【正文】 責(zé) 第 九 條 物業(yè)分公司檔案采取分級(jí)管理模式，即物業(yè)分公司 檔案室 和下屬各客戶服務(wù)中心 檔案室 。 各物業(yè)分公司及下屬各客服中心均需設(shè)立獨(dú)立 檔案室 。 第 十一 條 檔案資料專員崗位職責(zé) ： （ 1） 貫徹執(zhí)行《檔案法》、《恒大地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理制度》 、 《 金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案管理辦法 》等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務(wù)知識(shí)，并負(fù)責(zé)起草和 完善物業(yè)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料管理工作相關(guān)規(guī)章制度； （ 2） 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)物業(yè)分公司各類檔案資料的收集、整理、編號(hào)、裝訂、存放、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化 建設(shè) ； （ 3） 督促分公司各部門及下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料的移交工作。 2. 客戶服務(wù)中心檔案工作人員主要職責(zé)有： （ 1） 負(fù)責(zé)客戶服務(wù)中心檔案資料的收集、整理、編號(hào)、裝訂、存放、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，并按要求做好檔案資料的保密工作 ； （ 2） 做好 檔案室 設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作；維護(hù)檔案資料的完整和安全。 第 四 章 檔案資料的收集 和整理 第十二條 集團(tuán)物業(yè)管理中心 統(tǒng)一管理的檔案資料 為 ： 1. 各物業(yè)分公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中重要投資決策、各種重大工作計(jì)劃與總結(jié)、主要費(fèi)用預(yù)算方案、 主要 工程圖紙 備份 、人事檔案（ 總經(jīng)理助理以上員工電子版及紙質(zhì)版人事檔 案， 各 物業(yè) 分公司普通員工 電子版人事檔案 ）、對(duì)業(yè)主的年度收支公告、招投標(biāo)資料等； 2. 各物業(yè)分公司所涉及的 重大事件及 法律案件 及 下屬客戶服務(wù)中心所涉及的重大法律案件的文件材料，主要指 整個(gè)事件過(guò)程材料或 從立案、審案到結(jié)案的過(guò)程中形成的所有法律文書(shū)和公文； 3. 反映各物業(yè)分公司重要活動(dòng)的報(bào)刊、簡(jiǎn)摘、分公司組織沿革、發(fā)展史（含文字資料及圖片資料等）、分公司大事記等。主要指集團(tuán)公司、地區(qū)地產(chǎn)公司、物業(yè)管理中心領(lǐng)導(dǎo)簽字的各類批示 ，以分公司及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件以及與分公司職能有密切關(guān)系或由分公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件 ； 3．重大、突發(fā)事件的處理資料。主要包括分公司 所簽訂的合同資料， 監(jiān)察職能部門對(duì)分公司進(jìn)行檢查的書(shū)面及取證材料以及分公司固定資產(chǎn)相關(guān)材料 ； ； 、聲像類檔案，包括各種電子檔案。 第十四條 各 客戶服務(wù)中心 管理自身樓盤 、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)相關(guān)的檔案和資料： ； （ 1）房產(chǎn)資料，包括房屋、設(shè)備及其附著物清單、清冊(cè)及表格； （ 2）技術(shù)資料，包括竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料； （ 3）接管資料，包括驗(yàn)收合格憑證、物業(yè)完好情況、接管文件。由于日常 工作的需要，業(yè)戶檔案資料一般存放于各個(gè)客戶服務(wù)中心。對(duì)于業(yè)戶資料必須妥善保管并及時(shí)更新。在盒上面?zhèn)溆邢鄳?yīng)檔案標(biāo)簽，將制作好的檔案標(biāo)簽貼在檔案盒（夾）的側(cè)立面距頂部 3CM 位置上，并把檔案盒排列在檔案柜中。 當(dāng)發(fā)生情況變化時(shí)，如 通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)；業(yè)戶發(fā)生更替時(shí)，檔案管 理人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)戶檔案中，及時(shí)做好業(yè)戶檔案資料的更新 ； （ 3）借閱方面，業(yè)戶檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須履行檔案借閱審批手續(xù)，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可查閱，業(yè)戶檔案應(yīng)永久保存； （ 4）具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)戶資料輸入電腦，建立業(yè)戶電子檔案進(jìn)行管理。 日常管理服務(wù)資料 （ 1）各 部門日常的各種往來(lái)函件、值班記錄，各種內(nèi)部通啟等文書(shū)資料的管理。客戶服務(wù)中心人員設(shè)置、招聘、培訓(xùn)、定崗定編、 調(diào)配、變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱等文件。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件。 （ 5）工程圖紙檔案資料。各類圖紙分裝不同檔案盒并在盒面上制作標(biāo)簽，注明圖紙的單位，名稱、日期等。包括租賃合同、租賃審批材料、物業(yè)權(quán)屬證明材料、房屋安全鑒定材料、同意出 (轉(zhuǎn) )租文件、委托書(shū)、公證書(shū)、 證明、報(bào)告、分戶 圖等。包括但不限于獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、紀(jì)念品。 包括但不限于企業(yè)內(nèi)部評(píng)比創(chuàng)優(yōu)資料、行業(yè)內(nèi)評(píng)比資料、省市級(jí)評(píng)比創(chuàng)優(yōu)資料、國(guó)家級(jí)評(píng)比創(chuàng)優(yōu)資料；企業(yè) ISO9000 認(rèn)證及其它認(rèn)證材料等。對(duì)于自己保存的檔案資料，按類別和年限兩級(jí)分類分柜存放 。 第十 七 條 歸檔 要求 ：以下主要是指檔案類歸檔內(nèi)容的歸檔要求，資料類檔案歸檔時(shí)要求按日期分類裝訂，以方便自行 保存、查閱即可 1. 各 物業(yè)分公司及下屬客服中心 按照本管理 辦法的歸檔范圍及歸檔日期要求及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范 地進(jìn)行 歸檔； 2. 歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全 ； 歸檔案卷應(yīng)進(jìn)行分類、排列， 并加蓋檔號(hào)章、 裝盒、編制檔案目錄 ； 3. 幅面一般采用標(biāo)準(zhǔn) A4型 （ 297mmx210mm)， 圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。 第 六 章 歸檔 檔案資料檢 查 第 十 八 條 物業(yè)分公司的檔案資料工作 應(yīng) 納入日常管理當(dāng)中。統(tǒng)計(jì)匯總下屬各客服中心歸檔資料目錄清單，定期對(duì) 下屬各客服服務(wù)中心 檔案 的 歸檔 工作 進(jìn)行 實(shí)地 檢 查 ，主要 檢 查其歸檔資料完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性，并對(duì) 檢 查結(jié)果進(jìn)行記錄 。 集團(tuán)物業(yè)管理中心不定期對(duì)各物業(yè)分公司的檔案管理工作進(jìn)行抽查或?qū)嵉貦z查， 包括各物業(yè)分公司 檔案管理、分公司對(duì)下屬樓盤檔案監(jiān)督檢查情況、移交檔案的及時(shí)性等方面。 第 七 章 檔案資料的 利用 第 二十一 條 檔案資料借閱基本程序 檔案資料借閱使用時(shí)，僅在檔案室查閱 一般 資料 ， 辦理普通登記手續(xù)即可；查閱重要密級(jí)資料，須履行檔案借閱審批手續(xù) （ 具體各項(xiàng)檔案借閱審批權(quán)限請(qǐng)參見(jiàn)附件一 ） ；且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印 （相關(guān)表格請(qǐng)參 見(jiàn)附件 五 《檔案借閱申請(qǐng)表》、附件 六 《檔案借還登記表》） 。借出的檔案資料 一般不超過(guò) 7 天，超過(guò) 7 天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過(guò)15天者，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)處理 ，在借閱期間造 成重要資料丟失者，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行失職問(wèn)責(zé)并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門處理； 、拍照、復(fù)制檔案資料，凡 經(jīng)允許摘抄、復(fù)制的檔案資料必須由檔案資料管理人員進(jìn)行審查和核對(duì)； ，而且完整無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，并保證如期歸還； 實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料應(yīng)以復(fù)印件提供利用。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。 第 八 章 檔案資料分類及編目原則 第二十 五 條 詳見(jiàn)附件 七 《檔案分類 及 編目規(guī)定》及附件 八 《檔案 分類體 系一覽表》 。 若技術(shù)資料不多或者空間不夠的情況下，可只設(shè)立綜合檔案室或兩者合并統(tǒng)一存放 ， 但在室內(nèi) 須 分類明確， 至少保證具有相對(duì)獨(dú)立的空間并能保 證資料的安全與完備 。標(biāo)準(zhǔn)溫度 1424℃，標(biāo)準(zhǔn)濕度 4560%；聲像類庫(kù)房溫度宜 1824℃，相對(duì)濕度宜 3545%； （ 3）庫(kù)房?jī)?nèi)盡力按分類設(shè)置，檔案資料柜（架）應(yīng)按分類，順序整齊排放，并與窗戶垂直，以免陽(yáng)光直射并便于通風(fēng)，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號(hào)，編制檔案 資料存放位置索引。 第 二十 八 條 檔案資料的鑒定 料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料 主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀； 定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定 （請(qǐng)參見(jiàn)附件 九 《檔案鑒定申請(qǐng)表》） ； ，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見(jiàn)； ，年代或名稱 判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出繼續(xù)保存或銷毀意見(jiàn)。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核 做銷毀的 檔案資料。 第 十 章 獎(jiǎng)罰 第 三十 條 集團(tuán)物業(yè)管理中心根據(jù) 每 年 檢查結(jié)果 對(duì)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或者進(jìn)步非常突出的單位、部門或個(gè)人， 將給予相應(yīng)表彰或獎(jiǎng)勵(lì) 等 。 第三十 二 條 因管理或使用不當(dāng)，造成檔案（保密）信息外泄；或者未經(jīng)允許，私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況，將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)處分。 附件 二 金碧物業(yè) 有限公司 XX 分公司 檔案移交書(shū) 恒大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一 制定 檔案內(nèi)容 檔案數(shù)量 總計(jì) 卷。 聯(lián)系人 電話 移交單位 /部門意見(jiàn)： 部門名稱 ： 負(fù)責(zé)人簽名 ： 日 期： 檔案 室 意見(jiàn)： 接收人簽 名： 日 期： 備注 附件 三 金碧物業(yè) 有限公司 XX 分公司 檔案移交案卷目錄表 卷號(hào) 總登記號(hào)﹡ 檔號(hào)﹡ 案卷題名 編制 案卷 頁(yè)數(shù) 脊寬﹡ 保管 期限﹡ 密級(jí)﹡ 備注 單位 /部門 時(shí)間 注： ﹡ 由 接收單位 填寫(xiě) 恒大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一 制定 附件 四 金碧物業(yè)有限公司 XX 分公司 卷 內(nèi) 目 錄 卷號(hào)： 共 頁(yè) 第 頁(yè) 恒大地產(chǎn)集團(tuán)物業(yè)管理中心統(tǒng)一 制定序號(hào) 文件編號(hào) 責(zé)任人 文件題名 日期 頁(yè)號(hào) 備注 附件 五 金碧物業(yè) 有限公司 XX 分公司 檔案資料借閱申請(qǐng)表 借閱時(shí)間： 年 月 日 部門 借閱人 檔案級(jí)別 檔案名稱 借閱用途 簽字 部門 經(jīng)理 客戶服務(wù) 中心 總經(jīng)理 物業(yè)分 公司 總經(jīng)