【正文】 （ 1） 永久保管 文件： 基礎(chǔ)書類 （專業(yè)書冊、手工手冊）， 股東會議、董事會議 等重要會議所決定事項的資料，政府機構(gòu)所發(fā)布的 公文 ，歷史性重要文書， 法院裁決文件 ，公司的 企劃方案、企劃書 等資料，公司財產(chǎn)的 契約書、文件 ， 會計決算文件 ， 人事資料、調(diào)查表、統(tǒng)計表 ，其他的核準函件。 25 文件的保管期限 （ 2）非永久保存的文件 公司部門之間共同文件的保管期 二、檔案管理概要 保存年數(shù) 文件名稱 7年 會計傳票、賬簿、收據(jù) 5年 調(diào)查表、統(tǒng)計表、會議資料 3年 年度計劃表、一般文書 2年 出差表、賬單、薪資、獎勵單 1年 請假單、出勤單、工作考核表各類申請書、消耗品申請書 26 某公司擬成立一個專門機構(gòu) —— “多種經(jīng)營辦公室”，具體負責(zé)公司的對外經(jīng)營業(yè)務(wù)。公司領(lǐng)導(dǎo)把刻制印章的任務(wù)交給了剛分到辦公室擔(dān)任秘書的小黃。小黃接到任務(wù)后未及多想趕到一家雕刻店 把印章刻好拿回來，并準備馬上交給“多種經(jīng)營辦公室”使用。不料公司 領(lǐng)導(dǎo)知道后狠狠地批評了小黃一通。為此，小黃感到十分委屈 … … 任務(wù)提出 刻制印章的黃秘書 第三節(jié) 企業(yè)印章管理 27 印章的刻制和使用有相應(yīng)的一套管理制度。在上述的這則案例中，小黃被公司領(lǐng)導(dǎo)批評的原因有兩個方面：一是刻制的過程不符合印章刻制的程序、要求，二是啟用印章未按照相關(guān)規(guī)定進行。 任務(wù)提出 第二節(jié) 企業(yè)印章管理 28 標志作用 權(quán)威作用 證明作用 憑信作用 一、印章的作用 29 二、印章的式樣 （ 一）質(zhì)料 古代： 金、銀、銅 ，帝王用 玉 ； 近代： 角質(zhì)、木質(zhì) ； 現(xiàn)代：多用 橡膠、塑料 ，近幾年還有用色油或固體色料熱壓而成的“ 原子印 ”和“ 滲透印” 30 二、印章的式樣 （ 2）圖案 黨的機關(guān)、國家機關(guān)印章的中心圖案明確規(guī)定為 鐮刀錘子 ；權(quán)力機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)為 國徽 ；省以下行政部門為 五角星 。各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位的印章必須按照上述規(guī)定執(zhí)行。 31 32 二、印章的式樣 （三）形狀 古代官印為 正方形。 現(xiàn)代機關(guān)、單位 公章 為 正圓形 ，用于其它公務(wù)的（如收發(fā)、校對、財務(wù)等）的印章有 長方形、三角形或橢圓形 。領(lǐng)導(dǎo)人或法人代表的章一般為 方形。 33 二、印章的式樣 （四）印文 單位印章的文字必須遵循以下要求： 印章的文字必須 自左自右，環(huán)形書寫 。 印章的文字一律使用規(guī)范的 簡化宋體字 。 在實行民族區(qū)域自治地方的黨政機關(guān)的印章，可將漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字并列。 各級黨政機關(guān)的印章名稱應(yīng)寫全稱，如機關(guān)名稱文字過多、印章容納不下的，必須使用約定俗成的、通用、規(guī)范和符合規(guī)定的簡稱。 34 二、印章的式樣 （五）尺寸 按國務(wù)院的規(guī)定：國務(wù)院的公章，直徑為 6厘米；省部級政府機構(gòu)，直徑為 5厘米；地、市、州、縣機關(guān)為 ；其他機關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為 （包括邊框）。 35 三、印章的種類 A. 公章 B. 專用章 C. 鋼印 D. 套印 E. 領(lǐng)導(dǎo)人名章 F. 校對章 G. 戳記（機密、絕密） 36 四、印章刻制程序 a. 下級機關(guān)單位的印章由上一級機關(guān)制發(fā)。 b. 本級機關(guān)不能制發(fā)自己的印章。 c. 各級黨委、人大常委、政府的印章均由各自直屬的上一級黨委、人大常委會、政府制發(fā)。 d. 刻制印章由制發(fā)機關(guān)的辦公部門開具證明信或介紹信，并詳細寫明印章的名稱、樣式和規(guī)格標準，到制發(fā)機關(guān)所在地的公安部門辦理登記手續(xù)，然后攜帶公安部門的批準證明，到指定刻制單位刻制，不能自行刻制和到另外單位去刻制。 37 ? 刻制流程： 開始 刻制 核對 用印 檢查驗收 委托書 申請 介紹信 印模備案 結(jié)束 審批 38 五、印章的頒發(fā) 由下級單位派專人持 本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽名的介紹信前往領(lǐng)取 ，也可由 上級主管機關(guān)派專人 送到用印單位。 六、印章的啟用 印章啟用由 制發(fā)或批準刻制機關(guān) 先頒發(fā)啟用通知，并附上印模。 39 七、印章的保管 由秘書人員或秘書部門保管，包括： 本組織的正式印章和鋼印 本組織領(lǐng)導(dǎo)人的手章 辦公室本身的印章 40 八、印章的使用 嚴格履行用印手續(xù) 嚴格監(jiān)督用印內(nèi)容 認真規(guī)范加蓋印章。 41 九、印章的停用 停用條件（合并、撤銷、名稱更改等） 注意事項 42 秘書小王第一天上班就遭到了主任的批評，原因是他接的三個電話。第一個電話，鈴聲剛響，他就趕緊抓起電話：“喂，你找誰？”第二個電話是對方打錯了，小王一聽就告訴對方：“你打錯了?！彪S即掛了電話。第三個電話是找經(jīng)理的，小王告訴他經(jīng)理外出了，對方馬上問：“你知道經(jīng)理的手機嗎？”小王趕緊幫他查到了經(jīng)理的手機號。 你知道主任為什么批評他嗎？ 任務(wù)提出 第三節(jié) 電話禮儀 43 第三節(jié) 電話禮儀 一、接聽電話的技巧 （一）聽電話程序 記錄準備： 左手摘機，右手馬上準備記錄。 禮貌應(yīng)答 一般情況下，秘書應(yīng)在電話鈴響過兩聲以后立即摘機接聽，如果因故在電話鈴聲響過三四聲才接，應(yīng)馬上道歉：“對不起，讓您久等了?！? 44 第三節(jié) 電話禮儀 ? 接電話后，先問好，然后再作自我介紹（ 包括介紹自己的單位和自己 ），以便對方確認自己所打的電話是否無誤，這是國際慣用的電話禮節(jié)。 ? “您好，這里是 （單位名稱），我是 秘書，我叫 “ ? 或”您好！ （單位名稱），請問有什么可以幫到您嗎？“ 45 第三節(jié) 電話禮儀 認真聽記 ? 通話過程可適當插用一些短語或其他的反應(yīng)方式，如“好的”、“那一定是個好主意”，“我們會盡快處理的”等表示自己在認真傾聽。 46 第三節(jié) 電話禮儀 ? 結(jié)束通話 ? 一般應(yīng)讓主叫方先放下電話，如果對方是長輩或領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)如此。如果對方也在禮貌的等候，可以客氣地說：“還有事嗎？我可以放下電話了嗎？”通話結(jié)束后，一般來說，應(yīng)貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。 47 第三節(jié) 電話禮儀 （二）響鈴不過三 （三）接電話的禮儀 ? 聲調(diào)要溫和，語速適中，語言簡練、親切。 ? 不要喝茶、吸煙、嚼口香糖等。 ? 仔細傾聽對方的講話，不要打斷對方。如果必須打斷時，應(yīng)該說：“對不起，打斷一下。” ? 對方的聲音太小、嘈雜或?qū)Ψ娇谝舨磺鍟r，應(yīng)客氣地請對方再講一遍。 ? 不時要對對方的講話作出簡潔的反應(yīng)。 ? 轉(zhuǎn)接電話時，應(yīng)禮貌地告訴對方：“請稍候?！? ? 如對方要轉(zhuǎn)接的人不在時，應(yīng)禮貌地詢問對方是否留言。 48 第三節(jié) 電話禮儀 二、撥打電話的技巧 （一）撥打電話準備 通話準備 （ 1）情緒準備 （ 2）內(nèi)容準備 ： 5W1H （ 3）工具準備：電話號碼薄、時差表、紙、筆等 （ 4）撥號準備 49 第三節(jié) 電話禮儀 ? 正確撥號 。要耐心等待線路接通，至少要讓電話鈴響 6次以上，確認對方?jīng)]人應(yīng)答才收線。 ? 自我介紹 ? 電話接通后，如果對方未自報家門，首先要用親切的語調(diào)向?qū)Ψ絾柡貌⒋_認對方是否是自己要找的對象。 50 第三節(jié)