【正文】 40 八、印章的使用 嚴格履行用印手續(xù) 嚴格監(jiān)督用印內容 認真規(guī)范加蓋印章。 各級黨政機關的印章名稱應寫全稱，如機關名稱文字過多、印章容納不下的，必須使用約定俗成的、通用、規(guī)范和符合規(guī)定的簡稱。 任務提出 第二節(jié) 企業(yè)印章管理 28 標志作用 權威作用 證明作用 憑信作用 一、印章的作用 29 二、印章的式樣 （ 一）質料 古代： 金、銀、銅 ，帝王用 玉 ； 近代： 角質、木質 ； 現(xiàn)代：多用 橡膠、塑料 ，近幾年還有用色油或固體色料熱壓而成的“ 原子印 ”和“ 滲透印” 30 二、印章的式樣 （ 2）圖案 黨的機關、國家機關印章的中心圖案明確規(guī)定為 鐮刀錘子 ；權力機關、審判機關、檢察機關為 國徽 ；省以下行政部門為 五角星 。 19 日欣（中國）貿易公司發(fā)文用紙 文題： 發(fā)文部門： 發(fā)文編號： 發(fā)文日期： 發(fā)文部門領導簽字： 單位領導簽字： 發(fā)文份數(shù)： 20 日欣（中國）貿易公司發(fā)文登記記錄冊 自 年 月 日至 年 月 日 編號 本卷共 條 頁 歸檔號 目錄號 卷號 21 二、檔案管理概要 （一）檔案管理的概念 企業(yè)檔案的概念 指企業(yè)在自身日常經濟活動過程中直接形成的具有特定保存價值的各種 文字 、 圖表、聲像 等不同形式的 歷史紀錄資料 。按照活動方案要求：演講會每月 1個主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動全體員工必須參與，每月評選出 3篇優(yōu)秀征文上報；按期上報活動組織和進行情況。 15 國務院公文主題詞表 主題詞有 類別詞、類屬詞、文種詞 三部分構成。財務部部長看過后，以電話的形式，告知各個分支機構，要求他們對照財務考核指標進行自查，并在 6月 20日將自查報告交至財務部。 基本任務有：收文處理、發(fā)文處理、文件保管及文件利用。 ◇掌握文書的種類及格式，檔案的管理的內容 ◇學會正確應對前臺接待， ABCD時間管理法，電話禮儀規(guī)范。 一、文書管理概要 5 一、文書管理概要 （二）文書管理的 性質 ① 效用性 ② 時限性 ③ 機要性 ④ 規(guī)范性 6 一、文書管理概要 （ 三）文書管理的內容 收文處理：對所收公文的登記、承辦、催辦等 發(fā)文處理：擬稿、核稿、簽發(fā)、發(fā)放 文書的存檔：材料收集、歸卷、立卷 文書的管理： 文書的利用 完成領導交辦的其他文書管理工作 7 （四）文書的收發(fā)管理 收文管理 a) 簽收 b) 拆封 c) 登記 d) 分發(fā) e) 傳閱 一、文書管理概要 8 日欣（中國）貿易公司收文登記記錄冊 自 年 月 日至 年 月 日 編號 本卷共 條 頁 歸檔號 目錄號 卷號 9 某某公司收文處理卡 來文單位 文號 收文時間 收文編號 擬辦意見 辦公室 年 月 日 領導批示 處理結果 備注 10 收文處理案例 2023年 7月 1日，日欣（中國）貿易公司某某市分公司秘書收到日欣（中國）貿易公司的一份通知，得知總公司將于本周對某某市分公司進行財務工作檢查。詞表分為三個層次。 16 ? 一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引；再對第二個主題內容進行標引。請演示撰寫通知的過程。公司領導把刻制印章的任務交給了剛分到辦公室擔任秘書的小黃。 現(xiàn)代機關、單位 公章 為 正圓形 ，用于其它公務的（如收發(fā)、校對、財務等）的印章有 長方形、三角形或橢圓形 。 b. 本級機關不能制發(fā)自己的印章?！彪S即掛了電話。 47 第三節(jié) 電話禮儀 （二）響鈴不過三 （三）接電話的禮儀 ? 聲調要溫和，語速適中，語言簡練、親切。 48 第三節(jié) 電話禮儀 二、撥打電話的技巧 （一）撥打電話準備 通話準備 （ 1）情緒準備 （ 2）內容準備 ： 5W1H （ 3）工具準備：電話號碼薄、時差表、紙、筆等 （ 4）撥號準備 49 第三節(jié) 電話禮儀 ? 正確撥號 。 ? 通話時要遵守保密紀律，不得泄密。 ? 試分析楊小姐上述行為中哪些地方有缺陷？應怎樣做？ 57 技能訓練 榮成公司的吳秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，吳秘書聽出對方聲音，辨別出又是那位叫洪濤的推銷員打來的電話。我已將你的情況和要求轉告了經理，目前他非常忙，還未考慮與你聯(lián)系?！闭f著，電話鈴又響了，李麗匆匆忙忙指了一下椅子，趕快接電話。 五、組織活動 迎接、拜會、宴請、會談、參觀、考察、游覽、送別以及吃、住、行等。 1 2 （二）致敬： 六、接待的禮儀 69 擁抱禮：在我國，異性之間的擁抱禮尚難以接受，如果對方男士主動對我方女士行擁抱禮時，女士可退后一步，招手向外表示拒絕：“對不起，這不符合我們的國情。 1 2 （三）介紹： 六、接待的禮儀 71 六、接待的禮儀 使用名片：出示名片時，眼光要正視對方，用雙手遞給對方，并同時說出“請多關照”、“請多指教”之類的客氣話。 95 公司關于員工福利的會議記錄 時間： 年月日（星期） 午時 地點：本公司交誼廳 出席： 列席： 請假： 主席： 記錄： 主席致詞：略 報告事項： 一、員工福利社本年月至月業(yè)務報告（見附件一） 二、員工福利社業(yè)務繁忙，自本年月起增聘臨時職員一名，報請批準。” “蘭新公司經理來電，說他剛從美國訪問歸來，只是告訴您一下?！? “馬上去聯(lián)系！”經理揮揮手，自己又忙著處理其他事物了。 103 時間的分類 可控時間 不可控時間 一、秘書如何管理時間 104 一、秘書如何管理時間 職 務 高 低 可控時間 可控時間與職務關系 105 一、秘書如何管理時間 （四）時間管理的一般原則 消費時間要計劃化、標準化、定量化 2 保持時間上的彈性 3 反省浪費的時間 4 一般工作案例化，固定工作標準化 6 嚴禁事必躬親 5 用精力最佳時間干最重要的工作 1 106 二、秘書時間管理方法 （一） ABC事件分類法（重點分類法） ABC時間分類法的基本原理 一般來說，事物 80%的價值集中在 20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)