【正文】 04附件 3：合同管理臺帳申請部門： 年 月 日日期 編號 申請人 合同名稱 對方單位 合同內容摘要 合同期限 金額 附件名稱及頁數(shù)11 / 10412 / 104印 章 管 理 制 度一、權責（一）股份公司公章、合同專用章、法人代表簽名章；子公司公章、合同專用章；綜合部門和中心的印章由綜合管理部負責管理。（八）其它合同審核人員應充分調查、咨詢、核實相關事項，如因工作失職給公司造成損失，將追究有關人員的責任，給予相關的處罰，并保留追查法律責任的權利。其中如 設備采購合同、財產保險合同、合作協(xié)議、租賃協(xié)議等涉及財務條款的重要合同，應以復印件交一份給計劃財務部備存。，應及時向公安機關報案。合同履行過程中交付、驗收以及其它履行行為都應取得相應的書面憑證。(四) 合同的用章，由承辦人填寫《用印申請表》，交 綜合管理部監(jiān)印人核對后蓋章。3. 500 萬元以下的借、貸款協(xié)議，公司 對外經營性合作協(xié)議及戰(zhàn)略性合作協(xié)議最終由股份公司總裁批準。（三）合同審批權限，合同審批可采取授權方式。如需簽定合同的按照合同管理規(guī)定的程序審批，補辦合同。、合法等進行審核修改，并簽署審核意見。已形成合同范本的可不再會簽。，起草合同一般應具備以5 / 104下條款：標的、數(shù)量和質量、價款或報酬、履行期限、履行地點和方式、保密條款、驗收條款、違約責任、爭 議解決辦法、適用法律等；涉及知識產權的，應包括知識產權條款。同范本。二、內容（一）合同談判和起草、具備獨立法人的分支機構名義對外簽署的，由公司承擔其相應權利義務的各類契約，包括各類采購合同、產品 銷售合同、合作協(xié)議、保 險合同、運 輸合同、應標書、委印單、技術合同、勞動合同、保密 協(xié)議、貸款協(xié)議 、擔保協(xié)議、租 賃協(xié)議等法律文件。三、本制度解釋權歸綜合管理部。3.《工作指南》在實際執(zhí)行中，如有必要由部門制度升級為公司制度，歸編進 《管理手冊》，各部門書面提出申請經綜合管理部初審通過后，提交總 裁辦公會審議批準。（四）《工作指南》的管理1.《工作指南》由各部門、中心、子公司負責起草，內容與公司《管理手冊》相配套，是管理過程中具體實施細則。2.《管理手冊》的審批權歸總裁辦公會。 《管理手冊》包含員工手冊、領導職責、人事制度、行政制度、財務 制度、安全制度、 業(yè)務制度等內容。（二）各部門、中心、子公司負責起草、修改、審核本部門《工作指南》。二、內容（一）概述本規(guī)定主要說明公司制度體系起草、修改、審核、頒布等管理事項。 《工作指南》包含各部門、中心、子公司的定崗、定編、定職和工作制度等內容。綜合管理部負責征集《管理手冊》實施中存在問題及建議，初審篩選后提交總裁辦公會討論，并根據討論結果進行修改。2.《工作指南》的審批權在各部門、中心、子公司辦公例會。（五）其它《管理手冊》和《工作指南》提出修改意見和建議。4 / 104合 同 管 理 制 度 一、權責（一）承辦合同的各部門、中心、子公司負責簽約主體資格的初審；負責商務談判及填制、起草合同。，應對合同對方的資信進行全面審查，對對方的資金、設備、產品質量和信譽等情況進行必要的調查了解，包括是否具備法人資格、履約能力、資信狀況、對方簽約人是否獲得授權等。已提供合同范本的，承辦部門簽約時應盡量采用合同范本，不得隨意修改合同范本。（標的）名稱、規(guī)格、型號、計量單位、數(shù)量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、付款期限、驗收辦法、 違約責任等。、事項的，需提交相關部門、機構 審核并會簽的。對綜合管理部提出的法律意見，承辦部門、機構 應予執(zhí)行，如有異議或因特殊情況無法執(zhí)行，最終未達成一致意見的，由股份公司總裁決策。價格發(fā)生變化，達不到公司指導價或特批價的，須按合同管理規(guī)定的程序審批。授權方式為法人委6 / 104托書或股份公司相關制度規(guī)定的權責，明確規(guī)定授權范圍、權限和有效期限，經授權的合同最終審批人對簽定的合同負全責。4．公司所有擔保協(xié)議及 500 萬元以上的借、貸款協(xié)議必須經股份公司董事長審批。，如有確鑿證據證明對方完全沒有履行能力或根本不準備履行合同，承辦部門應在一個工作日內以書面形式通知綜合管理部，協(xié)商處理措施，避免公司損失?！斗杉m紛登記表》后，應在 3 個工作日內作出回復，并與報送合同糾紛的部門、中心、子公司共同擬訂解決方案。（附件 3），對承辦合同進行登記、 編號、存檔，存檔 資 料除包括合同文本、附件、 《合同審批單》外， 還包括與合同有關的來往信函、電話記錄、傳真、票據、圖表、音像資料及雙方變更或解除合同的協(xié)議等。三、本制度解釋權歸綜合管理部。（二）股份公司財務專用章和法人代表名章；子公司財務專用章和法人代表名章由計劃財務部負責管理。、工作證；上報的各種文字材料、統(tǒng)計、財務報表、招標文件和其它需要蓋公司公章的書面資料和文件一律使用公章。子公司的公章、法人代表簽名章，最 終經 其總經理批準后使用。3．上述經授權的印章最終審批人對印章的使用負全責。，應特殊情況需要帶出的，必須經批準人同意，辦理用印登記后，由監(jiān)印人陪同才能帶出用印( 用后立即歸還)。如發(fā)現(xiàn)印章丟失，立即報告綜合管理部經理，并向當?shù)毓矙C關報案、登記，依法公告作廢。（二）公司Ⅰ、Ⅱ、 Ⅲ級檔案的管理由綜合管理部負責。、公司榮譽證書、項目批文、公司人事檔案、重要合同、協(xié)議、 產品工 藝文件、技 術專利、技 術設計圖紙資料、公司土建、水電 工程規(guī)劃、設計文件圖紙資料、上級政府文件、重要會議記錄、公司經營資料、 員 工工資為公司Ⅱ級檔案。、中心、子公司在一項工作結束后一個月內，應將部門、機構或個人手中的有保存利用價值的各類資料原件整理，并按密級進行分類集中交綜合管理部存檔。(四) 立卷 質 量標準；，保持聯(lián)系；；、條理；；；；、美觀。 、美觀，密級劃分準確、分類清楚。、中心、子公司應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。 ，科學的采集、輸入、輸出信息，為公司決策提供信息資料。 、保管、防止丟失和失效。涉及公司經營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料和重要技術資料（技術配方、源程序等電子文檔），須經股份公司總裁批準。如需翻印、復制須經原借閱批準人批準。，歸還時檔案管理人員應對該檔案進行檢查，方予核收注銷。所有相關資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。附件 1：檔案資料歸檔范圍檔案資料歸檔范圍19 / 104編號 檔案名稱 歸檔時間保管期限密級A 行政管理A1股東大會、董事會、監(jiān)事會會議通知、記錄、紀要、決議等文件每年五月 永久 ⅠA2 辦公會議、中層干部會議記錄 、決定等文件 每年五月 15 年 ⅡA3 房地產、各種資質等權屬證書 、區(qū)域變化、征用土地等文件材料 即時 永久 ⅠA4 工商、稅務等政府部門企業(yè)登 記、 變更、年檢等資料證書 即時 永久 ⅠA5 政府部門頒發(fā)的各種榮譽證書、文件 即時 永久 ⅡA6 政府機關、重要客戶領導考察企 業(yè)的題詞、講話、攝影等文字聲像材料 即時 15 年 ⅡA7公司及部門發(fā)放的文件、公司 崗位工作職責、規(guī)章制度、工作條例等管理標準即時 15 年 ⅢA8 政府及有關部門來文、通知、公函等 即時 10 年 ⅢA9 公司對外合作、合資協(xié)議、合同 即時 永久 ⅡA10 公司歷史沿革大事記及其他行政文件 即時 永久 ⅢB 人事管理B1 員工名冊、黨員名冊 年底 永久 ⅡB2 員工招聘登記表、考試記錄及考察 報告、培訓資料 即時 15 年 ⅡB3 公司干部任免文件、決定 即時 15 年 ⅡB4員工聘用合同及定級、調資、考核、獎勵、處分、處罰、辭退、退休等文件材料、保險、勞動、工資、福利文件即時 15 年 ⅡB5 其他人事檔案 即時 15 年 ⅡC 財務管理C1 各種會計憑證 每年五月 永久 ⅠC2 各種會計帳簿 每年五月 永久 ⅠC3 財務月度、年度報告 每年五月 永久 ⅠC4 會計資料保管、銷毀清冊 每年五月 永久 ⅢC5 其他會計檔案 每年五月 永久 ⅠD 營銷管理20 / 104D1 客戶檔案、定點供應商檔案及其服 務工作資料 每年三月 永久 ⅢD2 產品樣品、樣卡及樣卡領用臺 帳 每年三月 5 年 ⅢD3 設計登記表、設計圖案、文件 每年三月 5 年 ⅡD4 產品檢測報告、產品技術要求（客 戶）等文件 每年三月 5 年 ⅡD5 重要銷售、供銷合同及商務公函 每年三月 5 年 ⅡD6市場調研報告、廣告宣傳資料、市場策劃方案 每年三月 15 年 ⅡD7 部門業(yè)務工作大綱、指南、規(guī)范 每年三月 15 年 ⅡD8 其他營銷檔案 每年三月 15 年 ⅡE 工程項目E1 項目建議書、可行性研究、任務書及批復 即時 永久 ⅡE2 工程地質、水文地質勘察報告 即時 永久 ⅡE3 技術設計、施工圖設計、規(guī)劃設計的文件 即時 永久 ⅡE4工程管理文件（征用土地批準文件、紅線圖、拆遷補償協(xié)議，發(fā)包合同協(xié)議招標文件、租賃文件，環(huán)保三同時、消防等文件、水、電供應協(xié)議）即時 永久 ⅡE5施工文件：土建施工文件（開工報告、技術交底、圖紙會審紀要、設計變更材料、隱蔽工程驗收記錄）即時 永久 ⅡE6 設備、管線安裝施工文件 即時 永久 ⅢE7 電氣、儀表安裝施工文件 即時 永久 ⅢE8竣工文件（驗收報告、土建、水電、消防、裝璜、空調、竣工圖、質量 評審材料、驗收會議文件）即時 永久 ⅡE9涉外文件（詢價、報價、招投標文件、合同、談判協(xié)議、議定書、談判記錄、外商提供及收集的材料、設備 開箱檢驗記錄、商檢及索賠材料）即時 永久 ⅡE 10 其他工程檔案 即時 永久 ⅡF 設備管理F1 自制設備F11 技術任務書、申請報告、批復 即時 20 年 ⅢF12 技術、經濟可行性分析報告 即時 20 年 ⅢF13 技術調查報告 即時 20 年 ⅡF14 設計及研制計劃、方案 即時 20 年 Ⅱ21 / 104F15 預算材料 即時 20 年 ⅡF16 全套設計圖樣 即時 20 年 ⅡF17 設備組裝、調試、試運行記錄和檢測報告 即時 20 年 ⅡF18 技術攻關記錄、成果、修改通知單 即時 20 年 ⅡF19 安裝使用說明書 即時 20 年 ⅢF110 設備安裝竣工圖樣、調試、試運行記錄、安裝總結、驗收材料 即時 20 年 ⅡF111 預算書決算書 即時 20 年 ⅢF112 設備操作規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程 即時 20 年 ⅢF113 設備事故分析及處理結果材料 即時 20 年 ⅢF114 設備大修、維修、改造的計劃、記錄、修改通知單 即時 10 年 ⅢF115 設備報廢鑒定書、申請報廢報 告、批復處理結果 即時 20 年 ⅢF2 外購設備（國內）F21 申請外購設備計劃、報告及審 批材料 即時 永久 ⅢF22 技術經濟調查報告 即時 20 年 ⅡF23 外購合同、協(xié)議書 即時 20 年 ⅡF24 設備開箱驗收記錄、照片 即時 20 年 ⅢF25 隨機圖樣及文件材料 即時 20 年 ⅢF26 技術、質量上的異議及處理結 果 即時 20 年 ⅢF27 設備安裝、調試、試車記錄、總結、竣工圖樣、檢測驗收報告等 即時 20 年 ⅢF28 設備運行記錄及重大事故分析處理材料 即時 10 年 ⅢF29 設備大修計劃及維修、改造記錄 即時 10 年 ⅢF210 報廢鑒定書、申請報廢報告、批復和處理結果 即時 20 年 ⅢF3 引進設備（國外）F31 申請外購設備計劃、報告及審 批材料 即時 20 年 ⅡF32 技術經濟調查報告，出國考察及 選型報告 即時 20 年 ⅡF33 與外商談判、洽談記錄、備忘錄、紀要、合同協(xié)議及來往信函等 即時 20 年 ⅡF34 外商歷次報價單 即時 20 年 ⅡF35 進關材料及商檢部門檢驗材料 即時 20 年 ⅡF36 設備開箱記錄、照片、錄像等 即時 20 年 ⅢF37 隨機全套圖樣及文件材料 即時 20 年 ⅡF38 設備安裝、調試、試車記錄、總結、竣 即時 20 年 Ⅱ22 / 104工圖樣、檢測驗收報告等F39 技術、質量上的異議及處理結 果 即時 20 年 ⅢF310 出國培訓人員的筆記本 即時 20 年 ⅡF311 設備運行記錄及重要事故分析處理材料 即時 10 年 ⅢF312 設備大修、維修、改造計劃、記錄、修改通知 即時 10 年 ⅢF313 設備報廢申請書、鑒定書、報告、批復和處理結果 即時 20 年 ⅢF4 其他設備檔案 即時 20 年 ⅢG 產品標準G1 產品質量標準 即時 永久 ⅢG2 國際產品標準 即時 永久 ⅢG3 國家產品標準 即時 永久 ⅢG4 行業(yè)產品標準 即時 永久 ⅢG5 企業(yè)產品標準 即時 永久 ⅢG6 原輔材料驗收標準 即時 永久 ⅢG7 供應商提供的原輔材料