【正文】 公文的編號保管1．兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號，保管。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。企業(yè)文件管理制度(一)總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關于文件處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。由文檔管理文員上報下發(fā)。8．打字員要愛護計算機等物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)工作物品領用登記費用統(tǒng)計工作。6．打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記。2．由歸口部門負責擬訂、編寫的帶有全局性指導意義的全公司性的月生產(chǎn)，工作計劃和一個時期全公司的工作安排以及重要專題會議的紀要等，也應安排打印。6．外來的文件由辦公專人負責簽收，并分類登記。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。文件收發(fā)規(guī)定1．公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負責起草辦公審核，總經(jīng)理簽發(fā)。5．文印室人員應樹立嚴格的觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。一般文件的打印、復印、傳真，須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時，可以總裁辦公室主任同意后辦理。3．對擅自外借文件、檔案負責。2．有權拒絕打印不合格文件。3．及進準確做好公文的處理工作。附3文檔管理制度文印室管理規(guī)定1．公司的文件，有打印必要時方予打印。3．私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。6．文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。2．文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。5．文件統(tǒng)一由辦公室負責發(fā)送。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。3．不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全公司性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術和便函都不屬打印的范圍。并根據(jù)公司安排的輕重緩急次序，進行打安。9．文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給擬搞人校對。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計劃安排，專題會議紀要，由歸口部門負責校對，復印、發(fā)送。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文、本廠上報下發(fā)的各種文件，資料。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦理正常手續(xù)。2．一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。對尚未發(fā)達的文件不得向外泄露內(nèi)容。4．文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。(三)發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1．全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3．對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件。(6)其他有關全廠的重大事項。5．凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用(工作簡訊)發(fā)會議紀要。3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿。9．文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)。(五)文件的借閱和清退第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等。(10)工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2．立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。公文管理規(guī)定第一條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具。第三條 各部室、各單位及各有關人員，對公文中涉及國家、政府或本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。秘密文件由閱文人妥善保管。第六條 草擬公文應注意以下事項:(一)內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。第七條 各級領導對送來的公文要及時閱批，急件的，當天批復。第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應有存檔，并將文件原稿(經(jīng)領導簽字)審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案窒存檔。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用xx政字(xx年)xx號。(五)董事局委員會所屬機構發(fā)文，用xx董xx字(xx年)xx號。檔案管理制度文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法)為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。(三)歸檔范圍第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。 第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。(四)平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。沒有復文的，放在請示年立卷。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十二條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權益的聲像資料。如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件。第八條 聲像檔案費用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求詢檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認可，財務部門應給予核報費用。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。第十三條 文字說明的編寫l．文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。一組聲像資料聯(lián)系密切的應加文字說明:(3)文字簡潔、語言通順。2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標注頁。錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。第十八條 保管條件底片、膠片庫溫度應保持在13一15度之間，相對濕度應保持35%一45%。錄音、錄像帶庫溫應保持18度－24度，相對濕度應保持40%－60%。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。如有特殊需要，經(jīng)主管領導批準后，方可限期外借。第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。總收發(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。 (三)關系企業(yè)各公司、部門問來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 (二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如下表資料服送對象主辦部門提供部門 備注一、金融機構二、主管機構（一）稅務主管機構（二）商業(yè)及證券主管機構（三）工廠主管機構（四）外匯貿(mào)易主管機構三、報界資料四、業(yè)務往來客戶五、股東及一般性客戶營業(yè)部門財務部門各公司會計處法律事務所各公司總經(jīng)理或獨立廠區(qū)之管理部門資材部秘書室營業(yè)部門各公司總經(jīng)理室各公司會計處各公司會計室各分司會計處各分司會計處及技術、工務部門各分司會計處各公司總經(jīng)理室由營業(yè)部門委請設計編制各公司及總管理處有關部門會：法律事務室會：法律事務室財務部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務政策事項應報告長核定后始得向外宣布（一）務求文字簡要，設計新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具。 (四)簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議委員會規(guī)定程序實施。 3．以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 D總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。 5．以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 7．應依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位元經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 2．總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 (四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 (三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應送經(jīng)理室轉呈經(jīng)理判行。 (七)因專案業(yè)務需要，如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務專用章者，行文時應經(jīng)各該業(yè)務部門主管于授權之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。 (二)A類:凡關系重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 第十條 收發(fā)文登記單 (一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。 (五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權判行的文件，由收發(fā)人員轉送主管核閱后歸檔。 ○○○○為公司收(發(fā))文流水號。 2．總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 3．主動發(fā)文號碼與一般收復文號碼采取同一編號順序。 (三)文件交辦 經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應將經(jīng)辦人姓名記人收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。 3．收發(fā)人員收到辦妥的來文及收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時: A如無需復文者，依其類別編定