【正文】 其中： 文字 卷，圖紙 卷 光盤 張，照片 張，錄像 盒。每 10 年給定一個(gè)目錄序號(hào)。 實(shí)物檔案的一級(jí)屬類按各客戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類分為 錦旗， 獎(jiǎng)牌， 獎(jiǎng)杯， 題詞， 其它。按載體分類，按每個(gè)屬類形成時(shí)間先后各自編號(hào)。每 10年給定一個(gè)目錄序號(hào)。 聲像檔案的一級(jí)屬類按各客戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類分為 照片， 錄音帶， 錄像帶， 磁盤、光碟等。聲像檔案中照片（附：底片）、錄音帶等按形成時(shí)間分類型分別編順序號(hào)。目錄號(hào)每 10年為一個(gè)目錄字段。 人事檔案的一級(jí)屬類按各客 戶服務(wù)中心分別編為 4……，二級(jí)屬類分為 在職和離職兩個(gè)大的類別 。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： YH X .1 .1 1 1 件號(hào)（第一件） 案卷號(hào)（第一卷） 目錄序號(hào)（第一本目錄） 二級(jí)屬類編號(hào)（第一棟） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（業(yè)戶檔案類） 人事檔案： 人事檔案的目錄代字為 RS，類別號(hào)為 5。保管期限一般為永久。按各客戶服務(wù)中心分樓棟以業(yè)戶為單位順序編號(hào)。目錄號(hào)每10 年為一個(gè)目錄字段。其它的類型可按此原則分類。按各樓盤管理處的資產(chǎn)設(shè)備立項(xiàng)、購置、安裝、使用、維護(hù)等過程形成的資料裝盒組卷，其中包括使用指南或說明書等。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： GC X .1 1 案卷號(hào)（第一卷） 二級(jí)屬類編號(hào)（綜合類） 一級(jí)屬類編號(hào)（各客戶服務(wù)中心） 目錄代字（工程檔案類） 資產(chǎn)設(shè)備檔案： 資產(chǎn)設(shè)備檔案的目錄代字為 ZC，類別號(hào)為 3。目錄號(hào)每 10 年為一個(gè)目錄字段。工程檔案的一級(jí)屬類以各樓盤客戶服務(wù)中心為單位順序編號(hào)為 3……，二級(jí)屬類根據(jù)類型分為 綜合類（房屋資料、驗(yàn)收資料等）， 圖類（規(guī)劃圖、管網(wǎng)圖等）， 維修類（維修請(qǐng)示、批復(fù)、價(jià)目 表等）， 其它類（系統(tǒng)保養(yǎng)計(jì)劃、年檢報(bào)告、安全鑒定書等）。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)： 2020 1Y1 件號(hào)（第一 件） 保管期限（永久： Y） 類型編號(hào)（如：文書類） 組卷年度（綜合檔案組卷年度） 2）傳統(tǒng)方式組卷 （建議客服中心用此種組卷方式） ：創(chuàng)優(yōu)，突發(fā)事件采用傳統(tǒng)方式組卷，便于安全保存。 根據(jù)檔案形成的類型和保管存放的特點(diǎn)，將綜合檔案組卷方式分為簡(jiǎn)化方式組卷和傳統(tǒng)方式組卷。 保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期、短期，分別用 Y、 C、 D 表示。按年度 — 問題（內(nèi)容） — 保管期限 件號(hào)組卷。其它以此類推。 如金碧物業(yè)各 分公司 再設(shè)子公司，則所設(shè)子公司確定為一個(gè)分全宗號(hào)，標(biāo)識(shí)實(shí)例如下 :HD2(NJ1)，表示金碧物業(yè)有限公司南京分公司所設(shè)立的第一家子公司，其他依次類推。例如： HD2（ NJ0），表示金碧物業(yè)有限公司南京分公司。歸還時(shí)，以此作為銷賬記錄。其中： 文字 卷，圖紙 卷 光盤 張，照片 張，錄像 盒。 物業(yè)管理中心 二 00八年七月二日 附件一 金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案資料歸檔范圍及審批權(quán)限參考表 類別 序號(hào) 歸檔范圍 歸檔時(shí) 間 保管期限 密級(jí) 審批權(quán)人 備注 一、檔案類 綜合檔案 文書檔案 證照 1 物業(yè)分公司及下屬客戶服務(wù)中心各類證照、公司 章程、啟用印信和印模登記等 辦理完畢三個(gè)工作日內(nèi) 長(zhǎng)期 秘密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 文件 2 以物業(yè)分公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件，包括決議、決定、通知、通報(bào)、合同、協(xié)議、統(tǒng)計(jì)表、紀(jì)要、制度及分公司領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上的重要講話等 文件發(fā)出即歸檔 長(zhǎng)期 秘密 各種重要決定、決議、紀(jì)要、合同、協(xié)議由 所屬 機(jī)構(gòu) 總經(jīng)理審批，其他文件可直接到檔案管理員處借閱 公函 3 集團(tuán)公 司、地區(qū)地產(chǎn)公司、物管中心領(lǐng)導(dǎo)簽字的各類批示，包括請(qǐng)示、報(bào)告、規(guī)定、批復(fù)、證明、委托書、承諾函、對(duì)外函件等 批辦完畢三個(gè)工作日內(nèi) 長(zhǎng)期 秘密 所屬機(jī)構(gòu) 行政人事部經(jīng)理及 以上 計(jì)劃總結(jié) 4 物業(yè)分公司及下屬客戶服務(wù)中心年度、季度和月度重要節(jié)點(diǎn)工作計(jì)劃及總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、表彰大會(huì)材料等 批辦完畢三個(gè)工作日內(nèi) 長(zhǎng)期 秘密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 上級(jí) 來文 5 與物業(yè)分公司職能有密切關(guān)系或由物業(yè)分公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件 收文后三個(gè)工作日以內(nèi) 長(zhǎng)期 秘密 政策法規(guī) 6 國家及部 門頒布的物業(yè)相關(guān)法律、法規(guī)、條例 頒布 一個(gè)月 內(nèi) 長(zhǎng)期 普通 所屬機(jī)構(gòu)行政人事部經(jīng)理及 以上 7 省市政府職能部門頒布的物業(yè)相關(guān)法律、法規(guī)、條例 頒布 一個(gè)月 內(nèi) 長(zhǎng)期 普通 8 物業(yè)管理協(xié)會(huì)發(fā)布的規(guī)章制度 發(fā)布 一個(gè)月 內(nèi) 長(zhǎng)期 普通 管 理 監(jiān) 9 監(jiān)察職能部門對(duì)物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心工作進(jìn)行重要檢查的書面及取證材料，包括：檢查方案、總結(jié)分析、檢查報(bào)告、照片（含底片）、光盤等 取得公司領(lǐng)導(dǎo)批示后一個(gè)工作日內(nèi)部門歸檔完畢，定期集中移交物業(yè) 分公司 本部 檔案室 長(zhǎng)期 機(jī)密 物業(yè)分公司總經(jīng)理 察 檔 案 10 物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心經(jīng)營中出現(xiàn)的重大違規(guī)、違紀(jì)以及重大事故的調(diào)查報(bào)告、處理意見等 長(zhǎng)期 機(jī)密 合 同 檔 案 11 物品采購、工程建設(shè)、工程委托、清潔、綠化、 服裝等合同 合同簽訂后即歸檔 長(zhǎng)期 秘密 所屬機(jī)構(gòu) 總經(jīng)理 12 廣告設(shè)計(jì)、宣傳和發(fā)布合同，以及各類品牌宣傳 載體的拍攝制作等合同 長(zhǎng)期 秘密 13 房屋租賃、商鋪?zhàn)赓U、場(chǎng)地租賃等經(jīng)營合同 合同期滿后兩年 秘密 牽涉糾紛等特殊情況的長(zhǎng)期保存 創(chuàng) 優(yōu) 檔 案 14 國家 級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 所屬 機(jī)構(gòu) 總經(jīng)理 15 省、市級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 16 行業(yè)評(píng)比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 17 企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料 資料形成即歸檔 永久 秘密 18 企業(yè) ISO9000 認(rèn)證及其它認(rèn)證材料 資料形成即歸檔 永久 秘密 突發(fā)重大事件 19 樓宇、交通、治安、公配等方面以及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和解決過程的記錄及相關(guān)材料 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 秘密 所屬機(jī)構(gòu) 總經(jīng)理 人 事 檔 案 20 員工人事檔案 每月底 長(zhǎng)期 秘密 行政人事部經(jīng)理 或以上 21 人事勞動(dòng)合同 簽訂后即歸檔 長(zhǎng)期 秘密 22 員工花名冊(cè) 每月底 長(zhǎng)期 秘密 23 績(jī)效考核類：考勤、績(jī)效考核、轉(zhuǎn)正材料、懲獎(jiǎng) 記錄等 每月底 長(zhǎng)期 秘密 24 員工福利類：社保、公積金等材料 每月底 長(zhǎng)期 秘密 25 人才庫 每月底 長(zhǎng)期 秘密 26 各類培訓(xùn)的相關(guān)資料（培訓(xùn)考試試卷等以資料存 放，考試成績(jī)等納入人事檔案管理） 每月底 長(zhǎng)期 秘密 業(yè) 戶 檔 案 27 準(zhǔn)予入住通知書 當(dāng)天 永久 機(jī)密 客戶服務(wù)中心總經(jīng)理 28 購房合同復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機(jī)密 29 入伙繳款單（藍(lán)色） 當(dāng)天 永久 機(jī)密 30 前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議 當(dāng)天 永久 機(jī)密 31 消防安全責(zé)任書 當(dāng)天 永久 機(jī)密 32 房屋鑰匙確認(rèn)書 當(dāng)天 永久 機(jī)密 33 樓宇情況反饋表 當(dāng)天 永久 機(jī)密 34 入伙文件簽署發(fā)放確認(rèn)表 當(dāng)天 永久 機(jī)密 35 專項(xiàng)維修基金復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機(jī)密 36 業(yè)主臨時(shí)公 約、業(yè)主公約 當(dāng)天 永久 機(jī)密 37 裝修申請(qǐng)書、裝修審批記錄、裝修平面設(shè)計(jì)圖、裝修承諾書、裝修許可證、裝修工人身份證復(fù)印件、電力照明設(shè)計(jì)及用電配置圖、給排水設(shè)計(jì)圖、裝修驗(yàn)收表、裝修違章處理通知單 當(dāng)天 永久 機(jī)密 38 投訴處理檔案卡 每月底 永久 機(jī)密 39 房屋變更資料 當(dāng)天 永久 機(jī)密 40 業(yè)戶檔案表 當(dāng)天 永久 機(jī)密 三十份以下（不含三十份） 由客戶服務(wù)中心總經(jīng)理審批，超過三十份需 同時(shí) 經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理審批 41 業(yè)主身份證、工作證復(fù)印件 當(dāng)天 永久 機(jī)密 設(shè) 42 各種設(shè)備的合格證、使用說明書、保修卡、圖紙、 安裝材料等 當(dāng)天 長(zhǎng)期 普通 所屬 部門 經(jīng)理 及 以上 備 資 產(chǎn) 檔 案 43 各種設(shè)備（特別是大型或公配設(shè)備）維修保養(yǎng)報(bào) 告書、年檢報(bào)告及原始記錄等 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 44 入庫單、出庫單、直撥單、資產(chǎn)移交臺(tái)帳 當(dāng)天 長(zhǎng)期 秘密 所屬機(jī)構(gòu) 總經(jīng)理 45 庫存盤點(diǎn)、資產(chǎn)臺(tái)帳包括固定資產(chǎn)、低值易耗品 當(dāng)天 長(zhǎng)期 秘密 46 各種資產(chǎn)報(bào)廢、銷毀記錄 當(dāng)天 長(zhǎng)期 秘密 所屬行政人事部經(jīng)理 及 以上 工 程 檔 案 47 房產(chǎn)資料，包括房屋、設(shè)備及其附著物清單、清 冊(cè)及表格 資料形成即歸檔 永久 普通 所屬機(jī)構(gòu)部門 經(jīng)理 及以上人員 48 物業(yè)接管驗(yàn)收交接資料，包括驗(yàn)收合格憑證、物 業(yè)完好情況、隱蔽工程記錄、接管文件 資料形成即歸檔 永久 普通 49 工程施工圖、竣工圖、房屋及共用設(shè)備（施）的 設(shè)計(jì)、安裝圖紙資料目錄 資料形成即歸檔 永久 普通 50 園區(qū)規(guī)劃總平面圖 資料形成即歸檔 永久 普通 51 業(yè)主工程維修項(xiàng)目?jī)r(jià)格表 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 52 公共設(shè)施新建 、維修請(qǐng)示、批復(fù)、施工、驗(yàn)收材料 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 53 公共配套系統(tǒng)年度保養(yǎng)計(jì)劃、年檢報(bào)告等 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 54 維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、安全鑒定書、材料單、簽證單 資料形成即歸檔 長(zhǎng)期 普通 聲 像 檔 案 55 各個(gè)時(shí)期公司領(lǐng)導(dǎo)班子參加重要活動(dòng)及反