【正文】 集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司生產建設和經(jīng)營管理服務，依照《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》和鐵道部《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》等，特制定本辦法。第四條 公司應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)的建設列入公司發(fā)展計劃，建立健全檔案機構，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。第八條 綜合部負責對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和撿查，公司各部門設檔案專管員，接受綜合部統(tǒng)一的檔案業(yè)務培訓、指導和檢查。第十一條 綜合部按有關規(guī)定，及時做好國家重點建設項目的檔案管理登記工作，定期向有關檔案館移交檔案。第十四條 公司綜合部按或按項目對各部門管理的檔案，進行集中統(tǒng)一歸檔、保管。第十七條 保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，按國家有關保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。3．本單位領導、部門負責人參加主管機關(如安徽省、鐵道部及有關部門)召開重要會議帶回的文件材料。7．其他重要的文件材料，如上級單位對本單位請示的批復，對本單位重要事項及工程建設問題的決定、紀要，部、市領導的批示，與有關單位共同形成的會議紀要等。（二）基本建設檔案1．鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號、給水、電力、房建和客貨運主要設備，在新建、改建、擴建、大修中所形成的設計任務書、設計說明書、預決算、各種原始計算資料、地質資料、地畝資料、構件設備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗收報告、工程總結、竣工資料以及作為設計、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。（四）科技研究檔案在科研、試驗，技術交流、應用、考察、合作，技術革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報告、計劃任務書，方案論證報告、調研報告、協(xié)議書，研制計劃、測試記錄、專題總結，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、專刊等。第五章 檔案的接收第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。第二十五條 歸檔卷宗，應編制案卷目錄（卷內目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳椤８黝悪n案編號由綜合部統(tǒng)一明確(附表5)。第三十條 提高科學管理水平，積極提供檔案利用和服務。第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。第三十六條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復印)，原則上不予外借。第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負責解釋。第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。(四)設備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設 備、qc部設備等。(八)(九)供應商檔案。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等；(十二)批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標 準、規(guī)章規(guī)程等；? 各類公文。第五條 歸檔時間(一)各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復印 件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(二)設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產生隨 時歸檔；(三)員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續(xù)；(四)計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(五)供應商檔案按歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的 資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(六)(七)手續(xù)；(八)驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按歸檔，于每年1月25 記錄文件。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。、2位為一級分類的英文縮寫。第十四條 檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。工程部：主要為施工管理手冊所包含的內容財務部：主要包括財務管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產核算、費用申請等法務與檔案部：主要包括日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內容。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：（三）檔案編號方法以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務劃分，結合檔案的內容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發(fā)利用。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內部崗位編制并不復雜且部門篇三：公司檔案管理制度公司檔案管理制度一、總則（一）為規(guī)范公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，根據(jù)《集團檔案工作管理規(guī)定》，結合公司iso9000體系與貿管程序，特制定本制度。（二）公司檔案管理員職責督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗收各部門移交的檔案；負責各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項工作；負責檔案管理制度的建設。（三）鈮產品業(yè)務部技術推廣類檔案類別包括：專項活動、出版物、宣傳出版活動、獎項等文件。（七）行政管理類檔案類別包括：紙質收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、erp項目資料、辦公合同、iso9000等文件。（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件?！啊睘楹贤a生，若合同號前面有合同產生，則編號時直接以“部門合同號”作為編號。檔案類別以拼音首字母代替。項目名稱以拼音首字母縮寫代替。其中檔案類別以其拼音首字母代替。五、檔案的移交及管理（一）特殊檔案的管理特殊檔案由專人負責收集、整理，并按歸檔要求進行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。（二）其他檔案的移交及管理檔案移交前的管理檔案在移交前，由各部門檔案管理員負責部門檔案的管理，各部門檔案管理員應將檔案存放在安全的場所，并及時按照要求建立檔案目錄。（五）檔案裝盒時，可將一個或多個卷宗裝入同一個檔案盒，對應一個盒脊號，也可將一個卷宗放入多個檔案盒中，對應多個盒脊號。人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案按檔案細分類別進行歸檔。投資業(yè)務類按項目進行歸檔。貿易業(yè)務部門非合同類檔案、鈮產品業(yè)務部技術推廣類按檔案類別進行歸檔，檔號編制規(guī)則為：部門檔案類別。（四）檔號的編號規(guī)則：貿易業(yè)務合同類檔號編制規(guī)則為：部門合同號。（一）貿易業(yè)務合同類，各部門應按以合同進行歸檔，一個合同及合同項下所有單據(jù)為一個卷宗，對應一個“檔號”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產生的先后順序進行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓、出國報告等文件。三、檔案歸檔范圍公司檔案分為八大類：貿易業(yè)務合同類、貿易業(yè)務非合同類、鈮產品業(yè)務部技術推廣類、投資業(yè)務類、人事類、財務類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：（一）貿易業(yè)務合同類檔案包括：鈮產品業(yè)務部、礦產資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務過程中形成的合同、貨權轉移單據(jù)、費用結算憑證等。（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負責公司檔案的管理（見附件1）。以上七部門（主要是設計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：nhkc312。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調整。企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預算、決算等；市場調研方案、搜集的客戶資料等。辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。二、檔案部門設置及其職責（一）公司設立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責為：組織實施黨和國家關于檔案工作的有關方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關規(guī)定、辦法、細則。一、總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。(六)按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以2001000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。第五章 檔案使用和歸還第十六條 檔案使用(一)文件復?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負責人 批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。第十二條 檔案專用章所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。、6位為檔案柜號。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應處理。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業(yè)和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等； ? 人事任命、勞動糾紛等；? 各類固定資產資料。(十四)驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產設備驗證、qc設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。(十)檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內部校驗記錄歸于設備檔案中。工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料等。附表：、分類代號、分類及保管期限表第五篇：公司檔案管理制度篇一：企業(yè)檔案管理制度公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實施辦法》嚴肅處理。第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時間、內容，以便于及時調閱。第三十一條 檔案管理人員調動工作時，應將負責管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。第二十八條 為便于調卷，需標注案卷存放類別、年份及示意圖。第六章 檔案的分類第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應在每個工程項目或階段竣工并交接驗收之后由工程部負責整理歸檔；設備儀器檔案，應在每個設備儀器使用或安裝之后由設備管理人員負責整理立卷歸檔；鐵路標準檔案和鐵路運輸檔案，應在每個項目批準之后歸檔；科技研究檔案，應在每項科研任務完成或停止之后歸檔。第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表4)。3．橋梁鑒定中所形成的基礎挖驗、水文資料，鋼梁鑒定計算書及圖紙。第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號)的規(guī)定執(zhí)行。5．本單位與有關單位簽定的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書，外事活動形成的重要文件，立案調查處理已結案的人民來信及相關的文件材料。如股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會、工作例會及各種重要專業(yè)會議的記錄和相關材料。第十五條 綜合部應積極采用現(xiàn)代化先進手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時準確地為檔案的利用提供服務。國家確定的重點建設工程和重大科學技術研究項目形成的檔案，由同級檔案行政管理部門和有關主管部門的檔案機構驗收。在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的部門或者個人，由公司給予獎勵。第二章 檔案機構及其職責第六條 公司綜