【正文】 收文處理抓 催辦 、發(fā)文處理抓 把關(guān) 、文件保管抓 分類 、文件利用抓 方便 。他立即打電話讓你過來，讓你將這份通知和辦理意見傳達(dá)給財(cái)務(wù)室。 13 一、文書管理概要 發(fā)文管理 a. 擬稿 b. 擬定主題詞 c. 會(huì)簽 d. 核稿 e. 呈批 f. 簽發(fā) 14 國務(wù)院公文主題詞表 詞表共由 15類 1049個(gè)主題，分為主表和附表兩大部分，主表有 13類 751個(gè)主題詞，附表有 2類298個(gè)主題詞。第三層是類屬詞，如 體制 、職能 、 編制 等。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映 文件內(nèi)容 的詞，最后標(biāo)反映 文件形式 的詞，如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“ 水利 ，再標(biāo)類屬詞 水土保持 ，最后標(biāo)上 通知 。主要活動(dòng)是主題演講會(huì)和合理化建議征文。你用記事本將總經(jīng)理的話記錄下來，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知。打字員讓你明天上午來取。 25 文件的保管期限 （ 2）非永久保存的文件 公司部門之間共同文件的保管期 二、檔案管理概要 保存年數(shù) 文件名稱 7年 會(huì)計(jì)傳票、賬簿、收據(jù) 5年 調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表、會(huì)議資料 3年 年度計(jì)劃表、一般文書 2年 出差表、賬單、薪資、獎(jiǎng)勵(lì)單 1年 請(qǐng)假單、出勤單、工作考核表各類申請(qǐng)書、消耗品申請(qǐng)書 26 某公司擬成立一個(gè)專門機(jī)構(gòu) —— “多種經(jīng)營辦公室”，具體負(fù)責(zé)公司的對(duì)外經(jīng)營業(yè)務(wù)。為此，小黃感到十分委屈 … … 任務(wù)提出 刻制印章的黃秘書 第三節(jié) 企業(yè)印章管理 27 印章的刻制和使用有相應(yīng)的一套管理制度。 31 32 二、印章的式樣 （三）形狀 古代官印為 正方形。 印章的文字一律使用規(guī)范的 簡(jiǎn)化宋體字 。 35 三、印章的種類 A. 公章 B. 專用章 C. 鋼印 D. 套印 E. 領(lǐng)導(dǎo)人名章 F. 校對(duì)章 G. 戳記（機(jī)密、絕密） 36 四、印章刻制程序 a. 下級(jí)機(jī)關(guān)單位的印章由上一級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)。 37 ? 刻制流程： 開始 刻制 核對(duì) 用印 檢查驗(yàn)收 委托書 申請(qǐng) 介紹信 印模備案 結(jié)束 審批 38 五、印章的頒發(fā) 由下級(jí)單位派專人持 本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽名的介紹信前往領(lǐng)取 ，也可由 上級(jí)主管機(jī)關(guān)派專人 送到用印單位。第一個(gè)電話，鈴聲剛響，他就趕緊抓起電話：“喂，你找誰？”第二個(gè)電話是對(duì)方打錯(cuò)了，小王一聽就告訴對(duì)方：“你打錯(cuò)了。 禮貌應(yīng)答 一般情況下，秘書應(yīng)在電話鈴響過兩聲以后立即摘機(jī)接聽，如果因故在電話鈴聲響過三四聲才接，應(yīng)馬上道歉：“對(duì)不起，讓您久等了。如果對(duì)方也在禮貌的等候，可以客氣地說：“還有事嗎？我可以放下電話了嗎？”通話結(jié)束后，一般來說，應(yīng)貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。如果必須打斷時(shí)，應(yīng)該說：“對(duì)不起，打斷一下?！? ? 如對(duì)方要轉(zhuǎn)接的人不在時(shí)，應(yīng)禮貌地詢問對(duì)方是否留言。 50 第三節(jié) 電話禮儀 ? 清楚陳述 ? 雙方約定的時(shí)間、地點(diǎn)，談妥的產(chǎn)品數(shù)量、種類、價(jià)格，認(rèn)同及分歧的地方，確定的解決方案等。 ? 對(duì)方提問題，回答問題時(shí)不得越權(quán)。點(diǎn)電話鈴聲響了，下面是楊小姐與對(duì)方的一段對(duì)話： 56 案例分析 ? 來電者：是盛達(dá)公司嗎？ ? 楊小姐：是的。 ? 楊小姐說完，就“啪”的一聲掛斷了電話。請(qǐng)您留下姓名和聯(lián)系方式，我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的。 10天前，洪濤又來電話，吳秘書說：“對(duì)不起，經(jīng)理還是不在。每天上班后一到兩個(gè)小時(shí)是她們最忙的時(shí)候，電話不斷，客人絡(luò)繹不絕。請(qǐng)坐。 李麗在接待中犯了什么錯(cuò)誤？ 任務(wù)提出 第四節(jié) 接待工作 59 一、接待工作概述 一、接待的含義 相關(guān)知識(shí) 接待即接洽招待，是指對(duì)來訪者給予相應(yīng)的禮遇。 66 步驟 四、 準(zhǔn)備資料 匯報(bào)材料、發(fā)言材料、參考材料、歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、協(xié)議書、會(huì)議紀(jì)要、接待簡(jiǎn)報(bào)、視察紀(jì)要等。 確定接待規(guī)格遵循 禮遇對(duì)等 。一般小禮一鞠躬即可 。因此，當(dāng)武士們看公主時(shí)，都要把手舉起來做遮擋太陽狀。 自我介紹：自我介紹時(shí)應(yīng)先問候，待對(duì)方將注意力集中過來時(shí)，再向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份、工作單位。 73 六、接待的禮儀 會(huì)談的座次安排 （譯員） 主賓 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 （譯員）主人 74 六、接待的禮儀 ? 宴會(huì)座位禮儀（中式） ? 1 ? 2 3 ? 4 5 ? ? 6 7 ? 8 9 ? ? 10 1 第一主人 2 主賓 3 夫人或副主賓 4 第二主人 5 副主賓 9一般客人或陪客 10 秘書（買單） 75 六、接待的禮儀 宴會(huì)座位禮儀（西式） 3 1 5 6 2 4 1 第一主人 2 主賓 4 夫人或副主賓 5 第二主人 6 第二副主賓 76 練習(xí) ? 一位重要但性急的來訪者要求見你的上司，但上司只能在一小時(shí)后見他，或者另訂一個(gè)日期與客人見面。 92 會(huì)中的調(diào)度工作 一、會(huì)議簽到 二、做好會(huì)議記錄 三、掌握會(huì)議進(jìn)展情況 四、做好會(huì)議的協(xié)調(diào)工作 五、把握會(huì)議氣氛、搞好調(diào)度 六、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 七、會(huì)間的后勤保障 93 會(huì)后工作 （ 1）禮送與會(huì)人員 （ 2）做好善后工作 （ 3）會(huì)議文件的定稿 （ 4）會(huì)議情況的上報(bào)與下達(dá) （ 5）落實(shí)會(huì)議精神 （ 6）做好文書歸檔工作 （ 7）總結(jié)會(huì)務(wù)工作 94 會(huì)議記錄： （一）標(biāo)題 ： 單位名稱、會(huì)議事由、記錄名稱 （二）會(huì)議的組織情況 開會(huì)時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 出席人 缺席人 列席人 主持人 記錄人 （三）會(huì)議的內(nèi)容 重要會(huì)議詳細(xì)記錄 一般會(huì)議摘要記錄 （四）會(huì)議記錄與結(jié)尾 會(huì)議結(jié)束，要另行空兩格寫“散會(huì)”，在會(huì)議記錄的右下方，由會(huì)議主持人和記錄人簽名，以示負(fù)責(zé)。 散會(huì)： 午時(shí)分 （主席簽署 ）（記錄簽署） 96 實(shí)訓(xùn) ? 日欣（中國）貿(mào)易公司經(jīng)理辦公會(huì)決定于2023年 1月 7日召開一次如何加強(qiáng)公司經(jīng)營管理的研討及經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，屆時(shí)還需要請(qǐng)商務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)及管理學(xué)專家作報(bào)告。今天是新來的秘書鄒小姐，她性格開朗，辦事風(fēng)風(fēng)火火，一進(jìn)門