【正文】 總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 (四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 4．廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 2．總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 (二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印: l、正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之。 7．應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位元經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 6．以部門名義蓋部門章: A采購部門對廠商的行文。 5．以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。 D總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。 B對當?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。 3．以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 第七條 行文名義、署名及印信借用 (一)對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下: 1．以公司名義由董事長署名蓋董事長職章: 屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤? (六)表格式公文:政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。 (四)簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。 (二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。 (二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如下表資料服送對象主辦部門提供部門 備注一、金融機構(gòu)二、主管機構(gòu)（一）稅務(wù)主管機構(gòu)（二）商業(yè)及證券主管機構(gòu)（三）工廠主管機構(gòu)（四）外匯貿(mào)易主管機構(gòu)三、報界資料四、業(yè)務(wù)往來客戶五、股東及一般性客戶營業(yè)部門財務(wù)部門各公司會計處法律事務(wù)所各公司總經(jīng)理或獨立廠區(qū)之管理部門資材部秘書室營業(yè)部門各公司總經(jīng)理室各公司會計處各公司會計室各分司會計處各分司會計處及技術(shù)、工務(wù)部門各分司會計處各公司總經(jīng)理室由營業(yè)部門委請設(shè)計編制各公司及總管理處有關(guān)部門會：法律事務(wù)室會：法律事務(wù)室財務(wù)部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項應(yīng)報告長核定后始得向外宣布（一）務(wù)求文字簡要，設(shè)計新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。文書末按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。 (三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門問來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)訓l練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門?？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。 第二條 范圍 本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可限期外借。己移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。存放磁帶最好不用鐵皮柜。錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18度－24度，相對濕度應(yīng)保持40%－60%。5%一67第十八條 保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13一15度之間，相對濕度應(yīng)保持35%一45%。第十六條 編目聲像檔案的著錄依照GB3792，5一85(檔案、著錄規(guī)則)進行。錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。第十五條 案卷要求1．將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標注頁。第十四條 編制格式1．照片編制采用橫寫格式。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明:(3)文字簡潔、語言通順。(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。第十三條 文字說明的編寫l．文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。格式為(檔案形態(tài))檔號／（檔案形態(tài))檔號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。格式:全宗號－流水號。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。第八條 聲像檔案費用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求詢檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。第七條 聲像檔案資料的征集1．檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料。2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。第六條 收集要求1．錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。6．其它具有保存價值的聲像資料。4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。2．各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料。第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的，對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按轅糊技術(shù)要求托轅，字跡己擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。印件在前，定稿在后。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對的最后一年立卷。沒有復(fù)文的，放在請示年立卷。絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。(四)平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。(三)歸檔范圍第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。2．認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予報會議費用。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。檔案管理制度文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法)為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。第十三條 董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意，一般不對外發(fā)文。(五)董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用xx董xx字(xx年)xx號。(三)董事局發(fā)文，用xx董字(xx年)xx號。以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用xx政字(xx年)xx號。第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號:(一)以公司名義對外發(fā)文，一律xxx字(xx年)xx號。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負責。第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案窒存檔。第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細認真，閱完后要簽名并注明日期，不得團閱。第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復(fù)。(三)文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范。第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項:(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。第五條 公司發(fā)文的程序為:擬搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。秘密文件由閱文人妥善保管。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。公文管理規(guī)定第一條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。(七)文件的銷毀第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。2．立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。2．業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品。(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)