【正文】 第四十條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。第九章 附 則第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級檔案管理規(guī)定相抵觸的條款，以上級管理規(guī)定為準(zhǔn)。第三十七條 借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞、遺失。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應(yīng)及時(shí)催還。第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續(xù)，非財(cái)務(wù)人員借閱財(cái)務(wù)檔案需征得財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的同意。第八章 檔案的利用第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務(wù)。做好開發(fā)文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。第二十九條 定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時(shí)采取措施，予以保護(hù)。第七章 檔案的保管第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設(shè)施。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。工程項(xiàng)目檔案待竣工驗(yàn)收后，由綜合部按鐵道部有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一向上海鐵路局檔案館及相關(guān)部門、單位移交。第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行修改、補(bǔ)充直至完善。第二十三條 接收檔案時(shí)間:公司各部門將處理完畢的各類文件經(jīng)綜合部審核后，填寫卷內(nèi)目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。第二十一條 財(cái)務(wù)檔案按財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。（五）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案鐵路生產(chǎn)建設(shè)、勘測設(shè)計(jì)、養(yǎng)護(hù)維修中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖)，各種計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程以及更改廢止標(biāo)準(zhǔn)的文件，鐵路局審批制訂的標(biāo)準(zhǔn)文件材料。（三）設(shè)備儀器檔案在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護(hù)維修、研究試驗(yàn)、測量化驗(yàn)等工作中購置、引進(jìn)或自制安裝使用和儲(chǔ)備的各種機(jī)車車輛、機(jī)械動(dòng)力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說明書，在大修改造中產(chǎn)生的技術(shù)材料。2．舊線復(fù)測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準(zhǔn)基點(diǎn)表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術(shù)圖表。（一）鐵路運(yùn)輸檔案鐵路運(yùn)輸組織、計(jì)劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時(shí)刻表，列車編組計(jì)劃、機(jī)車交路圖，車站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過能力查定、技術(shù)組織措施、行車辦法等。8．文書檔案保管期限，參見附表2。6．本單位財(cái)產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報(bào)告和清冊。4．本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調(diào)配、獎(jiǎng)懲等文件及出國審查、批準(zhǔn)材料等。2．本單位形成的文件，包括通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等，以及內(nèi)部資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表資料。第四章 歸檔范圍第十八條 文書檔案歸檔范圍、紀(jì)要、報(bào)告、講話，與議題有關(guān)的簡報(bào)、材料等。第十六條 落實(shí)檔案庫房安全防護(hù)措施，做好檔案庫房的管理工作。對接收的檔案進(jìn)行審核、編號、保管和提供利用。第十三條 公司各部門應(yīng)認(rèn)真做好本部門檔案移交前的準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格落實(shí)檔案形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，確保檔案完整、準(zhǔn)確，歸檔及時(shí)。第十二條 基本建設(shè)工程和技術(shù)改造項(xiàng)目驗(yàn)收、科學(xué)技術(shù)成果鑒定、重要設(shè)備開箱和其他技術(shù)項(xiàng)目的驗(yàn)收、鑒定，應(yīng)有公司檔案工作人員參加，驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。第三章 檔案的管理第十條 對公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。第七條 貫徹執(zhí)行上級機(jī)關(guān)對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施。第五條 公司檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門的利用。第三條 公司各部門及每位員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第二條 本辦法所稱的檔案，是指公司在建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動(dòng)中形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查第八章 檔案的鑒定與銷毀第三十六條 行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存或毀意見 第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀第三十九條 銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字 第九章 罰則第四十條 各分公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款50元～300元，并予以通報(bào)批評第四十一條 集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款300元～800元，并予以通報(bào)批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任 第四十二條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查第四十三條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任第四十四條 檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任第四十五條 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級 第二十四條 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)第二十五條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經(jīng)理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或集團(tuán)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)第二十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)第三十一條 有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)第三十二條 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第五章 檔案保密級別第二十三條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放