【正文】 總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 (四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 4．廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 2．總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 (二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印: l、正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之。 7．應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位元經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 6．以部門名義蓋部門章: A采購部門對廠商的行文。 5．以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 對本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。 D總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。 B對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的行文。 3．以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下: 1．以公司名義由董事長署名蓋董事長職章: 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤? (六)表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 (四)簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。 (二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。 (二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如下表資料服送對象主辦部門提供部門 備注一、金融機(jī)構(gòu)二、主管機(jī)構(gòu)（一）稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)（二）商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)（三）工廠主管機(jī)構(gòu)（四）外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)三、報界資料四、業(yè)務(wù)往來客戶五、股東及一般性客戶營業(yè)部門財務(wù)部門各公司會計(jì)處法律事務(wù)所各公司總經(jīng)理或獨(dú)立廠區(qū)之管理部門資材部秘書室營業(yè)部門各公司總經(jīng)理室各公司會計(jì)處各公司會計(jì)室各分司會計(jì)處各分司會計(jì)處及技術(shù)、工務(wù)部門各分司會計(jì)處各公司總經(jīng)理室由營業(yè)部門委請?jiān)O(shè)計(jì)編制各公司及總管理處有關(guān)部門會：法律事務(wù)室會：法律事務(wù)室財務(wù)部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)應(yīng)報告長核定后始得向外宣布（一）務(wù)求文字簡要，設(shè)計(jì)新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。文書末按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。 (三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門問來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)訓(xùn)l練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。己移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。存放磁帶最好不用鐵皮柜。錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18度－24度，相對濕度應(yīng)保持40%－60%。5%一67第十八條 保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13一15度之間，相對濕度應(yīng)保持35%一45%。第十六條 編目聲像檔案的著錄依照GB3792，5一85(檔案、著錄規(guī)則)進(jìn)行。錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。第十五條 案卷要求1．將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標(biāo)注頁。第十四條 編制格式1．照片編制采用橫寫格式。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明:(3)文字簡潔、語言通順。(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。第十三條 文字說明的編寫l．文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。格式為(檔案形態(tài))檔號／（檔案形態(tài))檔號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。格式:全宗號－流水號。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。第八條 聲像檔案費(fèi)用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求詢檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費(fèi)用。第七條 聲像檔案資料的征集1．檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料。2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。第六條 收集要求1．錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。6．其它具有保存價值的聲像資料。4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。2．各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料。第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實(shí)踐活動中直接形成的，對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按轅糊技術(shù)要求托轅，字跡己擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。印件在前，定稿在后。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后。跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷。沒有復(fù)文的，放在請示年立卷。絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。(四)平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表及簡報。第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。(三)歸檔范圍第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。2．認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費(fèi)用。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。檔案管理制度文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法)為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。第十三條 董事會機(jī)構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。(五)董事局委員會所屬機(jī)構(gòu)發(fā)文，用xx董xx字(xx年)xx號。(三)董事局發(fā)文，用xx董字(xx年)xx號。以工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用xx政字(xx年)xx號。第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號:(一)以公司名義對外發(fā)文，一律xxx字(xx年)xx號。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案窒存檔。第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得團(tuán)閱。第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)。(三)文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng):(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。第五條 公司發(fā)文的程序?yàn)?擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。秘密文件由閱文人妥善保管。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。公文管理規(guī)定第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。(七)文件的銷毀第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。2．立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。2．業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品。(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)