【正文】 第 8 頁共 10 頁 員不在或暫時不方便接待應(yīng)聘者，則負責指引應(yīng)聘者到對應(yīng)的接待區(qū)等候，并為應(yīng)聘者倒水，表達歉意。 應(yīng)聘者到訪時，需按來訪接待標準進行接待，了解來意后，請應(yīng)聘者在《面試登記表》上登記相關(guān)信息，請求應(yīng)聘者提供個人簡歷，并通知人事專員進行接待。 若前臺不再住公司宿舍時，則由行 政部指定宿舍管理員，由宿舍管理員負責以上內(nèi)容。如需要購買相關(guān)生活必需品，則及時向行政專員、行政部經(jīng)理匯報。 負責分公司相關(guān)人員回總部期間的住宿安排。 負責宿舍環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督、檢查，有非公司員工入住宿舍時，需及時報行政專員、行政部經(jīng)理處理。若發(fā)生宿舍鑰匙遺失，則立即報行政部經(jīng)理，并及時更換宿舍門鎖、鑰匙，確保宿舍財務(wù)安全。 負責宿舍鑰匙管理，確保公司宿舍每個房間的鑰匙都有備份，員工退宿時收回宿舍鑰匙。將《 宿舍管理制度》發(fā)放給新入住員工，并要求簽收。 相關(guān)流程及表單： 1）辦公用品管理流程 2）物品采購申請表 3）辦公電腦申請表 4）桶裝水訂購流程崗位職責 12宿舍管理： 公司員工有住公司宿舍需求時，可到前臺處領(lǐng)取《住宿申請單》，填寫完成后，由前臺交行政部相關(guān)領(lǐng)導進行審批，前臺根據(jù)《公司宿舍明細表》中各宿舍的實際情況提供床位安排建議。 辦公電腦的領(lǐng)用由行政專員負責，如需采購新電腦，則需要在前臺處領(lǐng)取《辦公電腦申請表》，按要求填寫完畢后交至部門領(lǐng)導審批，部門審批通過后交至 行政部，由行政部交總經(jīng)辦審批后由財務(wù)部撥款購買。 新購買的辦公用品達到公司后，及時通知行政專員，在行政專員監(jiān)督下對物品進行清點，確認無誤后，進行入庫管理。然后將結(jié)果向行政部經(jīng)理匯報，《辦公用品登記表》、領(lǐng)用臺賬、存庫臺賬、盤點清單交行政經(jīng)理審核。 每月 2530 號進行辦公用品盤點，盤點前將《辦公用品登記表》、領(lǐng)用臺賬、存庫臺賬提供給行政專員，由行政專員監(jiān)督盤點。崗位職責 11辦公用品管理： 負責辦公用品的申購、庫存管理及領(lǐng)用管理，建 立辦公用品領(lǐng)用臺賬、庫存臺賬。 各類表格、表單的變更需行政部經(jīng)理審核認可，方可進行更換。確保會議室 環(huán)境干凈、整潔，會議室財物無損壞，空調(diào)及電燈在無人使用時保持斷電狀態(tài)。必要時，請求行政部相關(guān)領(lǐng)導進行協(xié)調(diào)，行政部成員或大廳辦公人員協(xié)助做好會議室的準備，避免會議室準備不充分，影響會議的召開。如會議室已經(jīng)排滿，公司高層領(lǐng)導需要臨時使用會議室時，由行政部負責協(xié)調(diào)，以保證公司高層領(lǐng)導的正常使用。（公司各部門使用會議室須提前 1天告知行政部） 負責協(xié)助行政部協(xié)調(diào)會議室的使用，遇到會議室使用有時間上的沖突時，及時向行政專員及申請使 用者說明情況。崗位職責9會議室管理： 負責會議室管理，實行會議室使用預約登記制度，需要使用會議室者必須在前臺處做好相關(guān)登記。注意環(huán)保節(jié)約，避免浪費。 做好打印耗材的管理，及時申購打印紙、傳真紙、碳粉、硒鼓等耗材。 為防止復印、打印機卡紙，禁止使用非復印紙、已皺折或超出復印、打印尺寸的紙。對可能涉及公司秘密、會議、報告、通知及員工人事資料、聯(lián)系方式等信息的單面紙及廢棄紙張及時交行政專員處理。指導復印、打印者嚴格按照操作規(guī)范進行，如在使用過程中遇到不會處理的故障，要及時向行政部反應(yīng)，以便及時請專業(yè)人員進行維修出現(xiàn)故障時及時報行政部相關(guān)領(lǐng)導處理。 必須掌握復印機、傳真機、復印機、掃描儀的使用方法。崗位職責 8文印管理： 前臺日常工作以前臺接待為主，復印、打印工作為輔。若需要訂票人員未進行相關(guān)信息說明，前臺必須及時提醒。 負責為公司安排出差的人員訂票。 確保以上相關(guān)原始 單據(jù)無涂改、遺失，對有涂改的，要求相關(guān)人員在涂改處簽名確認。①負責《出差審批表》、《出差登記表》的管理；②負責核對《出差審批表》，確保相關(guān)簽核完整無誤，監(jiān)督出差人員在《出差登記表》上進行出差登記；③負責出差人員電話考勤管理，監(jiān)督及核實出差人員每天電話進行簽到；④負責根據(jù)出差人員返回的車票、機票進行出差返回時間核對及監(jiān)督出差人員進行登記。①保管各部門的《外出審批表》、《外出登記表》，并進行按部門分類管理；②核對《外出審批表》 相關(guān)領(lǐng)導簽字，監(jiān)督外出人員在《外出登記表》上進行外出及返回登記。 負責人員外出及出差管理。要求：①負責員工指紋的錄入、員工信息錄入考勤門禁系統(tǒng)，及時將離職員工信息刪除。要求：①負責各部門員工《請假申請表》的管理，按部門分別夾放，保證有序、完整，放在柜子中歸檔；②員工有請假需求，能迅速找到對應(yīng)的《請假申請表》交給員工，為員工提供請假、休假咨詢；③對填寫完畢的《請假申請表》進行初步判斷、處理，在相關(guān)部門領(lǐng)導簽核同意后及時交人事專員處理；④在收到相關(guān)領(lǐng)導審批同意的請假單后，及時處理請假員工的考勤，并將每周對各部門的考勤數(shù)據(jù)及請假單進行整理、匯總，將原始 數(shù)據(jù)及單據(jù)交人事專員。要求：每天下班前統(tǒng)計并處理上一個工作日的 下班卡打卡數(shù)據(jù)及當日的上班卡打卡數(shù)據(jù)，及時向人事專員匯報每天員工遲到、早退及缺失打卡記錄情況。 第 4 頁共 10 頁 崗位職責 6考勤管理： 負責員工考勤管理。 協(xié)助清潔工做好前臺的清潔工作。 公司人員不得聚在前臺閑聊，如有公務(wù)需探討可進入前臺，但不得超過十分鐘。 前臺只能由前臺文員、行政文員坐，其他人員不得進入前臺就座。 除辦公電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、公司宣傳單、個人茶杯、臺歷、盆花外，不得放置其他物品。對傳真機的日常維護、管理負責，及時更換硒鼓、打印紙，協(xié)助相關(guān)人員進行傳真的發(fā)送。 負責對送水人員進行監(jiān)督，指引送水人員將桶裝水放到指定位置，并對桶裝水及空桶進行清點核對，在送水登記本做好登記，定期要求送水公司提供發(fā)票進行結(jié)算。 帶領(lǐng)或指引應(yīng)聘者前往接待區(qū)等待，給應(yīng)聘者倒 水，并通知人事專員進行接待。 客人離開時，請客人再登記，并微笑致意，“歡迎下次再來”。 如來客不聽要求，想要硬闖辦公室，呼叫行政部人員協(xié)助攔截。帶進辦公室后，再為客人倒水。如回答需要馬上帶進，則應(yīng)行前領(lǐng)路，如需遲些才帶進，請客人 在接待室就坐，為客人倒水，請客人稍待。 第 3 頁共 10 頁 來客提出要找公司員工時，前臺接待應(yīng)先問有無預約?？腿俗潞?，前臺接待方可就座。私事不得離崗。外出期間，由直接領(lǐng)導安排前臺接待人員，必須保證前臺無空崗。即上午 8:3012:00、下午 2:005:30。登記本上注明來訪人姓名、人數(shù)、來訪事由、出入時間。 接電話不得先于來電人掛機（私人電話除外）。 接電話盡量長話短說，如遇客人投訴電 話，需安排客人情緒的，應(yīng)耐心安撫。 接電話時必須注意禮儀，語速平和，保持自然、得體、大方的形象，話機與臉龐成 45 度角，身體不得傾斜，不得嘴里吃