【正文】 并盡量消除之 。但是恰巧當天上午，辦公室又收到某一政府臨時開會的通知書，上面寫著開會的時間是下午 3:00，帕森必須親自參加，而且通知書上沒有寫清楚會議結束的具體時間。具體做法是：先依據(jù)系統(tǒng)原理，把自己的工作組成一個有機的系統(tǒng)，然后分析每項工作在系統(tǒng)中的作用。 周末工作會上，經(jīng)理要求人事部門重新聘個稱職的秘書來?！? “嗯？”經(jīng)理翻了一下眼皮，又問：“還有嗎？” “您太太中午來過電話。 決議：修正通過。 3 72 六、接待的禮儀 （四）座位禮儀（主左客右） 會談的座次安排 主方 客方 正門 主人位于 背門一側或門的左側 ，來賓 面對正門或門的右側。 4 六、接待的禮儀 舉手禮：源于歐洲，騎士們?yōu)楣骱唾F婦們比武，經(jīng)過公主面前時，他們要唱贊歌，把公主比作光芒四射的太陽。 ? 接待規(guī)格的高低一般根據(jù) 國際慣例、來賓身份、訪問意義、雙方關系 等要素權衡而定。小石接完電話，趕快為客人遞上一杯水，與客人閑聊了幾句，以緩解客人的情緒。 現(xiàn)在，洪濤第三次來電，吳秘書應該怎么辦？ 58 天地公司的李麗是一個新員工，她在前臺負責接待來訪的客人和轉接電話，還有一個同事小石和她一起工作。就說：“很抱歉，經(jīng)理不在。一天，總經(jīng)理正好有事出差，劉小姐也外出辦事去了，楊小姐坐鎮(zhèn)辦公室。 ? 自我介紹 ? 電話接通后，如果對方未自報家門，首先要用親切的語調(diào)向?qū)Ψ絾柡貌⒋_認對方是否是自己要找的對象。 ? 仔細傾聽對方的講話，不要打斷對方。 你知道主任為什么批評他嗎？ 任務提出 第三節(jié) 電話禮儀 43 第三節(jié) 電話禮儀 一、接聽電話的技巧 （一）聽電話程序 記錄準備： 左手摘機，右手馬上準備記錄。 d. 刻制印章由制發(fā)機關的辦公部門開具證明信或介紹信，并詳細寫明印章的名稱、樣式和規(guī)格標準，到制發(fā)機關所在地的公安部門辦理登記手續(xù)，然后攜帶公安部門的批準證明，到指定刻制單位刻制，不能自行刻制和到另外單位去刻制。 33 二、印章的式樣 （四）印文 單位印章的文字必須遵循以下要求： 印章的文字必須 自左自右，環(huán)形書寫 。不料公司 領導知道后狠狠地批評了小黃一通。 步驟 2：將這份通知編上發(fā)文號，寫在發(fā)文稿紙的相應欄內(nèi)，再檢查一遍通知的正文內(nèi)容，確定無誤后，把這份發(fā)文稿紙拿到文印室，交給打字員打印成正稿，打印份數(shù)為 20。 17 發(fā)文處理案例 ? 為響應總公司號召，日欣（中國）貿(mào)易公司某某市分公司決定從 20年 6月 1日起開展“扎實基礎、提升品質(zhì)，促進某某市分公司持續(xù)快速發(fā)展”活動。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如 工交、能源、郵電 類中的 工業(yè) 、 交通 、 能源 和 郵電 等。 步驟 3：總經(jīng)理看了通知后，指明此份通知中要求辦理的事項應由財務部負責。 1 第一節(jié) 文書檔案管理 ?一、文書管理的內(nèi)容 ?二、檔案管理的內(nèi)容 2 任務提出 ■ 任務提出 3 任務提出 四川省巴中市政府辦公室因為工作人員粗心大意，致使在關于中秋節(jié)放假的通知的結尾處竟出現(xiàn)“端午節(jié)”，盡管第二天便及時作出了更正，但剛剛上任才一個多月的辦公室主任仍然被停職反省，綜合科長、副科長等三人被免職。有好事者甚至將此事直接概納為現(xiàn)代典故“端午罷官”，大有讓其“名垂青史”之意。他立即打電話讓你過來，讓你將這份通知和辦理意見傳達給財務室。第三層是類屬詞，如 體制 、職能 、 編制 等。主要活動是主題演講會和合理化建議征文。打字員讓你明天上午來取。為此，小黃感到十分委屈 … … 任務提出 刻制印章的黃秘書 第三節(jié) 企業(yè)印章管理 27 印章的刻制和使用有相應的一套管理制度。 印章的文字一律使用規(guī)范的 簡化宋體字 。 37 ? 刻制流程： 開始 刻制 核對 用印 檢查驗收 委托書 申請 介紹信 印模備案 結束 審批 38 五、印章的頒發(fā) 由下級單位派專人持 本單位領導人簽名的介紹信前往領取 ，也可由 上級主管機關派專人 送到用印單位。 禮貌應答 一般情況下，秘書應在電話鈴響過兩聲以后立即摘機接聽，如果因故在電話鈴聲響過三四聲才接，應馬上道歉：“對不起，讓您久等了。如果必須打斷時，應該說：“對不起，打斷一下。 50 第三節(jié) 電話禮儀 ? 清楚陳述 ? 雙方約定的時間、地點，談妥的產(chǎn)品數(shù)量、種類、價格，認同及分歧的地方，確定的解決方案等。點電話鈴聲響了，下面是楊小姐與對方的一段對話： 56 案例分析 ? 來電者：是盛達公司嗎？ ? 楊小姐：是的。請您留下姓名和聯(lián)系方式，我會轉達給經(jīng)理的。每天上班后一到兩個小時是她們最忙的時候，電話不斷，客人絡繹不絕。 李麗在接待中犯了什么錯誤？ 任務提出 第四節(jié) 接待工作 59 一、接待工作概述 一、接待的含義 相關知識 接待即接洽招待，是指對來訪者給予相應的禮遇。 確定接待規(guī)格遵循 禮遇對等 。因此，當武士們看公主時，都要把手舉起來做遮擋太陽狀。 73 六、接待的禮儀 會談的座次安排 （譯員） 主賓 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 （譯員）主人 74 六、接待的禮儀 ? 宴會座位禮儀（中式） ? 1 ? 2 3 ? 4 5 ? ? 6 7 ? 8 9 ? ? 10 1 第一主人 2 主賓 3 夫人或副主賓 4 第二主人 5 副主賓 9一般客人或陪客 10 秘書（買單） 75 六、接待的禮儀 宴會座位禮儀（西式） 3 1 5 6 2 4 1 第一主人 2 主賓 4 夫人或副主賓 5 第二主人 6 第二副主賓 76 練習 ? 一位重要但性急的來訪者要求見你的上司，但上司只能在一小時后見他，或者另訂一個日期與客人見面。 散會： 午時分 （主席簽署 ）（記錄簽署） 96 實訓 ? 日欣（中國）貿(mào)易公司經(jīng)理辦公會決定于2023年 1月 7日召開一次如何加強公司經(jīng)營管理的研討及經(jīng)驗交流會，屆時還需要請商務部領導及管理學專家作報告?！? “什么事？” “讓您回電話，兩點以前，別忘了。鄒小姐很委屈而且莫名其妙：“我怎么了？” 100 上司的事情多而雜，秘書的很大職責就是采取各種形式把這些多而雜的