【正文】 問題和事情安排好，每天、每月甚至每季度、每年都應該有計劃安排表，還應該有日志、臺歷、備忘錄、計算機化臺式日志等辦公室輔助手段，這樣才能把事情安排得有條不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，而不是為今天先做什么、后做什么、做哪些事情而煩惱分神。分析時給自己提三個問題：一是能不能取消這個工作？二是能不能與其他工作合并？三是能不能用其他簡便的東西代替？經過三個能不能處理后，工作被分成 A、 B、 C三類 107 ABC時間分類法的特點 分 類 比 例 特 征 管理要點 時間 分配 A 類 20%~30%1~3件 最重要；最迫切；有后果 重點管理 必須做好 現在必須做好 親自去做好 60%~ 80% B 類 30%~40%5件以內 重要；一般迫切；無大的后果 一般管理，可以自己做，也可以授權別人去做 40%~ 20% C 類 40%~50% 無關緊要；不迫切；影響小或無影響 不管理，可以忘掉 0 108 根據需求確定編制時間的周期 收集并列出該階段所有工作、活動或任務 1 2 發(fā)現活動有矛盾，主動與負責人協商，及時調整 3 4 按照時間順序將任務排列清晰 （二）時間表的編制方法 5 6 繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列 用簡明扼要的文字將信息填入表格，包括內容、地點 109 天地公司銷售部經理第三季度會議較多。根據以上信息，銷售部經理秘書楊紅協助經理制定了一份時間表 案例 參考案例 110 順序的先后與時間先后 合理安排日程，時間上留有余地 1 2 進行預約的方法 3 4 內外兼顧 （三）日程安排須知 5 7 提高效率 適當保密 6 事先同意 111 案例討論 總經理帕森下午 2:00要和業(yè)務部共同討論如何開展某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項銷售工作的成敗和公司是否能達到今年年度的銷售預算有很大的關系；接著，下午4:00又要和一位商戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個小時的時間和這個客戶商討， 5:00結束。 簡析 第六節(jié) 時間管理 101 一、秘書如何管理時間 （ 一）時間管理的概念 相關知識 是指在同樣時間耗費的情況下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制?！编u小姐看看記錄。作為總經理秘書，請你根據這次會議的主旨、規(guī)模和會期等因素，擬寫 會議通知 。 會議的概念 79 采取會議形式是將特定情況或內容向有關人員了解或告知的最快捷或最簡便的方式 事情較為緊急，采取分頭協商已行不通或來不及 一項決定或一項管理辦法的實施，非經會議的形式不能產生法定效力時 產生足以使目前的工作陷入停滯或有可能產生突破進展時 對需要解決的問題，本管理層的任何人都無權或難以決定時 當出現下列情況時才需開會： 80 會議的人員 6要素 一、會議概要 會議的要素 會議的主題 會議的組織者 會議的名稱 會議的時間 會議的地點 81 一、會議概要 會議的 種類 （ 1）按會議的 內容 劃分 a 綜合性會議 b 專題性會議 （ 2）按會議 目的 劃分 a 辦公會議 b 表彰會議 c 研討會議 d 交流會議等 （ 3）按會議的 規(guī)模 劃分 a 大型會議 b 中型會議 c 小型會議 （ 4）按會議 范圍 劃分 a 內部會議 b 外部會議 （ 5）按會議的召開 時間 劃分 a 定期會議 b 不定期會議 c 緊急會議 d 臨時會議 82 商議事情、了解情況 1 會議的功能 一、會議概要 布置工作、做出安排 2 實施管理、輔助決策 3 ?加強溝通、促進協調 4 ?強化監(jiān)督、實施檢查 5 83 強調務實、注重成效 1 會議管理的原則 一、會議概要 多方籌措、精心準備 2 改進會風、改革作風 3 84 第五節(jié) 會議管理 ?二、會議管理的控制 ? 會議的 數量 控制 ? 會議的 質量 控制 85 三、會議組織 會前準備 安排議題 制定會議預案 擬定與會人員名單 撰寫會議文件 制發(fā)會議通知 落實后勤保障 會場布置 制發(fā)證件 接待安排 進行會議會前檢查 86 會前準備 ? 會議預案： ? 會議召開的原因 ? 會議名稱 ? 會議時間和會期 ? 會議規(guī)模以及參會人員 ? 會議組織領導 ? 會議議程 ? 經費預算及來源 ? 會議后勤服務 ? 會議保密工作 87 會前準備 ? 會議文件： ? 會議主旨文件 ? 會議的主題報告、講話； ? 需要審議通過的決議、決定、方案、章程； ? 領導人開幕詞、閉幕詞 ? 會議的其他文件 ? 會議交流的材料； ? 重要的發(fā)言稿； ? 會議簡報、會議記錄等 88 會議通知的內容 會前準備 會議名稱 參會人員 召開會議的單位 聯系人 時間 地點 內容 89 通知的結構 ? 一、標題： 一是發(fā)文單位加事由加文種；二是事由加文種；三是只寫文種 ? 二、受文單位 ： 寫在正文前一行，頂格 ? 三、正文 ： 一般寫緣由、事項、結尾 ? （一）緣由 ： 發(fā)通知的原因、依據、目的 ? （二）事項 ： 通知的主要內容 ? （三）結尾 ： 常用“特此通知”、“望認真執(zhí)行”，可以省略 ? （四）落款 ： 一般情況下，通知的落款只寫發(fā)文日期再加蓋公章即可。在婦女之間則把未婚的介紹給已婚的。 賓主的身份大體相當 68 握手禮：男女握手，女士主動伸手，男士積極響應； 主賓握手，主人主動伸手，客人積極響應；長輩與晚輩，上級與下級，都是前者主動，后者響應。把掌握的信息提供給上級 ，以便上司確定接待規(guī)格，也為下一步的接待計劃提供詳細的資料。李麗馬上通知人力資源部，部長說說正在接待一位重要客人，請對方稍等。掛斷電話，吳秘書就此事向經理作了匯報。 ? 來電者：你們的乳膠手套多少錢一打？ ? 楊小姐： 。 52 第三節(jié) 電話禮儀 ? （三）打電話的禮儀 ? 考慮到接聽電話的人可能恰巧不在話機旁，所以應讓電話鈴聲響過 六七 下 ? 盡量長話短說，不要浪費對方時間，遵循 三分鐘 原則。 ? 不時要對對方的講話作出簡潔的反應。 ? “您好，這里是 （單位名稱），我是 秘書，我叫 “ ? 或”您好！ （單位名稱），請問有什么可以幫到您嗎？“ 45 第三節(jié) 電話禮儀 認真聽記 ? 通話過程可適當插用一些短語或其他的反應方式，如“好的”、“那一定是個好主意”，“我們會盡快處理的”等表示自己在認真傾聽。 39 七、印章的保管 由秘書人員或秘書部門保管，包括： 本組織的正式印章和鋼印 本組織領導人的手章 辦公室本身的印章