【正文】 收文處理抓 催辦 、發(fā)文處理抓 把關(guān) 、文件保管抓 分類(lèi) 、文件利用抓 方便 。他立即打電話讓你過(guò)來(lái)，讓你將這份通知和辦理意見(jiàn)傳達(dá)給財(cái)務(wù)室。 13 一、文書(shū)管理概要 發(fā)文管理 a. 擬稿 b. 擬定主題詞 c. 會(huì)簽 d. 核稿 e. 呈批 f. 簽發(fā) 14 國(guó)務(wù)院公文主題詞表 詞表共由 15類(lèi) 1049個(gè)主題，分為主表和附表兩大部分，主表有 13類(lèi) 751個(gè)主題詞，附表有 2類(lèi)298個(gè)主題詞。第三層是類(lèi)屬詞，如 體制 、職能 、 編制 等。在標(biāo)類(lèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映 文件內(nèi)容 的詞，最后標(biāo)反映 文件形式 的詞，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類(lèi)別詞“ 水利 ，再標(biāo)類(lèi)屬詞 水土保持 ，最后標(biāo)上 通知 。主要活動(dòng)是主題演講會(huì)和合理化建議征文。你用記事本將總經(jīng)理的話記錄下來(lái)，回到自己辦公室，立即開(kāi)始擬寫(xiě)通知。打字員讓你明天上午來(lái)取。 25 文件的保管期限 （ 2）非永久保存的文件 公司部門(mén)之間共同文件的保管期 二、檔案管理概要 保存年數(shù) 文件名稱(chēng) 7年 會(huì)計(jì)傳票、賬簿、收據(jù) 5年 調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表、會(huì)議資料 3年 年度計(jì)劃表、一般文書(shū) 2年 出差表、賬單、薪資、獎(jiǎng)勵(lì)單 1年 請(qǐng)假單、出勤單、工作考核表各類(lèi)申請(qǐng)書(shū)、消耗品申請(qǐng)書(shū) 26 某公司擬成立一個(gè)專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu) —— “多種經(jīng)營(yíng)辦公室”，具體負(fù)責(zé)公司的對(duì)外經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)。為此，小黃感到十分委屈 … … 任務(wù)提出 刻制印章的黃秘書(shū) 第三節(jié) 企業(yè)印章管理 27 印章的刻制和使用有相應(yīng)的一套管理制度。 31 32 二、印章的式樣 （三）形狀 古代官印為 正方形。 印章的文字一律使用規(guī)范的 簡(jiǎn)化宋體字 。 35 三、印章的種類(lèi) A. 公章 B. 專(zhuān)用章 C. 鋼印 D. 套印 E. 領(lǐng)導(dǎo)人名章 F. 校對(duì)章 G. 戳記（機(jī)密、絕密） 36 四、印章刻制程序 a. 下級(jí)機(jī)關(guān)單位的印章由上一級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)。 37 ? 刻制流程： 開(kāi)始 刻制 核對(duì) 用印 檢查驗(yàn)收 委托書(shū) 申請(qǐng) 介紹信 印模備案 結(jié)束 審批 38 五、印章的頒發(fā) 由下級(jí)單位派專(zhuān)人持 本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽名的介紹信前往領(lǐng)取 ，也可由 上級(jí)主管機(jī)關(guān)派專(zhuān)人 送到用印單位。第一個(gè)電話，鈴聲剛響，他就趕緊抓起電話：“喂，你找誰(shuí)？”第二個(gè)電話是對(duì)方打錯(cuò)了，小王一聽(tīng)就告訴對(duì)方：“你打錯(cuò)了。 禮貌應(yīng)答 一般情況下，秘書(shū)應(yīng)在電話鈴響過(guò)兩聲以后立即摘機(jī)接聽(tīng)，如果因故在電話鈴聲響過(guò)三四聲才接，應(yīng)馬上道歉：“對(duì)不起，讓您久等了。如果對(duì)方也在禮貌的等候，可以客氣地說(shuō)：“還有事嗎？我可以放下電話了嗎？”通話結(jié)束后，一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)貫徹“誰(shuí)打出電話誰(shuí)先掛斷”的原則。如果必須打斷時(shí)，應(yīng)該說(shuō)：“對(duì)不起，打斷一下?！? ? 如對(duì)方要轉(zhuǎn)接的人不在時(shí)，應(yīng)禮貌地詢問(wèn)對(duì)方是否留言。 50 第三節(jié) 電話禮儀 ? 清楚陳述 ? 雙方約定的時(shí)間、地點(diǎn)，談妥的產(chǎn)品數(shù)量、種類(lèi)、價(jià)格，認(rèn)同及分歧的地方，確定的解決方案等。 ? 對(duì)方提問(wèn)題，回答問(wèn)題時(shí)不得越權(quán)。點(diǎn)電話鈴聲響了，下面是楊小姐與對(duì)方的一段對(duì)話： 56 案例分析 ? 來(lái)電者：是盛達(dá)公司嗎？ ? 楊小姐：是的。 ? 楊小姐說(shuō)完，就“啪”的一聲掛斷了電話。請(qǐng)您留下姓名和聯(lián)系方式，我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的。 10天前，洪濤又來(lái)電話，吳秘書(shū)說(shuō)：“對(duì)不起，經(jīng)理還是不在。每天上班后一到兩個(gè)小時(shí)是她們最忙的時(shí)候，電話不斷，客人絡(luò)繹不絕。請(qǐng)坐。 李麗在接待中犯了什么錯(cuò)誤？ 任務(wù)提出 第四節(jié) 接待工作 59 一、接待工作概述 一、接待的含義 相關(guān)知識(shí) 接待即接洽招待，是指對(duì)來(lái)訪者給予相應(yīng)的禮遇。 66 步驟 四、 準(zhǔn)備資料 匯報(bào)材料、發(fā)言材料、參考材料、歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、協(xié)議書(shū)、會(huì)議紀(jì)要、接待簡(jiǎn)報(bào)、視察紀(jì)要等。 確定接待規(guī)格遵循 禮遇對(duì)等 。一般小禮一鞠躬即可 。因此，當(dāng)武士們看公主時(shí)，都要把手舉起來(lái)做遮擋太陽(yáng)狀。 自我介紹：自我介紹時(shí)應(yīng)先問(wèn)候，待對(duì)方將注意力集中過(guò)來(lái)時(shí)，再向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份、工作單位。 73 六、接待的禮儀 會(huì)談的座次安排 （譯員） 主賓 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 （譯員）主人 74 六、接待的禮儀 ? 宴會(huì)座位禮儀（中式） ? 1 ? 2 3 ? 4 5 ? ? 6 7 ? 8 9 ? ? 10 1 第一主人 2 主賓 3 夫人或副主賓 4 第二主人 5 副主賓 9一般客人或陪客 10 秘書(shū)（買(mǎi)單） 75 六、接待的禮儀 宴會(huì)座位禮儀（西式） 3 1 5 6 2 4 1 第一主人 2 主賓 4 夫人或副主賓 5 第二主人 6 第二副主賓 76 練習(xí) ? 一位重要但性急的來(lái)訪者要求見(jiàn)你的上司，但上司只能在一小時(shí)后見(jiàn)他，或者另訂一個(gè)日期與客人見(jiàn)面。 92 會(huì)中的調(diào)度工作 一、會(huì)議簽到 二、做好會(huì)議記錄 三、掌握會(huì)議進(jìn)展情況 四、做好會(huì)議的協(xié)調(diào)工作 五、把握會(huì)議氣氛、搞好調(diào)度 六、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 七、會(huì)間的后勤保障 93 會(huì)后工作 （ 1）禮送與會(huì)人員 （ 2）做好善后工作 （ 3）會(huì)議文件的定稿 （ 4）會(huì)議情況的上報(bào)與下達(dá) （ 5）落實(shí)會(huì)議精神 （ 6）做好文書(shū)歸檔工作 （ 7）總結(jié)會(huì)務(wù)工作 94 會(huì)議記錄： （一）標(biāo)題 ： 單位名稱(chēng)、會(huì)議事由、記錄名稱(chēng) （二）會(huì)議的組織情況 開(kāi)會(huì)時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 出席人 缺席人 列席人 主持人 記錄人 （三）會(huì)議的內(nèi)容 重要會(huì)議詳細(xì)記錄 一般會(huì)議摘要記錄 （四）會(huì)議記錄與結(jié)尾 會(huì)議結(jié)束，要另行空兩格寫(xiě)“散會(huì)”，在會(huì)議記錄的右下方，由會(huì)議主持人和記錄人簽名，以示負(fù)責(zé)。 散會(huì)： 午時(shí)分 （主席簽署 ）（記錄簽署） 96 實(shí)訓(xùn) ? 日欣（中國(guó)）貿(mào)易公司經(jīng)理辦公會(huì)決定于2023年 1月 7日召開(kāi)一次如何加強(qiáng)公司經(jīng)營(yíng)管理的研討及經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，屆時(shí)還需要請(qǐng)商務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)及管理學(xué)專(zhuān)家作報(bào)告。今天是新來(lái)的秘書(shū)鄒小姐，她性格開(kāi)朗，辦事風(fēng)風(fēng)火火，一進(jìn)門(mén)