【正文】 ，交給財務(wù)部部長，請他負責(zé)辦理。詞表分為三個層次。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。 16 ? 一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引；再對第二個主題內(nèi)容進行標(biāo)引。各部門和各分支機構(gòu)必須在20年 7月 28日前上報活動開展情況。請演示撰寫通知的過程。 步驟 3：你將打印好的通知正稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記記錄冊上填寫好內(nèi)容，再分別將每份通知用信封裝好，封上口。公司領(lǐng)導(dǎo)把刻制印章的任務(wù)交給了剛分到辦公室擔(dān)任秘書的小黃。在上述的這則案例中，小黃被公司領(lǐng)導(dǎo)批評的原因有兩個方面：一是刻制的過程不符合印章刻制的程序、要求，二是啟用印章未按照相關(guān)規(guī)定進行。 現(xiàn)代機關(guān)、單位 公章 為 正圓形 ，用于其它公務(wù)的（如收發(fā)、校對、財務(wù)等）的印章有 長方形、三角形或橢圓形 。 在實行民族區(qū)域自治地方的黨政機關(guān)的印章，可將漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字并列。 b. 本級機關(guān)不能制發(fā)自己的印章。 六、印章的啟用 印章啟用由 制發(fā)或批準(zhǔn)刻制機關(guān) 先頒發(fā)啟用通知，并附上印模?！彪S即掛了電話?！? 44 第三節(jié) 電話禮儀 ? 接電話后，先問好，然后再作自我介紹（ 包括介紹自己的單位和自己 ），以便對方確認自己所打的電話是否無誤，這是國際慣用的電話禮節(jié)。 47 第三節(jié) 電話禮儀 （二）響鈴不過三 （三）接電話的禮儀 ? 聲調(diào)要溫和，語速適中，語言簡練、親切。” ? 對方的聲音太小、嘈雜或?qū)Ψ娇谝舨磺鍟r，應(yīng)客氣地請對方再講一遍。 48 第三節(jié) 電話禮儀 二、撥打電話的技巧 （一）撥打電話準(zhǔn)備 通話準(zhǔn)備 （ 1）情緒準(zhǔn)備 （ 2）內(nèi)容準(zhǔn)備 ： 5W1H （ 3）工具準(zhǔn)備：電話號碼薄、時差表、紙、筆等 （ 4）撥號準(zhǔn)備 49 第三節(jié) 電話禮儀 ? 正確撥號 。 ? 道別掛機 51 第三節(jié) 電話禮儀 （二 )撥打電話的時間 ? 一般剛上班的前半個小時，特別是周一，常是最忙的時候，如果是重要的事，最好別這個時候打。 ? 通話時要遵守保密紀(jì)律，不得泄密。 ? 來電者：你們老板在嗎？ ? 楊小姐：他不在，有什么跟我說吧。 ? 試分析楊小姐上述行為中哪些地方有缺陷？應(yīng)怎樣做？ 57 技能訓(xùn)練 榮成公司的吳秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，吳秘書聽出對方聲音，辨別出又是那位叫洪濤的推銷員打來的電話。”可對方非要找經(jīng)理不可。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告了經(jīng)理，目前他非常忙，還未考慮與你聯(lián)系。一天，有一位與人力資源部何部長預(yù)約好的客人提前二十分鐘到達?！闭f著，電話鈴又響了，李麗匆匆忙忙指了一下椅子，趕快接電話。 接待活動有以下要素構(gòu)成： 來訪者 接待者 來訪意圖 接待方式 60 二、接待的類型 1 按接待對象的國別分： 內(nèi)賓接待 外賓接待 2 按來訪者的意圖分： 公務(wù)接待 會議接待 視察與檢查接待 參觀接待 經(jīng)營活動接待 技術(shù)考察接待 其他 3 按照接待的規(guī)格來分： 高規(guī)格接待 對等接待 低規(guī)格接待 61 三、接待工作的作用 代表作用 1 聯(lián)絡(luò)作用 2 62 四、接待工作的要求 熱情大方、周到方便 1 不卑不亢、平等相待 2 3 認真負責(zé)，實事求是 遵章守紀(jì)，嚴(yán)守制度 4 注意安全，保守機密 5 63 接待 程序 （ 1）搜集來賓情況，判斷來訪用意 （ 2）擬定接待方案 （ 3）準(zhǔn)備接待材料 （ 4）組織雙方活動 五、接待工作的程序 （ 5） 處理善后工作 64 步驟 一、了解來賓的情況 人數(shù)、性別、民族、年齡、職務(wù)、級別、喜好、抵離時間、乘坐的交通工具和車次、航班及其任務(wù)、目的進行了解。 五、組織活動 迎接、拜會、宴請、會談、參觀、考察、游覽、送別以及吃、住、行等。 雙方關(guān)系要禮尚往來。 1 2 （二）致敬： 六、接待的禮儀 69 擁抱禮：在我國，異性之間的擁抱禮尚難以接受，如果對方男士主動對我方女士行擁抱禮時，女士可退后一步，招手向外表示拒絕：“對不起，這不符合我們的國情。 3 70 介紹他人：把男士介紹給女士，把年輕者介紹給年長者，把身份地位低的介紹給身份地位高的。 1 2 （三）介紹： 六、接待的禮儀 71 六、接待的禮儀 使用名片：出示名片時，眼光要正視對方，用雙手遞給對方，并同時說出“請多關(guān)照”、“請多指教”之類的客氣話。秘書應(yīng)該怎樣應(yīng)付這位客人？ 77 第五節(jié) 企業(yè)會議管理 ? 【知識要點】 ? 掌握會議的分類、作用 ? 掌握會議的要素 ? 了解會前、會中、會后的相關(guān)工作 ? 【能力要求】 ? 學(xué)會制作會議通知 ? 學(xué)會編制會議記錄 78 第五節(jié) 企業(yè)會議管理 一、會議的概要 聚眾議事， 指的是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者本著一定的 工作目的 ，有意識的組織和召集下屬 商議事情 、 了解情況 、 布置工作 、 做出安排 的具體行動過程。 95 公司關(guān)于員工福利的會議記錄 時間： 年月日（星期） 午時 地點：本公司交誼廳 出席： 列席： 請假： 主席： 記錄： 主席致詞：略 報告事項： 一、員工福利社本年月至月業(yè)務(wù)報告（見附件一） 二、員工福利社業(yè)務(wù)繁忙，自本年月起增聘臨時職員一名，報請批準(zhǔn)。要求各分公司經(jīng)理和部門經(jīng)理必須到會，且要準(zhǔn)時，地點在公司第一會議室?！? “蘭新公司經(jīng)理來電，說他剛從美國訪問歸來，只是告訴您一下?！? “沒有啦？” “沒有啦?！? “馬上去聯(lián)系！”經(jīng)理揮揮手，自己又忙著處理其他事物了。鄒小姐連一天的工作都安排接洽不好，難怪經(jīng)理要辭退她了。 103 時間的分類 可控時間 不可控時間 一、秘書如何管理時間 104 一、秘書如何管理時間 職 務(wù) 高 低 可控時間 可控時間與職務(wù)關(guān)系 105 一、秘書如何管理時間 （四）時間管理的一般原則 消費時間要計劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化 2 保持時間上的彈性 3 反省浪費的時間 4 一般工作案例化，固定工作標(biāo)準(zhǔn)化 6 嚴(yán)禁事必躬親 5 用精力最佳時間干最重要的工作 1 106 二、秘書時間管理方法 （一） ABC事件分類法（重點分類法） ABC時間分類法的基本原理 一般來說，事物 80%的價值集中在 20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)”的規(guī)律。七月的前兩周要在上海開會；八月的第二周要去香港參加 5天的會議；每月的最后一個星期五上午是銷售部固定會議；八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議；七月的第三周星期二要在公司開銷售會議，傳達上海會議精神；八月第一周的星期一還要面試三位營銷員；九月的前兩周希望