【正文】 況可指定代表參加； 審核計劃如有需要可適當(dāng)調(diào)整； 會議風(fēng)格：守時、講究效率、務(wù)實(shí)、開誠布公、氣氛融洽而又坦率透明； 首次會議應(yīng)作記錄。 主要作用是向?qū)?、見證和記錄 。 如確有需要 ， 可修改計劃 ， 但應(yīng)雙方協(xié)商 ， 總的日程不應(yīng)大變 ， 要讓每一受審核部門了解審核計劃 。 審核結(jié)論的報告方式 （ 內(nèi)部審核的結(jié)論是管理體系運(yùn)行是否有效 ） 。 審核方法及程序介紹 。 重申審核目的 、 范圍 、 依據(jù) 。 人員介紹 。 二 、 首次會議的程序 首次會議由審核組長主持 ， 大致有如下程序 ， 視情況可歸并或簡化： 與會者簽到 。 整個審核過程需要召開的會議： 審核準(zhǔn)備會； 首次會議； 組內(nèi)交流會 （ 通報審核情況 、 審核客觀事實(shí) 、 組內(nèi)接口協(xié)調(diào) 、 確定不合格項(xiàng) 、 體系評價 ） ； 與受審核部門領(lǐng)導(dǎo)溝通會 （ 通報審核情況 、確認(rèn)不合格事實(shí) ， 溝通協(xié)調(diào)所遇到的問題 、 征求受審核部門意見等 ） 末次會議 。 如遇重大線索 ， 可修改和調(diào)整檢查表的內(nèi)容 ，但要防止完全拋開檢查表的 “ 隨機(jī)應(yīng)變 ” 式審核 。 檢查表是審核員的工作文件 ， 沒有必要披露給受審核方 ， 更不能事先展示給受審核方 ， 使其有針對性地作好準(zhǔn)備 。 僅按管理體系標(biāo)準(zhǔn)來編制檢查表 ， 不看管理體系文件 ， 不結(jié)合企業(yè)實(shí)際 。 常見問題： 將管理體系認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)中的肯定句原封不動地加上疑問詞變?yōu)橐蓡柧?， 即作為檢查表 。 編制部門檢查表時 ， 該部門負(fù)責(zé)的過程必查 ， 與該部門有關(guān)的過程選查（ 由組長定 ） 。 設(shè)計檢查表的注意事項(xiàng) 以審核準(zhǔn)則確定審核項(xiàng)目 （ 管理體系認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn) 、受審核方管理體系文件 、 合同 、 審核計劃等 ） ； 以部門審核為主 ， 列出有關(guān)主要過程的審核內(nèi)容和審核方法 ， 也可進(jìn)行過程審核 ， 但必須說明到哪些部門去查 ， 如何查 。 c． 均衡 （ 樣本的代表性 ） 應(yīng)反映不同時間 、 地點(diǎn) 、 產(chǎn)品 、活動 、 人員對某一管理活動的實(shí)施情況 ， 確保能反映活動的全貌 ， 若把樣本集中在某一范圍 ， 這僅能反映活動的局部 。 樣本量應(yīng)適宜 ， 一般抽 3－ 12個 ， 具體抽樣數(shù)應(yīng)考慮調(diào)查對象的基數(shù)和調(diào)查項(xiàng)目的重要程度和復(fù)雜程度 ， 以確保觀察結(jié)果的置信程度 。 明確審核步驟和方法（怎么查），進(jìn)行抽樣量的設(shè)計。 一 、 檢查表 （ 一 ） 含義 審核員的工作文件 、 提綱或工具 、 備忘 錄 ， 是如何進(jìn)行審核的策劃性結(jié)果 ， 由審核 員在現(xiàn)場審核前編寫 ， 審核組長審查 、 協(xié)調(diào) 。 最好是 3人 3日或 4人 。 因?yàn)椋? ? 人數(shù)多 ， 溝通量大 ， 無法充分利用審核時日 ， 以保證審核的質(zhì)量 。 受審核部門在確認(rèn)審核計劃時 ， 對審核組成員 、審核日期等要求調(diào)整 ， 審核組在了解情況后 ， 可予以調(diào)整； 制定審核計劃涉及到審核方法的確定 （ 順 、 逆 、 部門 、過程 ） ； 充分利用初訪及文審得到的信息 ， 合理分工 ， 讓專業(yè)人員審核技術(shù)含量較高的過程或者部門； 可局部修改和調(diào)整審核計劃 ， 但審核過程要基本遵循審核計劃； 防止部門和過程遺漏 ， 安排和保證恰當(dāng)時間； 在制定審核計劃時 ， 如采用按部門審核時 ， 則應(yīng)列出該部門所包含的主要過程 ， 如采用過程審核時 ， 則列出該過程所涉及的主要部門 。 生產(chǎn)方式（自動化程度、過程繁簡）； 審核場所的多少，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置以及部門集中程度； 產(chǎn)品類型和復(fù)雜程度 —— 技術(shù)含量等； 審核人員素質(zhì)； 標(biāo)準(zhǔn)條款的刪減情況。 審核日期（現(xiàn)場審核起止日期）； 審核日程 —— 一般以小時為單位安排審核日程。 一、審核計劃的內(nèi)容 審核目的（內(nèi)部審核的目的是確定組織的管理體系與管理體系要求標(biāo)準(zhǔn)的符合性、有效性，發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)問題，以不斷提高管理體系的有效性）； 審核范圍，即管理體系覆蓋的產(chǎn)品范圍和涉及場所、部門、活動和過程。 若手冊描述過于簡略和模糊 ， 要求修改 管理手冊； 文審?fù)瑫r ， 通常要求受審核方提供適用 于該行業(yè)的法令 、 法規(guī)文件的最新有效版本 。 （ 二 ） 審查結(jié)論及處置 文件合格 ， 可進(jìn)行現(xiàn)場審核； 局部不合格 ， 尚需修改 ， 并標(biāo)明需修改之處 ， 待問題得到解決后方可進(jìn)行現(xiàn)場審核； 文件不合格 ， 需較長時間才能解決 ， 則停止審核的準(zhǔn)備； 當(dāng)結(jié)論為后二者時 ， 應(yīng)明確修改時間及重新審核的方式 ， 直到合格 。 有刪減時還應(yīng)描述刪減的細(xì)節(jié)與合理性； 管理手冊與管理體系程序的關(guān)聯(lián) 應(yīng)說明組織的管理體系文件的結(jié)構(gòu) ， 管理手冊與管理體系程序的關(guān)聯(lián) 。管理目標(biāo)包括中長期目標(biāo)和近期目標(biāo)，要求可測量并形成文件，且適當(dāng)分解，即在管理方針的基礎(chǔ)上展開，并在相關(guān)的職能和層次上建立管理目標(biāo)； 管理體系要求的描述 —— 應(yīng)覆蓋管理體系標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)條款的要求 ， 并能體現(xiàn)所確定的過程的相互作用 。 二 、 文件審查的要求： 內(nèi)容是否覆蓋標(biāo)準(zhǔn)的全部要求； 各項(xiàng)管理活動是否明確了相應(yīng)控制內(nèi)容控制手段和控制職責(zé)； 管理體系文件是否現(xiàn)行有效 ， 處于受控狀態(tài)； 名詞術(shù)語是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求； 允許的刪減是否符合要求 ， 對刪減的過程 ， 受審核方應(yīng)在管理手冊中說明刪減的細(xì)節(jié)與合理性 。 一 、 文件審查的目的： 了解受審核方的管理體系文件 （ 主要是管理手冊和程序文件 ） 是否滿足管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求 ， 從而決定能否進(jìn)行現(xiàn)場審核 。 第三節(jié) 文件審查 文件審查 —— 對受審核方管理體系 文件的初步審查，評價其管理體系過程 是否被確定、展開，是否符合所約定的 標(biāo)準(zhǔn)。 遵守紀(jì)律，相互協(xié)調(diào)。 （二）職責(zé) 負(fù)責(zé)文件審查（必要時）； 合理規(guī)定審核要求及所需人員資格，協(xié)助選擇審核員； 制定審核計劃，對審核組進(jìn)行任務(wù)分配； 指導(dǎo)編制審核檢查表，控制審核過程； 及時與受審核部門領(lǐng)導(dǎo)溝通； 確定評價結(jié)果，提交審核報告； 組織跟蹤審核。 目的：確保審核的有序性和完整性 。 （二）審核報告 審核組起草審核報告及附件； 末次會議審核組長宣布審核結(jié)果； 正式提交審核報告。 第四節(jié) 管理體系審核過程的活動 一、審核開始與準(zhǔn)備審核階段 確定審核時機(jī)； 組成審核組； 文件審查； 制訂審核計劃； 編制審核文件。 內(nèi)部審核員能對不符合提出有效的具體的意見 ， 對考慮技術(shù)對策會有幫助 。 在某一領(lǐng)域的細(xì)致 、 認(rèn)真的審核 ， 可以較深刻地檢查組織的管理體系 。 內(nèi)審中常見的缺陷有： a) 由沒有受過培訓(xùn)的、無經(jīng)驗(yàn)的人進(jìn)行內(nèi)部管理體系審核； b) 內(nèi)部管理體系審核得不到實(shí)施； c) 流于形式； d) 覆蓋范圍不全； e) 審核策劃不充分，計劃安排不周全； f) 沒有對不符合報告的跟蹤； g) 沒有在管理評審中進(jìn)行對內(nèi)審報告進(jìn)行評審。 在內(nèi)部管理體系審核中，解決問題是最終目的，因此必須要求受審核部門的負(fù)責(zé)人采取適當(dāng)?shù)慕鉀Q對策。 由于內(nèi)部管理體系審核員非常了解內(nèi)部人員 ， 可能因此會喪失客觀性 。 四 、 審核是一種有計劃性的管理活動 相對于外部管理體系審核這種短期審核而言 ， 內(nèi)部管理體系審核可以是通過制定月計劃或年度計劃來進(jìn)行的 (當(dāng)然 ， 這并不意味著不能在較短時間內(nèi)完成 )。 （ 3）全面的有效性評價 a．正確的指導(dǎo)思想； b．正反兩方面的證據(jù)； c．充分的組內(nèi)討論與溝通。 整個 體系 抽 樣 樣 本 審 核 審核結(jié)果 總體評價 審核結(jié)論 匯總 分析 綜合信息 如何減少審核風(fēng)險 （ 1）合理抽樣 a．要有一定的數(shù)量； b．分層抽樣，適度均衡； c．隨機(jī)、獨(dú)立抽樣。 審核風(fēng)險 —— 審核過程中的不確定因素所造成的不正確的審核結(jié)果或?qū)徍私Y(jié)論的概率和影響 。 二、 管理體系審核必須是一種正式的活動 外部審核根據(jù)合同進(jìn)行，內(nèi)部審核由組織管理者授權(quán)； 管理體系審核有正式的程序和做法； 審核工作必須由經(jīng)資格認(rèn)可的人員進(jìn)行。 — 適用的法律法規(guī)和其他要求。 a）目的： — 通過體系認(rèn)證獲準(zhǔn)注冊為潛在的顧客提供信任； — 減少第二方審核，節(jié)省大量的社會檢驗(yàn)費(fèi)用； — 運(yùn)用“受益者推動”的方式來建立建全管理體系； — 查證是否滿足法律法規(guī)或其他要求。 a） 目的： —— 合同前的評定 ， 選擇合格供方； —— 合同簽訂后的審核； —— 促進(jìn)供方改進(jìn)管理體系 。