【正文】 但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府臨時(shí)開會(huì)的通知書，上面寫著開會(huì)的時(shí)間是下午 3:00，帕森必須親自參加，而且通知書上沒有寫清楚會(huì)議結(jié)束的具體時(shí)間。具體做法是：先依據(jù)系統(tǒng)原理，把自己的工作組成一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，然后分析每項(xiàng)工作在系統(tǒng)中的作用。 102 一、秘書如何管理時(shí)間 相關(guān)知識(shí) （二）時(shí)間管理的具體內(nèi)容 ，選定目標(biāo)，制訂規(guī)劃 來增加自由時(shí)間，使時(shí)間耗費(fèi)日趨合理 ，找出非工作時(shí)間和浪費(fèi)時(shí)間，并盡量消除之 。 周末工作會(huì)上，經(jīng)理要求人事部門重新聘?jìng)€(gè)稱職的秘書來。 任務(wù)提出 第六節(jié) 時(shí)間管理 99 第六節(jié) 時(shí)間管理 “約黃星公司看房的時(shí)間定下來了沒有？” “啊呀，糟糕?！? “嗯？”經(jīng)理翻了一下眼皮，又問：“還有嗎？” “您太太中午來過電話。 97 第六節(jié) 時(shí)間管理 ? 【知識(shí)要點(diǎn)】 學(xué)會(huì)運(yùn)用 ABCD分類法 學(xué)會(huì)使用工作日志 學(xué)會(huì)使用常用時(shí)間表 【能力要求】 能夠進(jìn)行時(shí)間管理 98 經(jīng)理按鈴叫來秘書，想知道上午有什么 必須 向他匯報(bào)的事情。 決議：修正通過。 90 會(huì)前準(zhǔn)備 ?會(huì)場(chǎng)布置 ? 會(huì)場(chǎng)裝飾：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、標(biāo)語、旗幟 91 會(huì)前準(zhǔn)備 ?主席臺(tái)布置： ? 主席臺(tái)座次以與會(huì)人員的職務(wù)或社會(huì)地位、名望高低排列，最高者在主席臺(tái)第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間作為起點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)，依 左為上、右為下 的原則交叉排列。 3 72 六、接待的禮儀 （四）座位禮儀（主左客右） 會(huì)談的座次安排 主方 客方 正門 主人位于 背門一側(cè)或門的左側(cè) ，來賓 面對(duì)正門或門的右側(cè)。 由主人和身份高的人來做介紹。 4 六、接待的禮儀 舉手禮：源于歐洲，騎士們?yōu)楣骱唾F婦們比武，經(jīng)過公主面前時(shí)，他們要唱贊歌，把公主比作光芒四射的太陽。 鞠躬禮：流行于中國(guó)、日本、朝鮮。 ? 接待規(guī)格的高低一般根據(jù) 國(guó)際慣例、來賓身份、訪問意義、雙方關(guān)系 等要素權(quán)衡而定。 目的：反映情況、揭發(fā)問題、尋求幫助、商洽業(yè)務(wù)、提供建議、請(qǐng)示工作等 65 步驟 二、確定接待規(guī)格 ： 根據(jù)來訪的身份與目的確定 三、擬寫接待工作計(jì)劃 主要陪同人員；主要工作人員；住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；宴請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；會(huì)見、會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員；參觀游覽或娛樂的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、陪同人員；接待期間交通工具的安排；接待期間的安全保衛(wèi)工作以及接待經(jīng)費(fèi)等。小石接完電話，趕快為客人遞上一杯水，與客人閑聊了幾句，以緩解客人的情緒。李麗轉(zhuǎn)告客人說：“何部長(zhǎng)正在接待一位重要客人，請(qǐng)您等一下。 現(xiàn)在，洪濤第三次來電，吳秘書應(yīng)該怎么辦？ 58 天地公司的李麗是一個(gè)新員工，她在前臺(tái)負(fù)責(zé)接待來訪的客人和轉(zhuǎn)接電話，還有一個(gè)同事小石和她一起工作。經(jīng)理告訴吳秘書，自己曾在一次會(huì)議上見過此人，印象不佳，不想與此人有生意上的往來。就說：“很抱歉，經(jīng)理不在。 ? 來電者： ？ ? 楊小姐：不賣。一天，總經(jīng)理正好有事出差，劉小姐也外出辦事去了，楊小姐坐鎮(zhèn)辦公室。 53 第三節(jié) 電話禮儀 ? （四）撥打電話的技巧 ? 替自己上司打電話給對(duì)方上司，應(yīng)在對(duì)方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。 ? 自我介紹 ? 電話接通后，如果對(duì)方未自報(bào)家門，首先要用親切的語調(diào)向?qū)Ψ絾柡貌⒋_認(rèn)對(duì)方是否是自己要找的對(duì)象。 ? 轉(zhuǎn)接電話時(shí)，應(yīng)禮貌地告訴對(duì)方：“請(qǐng)稍候。 ? 仔細(xì)傾聽對(duì)方的講話，不要打斷對(duì)方。 46 第三節(jié) 電話禮儀 ? 結(jié)束通話 ? 一般應(yīng)讓主叫方先放下電話，如果對(duì)方是長(zhǎng)輩或領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)如此。 你知道主任為什么批評(píng)他嗎？ 任務(wù)提出 第三節(jié) 電話禮儀 43 第三節(jié) 電話禮儀 一、接聽電話的技巧 （一）聽電話程序 記錄準(zhǔn)備： 左手摘機(jī)，右手馬上準(zhǔn)備記錄。 41 九、印章的停用 停用條件（合并、撤銷、名稱更改等） 注意事項(xiàng) 42 秘書小王第一天上班就遭到了主任的批評(píng)，原因是他接的三個(gè)電話。 d. 刻制印章由制發(fā)機(jī)關(guān)的辦公部門開具證明信或介紹信，并詳細(xì)寫明印章的名稱、樣式和規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，到制發(fā)機(jī)關(guān)所在地的公安部門辦理登記手續(xù)，然后攜帶公安部門的批準(zhǔn)證明，到指定刻制單位刻制，不能自行刻制和到另外單位去刻制。 34 二、印章的式樣 （五）尺寸 按國(guó)務(wù)院的規(guī)定：國(guó)務(wù)院的公章，直徑為 6厘米；省部級(jí)政府機(jī)構(gòu)，直徑為 5厘米；地、市、州、縣機(jī)關(guān)為 ；其他機(jī)關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為 （包括邊框）。 33 二、印章的式樣 （四）印文 單位印章的文字必須遵循以下要求： 印章的文字必須 自左自右，環(huán)形書寫 。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的印章必須按照上述規(guī)定執(zhí)行。不料公司 領(lǐng)導(dǎo)知道后狠狠地批評(píng)了小黃一通。 22 文件的保管和存放 提高事物的效率 有效利用空間 給客戶留下好的印象 二、檔案管理概要 文件歸檔的必要性 23 檔案管理的內(nèi)容 ① 檔案的收集 ② 檔案的整理 ③ 設(shè)立檔案卷宗；進(jìn)行檔案分類； ④ 根據(jù)檔案編排；進(jìn)行檔案編目 ③ 檔案的鑒定、保管與利用 二、檔案管理概要 24 二、檔案管理概要 文件的保管期限 （ 1） 永久保管 文件： 基礎(chǔ)書類 （專業(yè)書冊(cè)、手工手冊(cè)）， 股東會(huì)議、董事會(huì)議 等重要會(huì)議所決定事項(xiàng)的資料，政府機(jī)構(gòu)所發(fā)布的 公文 ，歷史性重要文書， 法院裁決文件 ，公司的 企劃方案、企劃書 等資料，公司財(cái)產(chǎn)的 契約書、文件 ， 會(huì)計(jì)決算文件 ， 人事資料、調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表 ，其他的核準(zhǔn)函件。 步驟 2：將這份通知編上發(fā)文號(hào)，寫在發(fā)文稿紙的相應(yīng)欄內(nèi)，再檢查一遍通知的正文內(nèi)容，確定無誤后，把這份發(fā)文稿紙拿到文印室，交給打字員打印成正稿，打印份數(shù)為 20。 ? 總經(jīng)理將你叫到辦公室，對(duì)你說明了這次活動(dòng)的目的和要求，讓你馬上寫一份通知，發(fā)到分公司各部門和各分支機(jī)構(gòu)，告知有關(guān)活動(dòng)事項(xiàng)。 17 發(fā)文處理案例 ? 為響應(yīng)總公司號(hào)召，日欣（中國(guó)）貿(mào)易公司某某市分公司決定從 20年 6月 1日起開展“扎實(shí)基礎(chǔ)、提升品質(zhì)，促進(jìn)某某市分公司持續(xù)快速發(fā)展”活動(dòng)。 標(biāo)引順序是先標(biāo) 類別詞 ，再標(biāo) 類屬詞 。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如 工交、能源、郵電 類中的 工業(yè) 、 交通 、 能源 和 郵電 等。 步驟 5： 2023年 6月 20日，各家分支機(jī)構(gòu)的自查報(bào)告均按要求上報(bào)，財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)在文件處理單上，填好辦理結(jié)果、方式和通知原件一起，交還給秘書。 步驟 3：總經(jīng)理看了通知后，指明此份通知中要求辦理的事項(xiàng)應(yīng)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。概括為：“ 收、發(fā)、管、用”。 1 第一節(jié) 文書檔案管理 ?一、文書管理的內(nèi)容 ?二、檔案管理的內(nèi)容 2 任務(wù)提出 ■ 任務(wù)提出 3 任務(wù)提出 四川省巴中市政府辦公室因?yàn)楣ぷ魅藛T粗心大意，致使在關(guān)于中秋節(jié)放假的通知的結(jié)尾處竟出現(xiàn)“端午節(jié)”，盡管第二天便及時(shí)作出了更正，但剛剛上任才一個(gè)多月的辦公室主任仍然被停職反省，綜合科長(zhǎng)、副科長(zhǎng)等三人被免職。 第二章 企業(yè)日常事務(wù)管理 教 學(xué) 目 標(biāo) 【知識(shí)目標(biāo)】 ◇學(xué)會(huì)使用印章和介紹信。有好事者甚至將此事直接概納為現(xiàn)代典故“端午罷官”，大有讓其“名垂青史”之意。