【正文】 。應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。第十一條 調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長 調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。第十條 調(diào)卷程序，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主 管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。使用部門視其有效期間予以保存。：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。第八條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè) 計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。第七條 歸檔與檔案清理 ，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號。第六條 檔號編定，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第三條 文件整理 點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。應(yīng)有管理部門主管的簽認。由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。第五篇：公司檔案管理制度公司檔案管理制度第一條 管理部門，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。（二）其他檔案的移交及管理檔案移交前的管理檔案在移交前，由各部門檔案管理員負責部門檔案的管理，各部門檔案管理員應(yīng)將檔案存放在安全的場所，并及時按照要求建立檔案目錄。五、檔案的移交及管理（一）特殊檔案的管理特殊檔案由專人負責收集、整理，并按歸檔要求進行歸檔、建目錄、裝盒、編制目錄、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一特殊檔案的“歸檔文件目錄”。（五）檔案裝盒時，可將一個或多個卷宗裝入同一個檔案盒，對應(yīng)一個盒脊號，也可將一個卷宗放入多個檔案盒中，對應(yīng)多個盒脊號。其中檔案類別以其拼音首字母代替。人事類、財務(wù)類、行政管理類、特殊檔案按檔案細分類別進行歸檔。項目名稱以拼音首字母縮寫代替。投資業(yè)務(wù)類按項目進行歸檔。檔案類別以拼音首字母代替。貿(mào)易業(yè)務(wù)部門非合同類檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類按檔案類別進行歸檔，檔號編制規(guī)則為：部門檔案類別?！啊睘楹贤a(chǎn)生，若合同號前面有合同產(chǎn)生，則編號時直接以“部門合同號”作為編號。（四）檔號的編號規(guī)則：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔號編制規(guī)則為：部門合同號。（三）歸檔的合同、協(xié)議必須是正本原件。（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類，各部門應(yīng)按以合同進行歸檔，一個合同及合同項下所有單據(jù)為一個卷宗，對應(yīng)一個“檔號”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，按照單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后順序進行整理、歸檔，完成“歸檔文件目錄”（附件3）的填寫。（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、erp項目資料、辦公合同、iso9000等文件。（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、招聘、培訓、出國報告等文件。（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類檔案類別包括：專項活動、出版物、宣傳出版活動、獎項等文件。三、檔案歸檔范圍公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特殊檔案等，具體如下：（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費用結(jié)算憑證等。（二）公司檔案管理員職責督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗收各部門移交的檔案；負責各部門移交檔案的管理，注意安全，嚴防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；協(xié)助組織檔案管理小組各項工作；負責檔案管理制度的建設(shè)。（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負責公司檔案的管理（見附件1）。由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復雜且部門篇三：公司檔案管理制度公司檔案管理制度一、總則（一）為規(guī)范公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，根據(jù)《集團檔案工作管理規(guī)定》，結(jié)合公司iso9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。以上七部門（主要是設(shè)計部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項目的檔案材料均以項目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū)3號樓1單元2號為例，其項目大類編號為：nhkc312。（二）歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：（三）檔案編號方法以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的內(nèi)容和檔案載體的形式制定編號方法，便于科學管理和開發(fā)利用。以上各部門歸檔材料的范圍有所變更時應(yīng)及時通知檔案管理部門，以便檔案管理及時作出調(diào)整。工程部：主要為施工管理手冊所包含的內(nèi)容財務(wù)部：主要包括財務(wù)管理中的各種賬冊、報表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費用申請等法務(wù)與檔案部：主要包括日常經(jīng)營中的各種合同、司法文書，檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀等內(nèi)容。企劃部：公司企劃方面的宣傳方案、形象展示、廣告宣傳、營銷方案等；媒體合作通路的正常詢價報價、合作協(xié)議合同；季度月度或重大節(jié)假日的宣傳費用預算、決算等；市場調(diào)研方案、搜集的客戶資料等。根據(jù)本公司各部門歸檔范圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限內(nèi)向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。在統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。二、檔案部門設(shè)置及其職責（一）公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員，公司檔案部的基本職責為：組織實施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細則。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則，由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負責，統(tǒng)一管理。一、總則（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。(六)按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認方可使 用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以2001000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。第五章 檔案使用和歸還第十六條 檔案使用(一)文件復?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負責人 批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。第十四條 檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十二條 檔案專用章所有歸檔的復印件及歸檔原件產(chǎn)生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。、2位為一級分類的英文縮寫。、6位為檔案柜號。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。(二)由檔案管