民營企業(yè)檔案管理(參考版)
2025-01-18 07:48本頁面
【正文】 檔案的管理制度 163 謝 謝 。 檔案利用制度 ，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。 ?2 、 檔案保管制度 ，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。 156 檔案工作用房 157 一、檔案工作用房要求 （一）“三分開”（庫房、閱覽室、辦公室）各企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位情況設(shè)置，但庫房應(yīng)盡量獨(dú)立設(shè)置。 154 ?錄音帶、錄像帶檔案的整理以自然盒（盤）為一卷，軟盤、光盤以每張為一卷，每盒（盤、張）的外套上要貼有標(biāo)簽，注明內(nèi)容、主要任務(wù)、形成時(shí)間、帶長（分鐘）、編號(hào)、型號(hào)和保管期限等內(nèi)容。 ?照片檔案歸檔時(shí)注意填寫相關(guān)的文字說明，包括攝影時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者介紹等等。 141 （二）實(shí)物檔案，包括： 1 獎(jiǎng)旗 ， 2 獎(jiǎng)杯 ， 3 獎(jiǎng)狀 ， 4 牌匾， 5 證書等。 130 三、企業(yè)員工檔案保管期限 保管期限：“定期” 131 四、企業(yè)員工檔案收集范圍 序號(hào) 歸檔文件材料名稱或類型 保管期限 備注 1 員工錄用登記表 定期 2 員工與企業(yè)的勞動(dòng)合同等契約性文件 定期 132 3 員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等） 定期 4 員工學(xué)歷、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件） 定期 5 員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績、鑒定材料 定期 133 序號(hào) 歸檔文件材料名稱或類型 保管期限 備注 6 有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎(jiǎng)懲方面的文件材料 定期 員工與本企業(yè)合同期滿后，企業(yè)應(yīng)將有關(guān)材料交員工本人 7 員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓(xùn)的證書 定期 8 員工參加社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料 定期 9 有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔文件材料 定期 134 五、企業(yè)員工檔案整理方法 按入職先后每一位員工分開管理，即在大類代號(hào)后直接跟案卷號(hào)；職工人數(shù)多的可先區(qū)分部門或年度，即大類代號(hào)后跟部門或年度代號(hào)，最后加案卷號(hào)。 127 每一各員工被企業(yè)正式錄用后，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)及時(shí)建立有關(guān)的員工檔案。2 其他 4 115 七、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案整理 參照 《 辦法 》 的規(guī)定要求，各企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2 財(cái)務(wù)報(bào)告 3 3 112 四、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表 序號(hào) 歸檔文件材料名稱或類型 保管期限 1 會(huì)計(jì)憑證 15年 2 現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬 25年 總賬、各明細(xì)賬 15年 113 3 月、季財(cái)務(wù)報(bào)告 3年 年度財(cái)務(wù)報(bào)告 永久 4 保管、銷毀清冊(cè) 永久 移交清冊(cè) 15年 114 五、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案分類 大類 一級(jí)屬類 代號(hào) 二級(jí)屬類 代號(hào) 會(huì) 計(jì) 檔 案 會(huì)計(jì)憑證 1 會(huì)計(jì)賬簿 2 1. 現(xiàn)金賬 2 109 （四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。 106 二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的具體內(nèi)容 （一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證； 107 （二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。 93 （ 16－ 50年）和短期（ 1－ 15年）。 90 3． 可按合同形成的內(nèi)容種類進(jìn)行排列。 89 合同材料的分類整理 1． 可按合同形成的地區(qū)排列。主要指企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、銷售合同及客戶管理檔案。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點(diǎn)是便于存放和拿取檔案。有利于提供利用。 83 ?具體裝訂時(shí)，先放置“歸檔情況登記表”，再按時(shí)間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說明”排在前面，在按順序接排相應(yīng)年度的歸檔文件目錄。 領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 任總經(jīng)理 任財(cái)務(wù)總監(jiān) 任技術(shù)總監(jiān) 三、本年度文書歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴(yán)格劃分保管期限，及時(shí)歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久 108件，編號(hào) 1－ 108件；長期 100件，編號(hào) 1－ 100件；短期 100件，編號(hào) 1－ 100。 ?“檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。 檔案盒標(biāo)準(zhǔn)圖樣 73 ?在檔案盒的背脊上填上以下項(xiàng)目： 全宗名稱 、 全宗號(hào) 、 類別 、 年度 、保管期限 、 機(jī)構(gòu) （不分機(jī)構(gòu)的單位可空）、 起止件號(hào) 。 卷 內(nèi) 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說明 : 整理人： 檢查人： 年月日 卷內(nèi)備考表樣 71 文件裝盒 ?將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入檔案盒，文件松緊要適當(dāng)，盒滿為限。 ?檢查人： 由負(fù)責(zé)本盒文件歸檔質(zhì)量審核的人員簽名。 全宗號(hào) 2023 文書 短 期 68 填寫備考表 盒內(nèi)文件情況說明： 主要用于填寫本盒文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。 全宗號(hào) 2023 文書 短 期 66 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 頁數(shù)： 指歸檔文件的有效頁面數(shù)，文件處理單也要統(tǒng)計(jì)頁數(shù)。 全宗號(hào) 2023 文書 短 期 63 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁數(shù) 文件格式 備注 1 石河子市人民政府 石政發(fā)[2023]X號(hào) 關(guān)于 的通知 20230602 5 文號(hào)： 文件的發(fā)文字號(hào)，如“石政發(fā)[2023]X號(hào)”
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