【正文】 文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。五、文秘檔案保密要求檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。文秘檔案一般不得借出檔案室。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。四、文秘檔案的借閱文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。1各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。填寫案卷一律用黑色炭素筆或鋼筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。（三）立卷歸檔的要求各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。（二）立卷歸檔的時間凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存；各類報表（應(yīng)收帳報表、銷售報表等）報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務(wù)部立卷留存?？偨Y(jié)經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。協(xié)助行政部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。一、管理職責(zé)（一）行政部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實務(wù)指導(dǎo)。第五篇：檔案室文秘檔案管理制度檔案室文秘檔案管理制度公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。九、文秘檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為糨用，或作廢紙出售。八、超期檔案的銷毀對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。企業(yè) 在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調(diào)離。外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé) 接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)人事行政部主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。檔案分一般檔案和有密極檔案兩類。借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。如延長借閱霎時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。文秘檔案一般不得借出檔案室。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結(jié)論。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成自制品提供使用，復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。? 聲像檔案攝錄必須有詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。⑩ 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。⑧ 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。⑥ 立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。④ 立卷進(jìn)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔的擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容這出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。② 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。② 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況延長。立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所有函蓋的文件資料，均應(yīng)卷歸檔。五、文秘檔案的收集就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關(guān)的規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。包括企業(yè) 及下屬各單位在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。包括企業(yè)及下屬各 的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。兇手企業(yè) 上報主管單位的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計報表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許 1 可證、出口許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達(dá)標(biāo)和證明等。包括企業(yè)各單位上報的、在經(jīng)營活動中形成少憑證，如財產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。包括企業(yè)種類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等，以及企業(yè)各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬單位的和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、生產(chǎn)計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。包括由董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄 等。包括上級頒發(fā)的、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè) 發(fā)行的各各標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制