【正文】 40 八、印章的使用 嚴(yán)格履行用印手續(xù) 嚴(yán)格監(jiān)督用印內(nèi)容 認(rèn)真規(guī)范加蓋印章。 各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的印章名稱應(yīng)寫全稱，如機(jī)關(guān)名稱文字過多、印章容納不下的，必須使用約定俗成的、通用、規(guī)范和符合規(guī)定的簡稱。 任務(wù)提出 第二節(jié) 企業(yè)印章管理 28 標(biāo)志作用 權(quán)威作用 證明作用 憑信作用 一、印章的作用 29 二、印章的式樣 （ 一）質(zhì)料 古代： 金、銀、銅 ，帝王用 玉 ； 近代： 角質(zhì)、木質(zhì) ； 現(xiàn)代：多用 橡膠、塑料 ，近幾年還有用色油或固體色料熱壓而成的“ 原子印 ”和“ 滲透印” 30 二、印章的式樣 （ 2）圖案 黨的機(jī)關(guān)、國家機(jī)關(guān)印章的中心圖案明確規(guī)定為 鐮刀錘子 ；權(quán)力機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)為 國徽 ；省以下行政部門為 五角星 。 19 日欣（中國）貿(mào)易公司發(fā)文用紙 文題： 發(fā)文部門： 發(fā)文編號(hào)： 發(fā)文日期： 發(fā)文部門領(lǐng)導(dǎo)簽字： 單位領(lǐng)導(dǎo)簽字： 發(fā)文份數(shù)： 20 日欣（中國）貿(mào)易公司發(fā)文登記記錄冊(cè) 自 年 月 日至 年 月 日 編號(hào) 本卷共 條 頁 歸檔號(hào) 目錄號(hào) 卷號(hào) 21 二、檔案管理概要 （一）檔案管理的概念 企業(yè)檔案的概念 指企業(yè)在自身日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中直接形成的具有特定保存價(jià)值的各種 文字 、 圖表、聲像 等不同形式的 歷史紀(jì)錄資料 。按照活動(dòng)方案要求：演講會(huì)每月 1個(gè)主題，全體員工必須積極參與；合理化建議活動(dòng)全體員工必須參與，每月評(píng)選出 3篇優(yōu)秀征文上報(bào)；按期上報(bào)活動(dòng)組織和進(jìn)行情況。 15 國務(wù)院公文主題詞表 主題詞有 類別詞、類屬詞、文種詞 三部分構(gòu)成。財(cái)務(wù)部部長看過后，以電話的形式，告知各個(gè)分支機(jī)構(gòu)，要求他們對(duì)照財(cái)務(wù)考核指標(biāo)進(jìn)行自查，并在 6月 20日將自查報(bào)告交至財(cái)務(wù)部。 基本任務(wù)有：收文處理、發(fā)文處理、文件保管及文件利用。 ◇掌握文書的種類及格式，檔案的管理的內(nèi)容 ◇學(xué)會(huì)正確應(yīng)對(duì)前臺(tái)接待， ABCD時(shí)間管理法，電話禮儀規(guī)范。 一、文書管理概要 5 一、文書管理概要 （二）文書管理的 性質(zhì) ① 效用性 ② 時(shí)限性 ③ 機(jī)要性 ④ 規(guī)范性 6 一、文書管理概要 （ 三）文書管理的內(nèi)容 收文處理：對(duì)所收公文的登記、承辦、催辦等 發(fā)文處理：擬稿、核稿、簽發(fā)、發(fā)放 文書的存檔：材料收集、歸卷、立卷 文書的管理： 文書的利用 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文書管理工作 7 （四）文書的收發(fā)管理 收文管理 a) 簽收 b) 拆封 c) 登記 d) 分發(fā) e) 傳閱 一、文書管理概要 8 日欣（中國）貿(mào)易公司收文登記記錄冊(cè) 自 年 月 日至 年 月 日 編號(hào) 本卷共 條 頁 歸檔號(hào) 目錄號(hào) 卷號(hào) 9 某某公司收文處理卡 來文單位 文號(hào) 收文時(shí)間 收文編號(hào) 擬辦意見 辦公室 年 月 日 領(lǐng)導(dǎo)批示 處理結(jié)果 備注 10 收文處理案例 2023年 7月 1日，日欣（中國）貿(mào)易公司某某市分公司秘書收到日欣（中國）貿(mào)易公司的一份通知，得知總公司將于本周對(duì)某某市分公司進(jìn)行財(cái)務(wù)工作檢查。詞表分為三個(gè)層次。 16 ? 一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引；再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。請(qǐng)演示撰寫通知的過程。公司領(lǐng)導(dǎo)把刻制印章的任務(wù)交給了剛分到辦公室擔(dān)任秘書的小黃。 現(xiàn)代機(jī)關(guān)、單位 公章 為 正圓形 ，用于其它公務(wù)的（如收發(fā)、校對(duì)、財(cái)務(wù)等）的印章有 長方形、三角形或橢圓形 。 b. 本級(jí)機(jī)關(guān)不能制發(fā)自己的印章?！彪S即掛了電話。 47 第三節(jié) 電話禮儀 （二）響鈴不過三 （三）接電話的禮儀 ? 聲調(diào)要溫和，語速適中，語言簡練、親切。 48 第三節(jié) 電話禮儀 二、撥打電話的技巧 （一）撥打電話準(zhǔn)備 通話準(zhǔn)備 （ 1）情緒準(zhǔn)備 （ 2）內(nèi)容準(zhǔn)備 ： 5W1H （ 3）工具準(zhǔn)備：電話號(hào)碼薄、時(shí)差表、紙、筆等 （ 4）撥號(hào)準(zhǔn)備 49 第三節(jié) 電話禮儀 ? 正確撥號(hào) 。 ? 通話時(shí)要遵守保密紀(jì)律，不得泄密。 ? 試分析楊小姐上述行為中哪些地方有缺陷？應(yīng)怎樣做？ 57 技能訓(xùn)練 榮成公司的吳秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，吳秘書聽出對(duì)方聲音，辨別出又是那位叫洪濤的推銷員打來的電話。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告了經(jīng)理，目前他非常忙，還未考慮與你聯(lián)系。”正說著，電話鈴又響了，李麗匆匆忙忙指了一下椅子，趕快接電話。 五、組織活動(dòng) 迎接、拜會(huì)、宴請(qǐng)、會(huì)談、參觀、考察、游覽、送別以及吃、住、行等。 1 2 （二）致敬： 六、接待的禮儀 69 擁抱禮：在我國，異性之間的擁抱禮尚難以接受，如果對(duì)方男士主動(dòng)對(duì)我方女士行擁抱禮時(shí)，女士可退后一步，招手向外表示拒絕：“對(duì)不起，這不符合我們的國情。 1 2 （三）介紹： 六、接待的禮儀 71 六、接待的禮儀 使用名片：出示名片時(shí)，眼光要正視對(duì)方，用雙手遞給對(duì)方，并同時(shí)說出“請(qǐng)多關(guān)照”、“請(qǐng)多指教”之類的客氣話。 95 公司關(guān)于員工福利的會(huì)議記錄 時(shí)間： 年月日（星期） 午時(shí) 地點(diǎn)：本公司交誼廳 出席： 列席： 請(qǐng)假： 主席： 記錄： 主席致詞：略 報(bào)告事項(xiàng)： 一、員工福利社本年月至月業(yè)務(wù)報(bào)告（見附件一） 二、員工福利社業(yè)務(wù)繁忙，自本年月起增聘臨時(shí)職員一名，報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)。” “蘭新公司經(jīng)理來電，說他剛從美國訪問歸來，只是告訴您一下?！? “馬上去聯(lián)系！”經(jīng)理揮揮手，自己又忙著處理其他事物了。 103 時(shí)間的分類 可控時(shí)間 不可控時(shí)間 一、秘書如何管理時(shí)間 104 一、秘書如何管理時(shí)間 職 務(wù) 高 低 可控時(shí)間 可控時(shí)間與職務(wù)關(guān)系 105 一、秘書如何管理時(shí)間 （四）時(shí)間管理的一般原則 消費(fèi)時(shí)間要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化 2 保持時(shí)間上的彈性 3 反省浪費(fèi)的時(shí)間 4 一般工作案例化，固定工作標(biāo)準(zhǔn)化 6 嚴(yán)禁事必躬親 5 用精力最佳時(shí)間干最重要的工作 1 106 二、秘書時(shí)間管理方法 （一） ABC事件分類法（重點(diǎn)分類法） ABC時(shí)間分類法的基本原理 一般來說，事物 80%的價(jià)值集中在 20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)