【正文】 相關記錄 　　《車位租賃登記表》。，并將其協(xié)議存檔和電腦記錄該車位停放車輛的詳細資料。，并簽訂《地下停車場車位場地租賃協(xié)議》，客戶需將該停放車輛的保險單、車主身份證和行駛證的復印件交至客服中心。，登記停放車輛資料并開通車場進出權限。適用于管理處在進行車位代租過程中各項工作的開展。，鑰匙管理員應即時報告部門負責人，并向客戶及時通報相關情況，妥善地對客戶進行安撫、溝通解釋，積極協(xié)商解決辦法。如需過夜借用客戶的鑰匙，必須經(jīng)過部門負責人同意后方可借用，并由鑰匙管理員負責追回，否則將追究鑰匙管理員責任；。，并確保標識的清晰及持久性。、維修、家政、房屋出租等原因要求臨時委托代保管鑰匙，鑰匙管理員應委婉提醒其風險發(fā)生的可能，如客戶仍堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的，須經(jīng)部門負責人或其授權人同意后方可接收。合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之鑰匙管理操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次4/4，如：空置房和空關房、通小區(qū)和客戶的消防通道鑰匙。，應填寫《鑰匙管理表》報部門負責人審批后予以更換，重點部位門鎖應在24小時之內(nèi)更換完成（節(jié)假日時可口頭報部門負責人同意），所更換的鑰匙交鑰匙管理員在《 鑰匙清單》上予以登記。，對備用鑰匙庫中的鑰匙進行清理、盤點，并報告部門負責人，獲準同意后，對鑰匙予以更換、配置、報廢。、離職，鑰匙管理員負責收回其持有或借用鑰匙，并將變更情況在《 鑰匙清單》上予以記錄。，應立即核實鑰匙的真?zhèn)?、變形等情況，不能使用或不慎遺失，必須即刻報告部門負責人或鑰匙管理員，由部門負責人做出處理意見，鑰匙管理員《 鑰匙清單》上予以登記備案。，應在交接班記錄上對鑰匙數(shù)量、借出人予以交接，有不明去向的鑰匙，接班人應不予接班并立即報告部門主管，同時在《鑰匙使用登記表》上進行登記。，不能直接交給承建單位，應由客服中心在確認整改事實并辦理手續(xù)（押證）后，指定管理處人員為承建單位開啟房門，并確認戶內(nèi)的設施設備狀況；整改完畢，承建單位關閉房門前，通知客服中心安排專人查驗整改和設施設備狀況后，辦理退證手續(xù)。，不可將鑰匙隨意離身放置或轉借給他人，更不能讓他人代還鑰匙，嚴禁將鑰匙帶離小區(qū)，嚴禁未經(jīng)部門負責人許可私配鑰匙。，隨調(diào)動或離職移交。，隨班次交接進行移交。、管道井等鑰匙由維修人員持有一套，隨班次交接進行移交。，隨工作調(diào)動進行移交。文件柜鑰匙由內(nèi)勤持有一套。《 鑰匙清單》上登記。，其余鑰匙全部作為備用鑰匙進入鑰匙管理員的專庫進行管理。，管理處主任安排鑰匙管理員接受所有的鑰匙，并分類在《 鑰匙清單》上登記。：消防通道、單元門禁卡、電梯機坑、管道井、設備箱柜等鑰匙。：：辦公區(qū)域各類文件柜鑰匙、辦公區(qū)域的各類房間鑰匙。、空關房、客戶臨時委托保管鑰匙的管理；管理處內(nèi)勤負責除業(yè)主鑰匙（空置房、空關房客戶臨時委托保管）之外的所有管理處備用鑰匙的管理。、標識、保管、領用和配制。合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之重要戶管理操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次5/5 相關記錄《暫住人員情況登記表》《管理處出租房清單》《重點戶異動表》《房產(chǎn)異動表》《來訪人員情況登記表》《突發(fā)事件處理記錄表》《物資搬運放行條》合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之鑰匙管理操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次1/4鑰匙管理操作規(guī)程加強鑰匙管理，消除安全隱患。、鐘點工、家教等工作人員，門崗應請其出示有效證件，并在《來訪人員情況登記表》上記錄。，應請其攜帶一張一寸近照、身份證或暫住證原件和復印件到管理處辦理臨時《出入卡》，臨時《出入卡》有效期最長不超過三個月。所有入室應填寫《突發(fā)事件處理記錄表》，三方簽署并備案。死亡應立即聯(lián)系其子女和緊急聯(lián)絡人到場處理。勘察情況處理：無人且正常，應從正門出來，關閉好門窗。如果沒有人應，應向鄰居了解其活動情況，如果鄰居覺得異常，應立即聯(lián)絡其子女到現(xiàn)場。對其他弱勢客戶，應同其建立出門備案錄。根據(jù)現(xiàn)場形式判斷，協(xié)助公安機關將其送精神病院管理。安全人員在巡邏時應多觀察，發(fā)現(xiàn)異常情況應及時報告客服中心，通過客服中心同其家屬協(xié)調(diào)將其送離。對已造成滋事事件發(fā)生，應通知派出所進行處理?！獙櫸镲曫B(yǎng)、高空拋物、噪音油煙擾民問題，管理處對主要責任人以說服教育為主，如果收效甚微，可提示受擾業(yè)主進行主管部門投訴或協(xié)助搜集證據(jù)并起訴。屬于裝修遺留問題，應協(xié)助業(yè)主聯(lián)系裝修公司處理。——處理原則：盡量將矛盾處理在初始階段，處理方法循序漸進，可利用公眾輿論和執(zhí)法機構的力量，管理處在事件處理中應明確法律賦予的權限。發(fā)現(xiàn)異常應立即報告管理處，以判斷是否上報派出所。：、進入小區(qū)執(zhí)法、與派出所每年的溝通時記錄有犯罪傾向和事實犯罪記錄的客戶。物資搬出前必須到小區(qū)管理處指定的部門開具《物資搬運放行條》。合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之重要戶管理操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次3/5——秩序維護員必須留意進入小區(qū)的租住人或商鋪經(jīng)營人員、辦公人員的異常情況?！刃蚓S護員在巡邏時，要留意小區(qū)出租屋的承租人不得改變出租屋的用途，不得利用出租屋從事違法犯罪活動。，業(yè)主應知會客服中心，并帶其租住人和相關資料（身份證及暫住證原件、復印件、家庭成員相片等）到管理處簽訂《租戶管理協(xié)議書》，并填寫《暫住人員情況登記表》。，管理處必須與租房人簽訂《租戶管理協(xié)議書》，《租房合同書》復印件須在客服中心存檔?！吨攸c戶異動表》隨同《房產(chǎn)異動表》，由客戶服務主管轉發(fā)安全組、環(huán)境組、維修組。，應在后期管理中，通過具體事件（如：協(xié)助國家機關工作、對客戶違章糾紛處理、欠費記錄中）的處理進行每月的登記?？蛻舴罩鞴軕付▽Ｈ诉M行資料的收集與合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之重要戶管理操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次2/5整理（每人應有1寸照片1張、戶主身份證復印件1份）并錄入電腦中，通過物業(yè)管理軟件的梳理，建立每戶的檔案并進行整個小區(qū)人員資料單項細分后的匯總，該階段客戶資料主要應反映重點戶中的居住形式（單人、兩口、三人等）、年齡分段、高危病史、保姆數(shù)量等。（60歲以上）。：主要指有惡意欠費記錄和被公司起訴的客戶。：：主要指入住后有被國家機關（包括：公安、檢察院、法院）調(diào)查、傳訊、拘留、判刑等記錄的客戶。、環(huán)境管理員負責對重點戶的協(xié)管工作。,發(fā)現(xiàn)問題及時上報主管和客服中心。適用于管理處所轄區(qū)域內(nèi)重點戶的管理。、維修服務操作程序 客服中心初步報價，并登記門牌號等信息并約定上門時間客戶中心填寫《服務工作單》或《家政服務預約記錄表》 向相關部門發(fā)單，請接單人簽收 服務人員按照約定時間上門服務（服務人員收單后立即在相應欄目簽名并填寫 收單時間） 服務完成，請客戶驗收、簽名，并提醒客戶到客服中心繳納相應的費用（若業(yè)主不在家，則填寫《服務留言條》，由客服中心另行約定時間） 服務工作單由維修組保留一份，客服中心存檔一份，再交一份給財務部。、審核。適用于客戶服務中心對客戶提供的各類特約服務項目。如業(yè)主溝通無效，客戶服務主管則準備上訴材料，并以書面報告上呈公司，待公司領導批準后，向法院提起訴訟，直至收回管理費。在催收過程中把業(yè)主提出問題進行匯總，核實后，歸類處理。，每月底前交會計記帳。、垃圾清運費、臨時停車費、有償服務費等。，每月編寫收費情況一覽表。適用于物業(yè)管理處服務管理工作?！疤隆狈绞嚼U納費用，則欠繳月份之催繳程序與上同。，客服中心于當月21日發(fā)出《再次催費通知書》，并請其簽收。于每個季度的季末（25日~30日）將物管費欠繳清單交給客服中心。、發(fā)出催繳通知書，并做好相關記錄。適用于客戶應向物業(yè)公司繳納的各類費用的催繳。，應根據(jù)《業(yè)主臨時公約》和《物業(yè)管理協(xié)議》的約定處理。、水電費、車位租賃費的收取可通過銀行代收或直接到客服中心交付。、水電費、停車場車位租賃費的收取。《內(nèi)部信息傳遞單》合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之費用收取操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次1/2費用收取操作規(guī)程規(guī)范服務收費項目（包括物業(yè)管理服務費、水電費等），確保費用按時收取。，管理處應登記在《來電來訪記錄表》上。、日常筆記的形式存在，務必做到記錄準確、清晰，有追溯性。，識別有價值的信息予以登記，并以“*”表示外來信息。，方式由互相參觀、派人培訓、學習等方式進行。，并及時反饋到管理處，并由主任簽字認可。，對一般的問題由管理處電話通知或反映到相關部門即可。 部門間的溝通的形式有以下幾種：：電話、郵件、信件、面談等《公司總部問題轉呈單》，并由對方簽字確認。 部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關系，有必要對本部門下周開展工作的情況與相關部門聯(lián)系，并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部信息傳遞單》上。，會議由部門主管負責召開。，并積極與相關部門進行有效溝通?！　? 公司內(nèi)部各部門、層次之間的溝通。張貼日期到期時須及時收回存檔；，須通過廣播播放通知時，必須經(jīng)過管理處主任同意后方可執(zhí)行。，了解合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之與客戶溝通操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次5/6管理服務有關信息和客戶需求，建立良好的客戶服務關系；，訪談人應做好書面訪談記錄，針對客戶提出的建議或意見制定整改措施并落實。、電話訪談、問卷調(diào)查等形式。對客戶意見/建議要制定改善措施，并及時予以回應和落實。對調(diào)查組成員要開展調(diào)查前的培訓，確保調(diào)查人員明確調(diào)查目的、掌握必要的調(diào)查方法及注意事項；，調(diào)查人員應首先通過電話、對講等聯(lián)系方式與客戶取得聯(lián)系，取得同意后方可上門調(diào)查；，可由調(diào)查人員將調(diào)查表直接發(fā)至客戶信箱或上門發(fā)放調(diào)查表（因有的客戶很長時間不開信箱，采用上門發(fā)放方式效果較好）。，了解客戶對服務的滿意程度及需求；經(jīng)公司分管領導同意，異常情況下年中的客戶意見調(diào)查可延期進行； 、電話訪談、問卷調(diào)查等形式。（包括社區(qū)宣傳和主題活動等），以增強與客戶的溝通和交流，營造社區(qū)人文環(huán)境，提升企業(yè)形象。管理處相關人員提前擬定會議通知，報部門負責人審批后予以公布。公布方式：在宣傳欄內(nèi)張貼查閱通知，將報告存放在管理處客服中心供業(yè)主（客戶）查閱；《管理服務報告》應注意保持完好，避免損壞、遺失或外傳。、經(jīng)營情況編制物業(yè)《管理服務報告》，10日前將管理服務情況部分發(fā)送公司審核，15日前將經(jīng)營情況部分發(fā)送財務部審核，最后匯總后發(fā)送公司分管領導審批；，尤其是當季的服務和費用收支情況清楚掌握。，并跟蹤落實，在下次業(yè)主合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之與客戶溝通操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次3/6委員會會議中反饋。——房屋維修基金的使用、續(xù)籌；——服務區(qū)域內(nèi)的配套設施、設備的新建與改建工程；——服務區(qū)域內(nèi)的年度財務預決算報告；——物業(yè)管理年度工作計劃及總結；——其他需要提交業(yè)主委員會審議的事項。對投訴確實無法采取整改措施的一定要解釋清楚，征得客戶理解。、網(wǎng)絡、意見箱，要及時予以回復并跟進處理，并對過程及執(zhí)行情況進行監(jiān)督、分析和總結。：重大投訴的回訪由管理處主任組織進行；一般投訴的回訪由客服主管組織進行。：管理處為客戶提供特約服務結束后，由客服中心人員對客戶進合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之與客戶溝通操作規(guī)程版本/修訂1/0頁 次2/6行抽樣回訪，了解服務人員的禮儀、服務態(tài)度、服務技能、服務及時性等，收集客戶的服務需求以及對各類特約服務的意見/建議等，針對客戶反饋的意見/建議，制定改進措施，以提高服務質量。 本規(guī)定適用于公司與客戶溝通過程。對調(diào)查過程中接收到的客戶反饋信息應逐一分類登記并擬定調(diào)查統(tǒng)計報告分發(fā)至各部門,各部門相應改進事項向管理處作出書面答復，并由客戶服務中心向客戶統(tǒng)一回復或在小區(qū)內(nèi)公示?；厥章什坏陀诎l(fā)放數(shù)量的90%。客服中心在收到綜合管理部設計的征詢意見表后七個工作日之內(nèi)發(fā)放給客戶，下發(fā)后十五個工作日內(nèi)收回。，發(fā)現(xiàn)存在的不合格項應及時向上級主管人員匯報，安排人員限期解決，并進行跟蹤回訪，直至客戶滿意。合肥東宇物業(yè)管理有限公司 客服工作手冊章 節(jié) 號主 題業(yè)務規(guī)程之回復、回訪操作規(guī)程版本/修