【正文】 1 ? 2 3 ? 4 5 ? ? 6 7 ? 8 9 ? ? 10 1 第一主人 2 主賓 3 夫人或副主賓 4 第二主人 5 副主賓 9一般客人或陪客 10 秘書(shū)（買(mǎi)單） 75 六、接待的禮儀 宴會(huì)座位禮儀（西式） 3 1 5 6 2 4 1 第一主人 2 主賓 4 夫人或副主賓 5 第二主人 6 第二副主賓 76 練習(xí) ? 一位重要但性急的來(lái)訪者要求見(jiàn)你的上司，但上司只能在一小時(shí)后見(jiàn)他，或者另訂一個(gè)日期與客人見(jiàn)面。 確定接待規(guī)格遵循 禮遇對(duì)等 。每天上班后一到兩個(gè)小時(shí)是她們最忙的時(shí)候，電話(huà)不斷，客人絡(luò)繹不絕。點(diǎn)電話(huà)鈴聲響了，下面是楊小姐與對(duì)方的一段對(duì)話(huà)： 56 案例分析 ? 來(lái)電者：是盛達(dá)公司嗎？ ? 楊小姐：是的。如果必須打斷時(shí)，應(yīng)該說(shuō)：“對(duì)不起，打斷一下。 37 ? 刻制流程： 開(kāi)始 刻制 核對(duì) 用印 檢查驗(yàn)收 委托書(shū) 申請(qǐng) 介紹信 印模備案 結(jié)束 審批 38 五、印章的頒發(fā) 由下級(jí)單位派專(zhuān)人持 本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽名的介紹信前往領(lǐng)取 ，也可由 上級(jí)主管機(jī)關(guān)派專(zhuān)人 送到用印單位。為此，小黃感到十分委屈 … … 任務(wù)提出 刻制印章的黃秘書(shū) 第三節(jié) 企業(yè)印章管理 27 印章的刻制和使用有相應(yīng)的一套管理制度。主要活動(dòng)是主題演講會(huì)和合理化建議征文。他立即打電話(huà)讓你過(guò)來(lái)，讓你將這份通知和辦理意見(jiàn)傳達(dá)給財(cái)務(wù)室。 1 第一節(jié) 文書(shū)檔案管理 ?一、文書(shū)管理的內(nèi)容 ?二、檔案管理的內(nèi)容 2 任務(wù)提出 ■ 任務(wù)提出 3 任務(wù)提出 四川省巴中市政府辦公室因?yàn)楣ぷ魅藛T粗心大意，致使在關(guān)于中秋節(jié)放假的通知的結(jié)尾處竟出現(xiàn)“端午節(jié)”，盡管第二天便及時(shí)作出了更正，但剛剛上任才一個(gè)多月的辦公室主任仍然被停職反省，綜合科長(zhǎng)、副科長(zhǎng)等三人被免職。第二層是類(lèi)別詞，即對(duì)主題詞的具體分類(lèi)，如 工交、能源、郵電 類(lèi)中的 工業(yè) 、 交通 、 能源 和 郵電 等。 步驟 2：將這份通知編上發(fā)文號(hào)，寫(xiě)在發(fā)文稿紙的相應(yīng)欄內(nèi)，再檢查一遍通知的正文內(nèi)容，確定無(wú)誤后，把這份發(fā)文稿紙拿到文印室，交給打字員打印成正稿，打印份數(shù)為 20。 33 二、印章的式樣 （四）印文 單位印章的文字必須遵循以下要求： 印章的文字必須 自左自右，環(huán)形書(shū)寫(xiě) 。 你知道主任為什么批評(píng)他嗎？ 任務(wù)提出 第三節(jié) 電話(huà)禮儀 43 第三節(jié) 電話(huà)禮儀 一、接聽(tīng)電話(huà)的技巧 （一）聽(tīng)電話(huà)程序 記錄準(zhǔn)備： 左手摘機(jī)，右手馬上準(zhǔn)備記錄。 ? 自我介紹 ? 電話(huà)接通后，如果對(duì)方未自報(bào)家門(mén)，首先要用親切的語(yǔ)調(diào)向?qū)Ψ絾?wèn)好并確認(rèn)對(duì)方是否是自己要找的對(duì)象。就說(shuō)：“很抱歉，經(jīng)理不在。小石接完電話(huà)，趕快為客人遞上一杯水，與客人閑聊了幾句，以緩解客人的情緒。 4 六、接待的禮儀 舉手禮：源于歐洲，騎士們?yōu)楣骱唾F婦們比武，經(jīng)過(guò)公主面前時(shí)，他們要唱贊歌，把公主比作光芒四射的太陽(yáng)。 決議：修正通過(guò)。 周末工作會(huì)上，經(jīng)理要求人事部門(mén)重新聘?jìng)€(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)來(lái)。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府臨時(shí)開(kāi)會(huì)的通知書(shū)，上面寫(xiě)著開(kāi)會(huì)的時(shí)間是下午 3:00，帕森必須親自參加，而且通知書(shū)上沒(méi)有寫(xiě)清楚會(huì)議結(jié)束的具體時(shí)間。 任務(wù)提出 第六節(jié) 時(shí)間管理 99 第六節(jié) 時(shí)間管理 “約黃星公司看房的時(shí)間定下來(lái)了沒(méi)有？” “啊呀，糟糕。 90 會(huì)前準(zhǔn)備 ?會(huì)場(chǎng)布置 ? 會(huì)場(chǎng)裝飾：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、標(biāo)語(yǔ)、旗幟 91 會(huì)前準(zhǔn)備 ?主席臺(tái)布置： ? 主席臺(tái)座次以與會(huì)人員的職務(wù)或社會(huì)地位、名望高低排列，最高者在主席臺(tái)第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間作為起點(diǎn)，面向會(huì)場(chǎng)，依 左為上、右為下 的原則交叉排列。 鞠躬禮：流行于中國(guó)、日本、朝鮮。李麗轉(zhuǎn)告客人說(shuō)：“何部長(zhǎng)正在接待一位重要客人，請(qǐng)您等一下。 ? 來(lái)電者： ？ ? 楊小姐：不賣(mài)。 ? 轉(zhuǎn)接電話(huà)時(shí)，應(yīng)禮貌地告訴對(duì)方：“請(qǐng)稍候。 41 九、印章的停用 停用條件（合并、撤銷(xiāo)、名稱(chēng)更改等） 注意事項(xiàng) 42 秘書(shū)小王第一天上班就遭到了主任的批評(píng)，原因是他接的三個(gè)電話(huà)。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的印章必須按照上述規(guī)定執(zhí)行。 ? 總經(jīng)理將你叫到辦公室，對(duì)你說(shuō)明了這次活動(dòng)的目的和要求，讓你馬上寫(xiě)一份通知，發(fā)到分公司各部門(mén)和各分支機(jī)構(gòu)，告知有關(guān)活動(dòng)事項(xiàng)。 步驟 5： 2023年 6月 20日，各家分支機(jī)構(gòu)的自查報(bào)告均按要求上報(bào)，財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)在文件處理單上，填好辦理結(jié)果、方式和通知原件一起，交還給秘書(shū)。 第二章 企業(yè)日常事務(wù)管理 教 學(xué) 目 標(biāo) 【知識(shí)目標(biāo)】 ◇學(xué)會(huì)使用印章和介紹信。 13 一、文書(shū)管理概要 發(fā)文管理 a. 擬稿 b. 擬定主題詞 c. 會(huì)簽 d. 核稿 e. 呈批 f. 簽發(fā) 14 國(guó)務(wù)院公文主題詞表 詞表共由 15類(lèi) 1049個(gè)主題，分為主表和附表兩大部分，主表有 13類(lèi) 751個(gè)主題詞，附表有 2類(lèi)298個(gè)主題詞。你用記事本將總經(jīng)理的話(huà)記錄下來(lái)，回到自己辦公室，立即開(kāi)始擬寫(xiě)通知。 31 32 二、印章的式樣 （三）形狀 古代官印為 正方形。第一個(gè)電話(huà)，鈴聲剛響，他就趕緊抓起電話(huà)：“喂，你找誰(shuí)？”第二個(gè)電話(huà)是對(duì)方打錯(cuò)了，小王一聽(tīng)就告訴對(duì)方：“你打錯(cuò)了?！? ? 如對(duì)方要轉(zhuǎn)接的人不在時(shí)，應(yīng)禮貌地詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否留言。 ? 楊小姐說(shuō)完，就“啪”的一聲掛斷了電話(huà)。請(qǐng)坐。一般小禮一鞠躬即可 。 92 會(huì)中的調(diào)度工作 一、會(huì)議簽到 二、做好會(huì)議記錄 三、掌握會(huì)議進(jìn)展情況 四、做好會(huì)議的協(xié)調(diào)工作 五、把握會(huì)議氣氛、搞好調(diào)度 六、編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 七、會(huì)間的后勤保障 93 會(huì)后工作 （ 1）禮送與會(huì)人員 （ 2）做好善后工作 （ 3）會(huì)議文件的定稿 （ 4）會(huì)議情況的上報(bào)與下達(dá) （ 5）落實(shí)會(huì)議精神 （ 6）做好文書(shū)歸檔工作 （ 7）總結(jié)會(huì)務(wù)工作 94 會(huì)議記錄： （一）標(biāo)題 ： 單位名稱(chēng)、會(huì)議事由、記錄名稱(chēng) （二）會(huì)議的組織情況 開(kāi)會(huì)時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 出席人 缺席人 列席人 主持人 記錄人 （三）會(huì)議的內(nèi)容 重要會(huì)議詳細(xì)記錄 一般會(huì)議摘要記錄 （四）會(huì)議記錄與結(jié)尾 會(huì)議結(jié)束，要另行空兩格寫(xiě)“散會(huì)”，在會(huì)議記錄的右下方，由會(huì)議主持人和記錄人簽名，以示負(fù)責(zé)。忘了聯(lián)絡(luò)了。要是你是帕森的秘書(shū)，你該怎么辦？ 112 時(shí)間表分類(lèi) 1）年計(jì)劃表 2）月計(jì)劃表