【正文】 部門的指導(dǎo)。第七條 貫徹執(zhí)行上級機(jī)關(guān)對檔案管理工作制定的方針、政策和要求，為檔案的利用創(chuàng)造條件、簡化手續(xù)、提供方便，結(jié)合本公司的實際情況，制訂和完善檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。第八條 綜合部負(fù)責(zé)對公司各部門文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和撿查，公司各部門設(shè)檔案專管員，接受綜合部統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和檢查。第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的部門或者個人，由公司給予獎勵。第三章 檔案的管理第十條 對公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定整理立卷，定期向綜合部移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。第十一條 綜合部按有關(guān)規(guī)定，及時做好國家重點(diǎn)建設(shè)項目的檔案管理登記工作，定期向有關(guān)檔案館移交檔案。第十二條 基本建設(shè)工程和技術(shù)改造項目驗收、科學(xué)技術(shù)成果鑒定、重要設(shè)備開箱和其他技術(shù)項目的驗收、鑒定，應(yīng)有公司檔案工作人員參加，驗收應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。國家確定的重點(diǎn)建設(shè)工程和重大科學(xué)技術(shù)研究項目形成的檔案，由同級檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門的檔案機(jī)構(gòu)驗收。第十三條 公司各部門應(yīng)認(rèn)真做好本部門檔案移交前的準(zhǔn)備工作，嚴(yán)格落實檔案形成、積累、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)的工作責(zé)任，確保檔案完整、準(zhǔn)確，歸檔及時。第十四條 公司綜合部按或按項目對各部門管理的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔、保管。對接收的檔案進(jìn)行審核、編號、保管和提供利用。第十五條 綜合部應(yīng)積極采用現(xiàn)代化先進(jìn)手段，編制各類檔案的檢索工具和參考資料，及時準(zhǔn)確地為檔案的利用提供服務(wù)。第十六條 落實檔案庫房安全防護(hù)措施，做好檔案庫房的管理工作。第十七條 保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，按國家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。第四章 歸檔范圍第十八條 文書檔案歸檔范圍、紀(jì)要、報告、講話，與議題有關(guān)的簡報、材料等。如股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會、工作例會及各種重要專業(yè)會議的記錄和相關(guān)材料。2．本單位形成的文件，包括通知、通報、請示、報告、批復(fù)、計劃、總結(jié)、規(guī)定、辦法、函等，以及內(nèi)部資料、統(tǒng)計報表資料。3．本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加主管機(jī)關(guān)(如安徽省、鐵道部及有關(guān)部門)召開重要會議帶回的文件材料。4．本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、改變名稱、啟用印章、人事調(diào)配、獎懲等文件及出國審查、批準(zhǔn)材料等。5．本單位與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議、協(xié)定、委托書，外事活動形成的重要文件，立案調(diào)查處理已結(jié)案的人民來信及相關(guān)的文件材料。6．本單位財產(chǎn)交接憑證、記錄，檔案交接憑證、記錄及銷毀報告和清冊。7．其他重要的文件材料，如上級單位對本單位請示的批復(fù)，對本單位重要事項及工程建設(shè)問題的決定、紀(jì)要，部、市領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)單位共同形成的會議紀(jì)要等。8．文書檔案保管期限，參見附表2。第十九條 科技(工程)檔案歸檔范圍按鐵道部科技檔案管理規(guī)定和鐵道部辦公廳《鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交辦法》(辦檔[2002]8號)的規(guī)定執(zhí)行。（一）鐵路運(yùn)輸檔案鐵路運(yùn)輸組織、計劃和指揮中形成的列車運(yùn)行圖、列車運(yùn)行時刻表，列車編組計劃、機(jī)車交路圖，車站技術(shù)作業(yè)能力和區(qū)間通過能力查定、技術(shù)組織措施、行車辦法等。（二）基本建設(shè)檔案1．鐵路線路(干線、支線、聯(lián)絡(luò)線、專用線)、站場，樞紐、橋涵、隧道、通信、信號、給水、電力、房建和客貨運(yùn)主要設(shè)備，在新建、改建、擴(kuò)建、大修中所形成的設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計說明書、預(yù)決算、各種原始計算資料、地質(zhì)資料、地畝資料、構(gòu)件設(shè)備材料合格證、各種隱蔽工程檢查證、試驗記錄、工程日志、變更依據(jù)，交接驗收報告、工程總結(jié)、竣工資料以及作為設(shè)計、施工依據(jù)和審批鑒定的文字材料，各階段所形成的圖紙。2．舊線復(fù)測中所形成的線路平面圖、縱斷面圖、站場平面圖、水準(zhǔn)基點(diǎn)表、曲線表、坡度表、車站表，新舊里程對照表及其他技術(shù)圖表。3．橋梁鑒定中所形成的基礎(chǔ)挖驗、水文資料，鋼梁鑒定計算書及圖紙。（三）設(shè)備儀器檔案在生產(chǎn)建設(shè)、產(chǎn)品制造、養(yǎng)護(hù)維修、研究試驗、測量化驗等工作中購置、引進(jìn)或自制安裝使用和儲備的各種機(jī)車車輛、機(jī)械動力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙和說明書，在大修改造中產(chǎn)生的技術(shù)材料。（四）科技研究檔案在科研、試驗，技術(shù)交流、應(yīng)用、考察、合作，技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造等工作中形成的科技成果課題報告、計劃任務(wù)書，方案論證報告、調(diào)研報告、協(xié)議書，研制計劃、測試記錄、專題總結(jié)，審批、鑒定、評議、推廣中作為依據(jù)的文字材料及論文、著作、教育大綱、專刊等。（五）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案鐵路生產(chǎn)建設(shè)、勘測設(shè)計、養(yǎng)護(hù)維修中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖、參考圖)，各種計量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程以及更改廢止標(biāo)準(zhǔn)的文件，鐵路局審批制訂的標(biāo)準(zhǔn)文件材料。第二十條 聲像照片檔案歸檔范圍(參見附表4)。第二十一條 財務(wù)檔案按財務(wù)法規(guī)規(guī)定及鐵路行業(yè)要求歸檔。第五章 檔案的接收第二十二條 公司綜合部接收各部門在職能工作活動中直接形成的各類檔案，包括文書、科技、聲像等檔案入庫。第二十三條 接收檔案時間:公司各部門將處理完畢的各類文件經(jīng)綜合部審核后，填寫卷內(nèi)目錄、編碼、立卷后交綜合部保管。本的文書檔案于下的4月底前歸檔；基建檔案，應(yīng)在每個工程項目或階段竣工并交接驗收之后由工程部負(fù)責(zé)整理歸檔；設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在每個設(shè)備儀器使用或安裝之后由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)整理立卷歸檔；鐵路標(biāo)準(zhǔn)檔案和鐵路運(yùn)輸檔案，應(yīng)在每個項目批準(zhǔn)之后歸檔；科技研究檔案，應(yīng)在每項科研任務(wù)完成或停止之后歸檔。第二十四條 綜合部對歸檔的文件材料逐一進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)文件材料不準(zhǔn)確、不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行修改、補(bǔ)充直至完善。第二十五條 歸檔卷宗，應(yīng)編制案卷目錄（卷內(nèi)目錄、文件目錄）一式兩份，簽名蓋章后綜合部和部門各執(zhí)一份留存?zhèn)洳?。工程項目檔案待竣工驗收后，由綜合部按鐵道部有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一向上海鐵路局檔案館及相關(guān)部門、單位移交。第六章 檔案的分類第二十六條 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。各類檔案編號由綜合部統(tǒng)一明確(附表5)。第七章 檔案的保管第二十七條 檔案的保管須確保安全，庫房要具備防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光等設(shè)施。第二十八條 為便于調(diào)卷，需標(biāo)注案卷存放類別、年份及示意圖。第二十九條 定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查、記錄，如發(fā)現(xiàn)可能危及檔案安全的情況，須及時采取措施，予以保護(hù)。第三十條 提高科學(xué)管理水平，積極提供檔案利用和服務(wù)。做好開發(fā)文檔一體化工作，逐步把檔案管理納入辦公自動化系統(tǒng)。第三十一條 檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)將負(fù)責(zé)管理的檔案狀況和數(shù)量交接清楚。第八章 檔案的利用第三十二條 檔案管理人員要熟悉館藏檔案的情況，積極熱情地做好各類檔案的利用和服務(wù)。第三十三條 檔案要編制案卷目錄、全引目錄、專題卡片并提供其它參考資料。第三十四條 檔案一般不外借，公司各部門工作人員因工作需要可以借閱公司檔案，借閱檔案要辦理借閱手續(xù)，非財務(wù)人員借閱財務(wù)檔案需征得財務(wù)部門負(fù)責(zé)人的同意。第三十五條 借閱檔案要說明目的，并盡可能提供檔案的作者、時間、內(nèi)容，以便于及時調(diào)閱。借閱檔案的期限一般不超過十五天，對到期未還的檔案應(yīng)及時催還。第三十六條 外單位查閱檔案，需由經(jīng)辦部門人員陪同方可查閱(復(fù)印)，原則上不予外借。第三十七條 借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞、遺失。如發(fā)現(xiàn)將按《檔案法》及《實施辦法》嚴(yán)肅處理。第九章 附 則第三十八條 本辦法適用于本公司，如有與上級檔案管理規(guī)定相抵觸的條款，以上級管理規(guī)定為準(zhǔn)。第三十九條 本辦法由公司（綜合部）負(fù)責(zé)解釋。第四十條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。附表：、分類代號、分類及保管期限表