【正文】 開(kāi)的原因 ? 會(huì)議名稱 ? 會(huì)議時(shí)間和會(huì)期 ? 會(huì)議規(guī)模以及參會(huì)人員 ? 會(huì)議組織領(lǐng)導(dǎo) ? 會(huì)議議程 ? 經(jīng)費(fèi)預(yù)算及來(lái)源 ? 會(huì)議后勤服務(wù) ? 會(huì)議保密工作 87 會(huì)前準(zhǔn)備 ? 會(huì)議文件： ? 會(huì)議主旨文件 ? 會(huì)議的主題報(bào)告、講話； ? 需要審議通過(guò)的決議、決定、方案、章程； ? 領(lǐng)導(dǎo)人開(kāi)幕詞、閉幕詞 ? 會(huì)議的其他文件 ? 會(huì)議交流的材料； ? 重要的發(fā)言稿； ? 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等 88 會(huì)議通知的內(nèi)容 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)議名稱 參會(huì)人員 召開(kāi)會(huì)議的單位 聯(lián)系人 時(shí)間 地點(diǎn) 內(nèi)容 89 通知的結(jié)構(gòu) ? 一、標(biāo)題： 一是發(fā)文單位加事由加文種；二是事由加文種；三是只寫文種 ? 二、受文單位 ： 寫在正文前一行，頂格 ? 三、正文 ： 一般寫緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾 ? （一）緣由 ： 發(fā)通知的原因、依據(jù)、目的 ? （二）事項(xiàng) ： 通知的主要內(nèi)容 ? （三）結(jié)尾 ： 常用“特此通知”、“望認(rèn)真執(zhí)行”，可以省略 ? （四）落款 ： 一般情況下，通知的落款只寫發(fā)文日期再加蓋公章即可。 73 六、接待的禮儀 會(huì)談的座次安排 （譯員） 主賓 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 （譯員）主人 74 六、接待的禮儀 ? 宴會(huì)座位禮儀（中式） ? 1 ? 2 3 ? 4 5 ? ? 6 7 ? 8 9 ? ? 10 1 第一主人 2 主賓 3 夫人或副主賓 4 第二主人 5 副主賓 9一般客人或陪客 10 秘書(shū)（買單） 75 六、接待的禮儀 宴會(huì)座位禮儀（西式） 3 1 5 6 2 4 1 第一主人 2 主賓 4 夫人或副主賓 5 第二主人 6 第二副主賓 76 練習(xí) ? 一位重要但性急的來(lái)訪者要求見(jiàn)你的上司，但上司只能在一小時(shí)后見(jiàn)他，或者另訂一個(gè)日期與客人見(jiàn)面。接受名片時(shí)，應(yīng)恭敬的雙手接過(guò)，看過(guò)后鄭重地放到口袋、夾子或其他穩(wěn)妥的地方。 自我介紹：自我介紹時(shí)應(yīng)先問(wèn)候，待對(duì)方將注意力集中過(guò)來(lái)時(shí)，再向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份、工作單位。在婦女之間則把未婚的介紹給已婚的。因此，當(dāng)武士們看公主時(shí)，都要把手舉起來(lái)做遮擋太陽(yáng)狀?！奔炔皇ФY，又保持了自尊。一般小禮一鞠躬即可 。 賓主的身份大體相當(dāng) 68 握手禮：男女握手，女士主動(dòng)伸手，男士積極響應(yīng)； 主賓握手，主人主動(dòng)伸手，客人積極響應(yīng)；長(zhǎng)輩與晚輩，上級(jí)與下級(jí)，都是前者主動(dòng)，后者響應(yīng)。 確定接待規(guī)格遵循 禮遇對(duì)等 。 六、善后工作 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、結(jié)算費(fèi)用、向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、相關(guān)文件立卷歸檔 67 六、接待的禮儀 （一）接待的規(guī)格 ? 就是對(duì)來(lái)賓的 禮遇規(guī)格 ，接待規(guī)格的高低，反映了接待者對(duì)來(lái)訪賓客的重視程度。 66 步驟 四、 準(zhǔn)備資料 匯報(bào)材料、發(fā)言材料、參考材料、歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、協(xié)議書(shū)、會(huì)議紀(jì)要、接待簡(jiǎn)報(bào)、視察紀(jì)要等。把掌握的信息提供給上級(jí) ，以便上司確定接待規(guī)格，也為下一步的接待計(jì)劃提供詳細(xì)的資料。 李麗在接待中犯了什么錯(cuò)誤？ 任務(wù)提出 第四節(jié) 接待工作 59 一、接待工作概述 一、接待的含義 相關(guān)知識(shí) 接待即接洽招待，是指對(duì)來(lái)訪者給予相應(yīng)的禮遇?？腿嗣嬗胁粣?。請(qǐng)坐。李麗馬上通知人力資源部，部長(zhǎng)說(shuō)說(shuō)正在接待一位重要客人，請(qǐng)對(duì)方稍等。每天上班后一到兩個(gè)小時(shí)是她們最忙的時(shí)候，電話不斷，客人絡(luò)繹不絕?！闭f(shuō)完，主動(dòng)地掛斷了電話。 10天前，洪濤又來(lái)電話，吳秘書(shū)說(shuō)：“對(duì)不起，經(jīng)理還是不在。掛斷電話，吳秘書(shū)就此事向經(jīng)理作了匯報(bào)。請(qǐng)您留下姓名和聯(lián)系方式，我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的。第一次他來(lái)電時(shí)，吳秘書(shū)聽(tīng)著洪濤的自我介紹，判斷出這不是經(jīng)理正在等的電話，也不是緊急要事。 ? 楊小姐說(shuō)完，就“啪”的一聲掛斷了電話。 ? 來(lái)電者：你們的乳膠手套多少錢一打？ ? 楊小姐： 。點(diǎn)電話鈴聲響了，下面是楊小姐與對(duì)方的一段對(duì)話： 56 案例分析 ? 來(lái)電者：是盛達(dá)公司嗎？ ? 楊小姐：是的。 54 第三節(jié) 電話禮儀 ? 三、特殊電話處理技巧 ? （一）接聽(tīng)直接找上司的電話 ? 上司正在開(kāi)會(huì)或會(huì)客 ? 上司不想接的電話 ? 上司正在通話 ? 上司不在 ? （二）接聽(tīng)打錯(cuò)電話 ? （三）接聽(tīng)投訴電話 ? （四）接聽(tīng)匿名電話 55 案例分析 盛達(dá)公司的楊小姐是一位剛畢業(yè)的文秘類專業(yè)的本科生，因?yàn)榭偨?jīng)理秘書(shū)劉小姐將升任公關(guān)部經(jīng)理，總經(jīng)理安排楊小姐跟隨劉小姐學(xué)習(xí)，有意讓她接任劉小姐的位子。 ? 對(duì)方提問(wèn)題，回答問(wèn)題時(shí)不得越權(quán)。 52 第三節(jié) 電話禮儀 ? （三）打電話的禮儀 ? 考慮到接聽(tīng)電話的人可能恰巧不在話機(jī)旁，所以應(yīng)讓電話鈴聲響過(guò) 六七 下 ? 盡量長(zhǎng)話短說(shuō)，不要浪費(fèi)對(duì)方時(shí)間，遵循 三分鐘 原則。 50 第三節(jié) 電話禮儀 ? 清楚陳述 ? 雙方約定的時(shí)間、地點(diǎn)，談妥的產(chǎn)品數(shù)量、種類、價(jià)格，認(rèn)同及分歧的地方，確定的解決方案等。要耐心等待線路接通，至少要讓電話鈴響 6次以上，確認(rèn)對(duì)方?jīng)]人應(yīng)答才收線。” ? 如對(duì)方要轉(zhuǎn)接的人不在時(shí)，應(yīng)禮貌地詢問(wèn)對(duì)方是否留言。 ? 不時(shí)要對(duì)對(duì)方的講話作出簡(jiǎn)潔的反應(yīng)。如果必須打斷時(shí)，應(yīng)該說(shuō)：“對(duì)不起，打斷一下。 ? 不要喝茶、吸煙、嚼口香糖等。如果對(duì)方也在禮貌的等候，可以客氣地說(shuō)：“還有事嗎？我可以放下電話了嗎？”通話結(jié)束后，一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)貫徹“誰(shuí)打出電話誰(shuí)先掛斷”的原則。 ? “您好，這里是 （單位名稱），我是 秘書(shū)，我叫 “ ? 或”您好！ （單位名稱），請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫到您嗎？“ 45 第三節(jié) 電話禮儀 認(rèn)真聽(tīng)記 ? 通話過(guò)程可適當(dāng)插用一些短語(yǔ)或其他的反應(yīng)方式，如“好的”、“那一定是個(gè)好主意”，“我們會(huì)盡快處理的”等表示自己在認(rèn)真傾聽(tīng)。 禮貌應(yīng)答 一般情況下，秘書(shū)應(yīng)在電話鈴響過(guò)兩聲以后立即摘機(jī)接聽(tīng)，如果因故在電話鈴聲響過(guò)三四聲才接，應(yīng)馬上道歉：“對(duì)不起，讓您久等了。第三個(gè)電話是找經(jīng)理的，小王告訴他經(jīng)理外出了，對(duì)方馬上問(wèn)：“你知道經(jīng)理的手機(jī)嗎？”小王趕緊幫他查到了經(jīng)理的手機(jī)號(hào)。第一個(gè)電話，鈴聲剛響，他就趕緊抓起電話：“喂，你找誰(shuí)？”第二個(gè)電話是對(duì)方打錯(cuò)了，小王一聽(tīng)就告訴對(duì)方：“你打錯(cuò)了。 39 七、印章的保管 由秘書(shū)人員或秘書(shū)部門保管，包括： 本組織的正式印章和鋼印 本組織領(lǐng)導(dǎo)人的手章 辦公室本身的印章 40 八、印章的使用 嚴(yán)格履行用印手續(xù)