【正文】 要是你是帕森的秘書，你該怎么辦？ 112 時間表分類 1）年計劃表 2）月計劃表 3）周計劃表 4）日程表 （四）時間表的分類 113 見教材后的技能訓練： “ 公司印信管理規(guī)定”后的思考問題 ■ 實訓 114 演講完畢，謝謝觀看！ 。根據(jù)以上信息，銷售部經(jīng)理秘書楊紅協(xié)助經(jīng)理制定了一份時間表 案例 參考案例 110 順序的先后與時間先后 合理安排日程，時間上留有余地 1 2 進行預約的方法 3 4 內(nèi)外兼顧 （三）日程安排須知 5 7 提高效率 適當保密 6 事先同意 111 案例討論 總經(jīng)理帕森下午 2:00要和業(yè)務部共同討論如何開展某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項銷售工作的成敗和公司是否能達到今年年度的銷售預算有很大的關系；接著，下午4:00又要和一位商戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個小時的時間和這個客戶商討， 5:00結(jié)束。分析時給自己提三個問題：一是能不能取消這個工作？二是能不能與其他工作合并？三是能不能用其他簡便的東西代替？經(jīng)過三個能不能處理后，工作被分成 A、 B、 C三類 107 ABC時間分類法的特點 分 類 比 例 特 征 管理要點 時間 分配 A 類 20%~30%1~3件 最重要；最迫切；有后果 重點管理 必須做好 現(xiàn)在必須做好 親自去做好 60%~ 80% B 類 30%~40%5件以內(nèi) 重要；一般迫切；無大的后果 一般管理，可以自己做，也可以授權(quán)別人去做 40%~ 20% C 類 40%~50% 無關緊要；不迫切；影響小或無影響 不管理，可以忘掉 0 108 根據(jù)需求確定編制時間的周期 收集并列出該階段所有工作、活動或任務 1 2 發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負責人協(xié)商，及時調(diào)整 3 4 按照時間順序?qū)⑷蝿张帕星逦? （二）時間表的編制方法 5 6 繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列 用簡明扼要的文字將信息填入表格，包括內(nèi)容、地點 109 天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會議較多。運用這一規(guī)律，把 80%的時間，用在 20%的工作上，往往能用一二分的努力，獲得八九分的成果。 應用現(xiàn)代系統(tǒng)論、控制論的方法定量使用時間，以提高工作時間的有效性。 簡析 第六節(jié) 時間管理 101 一、秘書如何管理時間 （ 一）時間管理的概念 相關知識 是指在同樣時間耗費的情況下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制。鄒小姐很委屈而且莫名其妙：“我怎么了？” 100 上司的事情多而雜，秘書的很大職責就是采取各種形式把這些多而雜的問題和事情安排好，每天、每月甚至每季度、每年都應該有計劃安排表，還應該有日志、臺歷、備忘錄、計算機化臺式日志等辦公室輔助手段，這樣才能把事情安排得有條不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，而不是為今天先做什么、后做什么、做哪些事情而煩惱分神。鄒小姐一溜小跑，迅速去打那個險些誤了的電話。忘了聯(lián)絡了?！编u小姐看看記錄?！? “什么事？” “讓您回電話，兩點以前，別忘了。還讓您問張副經(jīng)理好。今天是新來的秘書鄒小姐，她性格開朗，辦事風風火火，一進門，她就大聲問：“什么事，老總？” “請把上午重要來電講一下，鄒小姐。作為總經(jīng)理秘書，請你根據(jù)這次會議的主旨、規(guī)模和會期等因素，擬寫 會議通知 。 散會： 午時分 （主席簽署 ）（記錄簽署） 96 實訓 ? 日欣（中國）貿(mào)易公司經(jīng)理辦公會決定于2023年 1月 7日召開一次如何加強公司經(jīng)營管理的研討及經(jīng)驗交流會，屆時還需要請商務部領導及管理學專家作報告。 決定：準予 討論事項： 為增進本公司員工福利，特擬訂本會新年度工作計劃草案（見附件二），提請討論案。 92 會中的調(diào)度工作 一、會議簽到 二、做好會議記錄 三、掌握會議進展情況 四、做好會議的協(xié)調(diào)工作 五、把握會議氣氛、搞好調(diào)度 六、編寫會議簡報 七、會間的后勤保障 93 會后工作 （ 1）禮送與會人員 （ 2）做好善后工作 （ 3）會議文件的定稿 （ 4）會議情況的上報與下達 （ 5）落實會議精神 （ 6）做好文書歸檔工作 （ 7）總結(jié)會務工作 94 會議記錄： （一）標題 ： 單位名稱、會議事由、記錄名稱 （二）會議的組織情況 開會時間 會議地點 出席人 缺席人 列席人 主持人 記錄人 （三）會議的內(nèi)容 重要會議詳細記錄 一般會議摘要記錄 （四）會議記錄與結(jié)尾 會議結(jié)束，要另行空兩格寫“散會”，在會議記錄的右下方，由會議主持人和記錄人簽名，以示負責。 會議的概念 79 采取會議形式是將特定情況或內(nèi)容向有關人員了解或告知的最快捷或最簡便的方式 事情較為緊急，采取分頭協(xié)商已行不通或來不及 一項決定或一項管理辦法的實施，非經(jīng)會議的形式不能產(chǎn)生法定效力時 產(chǎn)生足以使目前的工作陷入停滯或有可能產(chǎn)生突破進展時 對需要解決的問題，本管理層的任何人都無權(quán)或難以決定時 當出現(xiàn)下列情況時才需開會： 80 會議的人員 6要素 一、會議概要 會議的要素 會議的主題 會議的組織者 會議的名稱 會議的時間 會議的地點 81 一、會議概要 會議的 種類 （ 1）按會議的 內(nèi)容 劃分 a 綜合性會議 b 專題性會議 （ 2）按會議 目的 劃分 a 辦公會議 b 表彰會議 c 研討會議 d 交流會議等 （ 3）按會議的 規(guī)模 劃分 a 大型會議 b 中型會議 c 小型會議 （ 4）按會議 范圍 劃分 a 內(nèi)部會議 b 外部會議 （ 5）按會議的召開 時間 劃分 a 定期會議 b 不定期會議 c 緊急會議 d 臨時會議 82 商議事情、了解情況 1 會議的功能 一、會議概要 布置工作、做出安排 2 實施管理、輔助決策 3 ?加強溝通、促進協(xié)調(diào) 4 ?強化監(jiān)督、實施檢查 5 83 強調(diào)務實、注重成效 1 會議管理的原則 一、會議概要 多方籌措、精心準備 2 改進會風、改革作風 3 84 第五節(jié) 會議管理 ?二、會議管理的控制 ? 會議的 數(shù)量 控制 ? 會議的 質(zhì)量 控制 85 三、會議組織 會前準備 安排議題 制定會議預案 擬定與會人員名單 撰寫會議文件 制發(fā)會議通知 落實后勤保障 會場布置 制發(fā)證件 接待安排 進行會議會前檢查 86 會前準備 ? 會議預案： ? 會議召