第12章項(xiàng)目溝通管理-文庫吧資料
2025-06-09 21:58本頁面
【正文】 。 (4)項(xiàng)目報告，項(xiàng)目總結(jié)。 (2)項(xiàng)目會議?，F(xiàn)有溝通技術(shù)在項(xiàng)目結(jié)束 前是否有變化的可能？ ’ (5)項(xiàng)目環(huán)境。已有的溝通系統(tǒng)能否滿足要求？還是項(xiàng)目需求足以證明有改進(jìn) 的必要？ (3)預(yù)期的項(xiàng)目人員配備。 (1)對信息需求的緊迫性。 1．影響項(xiàng)目溝通的技術(shù)因素 溝通技術(shù)是項(xiàng)目管理者在溝通時需要采用的方式和需要考慮的限定條件。 (4)對總結(jié)過后的文檔進(jìn)行討論，通過后就存入公司的知識庫，從而形成企業(yè)的知 識積累。 (2)了解出現(xiàn)的問題并提出改進(jìn)措施。 3．項(xiàng)目總結(jié)會議 項(xiàng)目葸結(jié)會議的目的如下。項(xiàng)目啟動會議 項(xiàng)目啟動會議一般在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和外部舉行兩次。 (4)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人力資源協(xié)調(diào)。 (2)項(xiàng)目問題的解決。 一般來講，項(xiàng)目例會由項(xiàng)目經(jīng)理主持召開，主要議題如下。 1．項(xiàng)目的例會 項(xiàng)目的例會通常是項(xiàng)目中最重要的會議之一，一般以周為單位召開，是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi) 部溝通的主要平臺。 4．更新溝通管理計(jì)劃的方法 溝通管理計(jì)劃也許要更新，當(dāng)項(xiàng)目不斷深入開展時，溝通也許要根據(jù)實(shí)際需求加以 調(diào)整，例如增加干系人、變更溝通文檔以及召開臨時會議等。例如，哪類事情是由誰 來發(fā)布、哪些會議由誰來召集、由誰來發(fā)布正式的文檔等。 根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織結(jié)構(gòu)確定內(nèi)部人員的信息瀏覽權(quán)限，還需要考慮客戶、客戶的領(lǐng) 導(dǎo)層和分包商等關(guān)鍵的干系人的溝通需求。 3．項(xiàng)目干系人溝通分析 在了解和調(diào)查干系人之后，就可以根據(jù)干系人的需求進(jìn)行分析和應(yīng)對，制定干系人 溝通計(jì)劃。時間表需要項(xiàng)目干系 人全都了解， 以提醒他們按照時間表及時創(chuàng)建、接受或者傳送項(xiàng)目信息。 (3)用于創(chuàng)建和獲得信息的日程表。因此，公司有必要對這一報告制定統(tǒng)一規(guī)定的文檔模板。 (2)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)報告的格式。 ⑤ 會議傳達(dá)。 ③ 正式的商務(wù)信函。 根據(jù)干系人的不同需求，可以制定不同的發(fā)送方式，例如： ① 紙質(zhì)文件。 可以參考 IS09000 中對文件和質(zhì)量記錄管理的規(guī)定來制定相關(guān)條款。 2．信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu) 根據(jù)實(shí)施項(xiàng)目公司的管理需要和項(xiàng)目周期的特點(diǎn)，界定項(xiàng)目當(dāng)中會產(chǎn)生哪些信息， 來自哪些部門，以何種介質(zhì)存在，對于舊信息如何處理等問題。 (2)書面通知，包括電子郵件。 1．信息的傳遞方式 信息的傳遞有很多種方式，以下是常見的項(xiàng)目內(nèi)部信息傳遞方式。 (8)通用詞語表。 (6)上報過程，對下層無法解決的問題，確定問題上報的時間要求和管理鏈（名稱）。 (4)傳達(dá)信息所需的技術(shù)或方法，如備忘錄、電子郵件和／或新聞發(fā)布等。 (2)對要發(fā)布信息的描述，包括 格式、內(nèi)容和詳盡程度。 按照美國項(xiàng)目管理協(xié)會的描述，溝通管理計(jì)劃應(yīng)該包括以下內(nèi)容。 (3)發(fā)送信息和重要信息的格式，主要指創(chuàng)建信息發(fā)送的檔案：獲得信息的訪問 方法。 (l)確定干系人的溝通信 息需求，即哪些人需要溝通，誰需要什么信息，什么時候 需要以及如何把信息發(fā)送出去。溝通 管理計(jì)劃的編制往往與企業(yè)環(huán)境因素和組織影響密切相關(guān)，因?yàn)轫?xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)對項(xiàng)目 的溝通要求有重大影響。在多數(shù)項(xiàng)目中，溝通計(jì)劃大都是作為項(xiàng)目早期階段的一部分進(jìn)行的。雖然所有項(xiàng)目都有交流項(xiàng)目信息的需要，但信息的需求及其傳播方式卻彼此大相徑 庭。溝通故障將對項(xiàng)目造成不利 影響。以技術(shù)性很強(qiáng)的跨國項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 為側(cè)，一個閉隊(duì)成員如要成功地與其他國家的另外一個團(tuán)隊(duì)成員就技術(shù)概念進(jìn)行溝通， 需要涉及到用適當(dāng)?shù)恼Z言對信息進(jìn)行編碼、使用各種技術(shù)將信息發(fā)送井由接收方對信息 進(jìn)行解碼。在討論項(xiàng)目溝通時，需要考慮溝通模型的各項(xiàng)要素。在多方合作的項(xiàng)目中，每一方都代表了一個 利益團(tuán)體，在進(jìn)行溝通的時候大家往往只關(guān)注自己的利益是否能夠得到保障，作為項(xiàng)目 經(jīng)理這個時候首先要強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的整體性和不可分割性，引導(dǎo)大家先從全局角度分析問題， 然后再兼顧各方利益尋求相對最佳解決方案。 例如，在進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)會上，大多數(shù)的項(xiàng)目經(jīng)理會總結(jié)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題。 (6)有害的態(tài)度。 當(dāng)然，這里的技術(shù)術(shù)語不限于縮寫，很多跨專業(yè)的項(xiàng)目需要項(xiàng)目成員互相溝通和學(xué)習(xí)。這 當(dāng)然能夠帶來一定的方便，也便于項(xiàng)目經(jīng)理之間的溝通和理解，但是如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員 不了解這些術(shù)語所代表的含義，則反而會帶來很多的溝通障礙。但是，不同專業(yè)之間則往往 由于復(fù)雜的技術(shù)術(shù)語造成溝通的障礙。 縮寫詞對于專業(yè)內(nèi)部的人士來說是非常有用的，它是一種快速的溝 通方式。 (5)復(fù)雜的技術(shù)術(shù)語。但 是，要使體系內(nèi)各部分高效運(yùn)作起來，就需要在組織內(nèi)各部門和不同層次人員之間，通 過一定的溝通工具（如各種會議、電子媒體、意見信箱、內(nèi)部溝通和布告欄等）建立縱 橫交錯的高效信息溝通網(wǎng)絡(luò)，確保企業(yè)內(nèi)能順暢地溝通各種信息，為全員充分參與創(chuàng)造 條件，使高層的方針政策能快速、高效地傳遞到企業(yè)各處，并通過監(jiān)督、答疑等手段， 使企業(yè)內(nèi)的員工都能理解并執(zhí)行。這 就需要合理設(shè)置溝通途徑，減少中間環(huán)節(jié)。信息傳 遞的過程中經(jīng)歷的層次和環(huán)節(jié)越多，失真的可能性就越大。 (4)復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)。沒有清晰的溝通渠道往往造成信息流失 或者謠言四起，出現(xiàn)問題也不容易分清責(zé)任。這一點(diǎn)在項(xiàng)目管理中尤為重要。 這通常是公司內(nèi)部埕常見的阻礙溝通的因素。物理障礙可以轉(zhuǎn)化為積 極的因素，方法是通過改善溝通環(huán)境，傳遞者使環(huán)境發(fā)生 改變從而影響接收者的感受和 行為。其他物理障礙包括
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