【正文】 七月的前兩周要在上海開會；八月的第二周要去香港參加 5天的會議；每月的最后一個星期五上午是銷售部固定會議；八月最后一個星期三要參加公司的辦公會議；七月的第三周星期二要在公司開銷售會議，傳達上海會議精神；八月第一周的星期一還要面試三位營銷員；九月的前兩周希望安排休假。鄒小姐連一天的工作都安排接洽不好，難怪經(jīng)理要辭退她了?！? “沒有啦？” “沒有啦。要求各分公司經(jīng)理和部門經(jīng)理必須到會，且要準時，地點在公司第一會議室。秘書應(yīng)該怎樣應(yīng)付這位客人？ 77 第五節(jié) 企業(yè)會議管理 ? 【知識要點】 ? 掌握會議的分類、作用 ? 掌握會議的要素 ? 了解會前、會中、會后的相關(guān)工作 ? 【能力要求】 ? 學會制作會議通知 ? 學會編制會議記錄 78 第五節(jié) 企業(yè)會議管理 一、會議的概要 聚眾議事， 指的是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者本著一定的 工作目的 ，有意識的組織和召集下屬 商議事情 、 了解情況 、 布置工作 、 做出安排 的具體行動過程。 3 70 介紹他人：把男士介紹給女士，把年輕者介紹給年長者，把身份地位低的介紹給身份地位高的。 雙方關(guān)系要禮尚往來。 接待活動有以下要素構(gòu)成： 來訪者 接待者 來訪意圖 接待方式 60 二、接待的類型 1 按接待對象的國別分： 內(nèi)賓接待 外賓接待 2 按來訪者的意圖分： 公務(wù)接待 會議接待 視察與檢查接待 參觀接待 經(jīng)營活動接待 技術(shù)考察接待 其他 3 按照接待的規(guī)格來分： 高規(guī)格接待 對等接待 低規(guī)格接待 61 三、接待工作的作用 代表作用 1 聯(lián)絡(luò)作用 2 62 四、接待工作的要求 熱情大方、周到方便 1 不卑不亢、平等相待 2 3 認真負責，實事求是 遵章守紀，嚴守制度 4 注意安全，保守機密 5 63 接待 程序 （ 1）搜集來賓情況，判斷來訪用意 （ 2）擬定接待方案 （ 3）準備接待材料 （ 4）組織雙方活動 五、接待工作的程序 （ 5） 處理善后工作 64 步驟 一、了解來賓的情況 人數(shù)、性別、民族、年齡、職務(wù)、級別、喜好、抵離時間、乘坐的交通工具和車次、航班及其任務(wù)、目的進行了解。一天，有一位與人力資源部何部長預(yù)約好的客人提前二十分鐘到達?！笨蓪Ψ椒且医?jīng)理不可。 ? 來電者：你們老板在嗎？ ? 楊小姐：他不在，有什么跟我說吧。 ? 道別掛機 51 第三節(jié) 電話禮儀 （二 )撥打電話的時間 ? 一般剛上班的前半個小時，特別是周一，常是最忙的時候，如果是重要的事，最好別這個時候打?！? ? 對方的聲音太小、嘈雜或?qū)Ψ娇谝舨磺鍟r，應(yīng)客氣地請對方再講一遍?！? 44 第三節(jié) 電話禮儀 ? 接電話后，先問好，然后再作自我介紹（ 包括介紹自己的單位和自己 ），以便對方確認自己所打的電話是否無誤，這是國際慣用的電話禮節(jié)。 六、印章的啟用 印章啟用由 制發(fā)或批準刻制機關(guān) 先頒發(fā)啟用通知，并附上印模。 在實行民族區(qū)域自治地方的黨政機關(guān)的印章，可將漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字并列。在上述的這則案例中，小黃被公司領(lǐng)導(dǎo)批評的原因有兩個方面：一是刻制的過程不符合印章刻制的程序、要求，二是啟用印章未按照相關(guān)規(guī)定進行。 步驟 3：你將打印好的通知正稿從文印室取回，逐一蓋章，并在發(fā)文登記記錄冊上填寫好內(nèi)容，再分別將每份通知用信封裝好，封上口。各部門和各分支機構(gòu)必須在20年 7月 28日前上報活動開展情況。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。 12 收文處理案例 步驟 4：你將這份通知和辦理意見，交給財務(wù)部部長，請他負責辦理。 4 （一）文書管理的概念 文書，又稱文件，是企業(yè)經(jīng)營活動的信息傳遞與信息保存的載體。 【能力目標】 ◇掌握印章的刻制流程，文書的種類，接待細節(jié)，旅行計劃的擬定。 11 收文處理案例 步驟 1：收到這份通知，拆啟后，將文件取出，核對好份數(shù)、日期后，將文件的內(nèi)容登記在收文登記記錄冊上； 步驟 2：取出文件處理單，填寫相關(guān)內(nèi)容，提出初步辦理意見，再將文件處理單附在通知原件上，拿到總經(jīng)理辦公室，請總經(jīng)理批示。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如 綜合經(jīng)濟 、 財政、金融 類等。如《 國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》 ，先標反映第一個主題內(nèi)容的 類別詞 經(jīng)濟管理 ，再標 類屬詞企業(yè) 、 破產(chǎn) ；然后標反映第二個主題內(nèi)容的 類別詞 勞動 ，再標 類屬詞 就業(yè) ；最后標 通知 。 18 發(fā)文處理案例： 步驟 1：初稿完成后，你將這份通知寫在統(tǒng)一的發(fā)文稿紙上，拿給總經(jīng)理審核，總經(jīng)理看后簽字同意發(fā)出。小黃接到任務(wù)后未及多想趕到一家雕刻店 把印章刻好拿回來，并準備馬上交給“多種經(jīng)營辦公室”使用。領(lǐng)導(dǎo)人或法人代表的章一般為 方形。 c. 各級黨委、人大常委、政府的印章均由各自直屬的上一級黨委、人大常委會、政府制發(fā)。第三個電話是找經(jīng)理的，小王告訴他經(jīng)理外出了，對方馬上問：“你知道經(jīng)理的手機嗎？”小王趕緊幫他查到了經(jīng)理的手機號。 ? 不要喝茶、吸煙、嚼口香糖等。要耐心等待線路接通，至少要讓電話鈴響 6次以上，確認對方?jīng)]人應(yīng)答才收線。 54 第三節(jié) 電話禮儀 ? 三、特殊電話處理技巧 ? （一）接聽直接找上司的電話 ? 上司正在開會或會客 ? 上司不想接的電話 ? 上司正在通話 ? 上司不在 ? （二）接聽打錯電話 ? （三）接聽投訴電話 ? （四）接聽匿名電話 55 案例分析 盛達公司的楊小姐是一位剛畢業(yè)的文秘類專業(yè)的本科生，因為總經(jīng)理秘書劉小姐將升任公關(guān)部經(jīng)理，總經(jīng)理安排楊小姐跟隨劉小姐學習，有意讓她接任劉小姐的位子。第一次他來電時，吳秘書聽著洪濤的自我介紹，判斷出這不是經(jīng)理正在等的電話，也不是緊急要事?！闭f完，主動地掛斷了電話?？腿嗣嬗胁粣偂? 六、善后工作 總結(jié)經(jīng)驗教訓、結(jié)算費用、向領(lǐng)導(dǎo)匯報、相關(guān)文件立卷歸檔 67 六、接待的禮儀 （一）接待的規(guī)格 ? 就是對來賓的 禮遇規(guī)格 ，接待規(guī)格的高低，反映了接待者對來訪賓客的重視程度?！奔炔皇ФY，又保持了自尊。接受名片時，應(yīng)恭敬的雙手接過，看過后鄭重地放到口袋、夾子或其他穩(wěn)妥的地方。 決定：準予 討論事項： 為增進本公司員工福利，特擬訂本會新年度工作計劃草案（見附件二），提請討論案。還讓您問張副經(jīng)理好。鄒小姐一溜小跑，迅速去打那個險些誤了的電話。運用這一規(guī)律，把 80%的時間，用在 20%的工作上，往往能用一二分的努力，獲得八九分的成果。要是你是帕森的秘書，你該怎么辦？ 112 時間表分類 1）年計劃表 2）月計劃表 3）周計劃表 4）日程表 （四）時間表的分類 113 見教材后的技能訓練： “ 公司印信管理規(guī)定”后的思考問題 ■ 實訓 114 演講完畢，謝謝觀看！ 。 應(yīng)用現(xiàn)代系統(tǒng)論、控制論的方法定量使用時間，以提高工作時間的有效性。忘了聯(lián)絡(luò)了。今天是新來的秘書鄒小姐，她性格開朗，辦事風風火火，一進門，她就大聲問：“什么事，老總？” “請把上午重要來電講一下，鄒小姐。 92 會中的調(diào)度工作 一、會議簽到 二、做好會議記錄 三、掌握會議進展情況 四、做好會議的協(xié)調(diào)工