【正文】 103 時(shí)間的分類 可控時(shí)間 不可控時(shí)間 一、秘書如何管理時(shí)間 104 一、秘書如何管理時(shí)間 職 務(wù) 高 低 可控時(shí)間 可控時(shí)間與職務(wù)關(guān)系 105 一、秘書如何管理時(shí)間 （四）時(shí)間管理的一般原則 消費(fèi)時(shí)間要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化 2 保持時(shí)間上的彈性 3 反省浪費(fèi)的時(shí)間 4 一般工作案例化，固定工作標(biāo)準(zhǔn)化 6 嚴(yán)禁事必躬親 5 用精力最佳時(shí)間干最重要的工作 1 106 二、秘書時(shí)間管理方法 （一） ABC事件分類法（重點(diǎn)分類法） ABC時(shí)間分類法的基本原理 一般來說，事物 80%的價(jià)值集中在 20%的組成部分中，即表現(xiàn)為“關(guān)鍵的少數(shù)，次要的多數(shù)”的規(guī)律?！? “蘭新公司經(jīng)理來電，說他剛從美國(guó)訪問歸來，只是告訴您一下。 1 2 （三）介紹： 六、接待的禮儀 71 六、接待的禮儀 使用名片：出示名片時(shí)，眼光要正視對(duì)方，用雙手遞給對(duì)方，并同時(shí)說出“請(qǐng)多關(guān)照”、“請(qǐng)多指教”之類的客氣話。 五、組織活動(dòng) 迎接、拜會(huì)、宴請(qǐng)、會(huì)談、參觀、考察、游覽、送別以及吃、住、行等。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告了經(jīng)理，目前他非常忙，還未考慮與你聯(lián)系。 ? 通話時(shí)要遵守保密紀(jì)律，不得泄密。 47 第三節(jié) 電話禮儀 （二）響鈴不過三 （三）接電話的禮儀 ? 聲調(diào)要溫和，語(yǔ)速適中，語(yǔ)言簡(jiǎn)練、親切。 b. 本級(jí)機(jī)關(guān)不能制發(fā)自己的印章。公司領(lǐng)導(dǎo)把刻制印章的任務(wù)交給了剛分到辦公室擔(dān)任秘書的小黃。 16 ? 一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引；再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。 一、文書管理概要 5 一、文書管理概要 （二）文書管理的 性質(zhì) ① 效用性 ② 時(shí)限性 ③ 機(jī)要性 ④ 規(guī)范性 6 一、文書管理概要 （ 三）文書管理的內(nèi)容 收文處理：對(duì)所收公文的登記、承辦、催辦等 發(fā)文處理：擬稿、核稿、簽發(fā)、發(fā)放 文書的存檔：材料收集、歸卷、立卷 文書的管理： 文書的利用 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文書管理工作 7 （四）文書的收發(fā)管理 收文管理 a) 簽收 b) 拆封 c) 登記 d) 分發(fā) e) 傳閱 一、文書管理概要 8 日欣（中國(guó)）貿(mào)易公司收文登記記錄冊(cè) 自 年 月 日至 年 月 日 編號(hào) 本卷共 條 頁(yè) 歸檔號(hào) 目錄號(hào) 卷號(hào) 9 某某公司收文處理卡 來文單位 文號(hào) 收文時(shí)間 收文編號(hào) 擬辦意見 辦公室 年 月 日 領(lǐng)導(dǎo)批示 處理結(jié)果 備注 10 收文處理案例 2023年 7月 1日，日欣（中國(guó)）貿(mào)易公司某某市分公司秘書收到日欣（中國(guó)）貿(mào)易公司的一份通知，得知總公司將于本周對(duì)某某市分公司進(jìn)行財(cái)務(wù)工作檢查。 基本任務(wù)有：收文處理、發(fā)文處理、文件保管及文件利用。 15 國(guó)務(wù)院公文主題詞表 主題詞有 類別詞、類屬詞、文種詞 三部分構(gòu)成。 19 日欣（中國(guó)）貿(mào)易公司發(fā)文用紙 文題： 發(fā)文部門： 發(fā)文編號(hào)： 發(fā)文日期： 發(fā)文部門領(lǐng)導(dǎo)簽字： 單位領(lǐng)導(dǎo)簽字： 發(fā)文份數(shù)： 20 日欣（中國(guó)）貿(mào)易公司發(fā)文登記記錄冊(cè) 自 年 月 日至 年 月 日 編號(hào) 本卷共 條 頁(yè) 歸檔號(hào) 目錄號(hào) 卷號(hào) 21 二、檔案管理概要 （一）檔案管理的概念 企業(yè)檔案的概念 指企業(yè)在自身日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中直接形成的具有特定保存價(jià)值的各種 文字 、 圖表、聲像 等不同形式的 歷史紀(jì)錄資料 。 各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的印章名稱應(yīng)寫全稱，如機(jī)關(guān)名稱文字過多、印章容納不下的，必須使用約定俗成的、通用、規(guī)范和符合規(guī)定的簡(jiǎn)稱。 ? “您好，這里是 （單位名稱），我是 秘書，我叫 “ ? 或”您好！ （單位名稱），請(qǐng)問有什么可以幫到您嗎？“ 45 第三節(jié) 電話禮儀 認(rèn)真聽記 ? 通話過程可適當(dāng)插用一些短語(yǔ)或其他的反應(yīng)方式，如“好的”、“那一定是個(gè)好主意”，“我們會(huì)盡快處理的”等表示自己在認(rèn)真傾聽。 52 第三節(jié) 電話禮儀 ? （三）打電話的禮儀 ? 考慮到接聽電話的人可能恰巧不在話機(jī)旁，所以應(yīng)讓電話鈴聲響過 六七 下 ? 盡量長(zhǎng)話短說，不要浪費(fèi)對(duì)方時(shí)間，遵循 三分鐘 原則。掛斷電話，吳秘書就此事向經(jīng)理作了匯報(bào)。把掌握的信息提供給上級(jí) ，以便上司確定接待規(guī)格，也為下一步的接待計(jì)劃提供詳細(xì)的資料。在婦女之間則把未婚的介紹給已婚的。作為總經(jīng)理秘書，請(qǐng)你根據(jù)這次會(huì)議的主旨、規(guī)模和會(huì)期等因素，擬寫 會(huì)議通知 。 簡(jiǎn)析 第六節(jié) 時(shí)間管理 101 一、秘書如何管理時(shí)間 （ 一）時(shí)間管理的概念 相關(guān)知識(shí) 是指在同樣時(shí)間耗費(fèi)的情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制。分析時(shí)給自己提三個(gè)問題：一是能不能取消這個(gè)工作？二是能不能與其他工作合并？三是能不能用其他簡(jiǎn)便的東西代替？經(jīng)過三個(gè)能不能處理后，工作被分成 A、 B、 C三類 107 ABC時(shí)間分類法的特點(diǎn) 分 類 比 例 特 征 管理要點(diǎn) 時(shí)間 分配 A 類 20%~30%1~3件 最重要；最迫切；有后果 重點(diǎn)管理 必須做好 現(xiàn)在必須做好 親自去做好 60%~ 80% B 類 30%~40%5件以內(nèi) 重要；一般迫切；無大的后果 一般管理，可以自己做，也可以授權(quán)別人去做 40%~ 20% C 類 40%~50% 無關(guān)緊要；不迫切；影響小或無影響 不管理，可以忘掉 0 108 根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期 收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù) 1 2 發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時(shí)調(diào)整 3 4 按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰 （二）時(shí)間表的編制方法 5 6 繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列 用簡(jiǎn)明扼要的文字將信息填入表格，包括內(nèi)容、地點(diǎn) 109 天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多?！? “什么事？” “讓您回電話，兩點(diǎn)以前，別忘了。 73 六、接待的禮儀 會(huì)談的座次安排 （譯員） 主賓 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 （譯員）主人 74 六、接待的禮儀 ? 宴會(huì)座位禮儀（中式） ?