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正文內(nèi)容

企業(yè)日常事務(wù)管理培訓(xùn)課件-文庫吧資料

2025-02-22 06:50本頁面
  

【正文】 開的原因 ? 會議名稱 ? 會議時間和會期 ? 會議規(guī)模以及參會人員 ? 會議組織領(lǐng)導(dǎo) ? 會議議程 ? 經(jīng)費預(yù)算及來源 ? 會議后勤服務(wù) ? 會議保密工作 87 會前準備 ? 會議文件: ? 會議主旨文件 ? 會議的主題報告、講話; ? 需要審議通過的決議、決定、方案、章程; ? 領(lǐng)導(dǎo)人開幕詞、閉幕詞 ? 會議的其他文件 ? 會議交流的材料; ? 重要的發(fā)言稿; ? 會議簡報、會議記錄等 88 會議通知的內(nèi)容 會前準備 會議名稱 參會人員 召開會議的單位 聯(lián)系人 時間 地點 內(nèi)容 89 通知的結(jié)構(gòu) ? 一、標題: 一是發(fā)文單位加事由加文種;二是事由加文種;三是只寫文種 ? 二、受文單位 : 寫在正文前一行,頂格 ? 三、正文 : 一般寫緣由、事項、結(jié)尾 ? (一)緣由 : 發(fā)通知的原因、依據(jù)、目的 ? (二)事項 : 通知的主要內(nèi)容 ? (三)結(jié)尾 : 常用“特此通知”、“望認真執(zhí)行”,可以省略 ? (四)落款 : 一般情況下,通知的落款只寫發(fā)文日期再加蓋公章即可。 73 六、接待的禮儀 會談的座次安排 (譯員) 主賓 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 (譯員)主人 74 六、接待的禮儀 ? 宴會座位禮儀(中式) ? 1 ? 2 3 ? 4 5 ? ? 6 7 ? 8 9 ? ? 10 1 第一主人 2 主賓 3 夫人或副主賓 4 第二主人 5 副主賓 9一般客人或陪客 10 秘書(買單) 75 六、接待的禮儀 宴會座位禮儀(西式) 3 1 5 6 2 4 1 第一主人 2 主賓 4 夫人或副主賓 5 第二主人 6 第二副主賓 76 練習(xí) ? 一位重要但性急的來訪者要求見你的上司,但上司只能在一小時后見他,或者另訂一個日期與客人見面。接受名片時,應(yīng)恭敬的雙手接過,看過后鄭重地放到口袋、夾子或其他穩(wěn)妥的地方。 自我介紹:自我介紹時應(yīng)先問候,待對方將注意力集中過來時,再向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份、工作單位。在婦女之間則把未婚的介紹給已婚的。因此,當武士們看公主時,都要把手舉起來做遮擋太陽狀?!奔炔皇ФY,又保持了自尊。一般小禮一鞠躬即可 。 賓主的身份大體相當 68 握手禮:男女握手,女士主動伸手,男士積極響應(yīng); 主賓握手,主人主動伸手,客人積極響應(yīng);長輩與晚輩,上級與下級,都是前者主動,后者響應(yīng)。 確定接待規(guī)格遵循 禮遇對等 。 六、善后工作 總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、結(jié)算費用、向領(lǐng)導(dǎo)匯報、相關(guān)文件立卷歸檔 67 六、接待的禮儀 (一)接待的規(guī)格 ? 就是對來賓的 禮遇規(guī)格 ,接待規(guī)格的高低,反映了接待者對來訪賓客的重視程度。 66 步驟 四、 準備資料 匯報材料、發(fā)言材料、參考材料、歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、協(xié)議書、會議紀要、接待簡報、視察紀要等。把掌握的信息提供給上級 ,以便上司確定接待規(guī)格,也為下一步的接待計劃提供詳細的資料。 李麗在接待中犯了什么錯誤? 任務(wù)提出 第四節(jié) 接待工作 59 一、接待工作概述 一、接待的含義 相關(guān)知識 接待即接洽招待,是指對來訪者給予相應(yīng)的禮遇??腿嗣嬗胁粣?。請坐。李麗馬上通知人力資源部,部長說說正在接待一位重要客人,請對方稍等。每天上班后一到兩個小時是她們最忙的時候,電話不斷,客人絡(luò)繹不絕。”說完,主動地掛斷了電話。 10天前,洪濤又來電話,吳秘書說:“對不起,經(jīng)理還是不在。掛斷電話,吳秘書就此事向經(jīng)理作了匯報。請您留下姓名和聯(lián)系方式,我會轉(zhuǎn)達給經(jīng)理的。第一次他來電時,吳秘書聽著洪濤的自我介紹,判斷出這不是經(jīng)理正在等的電話,也不是緊急要事。 ? 楊小姐說完,就“啪”的一聲掛斷了電話。 ? 來電者:你們的乳膠手套多少錢一打? ? 楊小姐: 。點電話鈴聲響了,下面是楊小姐與對方的一段對話: 56 案例分析 ? 來電者:是盛達公司嗎? ? 楊小姐:是的。 54 第三節(jié) 電話禮儀 ? 三、特殊電話處理技巧 ? (一)接聽直接找上司的電話 ? 上司正在開會或會客 ? 上司不想接的電話 ? 上司正在通話 ? 上司不在 ? (二)接聽打錯電話 ? (三)接聽投訴電話 ? (四)接聽匿名電話 55 案例分析 盛達公司的楊小姐是一位剛畢業(yè)的文秘類專業(yè)的本科生,因為總經(jīng)理秘書劉小姐將升任公關(guān)部經(jīng)理,總經(jīng)理安排楊小姐跟隨劉小姐學(xué)習(xí),有意讓她接任劉小姐的位子。 ? 對方提問題,回答問題時不得越權(quán)。 52 第三節(jié) 電話禮儀 ? (三)打電話的禮儀 ? 考慮到接聽電話的人可能恰巧不在話機旁,所以應(yīng)讓電話鈴聲響過 六七 下 ? 盡量長話短說,不要浪費對方時間,遵循 三分鐘 原則。 50 第三節(jié) 電話禮儀 ? 清楚陳述 ? 雙方約定的時間、地點,談妥的產(chǎn)品數(shù)量、種類、價格,認同及分歧的地方,確定的解決方案等。要耐心等待線路接通,至少要讓電話鈴響 6次以上,確認對方?jīng)]人應(yīng)答才收線?!? ? 如對方要轉(zhuǎn)接的人不在時,應(yīng)禮貌地詢問對方是否留言。 ? 不時要對對方的講話作出簡潔的反應(yīng)。如果必須打斷時,應(yīng)該說:“對不起,打斷一下。 ? 不要喝茶、吸煙、嚼口香糖等。如果對方也在禮貌的等候,可以客氣地說:“還有事嗎?我可以放下電話了嗎?”通話結(jié)束后,一般來說,應(yīng)貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。 ? “您好,這里是 (單位名稱),我是 秘書,我叫 “ ? 或”您好! (單位名稱),請問有什么可以幫到您嗎?“ 45 第三節(jié) 電話禮儀 認真聽記 ? 通話過程可適當插用一些短語或其他的反應(yīng)方式,如“好的”、“那一定是個好主意”,“我們會盡快處理的”等表示自己在認真傾聽。 禮貌應(yīng)答 一般情況下,秘書應(yīng)在電話鈴響過兩聲以后立即摘機接聽,如果因故在電話鈴聲響過三四聲才接,應(yīng)馬上道歉:“對不起,讓您久等了。第三個電話是找經(jīng)理的,小王告訴他經(jīng)理外出了,對方馬上問:“你知道經(jīng)理的手機嗎?”小王趕緊幫他查到了經(jīng)理的手機號。第一個電話,鈴聲剛響,他就趕緊抓起電話:“喂,你找誰?”第二個電話是對方打錯了,小王一聽就告訴對方:“你打錯了。 39 七、印章的保管 由秘書人員或秘書部門保管,包括: 本組織的正式印章和鋼印 本組織領(lǐng)導(dǎo)人的手章 辦公室本身的印章 40 八、印章的使用 嚴格履行用印手續(xù)
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