【正文】 以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責(zé)人 姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名： a) 落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置； b) 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行 “（此頁無正文）”字樣；。 落款。 附件。是文件的主體部分。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機關(guān)： a) 應(yīng)放在文號下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號，’； b) 主送機關(guān)不止一個時，要按其機關(guān) 級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開； c） 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用 4 號或小 4 號宋體字。 秘密等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： a) 普通文件不加注明； b) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣； c） 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣； d) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進行標(biāo)注，統(tǒng)一使用 2 號宋體字。 d) 公司文號由行政部統(tǒng)一管理。 —— 物業(yè)公司文號： 發(fā)〔〕 號 文件序號 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號 如：物發(fā) [000430] 15 號，是指物業(yè)管理有限公司 2020 年 4 月 30 日所發(fā)的公司第個文件；物管發(fā)「 001121」 92 號，是指物業(yè)管理處 2020 年 11 月 21 日所發(fā)的管理處第 92 號文件。 a) 根據(jù)發(fā)文順序 及發(fā)文時間對文件編號。 發(fā)文字號。 b) 根據(jù)物業(yè)管理特點，可引人以下文件類別： —— 上行文：請示、報告、計劃、總結(jié)； —— 下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報； —— 平行文：函、會議紀(jì)要。 公文種類。 行政部負責(zé)文件的打印及文號的管理工作。 行政部文員負責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。 部門經(jīng)理負責(zé)本部門文件的擬制與審核。 適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作 。 記錄：書面合同必須有書面的評審記錄，與合同一起歸檔保管。 合同 的續(xù)約。 合同的變更與廢止。 財務(wù)部監(jiān)控所有書面合同的履約進度，對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。 對外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 合同的履約。合同執(zhí)行完畢后，須將合同返還歸檔。 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 合同的編號與歸檔。 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。 所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。非書面的合同除外。 合同的簽署與生效。 評審內(nèi)容 a) 對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容： —— 公司的履約能力； —— 顧客提供的價格； —— 合同的風(fēng)險； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否合法； —— 合同的社會效益； —— 其他需要評審的內(nèi)容。 各種合同若有合同范本，可依照合同范本填寫或修改各項條款。 招、投標(biāo)書。 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求 規(guī)范合同和格式合同。 合同的形式包括以下幾種形式。 對外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類： a) 開發(fā)／建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同； b) 投標(biāo) 書； c) 對外租賃合同； d) 公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理； e) 顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務(wù)的合同； f) 公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同； g) 其他對外提供服務(wù)的合同。 部門負責(zé)人負責(zé)合同的履約執(zhí)行。 職責(zé) 總經(jīng)理負責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。 目的 規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序，確保公司 利益、信譽得到保障。 d) 行政部組織印刷： —— 行政部選擇名片印制單位； —— 按照公司名片的統(tǒng)一規(guī)格，注明申請人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容，通知名片印制單位印刷了傳真或電話通知）； —— 要求名片印制單位制版后報行政部確認方可印刷； —— 行政部文員取回印刷好的名片后，通知申請人領(lǐng)用。 b) 管理處主任審核同意后報行政部主管依據(jù)印制權(quán)限進行復(fù)核。 a) 申請人根據(jù)工作需要，寫出書面申請報部門負責(zé)人審核。 名片印制的權(quán)限： a) 公司部門主管（含）以上人員及采購員、綜合部相關(guān)人員可印制名片； b) 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的其他人員。 行政部文員負責(zé)名片、圖書的日常管理工作。 職責(zé) 總經(jīng)理負責(zé)名片、工作證印制，圖書購置的審批。 公章印模登記表 XZQR11 編號： 部門 部 門 部 門 部 門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 部門 公 章 印 模 借用公章登記表 XZQR12 編號： 部門 姓名 公章 名稱 事 由 借出 時間 歸還 時間 批準(zhǔn)人 經(jīng)手人 備注 廢止公章登記表 XZQR10 編號： 部 門 公 章 名 稱 廢止原因 廢止時間 批準(zhǔn)人 歸檔號 備 注 10. 名片、圖書、工作證管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范名片、工作證的管理。 相關(guān)支持文件 《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《借用公章登記表》。 用印前必須履行用印手續(xù)。 印章由行政部專職人員保管，財務(wù)部印章由財務(wù)部專職人員保管。 行政部核對廢止章，記錄歸檔。 總經(jīng)理審批。 印章的廢止。 使用部門交還舊印 章至行政部并領(lǐng)取新印章（丟失的直接領(lǐng)取）。 行政部按《行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》對責(zé)任人予以行政處罰。 印章丟失后，必須立即書面寫出報告，部門主管審核確認后，報行政部登記。 財務(wù)部攜帶公章出公司時，由財務(wù)部直接報總經(jīng)理辦理審批手續(xù)。 公章必須在歸還日期前完好地交還行政部。 總經(jīng)理審批。 部門提出書面借章申請。 行政部將印章登記在《公章印模登記表》內(nèi)，并將印章交給相關(guān)部門保管。 總經(jīng)理審核后，加注審 核意見。 部門主管提出印章刻制申請，并提供印章圖案及要求。 管理處主任負責(zé)管理處印章用印的審批并承擔(dān)審批責(zé)任。 行政部主管負責(zé)公司及管理處印章的刻制、發(fā)布、廢止、監(jiān)督管理，保管公司印章并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 職責(zé) 總經(jīng)理負責(zé)公司印章用印的審批并承擔(dān)審批責(zé)任。 9. 印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范印章的刻制、用印、借用、保管與廢止工作。 記錄于行政部每月的工作小結(jié)中。 審核通過后報總經(jīng)理審批。 相關(guān)使用、責(zé)任部門提出設(shè)置申請。 具有可追溯性： a) 需要進行追溯的標(biāo)識應(yīng)具有惟一性，如編碼、編號、日期、來源、相關(guān)人員簽名等； b) 有追溯性要求的標(biāo)識（如記錄、合同、單據(jù)、憑證）不允許有非授權(quán)的涂改。 便于實施。 便于識別。 標(biāo)識的設(shè)置要求。 停車場及泊車位和行駛限制速度，以標(biāo)示牌、車位線和禁停線予以標(biāo)識。 公司替顧客（住戶）保管的產(chǎn)品均用標(biāo)簽、標(biāo)牌標(biāo)明其貯存場所以免混淆。 b) 緊急疏散通道用消防疏散照明指示燈標(biāo)識出通道位置及逃生方向。119。管理公司在每個托管小區(qū)用區(qū)域示意區(qū)的形式在小區(qū)明顯位置標(biāo)識出小區(qū)的建筑構(gòu)成和方位；各類設(shè)備房如變配電室、水泵房、停車庫等均用標(biāo)識牌清晰標(biāo)識出名稱。 b) 整個小區(qū)的街道 所管理的各類物業(yè)標(biāo)識。 a) 提供給住戶的《住戶手冊》或其他公開文件，如通告、公告、通知均應(yīng)明確標(biāo)識出發(fā)文部門、適用范圍和必要的溝通、服務(wù)電話。要求做到使住戶 /客人進入公共場所尋求服務(wù)、消費無須再 詢問即可完成全過程。門牌要求制作精美、標(biāo)識出公司或部門名稱、結(jié)實耐用；指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、結(jié)實耐用。 各類服務(wù)場所的標(biāo)識。工作卡應(yīng)明顯標(biāo)識出該工作人員的姓名、編號、工種、崗位職務(wù)和投訴電話，便于住戶識別、記憶。 a) 物業(yè)管理公司各類管理人員均著不同顏色、式樣統(tǒng)一的服裝，包括保安人員、清潔工、花木工、管理員、機電維修工和辦公室文員、管理人員。 凡在物業(yè)管理服務(wù)工作中容易引起識別錯誤或不方便住戶生活不便于物業(yè)管理工作進行的地方均應(yīng)設(shè)置和使用服務(wù)標(biāo)識。 公司行政部負責(zé)對各類服務(wù)標(biāo)識的管理和質(zhì)量進行審核、監(jiān)控。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司各類服務(wù)標(biāo)識的設(shè)置、使用、控制工作。 《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《室內(nèi)清潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 《長途電話登記表》。 《接收傳真登記表》。 記錄 《打?。瘡?fù)印審批表》。 客戶服務(wù)中心實行 24 小時服務(wù)制度，值晚班時應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。 保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否規(guī)范，有無損壞、丟失現(xiàn)象。 行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰 當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象； 安全管理。 綠化：辦公區(qū)綠化由保潔組負責(zé)，各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)由行 政部主管處理，詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 環(huán)境管理。 b) 保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。 g) 電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 —— 將未登記