【正文】 理職銜簽字章。 A對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。 B對當?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。 C對稅務、金融機關(guān)的行文。 D總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。 4．以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。 對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的行文。 營業(yè)、資料、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。 5．以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。 營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。 6．以部門名義蓋部門章: A采購部門對廠商的行文。 B人事、服務、訓練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務之權(quán)責范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。 7．應依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位元經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 8．因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準。 (二)關(guān)系企業(yè)各部門間應以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印: l、正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之。以業(yè)務接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。 2．總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。 3．工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。 4．廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。 (三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(如進出口、稅務、關(guān)稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業(yè)務專用章的文件，均應蓋章，并視業(yè)務需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。 (四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 (五)需以對等身份的簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。 第八條 行文的判行權(quán)限 (一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。 (二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。 (三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。 (四)以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。 (五)以部門名義行文者，應由部門主管判行。 (六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經(jīng)理級人員判行。 (七)因?qū)０笜I(yè)務需要，如進出口、稅務、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務專用章者，行文時應經(jīng)各該業(yè)務部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。 (八)固定格式文書，應由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務主辦部門主管依式行文。 □ 文書處理程式 l通則 第九條 文書分類 (一)機密類:具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務機密文件，應依本規(guī)定辦理。 (二)A類:凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。 (三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務往來文書。 (四)C類:一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。 (五)其他類:與公司業(yè)務無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。 第十條 收發(fā)文登記單 (一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。 (二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。 (三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。 (四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、末結(jié)案分類存查。 (五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。 第十一條 收(發(fā))文字號的制定管理 (一)對外行文的字號 l．公司：X1X2（X3）總字第○○○○號。X1X2為公司簡稱。 X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略。 ○○○○為公司收(發(fā))文流水號。 2．事業(yè)部(含直屬部門) X1X2（X3）X4及字第○○○○號(及為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。 3．營業(yè)部門:由各公司總經(jīng)理室制定。(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號 1．由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 2．總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。 (三)收發(fā)文編號 1．由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。業(yè)務接洽便函另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。 2．復文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。 3．主動發(fā)文號碼與一般收復文號碼采取同一編號順序。 與外界來往文件第十二條 收文 (一)登記、分文 來文由收發(fā)人員拆封后，于收(發(fā))文登記單登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。 (二)文件的分送 收發(fā)人員分發(fā)文件，應留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復及處理期限，記人收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。 (三)文件交辦 經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應將經(jīng)辦人姓名記人收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。 (四)文件處理 1．經(jīng)辦人辦理文件時，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。 2．經(jīng)辦人應將處理經(jīng)過、結(jié)果或復文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以文書簽辦單補充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文(復文時需附復文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將收(發(fā))文登記單第三聯(lián)抽出錯案。 3．收發(fā)人員收到辦妥的來文及收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時: A如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人 B如需復文者，將復文及復文搞送請監(jiān)印人員用印后，復文封發(fā)投郵。來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復者，則將第二聯(lián)依待復日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務需要，可以復文底本留存。 4．來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。 第十三條 主動發(fā)文 (一)擬稿、登記 經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預定保存年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。 (二)發(fā)文處理 收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收(發(fā))文登記單代一式五聯(lián)，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂。無須待復文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催。第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 第十四條 外界復文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復文時，主管應抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收支日期及字號。 關(guān)系企業(yè)來往文件 第十五條 行文方式 (一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理: 1．主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。 2．總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。 3．受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。 (二)以業(yè)務接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。 (三)各類文書的行文，應就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。 第十六條 業(yè)務接洽便函之處理 (一)發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時，應將接洽內(nèi)容列記于業(yè)務接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于收(發(fā))文編號登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復日期之先后整理以備稽催。 (二)收文 受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載收(發(fā))文編號登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復日期先后整理，以備稽催。 (三)復文 經(jīng)辦人收到來文應于第三聯(lián)擬具復文稿并填寫銷案或待復日期，及預定保存期限(如需簽辦，則以文書簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務接洽便函第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后。第三聯(lián)依其類別歸檔。第四聯(lián)依收支流水編號的順序存查。如末結(jié)案，則第四聯(lián)按待復日期先后整理以備稽催。 (四)回文處理 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復文部門送達的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復文的收文時間。第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如末結(jié)案，第一聯(lián)需加注復文部門要求的待復日期，并按此日期的