【正文】 作 五、把握會(huì)議氣氛、搞好調(diào)度 六、編寫會(huì)議簡報(bào) 七、會(huì)間的后勤保障 93 會(huì)后工作 （ 1）禮送與會(huì)人員 （ 2）做好善后工作 （ 3）會(huì)議文件的定稿 （ 4）會(huì)議情況的上報(bào)與下達(dá) （ 5）落實(shí)會(huì)議精神 （ 6）做好文書歸檔工作 （ 7）總結(jié)會(huì)務(wù)工作 94 會(huì)議記錄： （一）標(biāo)題 ： 單位名稱、會(huì)議事由、記錄名稱 （二）會(huì)議的組織情況 開會(huì)時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 出席人 缺席人 列席人 主持人 記錄人 （三）會(huì)議的內(nèi)容 重要會(huì)議詳細(xì)記錄 一般會(huì)議摘要記錄 （四）會(huì)議記錄與結(jié)尾 會(huì)議結(jié)束，要另行空兩格寫“散會(huì)”，在會(huì)議記錄的右下方，由會(huì)議主持人和記錄人簽名，以示負(fù)責(zé)。 自我介紹：自我介紹時(shí)應(yīng)先問候，待對方將注意力集中過來時(shí)，再向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份、工作單位。一般小禮一鞠躬即可 。 66 步驟 四、 準(zhǔn)備資料 匯報(bào)材料、發(fā)言材料、參考材料、歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、協(xié)議書、會(huì)議紀(jì)要、接待簡報(bào)、視察紀(jì)要等。請坐。 10天前，洪濤又來電話，吳秘書說：“對不起，經(jīng)理還是不在。 ? 楊小姐說完，就“啪”的一聲掛斷了電話。 ? 對方提問題，回答問題時(shí)不得越權(quán)?！? ? 如對方要轉(zhuǎn)接的人不在時(shí)，應(yīng)禮貌地詢問對方是否留言。如果對方也在禮貌的等候，可以客氣地說：“還有事嗎？我可以放下電話了嗎？”通話結(jié)束后，一般來說，應(yīng)貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。第一個(gè)電話，鈴聲剛響，他就趕緊抓起電話：“喂，你找誰？”第二個(gè)電話是對方打錯(cuò)了，小王一聽就告訴對方：“你打錯(cuò)了。 35 三、印章的種類 A. 公章 B. 專用章 C. 鋼印 D. 套印 E. 領(lǐng)導(dǎo)人名章 F. 校對章 G. 戳記（機(jī)密、絕密） 36 四、印章刻制程序 a. 下級機(jī)關(guān)單位的印章由上一級機(jī)關(guān)制發(fā)。 31 32 二、印章的式樣 （三）形狀 古代官印為 正方形。 25 文件的保管期限 （ 2）非永久保存的文件 公司部門之間共同文件的保管期 二、檔案管理概要 保存年數(shù) 文件名稱 7年 會(huì)計(jì)傳票、賬簿、收據(jù) 5年 調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表、會(huì)議資料 3年 年度計(jì)劃表、一般文書 2年 出差表、賬單、薪資、獎(jiǎng)勵(lì)單 1年 請假單、出勤單、工作考核表各類申請書、消耗品申請書 26 某公司擬成立一個(gè)專門機(jī)構(gòu) —— “多種經(jīng)營辦公室”，具體負(fù)責(zé)公司的對外經(jīng)營業(yè)務(wù)。你用記事本將總經(jīng)理的話記錄下來，回到自己辦公室，立即開始擬寫通知。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映 文件內(nèi)容 的詞，最后標(biāo)反映 文件形式 的詞，如《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“ 水利 ，再標(biāo)類屬詞 水土保持 ，最后標(biāo)上 通知 。 13 一、文書管理概要 發(fā)文管理 a. 擬稿 b. 擬定主題詞 c. 會(huì)簽 d. 核稿 e. 呈批 f. 簽發(fā) 14 國務(wù)院公文主題詞表 詞表共由 15類 1049個(gè)主題，分為主表和附表兩大部分，主表有 13類 751個(gè)主題詞，附表有 2類298個(gè)主題詞。 收文處理抓 催辦 、發(fā)文處理抓 把關(guān) 、文件保管抓 分類 、文件利用抓 方便 。 第二章 企業(yè)日常事務(wù)管理 教 學(xué) 目 標(biāo) 【知識目標(biāo)】 ◇學(xué)會(huì)使用印章和介紹信。概括為：“ 收、發(fā)、管、用”。 步驟 5： 2023年 6月 20日，各家分支機(jī)構(gòu)的自查報(bào)告均按要求上報(bào)，財(cái)務(wù)部部長在文件處理單上，填好辦理結(jié)果、方式和通知原件一起，交還給秘書。 標(biāo)引順序是先標(biāo) 類別詞 ，再標(biāo) 類屬詞 。 ? 總經(jīng)理將你叫到辦公室，對你說明了這次活動(dòng)的目的和要求，讓你馬上寫一份通知，發(fā)到分公司各部門和各分支機(jī)構(gòu)，告知有關(guān)活動(dòng)事項(xiàng)。 22 文件的保管和存放 提高事物的效率 有效利用空間 給客戶留下好的印象 二、檔案管理概要 文件歸檔的必要性 23 檔案管理的內(nèi)容 ① 檔案的收集 ② 檔案的整理 ③ 設(shè)立檔案卷宗；進(jìn)行檔案分類； ④ 根據(jù)檔案編排；進(jìn)行檔案編目 ③ 檔案的鑒定、保管與利用 二、檔案管理概要 24 二、檔案管理概要 文件的保管期限 （ 1） 永久保管 文件： 基礎(chǔ)書類 （專業(yè)書冊、手工手冊）， 股東會(huì)議、董事會(huì)議 等重要會(huì)議所決定事項(xiàng)的資料，政府機(jī)構(gòu)所發(fā)布的 公文 ，歷史性重要文書， 法院裁決文件 ，公司的 企劃方案、企劃書 等資料，公司財(cái)產(chǎn)的 契約書、文件 ， 會(huì)計(jì)決算文件 ， 人事資料、調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表 ，其他的核準(zhǔn)函件。各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的印章必須按照上述規(guī)定執(zhí)行。 34 二、印章的式樣 （五）尺寸 按國務(wù)院的規(guī)定：國務(wù)院的公章，直徑為 6厘米；省部級政府機(jī)構(gòu)，直徑為 5厘米；地、市、州、縣機(jī)關(guān)為 ；其他機(jī)關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為 （包括邊框）。 41 九、印章的停用 停用條件（合并、撤銷、名稱更改等） 注意事項(xiàng) 42 秘書小王第一天上班就遭到了主任的批評，原因是他接的三個(gè)電話。 46 第三節(jié) 電話禮儀 ? 結(jié)束通話 ? 一般應(yīng)讓主叫方先放下電話，如果對方是長輩或領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)如此。 ? 轉(zhuǎn)接電話時(shí)，應(yīng)禮貌地告訴對方：“請稍候。 53 第三節(jié) 電話禮儀 ? （四）撥打電話的技巧 ? 替自己上司打電話給對方上司，應(yīng)在對方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。 ? 來電者： ？ ? 楊小姐：不賣。經(jīng)理告訴吳秘書，自己曾在一次會(huì)議上見過此人，印象不佳，不想與此人有生意上的往來。李麗轉(zhuǎn)告客人說：“何部長正在接待一位重要客人，請您等一下。 目的：反映情況、揭發(fā)問題、尋求幫助、商洽業(yè)務(wù)、提供建議、請示工作等 65 步驟 二、確定接待規(guī)格 ： 根據(jù)來訪的身份與目的確定 三、擬寫接待工作計(jì)劃 主要陪同人員；主要工作人員；住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；宴請的時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)；會(huì)見、會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員；參觀游覽或娛樂的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、陪同人員；接待期間交通工具的安排；接待期間的安全保衛(wèi)工作以及接待經(jīng)費(fèi)等。 鞠躬禮：流行于中國、日本、朝鮮。 由主人和身份高的人來做介紹。 90 會(huì)前準(zhǔn)備 ?會(huì)場布置 ? 會(huì)場裝飾：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、標(biāo)語、旗幟 91 會(huì)前準(zhǔn)備 ?主席臺布置： ? 主席臺座次以與會(huì)人員的職務(wù)或社會(huì)地位、名望高低排列，最高者在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間作為起點(diǎn)，面向會(huì)場，依 左為上、右為下 的原則交叉排列。 97 第六節(jié) 時(shí)間管理 ? 【知識要點(diǎn)】 學(xué)會(huì)運(yùn)用 ABCD分類法 學(xué)會(huì)使用工作日志 學(xué)會(huì)使用常用時(shí)間表 【能力要求】 能夠進(jìn)行時(shí)間管理 98 經(jīng)理按鈴叫來秘書，想知道上午有什么 必須 向他匯報(bào)的事情。 任務(wù)提出 第六節(jié) 時(shí)間管理 99 第六節(jié) 時(shí)間管理 “約黃星公司看房的時(shí)間定下來了沒有？” “啊呀，糟糕。 102 一、秘書如何管理時(shí)間 相關(guān)知識 （二）時(shí)間管理的具體內(nèi)容 ，選定目標(biāo)，制訂規(guī)劃 來增加自由時(shí)間，使時(shí)間耗費(fèi)日趨合理 ，找出非工作時(shí)間和浪費(fèi)時(shí)間，