【正文】 9． 5． 3． 4． 5 會(huì)議主辦單位應(yīng)將每次會(huì)議中下列資料表于下次會(huì)議召開(kāi)前影印乙份匯交行政部存檔，供評(píng)核控管之用。 9． 5． 3． 4． 3 會(huì)議資料的管理應(yīng)包括決議事項(xiàng)及執(zhí)行情形。 ※專責(zé)單位應(yīng)建立各項(xiàng)會(huì)議內(nèi)容大綱，方便查閱索引。 c 公司內(nèi)部專案會(huì)議：由專責(zé)單位建檔管理。 9． 5． 3． 4 會(huì)議檔案的建立與管理 9． 5． 3． 4． 1公司內(nèi)外任何會(huì)議均應(yīng)有會(huì)議記錄，且對(duì)會(huì)議記錄應(yīng)有統(tǒng)籌負(fù)責(zé)管理的單位： a 公司內(nèi)部各部門(mén)、各店會(huì)議：由各部門(mén)、各店自行建檔管理。 9． 5． 3． 3． 5 執(zhí)行情形報(bào)告 決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)執(zhí)行的人，于下次會(huì)議前必須利用 (決議事項(xiàng)分辦執(zhí)行報(bào)告表 )填寫(xiě)負(fù)責(zé)完成的事項(xiàng)及完成的內(nèi)容。 9． 5． 3． 3． 4 決議事項(xiàng)通知與監(jiān)督方式 ●總部跨部門(mén)會(huì)議的通知與監(jiān)督，以正式聯(lián)絡(luò)單或 (決議事項(xiàng)分辦執(zhí)行報(bào)告表 )為之。 e 完成狀況資料匯整。 c 發(fā)出決議事項(xiàng)通知。 9． 5． 3． 3． 3 決議事項(xiàng)監(jiān)督作業(yè)流程 a 決議事項(xiàng)擬定 (內(nèi)容、完成時(shí)限及負(fù)責(zé)人員 )。 √跨店：由營(yíng)業(yè)部指定的人員或秘書(shū)監(jiān)督。 √跨處：由總經(jīng)理秘書(shū)監(jiān)督。 口各店：由店長(zhǎng)負(fù)責(zé)監(jiān)督。 9． 5． 3． 3 決議事項(xiàng)的執(zhí)行 與監(jiān)督制度建立 9． 5． 3． 3． 1 決議事項(xiàng)監(jiān)督負(fù)責(zé)單位 口各處：由各處秘書(shū) (或指定人員 )監(jiān)督。 D 對(duì)于會(huì)中所提出的資料，經(jīng)主席裁示如有必要時(shí)，也應(yīng)分送相關(guān)人員參考。 B 會(huì)議記錄的相關(guān)決議事項(xiàng)亦須分送相關(guān)負(fù)責(zé)人員。 9． 5． 3． 1． 3 實(shí)際成本的計(jì)算結(jié)果應(yīng)隨同會(huì)議記錄逐級(jí)呈閱。 b．準(zhǔn)備會(huì)議所投入的人力成本。 E 會(huì)議記錄的內(nèi)容 a．會(huì)議名稱 b．會(huì)議時(shí)問(wèn) c．會(huì)議地點(diǎn) d．會(huì)議議題 e．主席及與會(huì)議人員 f．會(huì)議經(jīng)過(guò) g．會(huì)議結(jié)論 h．決議事項(xiàng) i．待決事項(xiàng) 9． 5． 3 會(huì)議后整理 9． 5． 3． 1 會(huì)議成本的計(jì)算 9． 5． 3． 1． 1 直接成本的計(jì)算 依成本預(yù)估的項(xiàng)日再以實(shí)際支出金額列出。 C 會(huì)議記錄并不只是記錄結(jié)果，有時(shí)雖非結(jié)論，但與會(huì)人員所提的資料或意見(jiàn)十分具有參考價(jià)值時(shí)，也值得記錄。 A會(huì)議記錄的人員，由會(huì)議召集單位負(fù)責(zé)。但是緊急時(shí)不在此限，同時(shí)要利用留言條通知在外面接，不要在會(huì)議室中接電話或接客人。 G 會(huì)議中，非經(jīng)主席同意，不擅自離開(kāi)或打電話。 E 要多利用輔助器材報(bào)告，多運(yùn)用具體事實(shí)，不要任意下結(jié)論。 C 要控制講話時(shí)間，不要長(zhǎng)篇大論，占用他人發(fā)言的機(jī)會(huì)。 9． 5． 2． 3 會(huì)議人員應(yīng)注意事項(xiàng) A會(huì)議人員要了解會(huì)議的日的及個(gè)人出席會(huì)議的目的。 此外鉆牛角尖的人，也可能離開(kāi)會(huì)議的主題。 9． 5． 2． 2 會(huì)議主持 應(yīng)注意事項(xiàng) 會(huì)議必須備有主持，并在主持引導(dǎo)下進(jìn)行，重要的會(huì)議顯示必須有一定的引導(dǎo)者，才能使議事順利的進(jìn)行。會(huì)議結(jié)束前，主席應(yīng)于預(yù)定議程中再次將決議事項(xiàng)重行宣布一次，讓所有與會(huì)者確認(rèn)各自負(fù)責(zé)的事項(xiàng)與完成期限。 C 決議事項(xiàng)的裁決與宣布 開(kāi)會(huì)而無(wú)決議，就如同只說(shuō)不做，因此會(huì)中討論出具有共識(shí)且具體可行的事項(xiàng)時(shí)，主席必須觀察聽(tīng)取會(huì)議人員好的建議，并立即裁示交辦。一般而言，約于 l～ 1． 5 小時(shí)后休息 5～ 1 O分鐘。 B 時(shí)間的控制 對(duì)于既定的議程，主席要有能力掌握每個(gè)議程僅有的時(shí)間，以免影響到下一個(gè)議程的進(jìn)行，甚至因而拖延整個(gè)會(huì)議時(shí)間。主席于引導(dǎo)過(guò)程中，不可因個(gè)人的喜好，對(duì)所提建議或問(wèn)題做有失公正客觀的評(píng)價(jià)。主席進(jìn)入議程的重點(diǎn)時(shí)，要能引導(dǎo)人員發(fā)言，以使每位人員均能對(duì)主題盡情發(fā)表其意見(jiàn)、主張與想法。 C 會(huì)議成本應(yīng)于會(huì)前略做估算，并且制作成表，提供主辦單位或主席參考。 9． 5． 1． 10． 2間接成本的預(yù)估 A與會(huì)人員的開(kāi)會(huì)人力成本。 C 場(chǎng)地使用成本。 9． 5． 1． 10 會(huì)議成本的預(yù)估 9． 5． 1． 10． 1 直接成本的預(yù)估 A文具紙張費(fèi)用。濕度一般以 50—60％為宜，但冬天會(huì)降到 20— 30％，所以要注意作調(diào)整。適當(dāng)?shù)臏囟入m然因人而異，但一般情形可以定在夏天 24— 28 度，冬天 18— 20度。 G 冷暖氣機(jī)之檢查。 E 茶水或茶 點(diǎn)是否準(zhǔn)備妥當(dāng)。錄音、照相、或紙張等記錄器材是否準(zhǔn)備妥當(dāng)。 B 會(huì)議桌椅是否依要求做好排列，是否須準(zhǔn)備與會(huì)人員的名牌佩掛、或放在桌上 (通常于對(duì)外部會(huì)議使用 )。 9． 5． 1． 9 會(huì)議場(chǎng)所的布置與確認(rèn) 會(huì)議場(chǎng)所布置應(yīng)由召集單位負(fù)責(zé)，并應(yīng)有 (場(chǎng)地布置檢核表 )以供核對(duì)準(zhǔn)備狀況。 9． 5． 1． 8 任務(wù)的事前協(xié)議 有時(shí)因?yàn)闀?huì)議的內(nèi)容關(guān)系，必需事前決定任務(wù)。 9． 5． 1． 7 會(huì)議記錄之做成及分送 會(huì)議結(jié)束時(shí)要整理做成 (會(huì)議記錄 )，同時(shí)準(zhǔn)備 (簽到簿 )以使出席者簽名。書(shū)面資料無(wú)須提供給主席以外其它參與人員者的資料應(yīng)以投影方式報(bào)告。 9． 5． 1． 6． 3 會(huì)議資料的制作方法 A會(huì)議應(yīng)以報(bào)告或討論為主，書(shū)面資料或簡(jiǎn)報(bào)資料僅為輔助報(bào)告，或作佐證報(bào)告之用，故在內(nèi)容上應(yīng)力求精簡(jiǎn)，最好能條列式，并多引用數(shù)據(jù)。 9． 5． 1． 6． 1 會(huì)議資料若有要發(fā)給與會(huì)者參考，會(huì)議召集單位應(yīng)先行分送與會(huì)人員。 9． 5． 1． 6 會(huì)議資料的準(zhǔn)備與確認(rèn) 會(huì)議當(dāng)天必要的資料要事 前分送，請(qǐng)于閱覽或檢討之后出席會(huì)議。不要有因?yàn)槟衬橙藨?yīng)該會(huì)來(lái)，再等一下而開(kāi)始的作法，開(kāi)會(huì)通知一發(fā)出去，當(dāng)天不方便參加者，一定要請(qǐng)其與總務(wù)部門(mén)聯(lián)系，經(jīng)過(guò)總務(wù)部門(mén)向召集者請(qǐng)假獲得同意。 9． 5． 1． 4． 4 會(huì)議前一天 (公刮內(nèi)部當(dāng)天即可 )須再以電話向與會(huì)人員確認(rèn)是否能依原汀時(shí)間參加會(huì)議。 B 當(dāng)日是否有為與會(huì)人員準(zhǔn)備飯盒。 9． 5． 1． 4． 3提醒與會(huì)人員注意事項(xiàng)。攜帶出席物品的事前通知。 D 召集人、主席及與會(huì)人員姓名 (或與會(huì)人員背景資料的介紹 )。 B 討論的議題 (大綱 )及每項(xiàng)議題預(yù)定使用的時(shí)間。 9． 5． 1． 4 與會(huì)人員的通知確認(rèn) 9． 5． 1． 4． 1 會(huì)議確定后，應(yīng)即以 (會(huì)議通知單 )通知與會(huì)人員。 C 例行性會(huì)議之場(chǎng)地應(yīng)事先與場(chǎng)地負(fù)責(zé)單位通知辦理固定的場(chǎng)地預(yù)留。 9． 5． 1． 3 場(chǎng)地確認(rèn) A會(huì)議時(shí)間決定后，即應(yīng)依照會(huì)議討論的內(nèi)容，所需時(shí)間、時(shí)段等因素，于會(huì)議召開(kāi)三天前，應(yīng)向會(huì)議場(chǎng)地負(fù)責(zé)單位辦理使用登記的手續(xù)。 9． 5． 1． 2 議案的事前通知 會(huì)議時(shí)要討論什 么議案要事前通知，議案要盡量寫(xiě)得具體。但臨時(shí)會(huì)議、緊急會(huì)議不在此限。 9． 4． 2． 14 不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。 9． 4． 2． 12 不可不懂裝懂，胡言亂語(yǔ)。 9． 4． 2． 10 不可取用不正確的資料。 9． 4． 2． 7 不得精神散漫，也不得吃東西。 9． 4． 2． 5 遵守會(huì)議規(guī)定及尊重主席 未經(jīng)主席同意不得任意發(fā)言或私下討論，更禁止做人身攻擊或暴力行為。 B 不得無(wú)故中途離席，若不得已須經(jīng)主席 l百】意。 9． 4． 2． 3 與會(huì)命令系統(tǒng)太多，階層太雜，將使會(huì)議事項(xiàng) 無(wú)法裁定，且使會(huì)議流于單向陳述。 9． 4． 2 會(huì)議的禁忌 9． 4． 2． 1 四不 會(huì)而不議、議而不決、決而不行、行而不果。 G 與會(huì)者薪資的時(shí)間成本。 E 聯(lián)絡(luò)費(fèi) (電話、 FAX)。 C 交通費(fèi)。 9． 4． 1． 7 會(huì)議成本估計(jì) 為嚴(yán)格 控制會(huì)議的質(zhì)與量，避免召開(kāi)不必要或耗用成本太大的會(huì)議，須針對(duì)會(huì)議做成本效益分析。 E 采光、空調(diào)良好的地方。 C 會(huì)場(chǎng)環(huán)境應(yīng)安靜而無(wú)干擾。 A場(chǎng)所須符合會(huì)議性質(zhì)。 D 上、下階層的幅度盡量縮小，否則容易流于單向會(huì)議。 B 對(duì)該議題有豐富知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的人員。預(yù)先與有召集會(huì)議者商量，根據(jù)當(dāng)天的議題、參 JJ口者及依據(jù)可預(yù)期的討論狀況決定最好請(qǐng)那些人一定出席會(huì)議 ，并事前通知或請(qǐng)對(duì)方隨時(shí)待命參加會(huì)議。 9． 4． 1． 4 會(huì)議時(shí)間控制 開(kāi)會(huì)時(shí)間的長(zhǎng)短應(yīng)以二小時(shí)為限，至多也要在三小時(shí)內(nèi)結(jié)束，如果非得延長(zhǎng)， 則中間須有休息時(shí)間。 A總部會(huì)議上午為最適時(shí)段，若參與人員涉及外地同仁，為顧慮車(chē)程則 以下午為宜。確定參會(huì)人選之后要提前通 知，給參會(huì)人員預(yù)留一些準(zhǔn)備時(shí)間，以免倉(cāng)促開(kāi)會(huì)，沒(méi)有任何準(zhǔn)備，達(dá)不到會(huì)議預(yù)期目的。 E 會(huì)議制度的訂定及修改。 C 會(huì) c 義的新增及刪除的審核。管理內(nèi)容包括： A仝公司會(huì)議的盤(pán)點(diǎn)。評(píng)核內(nèi)容包括：事前準(zhǔn)備、進(jìn)行中控制、事后整理、成本控制、決議事項(xiàng)執(zhí)行等項(xiàng)目。 9． 3． 3． 2 會(huì)議參加單位 準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并于會(huì)前提供報(bào)告所需的相關(guān)資料，會(huì)中遵守會(huì)場(chǎng)的秩序，會(huì)后對(duì)于本單位相關(guān)的決議事項(xiàng)切實(shí)執(zhí)行。細(xì)節(jié)的處理，表現(xiàn)公司的整體素質(zhì)和形象。 9． 3． 2． 4 對(duì)外宣傳性質(zhì)的會(huì)議要注意和地政方面做好工作，避免功虧一簣。所以，要隨時(shí)檢討舉行過(guò)的各種會(huì)議，是否有延續(xù)存在的必要。此種檢討是由總務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施。 9． 3． 2． 2 公司內(nèi)部的會(huì)議應(yīng)限定于必要時(shí)才舉行 流于形式或主旨不明的會(huì)議宜極力避免，而非舉行不可的會(huì)議，一定要按時(shí)舉行。 9． 2 會(huì)議管理架構(gòu) 9． 3 會(huì)議管理 9． 3． 1會(huì)議的種類 會(huì)議的種類雖然因公司之規(guī)模及方針之不同而異，這里所謂規(guī)模未必是出席人 數(shù)，而是指討論內(nèi)容規(guī)模。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一 心，朝著一個(gè)方向共同努力。 9． 1． 6資源共享 利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。會(huì)議須由上下決定最終確 認(rèn)，各當(dāng)事人間應(yīng)充分討論內(nèi)容。許多公司或部門(mén)的常規(guī)會(huì)議其主要日的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下 6個(gè)步驟，通過(guò)這 6 個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)問(wèn)題的解決。 9． 1． 2解決問(wèn)題的會(huì)議 就是提出特定問(wèn)題或有關(guān)各部門(mén)的問(wèn)題，確認(rèn)其問(wèn)題點(diǎn)，交換關(guān)于解決方案的意見(jiàn)，從新觀點(diǎn)媒體謀求解決的會(huì)議。 9． 1 會(huì)議的目的 會(huì)議依其目的可分為： 9． 1． 1傳達(dá)資訊的會(huì)議 聯(lián)絡(luò)公司資訊或傳達(dá) 事項(xiàng)的聯(lián)絡(luò)會(huì)議，應(yīng)由傳達(dá)者與接受批示雙方與會(huì)，進(jìn)行質(zhì)疑應(yīng)答，確認(rèn)須傳達(dá)的資訊。 I 整理該事件處理過(guò)程，做成例案，以為未來(lái)參考的教材。 G 再度與抗?fàn)巿F(tuán)體代表溝通，誠(chéng)懇表達(dá)公司立場(chǎng)，并提出解決方案，直到達(dá) 成共識(shí)。 E 召開(kāi)專案會(huì)議，提報(bào)抗?fàn)幋硪庖?jiàn)，商議解決對(duì)策。 C 首先表達(dá)公司誠(chéng)信負(fù)責(zé)態(tài)度，以防敵對(duì)態(tài)度的繼續(xù)惡化，并保持聯(lián)絡(luò)。 8． 4． 3 社會(huì)團(tuán)體的抗?fàn)庯L(fēng)險(xiǎn) 社會(huì)團(tuán)體對(duì)企業(yè)不良問(wèn)題提出建議時(shí)： A成立專案小組，搜集有關(guān)資料， 分析該事件的原因，并評(píng)估其影響，向最 高階層報(bào)告事件發(fā)展情況。 政府、學(xué)術(shù)機(jī)關(guān)的公關(guān) 政令（策）改變或?qū)W術(shù)團(tuán)體建議事項(xiàng)，不利產(chǎn)業(yè)或企業(yè)經(jīng)營(yíng)時(shí)； A 了解事實(shí)真相，查明該事件的起因； B 探詢有關(guān)人員的態(tài)度及論點(diǎn)根據(jù)； C 尋求政府、學(xué)術(shù)機(jī)關(guān)專家的意見(jiàn)支持； D 邀請(qǐng)同業(yè) 針對(duì)事件進(jìn)行溝通、研商，擬定應(yīng)變措施； E 整合同業(yè)意見(jiàn)，尋求與有關(guān)機(jī)關(guān)成員溝通、協(xié)調(diào)，表達(dá)產(chǎn)業(yè)的態(tài)度； F 確認(rèn)為既定政策時(shí)，迅速調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略，進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部告知，以減少困擾，以利將影響降至最低； G 邀請(qǐng)政府有關(guān)機(jī)關(guān)、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)參與政策擬訂，進(jìn)行對(duì)企業(yè)的說(shuō)明或講演，迅速了解政策的精神及影響，以采取應(yīng)變措施，避免威脅及風(fēng)險(xiǎn)。 E 協(xié)調(diào)補(bǔ)救措施，或?qū)で笃渌襟w支持并主動(dòng)發(fā)布事實(shí)狀況。 C 建立指定發(fā)言人，妥善回應(yīng)客戶、媒體等團(tuán)體的咨詢。 對(duì)一連鎖企業(yè)而言，佇立接頭的門(mén)店，每日面對(duì)不同的個(gè)人和團(tuán)體，稍有疏失即有可能影響企業(yè)形象與信譽(yù)，甚至將企業(yè)長(zhǎng)期努力經(jīng)營(yíng)的成果毀于一夕之間，若能平日做好各項(xiàng)公關(guān)活動(dòng)，則能廣結(jié)善緣，趨吉避兇，將損失降至最低的程度；所謂安內(nèi)必先攮外，棉隊(duì)資訊傳遞迅速，企業(yè)社會(huì)責(zé)任加重，惟有時(shí)時(shí)做好公關(guān)工作，維持良好的關(guān)系，才能在未來(lái)躲避風(fēng)險(xiǎn)，增進(jìn)連鎖體系發(fā)展的穩(wěn)定與形象和信譽(yù)的提高。一方面，組織應(yīng)反應(yīng)迅速，當(dāng)機(jī)立斷地對(duì)危機(jī)事件作出處理，并及時(shí)向公眾介紹事件的真相和組織正在作出努力；另一方面，組織應(yīng)抓住時(shí)機(jī)，結(jié)合這次突發(fā)性危機(jī)的教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)，利用各種傳播媒介，向社會(huì)公眾宣傳自己組織的宗旨，以誠(chéng)懇、真實(shí)的態(tài)度取得公眾的諒解。 公關(guān)風(fēng)險(xiǎn) “天有不測(cè)風(fēng)云，人有旦夕禍福