外貿(mào)管理制度(參考版)
2025-09-02 09:38本頁(yè)面
【正文】 （按公司統(tǒng)一的處罰措施執(zhí)行） 本制度附屬文件包括《進(jìn)出口業(yè)務(wù)程序文件》、《合同及客戶(hù)管理程序文件》、《制定資金計(jì)劃程序文件》、《年度業(yè)務(wù)計(jì)劃表》、《月度業(yè)務(wù)計(jì)劃表》 、《一周工作計(jì)劃及執(zhí)行表》、《客戶(hù)檔案》、《供應(yīng)商檔案》、《合作公司檔案》、《政府機(jī)關(guān)檔案》等。 對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。總經(jīng)理對(duì)部門(mén)經(jīng)理的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督考核。 公司所有員工都必須遵守本制度。 程序 按照公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行，具體內(nèi)容詳見(jiàn)附錄《流程的撰寫(xiě)與調(diào) 整程序文件》。 具體業(yè)務(wù)流程及責(zé)任界定（詳見(jiàn)外貿(mào)業(yè)務(wù)程序文件） 流程的制定與調(diào)整 原則 公司所有人員均可提出制定或調(diào)整要求； 流程的制定與調(diào)整須按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行； 新制定或調(diào)整的流程若與公司管理制度的原則性條款相沖突，須報(bào)總 經(jīng)理審批，得到批準(zhǔn)后方可修改有關(guān)制度條款，并報(bào)總經(jīng)理審定。 各部 門(mén)各崗位應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程規(guī)定執(zhí)行各項(xiàng)工作。 程序 按照具體處理方法的規(guī)定程序執(zhí)行，執(zhí)行過(guò)程由業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)，須法律顧問(wèn)參與或支持。 發(fā)生理賠時(shí)，應(yīng)在法律顧問(wèn)的指導(dǎo)下，及時(shí)追索相關(guān)責(zé)任方的責(zé)任，以盡量降低公司損失。 相關(guān)責(zé)任人審核簽字后，行政部經(jīng)理方可蓋章。 財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)所有與倉(cāng)庫(kù)有關(guān)單據(jù)往來(lái)用章進(jìn)行審核簽字。合同章主要在簽訂內(nèi)貿(mào)合同 /協(xié)議時(shí)使用；報(bào)關(guān)專(zhuān)用章用于出口報(bào)關(guān)；公章主要用于提單背書(shū)、進(jìn)口分類(lèi)明細(xì)說(shuō)明、開(kāi)立介紹信、聯(lián)系單、各類(lèi)情況說(shuō)明等；業(yè)務(wù)專(zhuān)用章在簽訂外貿(mào)合同時(shí)使用。 總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理可對(duì)所有業(yè)務(wù)合同進(jìn)行查詢(xún)。 部 門(mén)經(jīng)理只可對(duì)本部門(mén)所涉業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行查詢(xún)。并確保合同的安全性、保密性和完整性。 合同的保管 所有合同正本由行政部統(tǒng)一歸檔保存。 行政部對(duì)合同簽訂是否履行了必要手續(xù)進(jìn)行審核后方可蓋章。 合同條款的變動(dòng)或附加條件的提出都需經(jīng)法律顧問(wèn)審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 9 合同管理 合同的簽訂 13 所有與業(yè)務(wù)相關(guān)的合同都由法律顧問(wèn) 負(fù)責(zé)擬定合同范本。 權(quán)限的設(shè)定 業(yè)務(wù)員只能查看經(jīng)辦業(yè)務(wù)的相關(guān)單證； 產(chǎn)品主管或客戶(hù)主管只能查看其負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)單證； 業(yè)務(wù)部經(jīng)理只能查看本部門(mén)業(yè)務(wù)的相關(guān)單證； 財(cái)務(wù)主管只能查看其負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的相關(guān)單證； 總經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理可以查看所有單證。 查看 責(zé)任 單證保管人應(yīng)確保單證的保密性和安全性。 各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)單證保管，保證單證的完好、不缺失，單證在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)不得銷(xiāo)毀。 保管 空白單證：由使用部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，領(lǐng)用時(shí)須辦理簽字領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用記錄留存?zhèn)浒浮? 單證的管理要求 印制 公司單證的印制應(yīng)由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，行政部統(tǒng)一聯(lián)系印制。） 8 單證管理 單證的分類(lèi) 公司業(yè)務(wù)單證分外部單證和內(nèi)部單證兩類(lèi)。 對(duì)拖欠的應(yīng)收帳款應(yīng)加強(qiáng)催討力度，密切注意客戶(hù)動(dòng)向、并注意方式方法，直至貨款收到或委托律師提請(qǐng)法律訴訟。 管理要求 業(yè)務(wù)部應(yīng)記錄每筆應(yīng)收帳款，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)和客戶(hù)準(zhǔn)備收付款。 財(cái)務(wù)部應(yīng)配合業(yè)務(wù)部做好收款工作，由財(cái)務(wù)主管及時(shí)反饋收款情況。 11 7 應(yīng)收帳款管理 定義 應(yīng)收帳款泛指貨款、稅款、運(yùn)費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等在合同中規(guī)定由客戶(hù)支付給中洲公司的款項(xiàng)。 責(zé)任人 由指定責(zé)任人負(fù)責(zé)記錄整理各政府機(jī)關(guān)相關(guān)檔案；對(duì)政府關(guān)系進(jìn)行分析總結(jié)；對(duì)突發(fā)事件或重大調(diào)整提出應(yīng)對(duì)措施等。 公司指定責(zé)任人負(fù)責(zé)加強(qiáng)與政府機(jī)關(guān)的溝通，建立良好的關(guān)系。 及時(shí)、合理處理政府機(jī)關(guān)的內(nèi)部調(diào)整或其他突發(fā)事件。 主要工作 及時(shí)做好相關(guān)申報(bào)、審批手續(xù)，符 合法律法規(guī)規(guī)定。 對(duì)于客戶(hù)指定的合作公司，也應(yīng)提出評(píng)審意見(jiàn)，向客戶(hù)提交。 合作公司評(píng)審 考察期滿(mǎn)，部門(mén)經(jīng)理聽(tīng)取相關(guān)意見(jiàn)并做好評(píng)審，決定是否簽約、并記錄歸檔。 部門(mén)經(jīng)理應(yīng)督導(dǎo)相關(guān)責(zé)任人做 好報(bào)關(guān)公司、運(yùn)輸公司及倉(cāng)庫(kù)檔案整理，負(fù)責(zé)對(duì)基本信息的變更及時(shí)記
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