【正文】 。（二）其他檔案的移交及管理檔案移交前的管理檔案在移交前，由各部門檔案管理員負(fù)責(zé)部門檔案的管理，各部門檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場(chǎng)所，并及時(shí)按照要求建立檔案目錄。五、檔案的移交及管理（一）特殊檔案的管理特殊檔案由專人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。（五）檔案裝盒時(shí)，可將一個(gè)或多個(gè)卷宗裝入同一個(gè)檔案盒，對(duì)應(yīng)一個(gè)盒脊號(hào)，也可將一個(gè)卷宗放入多個(gè)檔案盒中，對(duì)應(yīng)多個(gè)盒脊號(hào)。其中檔案類別以其拼音首字母代替。人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔。項(xiàng)目名稱以拼音首字母縮寫代替。投資業(yè)務(wù)類按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。檔案類別以拼音首字母代替。貿(mào)易業(yè)務(wù)部門非合同類檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類按檔案類別進(jìn)行歸檔，檔號(hào)編制規(guī)則為：部門檔案類別?！啊睘楹贤a(chǎn)生，若合同號(hào)前面有合同產(chǎn)生，則編號(hào)時(shí)直接以“部門合同號(hào)”作為編號(hào)。（四）檔號(hào)的編號(hào)規(guī)則：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔號(hào)編制規(guī)則為：部門合同號(hào)。（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類，各部門應(yīng)按以合同進(jìn)行歸檔，一個(gè)合同及合同項(xiàng)下所有單據(jù)為一個(gè)卷宗，對(duì)應(yīng)一個(gè)“檔號(hào)”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會(huì)議記錄、汽車類合同、新聞簡(jiǎn)訊、信息化管理資料、erp項(xiàng)目資料、辦公合同、iso9000等文件。（五）人事類檔案類別包括：?jiǎn)T工檔案、一般人事文件、招聘、培訓(xùn)、出國報(bào)告等文件。（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類檔案類別包括：專項(xiàng)活動(dòng)、出版物、宣傳出版活動(dòng)、獎(jiǎng)項(xiàng)等文件。三、檔案歸檔范圍公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。（二）公司檔案管理員職責(zé)督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗(yàn)收各部門移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項(xiàng)工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的管理（見附件1）。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復(fù)雜且部門篇三：公司檔案管理制度公司檔案管理制度一、總則（一）為規(guī)范公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）檔案的管理，根據(jù)《集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定》，結(jié)合公司iso9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。以上七部門（主要是設(shè)計(jì)部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號(hào)樓1單元2號(hào)為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為：nhkc312。（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：（三）檔案編號(hào)方法以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。工程部：主要為施工管理手冊(cè)所包含的內(nèi)容財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營(yíng)中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營(yíng)銷方案等；媒體合作通路的正常詢價(jià)報(bào)價(jià)、合作協(xié)議合同；季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費(fèi)用預(yù)算、決算等；市場(chǎng)調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責(zé)為：組織實(shí)施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。一、總則（一）公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。(六)按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以2001000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。第五章 檔案使用和歸還第十六條 檔案使用(一)文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。第十四條 檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對(duì)。第十二條 檔案專用章所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。、2位為一級(jí)分類的英文縮寫。、6位為檔案柜號(hào)。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不 全的檔案，要做好記錄。(二)由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。第五條 歸檔時(shí)間(一)各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印 件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨 時(shí)歸檔；(三)員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)；(四)計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(五)供應(yīng)商檔案按歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(六)(七)手續(xù)；(八)驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按歸檔，于每年1月25 記錄文件。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動(dòng)糾紛等；? 各類固定資產(chǎn)資料。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等；? 各類公文。(十四)驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、qc設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請(qǐng)驗(yàn)單等；(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十)檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(八)(九)供應(yīng)商檔案。計(jì)量：化測(cè)類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長(zhǎng)度類、計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè) 備、qc部設(shè)備等。工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。附表：、分類代號(hào)、分類及保管期限表第五篇：公司檔案管理制度篇一：企業(yè)檔案管理制度公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負(fù)責(zé)解釋。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實(shí)施辦法》嚴(yán)肅處理。第三十六條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時(shí)間、內(nèi)容，以便于及時(shí)調(diào)閱。第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。第三十一條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將負(fù)責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。第三十條 提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。第二十八條 為便于調(diào)卷，需標(biāo)注案卷存放類別、年份及示意圖。各類檔案編號(hào)由綜合部統(tǒng)一明確(附表5)。第六章 檔案的分類第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào)，以固定案卷位置。第二十五條 歸檔卷宗，應(yīng)編制案卷目錄（卷內(nèi)目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳?。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應(yīng)在每個(gè)工程項(xiàng)目或階段竣工并交接驗(yàn)收之后由工程部負(fù)責(zé)整理歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器使用或安裝之后由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔；鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案和鐵路運(yùn)輸檔案，應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目批準(zhǔn)之后歸檔；科技研究檔案，應(yīng)在每項(xiàng)科研任務(wù)完成或停止之后歸檔。第五章 檔案的接收第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動(dòng)中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表4)。（四）科技研究檔案在科研、試驗(yàn)，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書，方案論證報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、協(xié)議書，研制計(jì)劃、測(cè)試記錄、專題總結(jié)，審批、鑒定、評(píng)議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、?？?。3．橋梁鑒定中所形成的基礎(chǔ)挖驗(yàn)、水文資料，鋼梁鑒定計(jì)算書及圖紙。（二）基本建設(shè)檔案1．鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡(luò)線、專用線)、站場(chǎng)，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號(hào)、給水、電力、房建和客貨運(yùn)主要設(shè)備，在新建、改建、擴(kuò)建、大修中所形成的設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)說明書、預(yù)決算、各種原始計(jì)算資料、地質(zhì)資料、地畝資料、構(gòu)件設(shè)備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗(yàn)記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程總結(jié)、竣工資料以及作為設(shè)計(jì)、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號(hào))的規(guī)定執(zhí)行。7．其他重要的文件材料，如上級(jí)單位對(duì)本單位請(qǐng)示的批復(fù)，對(duì)本單位重要事項(xiàng)及工程建設(shè)問題的決定、紀(jì)要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會(huì)議紀(jì)要等。5．本單位與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書，外事活動(dòng)形成的重要文件，立案調(diào)查處理已結(jié)案的人民來信及相關(guān)的文件材料。3．本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加主管機(jī)關(guān)(如安徽省、鐵道部及有關(guān)部門)召開重要會(huì)議帶回的文件材料。如股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、工作例會(huì)及各種重要專業(yè)會(huì)議的記錄和相關(guān)材料。第十七條 保密檔案的管理和利用、密級(jí)的變更和解密，按國家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第十五條 綜合部應(yīng)積極采用現(xiàn)代化先進(jìn)手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地為檔案的利用提供服務(wù)。第十四條 公司綜合部按或按項(xiàng)目對(duì)各部門管理的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔、保管。國家確定的重點(diǎn)建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目形成的檔案，由同級(jí)檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門的檔案機(jī)構(gòu)驗(yàn)收。第十一條 綜合部按有關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的部門或者個(gè)人，由公司給予獎(jiǎng)勵(lì)。第八條 綜合部負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和撿查，公司各部門設(shè)檔案專管員，接受綜合部統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第六條 公司綜合部負(fù)責(zé)對(duì)公司文書、科技和財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一歸檔，集中保管，業(yè)務(wù)上接受鐵路局和地方檔案行政管理部門的指導(dǎo)。第四條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入公司發(fā)展計(jì)劃，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費(fèi)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。公司檔案全宗見附表1。第十章 附則本制度自2011年月日生效本制度由