準 即時 永久 ⅢG4 行業(yè)產(chǎn)品標準 即時 永久 ⅢG5 企業(yè)產(chǎn)品標準 即時 永久 ⅢG6 原輔材料驗收標準 即時 永久 ⅢG7 供應(yīng)商提供的原輔材料