【正文】 五、 積極人生 (一 )目前小姐扮演的角色是良師、益友也是同仁。 第三階段：師父 能訓(xùn)練新員，為他人承擔(dān)責(zé)任，并協(xié)調(diào)相關(guān)事物。 事業(yè)發(fā)展的四階段： 第一階段：學(xué)徒 接受他人指示而工作，擔(dān)任一位或多位師父的幫手。 G行動(dòng)機(jī)警敏捷 H做事有效率、反應(yīng)快──能舉一反三 I具有專業(yè)知識(shí)──見聞廣博、豐富 J健康的身體 如何善用手邊現(xiàn)有之辦公工具 Today things to do之制作 如何發(fā)揮筆記本之功用 Tickle filing system之制作 Appointment schedule表格之制作 World time scale之使用 經(jīng)常報(bào)告，上司會(huì)不會(huì)很煩？ 做錯(cuò)事時(shí)應(yīng)有的態(tài)度 *每個(gè)人都會(huì)犯錯(cuò)，但只能錯(cuò)一次，記取經(jīng)驗(yàn)。 科目：幕僚角色之定位與職責(zé) 講師：吳蓓蘭 一、 如何成為上司的得力助手 你要做個(gè)稱職的得力左右手 早上的準(zhǔn)備工作 △ 上班前之準(zhǔn)備工作──迅速快樂地出門 （ 1） 早上要早起──漱洗要清潔、迅速 （ 2） 適度的運(yùn)動(dòng) （ 3） 營養(yǎng)豐富的早餐──保持充沛的體力 （ 4） 穿著大方，適度化妝 （ 5） 以輕松快樂的心情向家人道別 從從容容地出門，而非匆匆忙忙地出門 △ 到達(dá)公司后 （ 1） 遇到上司，同事親切地打招呼 （ 2） 提早十分鐘至公司最為恰當(dāng) （ 3） 清理辦公桌，茶水慶在上班以前準(zhǔn)備好 如何做個(gè)稱職的得力助手 一、 保持辦公室環(huán)境的整齊清潔 a打掃桌椅、柜子、茶幾等 b桌歷、日歷要翻到當(dāng)日 二、 信件的分類與整理 分類 folder的制作 三、 上司抵達(dá)前的準(zhǔn)備工作 a上司辦公室桌的整理 b準(zhǔn)備茶水 c呈批之文件處理 d當(dāng)天行事計(jì)劃表之準(zhǔn)備 四、 上司抵達(dá)后 a面帶笑容地向上司道“早安” b口頭報(bào)告當(dāng)天之行事行程 c善用“ Today things to do”表格，展開一天的工作 接一指示或命令時(shí) 一、 上司呼喚時(shí) 二、 上司指示或說明內(nèi)容時(shí)，不可中途插嘴 三、 務(wù)必養(yǎng)成邊聽，邊記摘要的習(xí)慣 四、 上司交待后，應(yīng)再復(fù)述其要項(xiàng) 五、 有所質(zhì)問或意見時(shí)，應(yīng)馬上問清楚 六、 無 法辦理時(shí)，應(yīng)立刻向上司說明，再靜待上司裁決處理 七、 接到其他部門上司的指示時(shí)，應(yīng)如何處置 一位成功助理所應(yīng)具備的條件 A注意外表的修飾 *打扮出成功的形象 B態(tài)度方面──溫和、熱誠、親切 C儀態(tài)方面──自然大方、不做作、文雅 D談吐方面──聲音溫和 ──正確、易懂 ──敬語常掛嘴上 一位成功助理所應(yīng)具備的條件 A注意外表的修飾 *打扮出成功的形象 B態(tài)度方面──溫和、熱誠、親切 C儀態(tài)方面──自然大方、不做作、文雅 D談吐方面──聲音溫和 ──正確、易懂 ──敬語常掛嘴 上 （謝謝、對(duì)不起、麻煩你了） ──簡(jiǎn)潔 E完美的人格──積極、敬業(yè)、責(zé)任感、保密、 謹(jǐn)慎、細(xì)心、耐心、有創(chuàng)意。童與聰謙虛地說，她只會(huì)做秘書，也認(rèn)為這是自己最喜歡的工作。更重要的，是不可以忘事，即使是一件小事，也要追蹤，才不失秘書的職責(zé)。 “天上掉下來的事很多！”童與聰說很多人不懂，老板更是不會(huì)感到丟下來的差事已經(jīng)這么多了?！蓖c聰覺得，要當(dāng)個(gè)好秘書，有沒有那個(gè)心來幫助老板是很重要的，即使是很瑣 碎的事。”童與聰就是這樣的態(tài)度守在工作崗位上。 凡事不要太強(qiáng)求，童與聰強(qiáng)調(diào)要做自己能做的事，既然這是自己的工作，就認(rèn)命了，把它做好。 “人的態(tài)度很重要！”童與聰自認(rèn)為相當(dāng)幸運(yùn)，碰到的上司都很好，和諧相下來，根本不會(huì)想換工作。 童與聰認(rèn)為：“說穿了，其實(shí)秘書就是個(gè)通才。” 她說，一定要同情上司，這樣每天看到老板才不會(huì)覺得厭煩。因?yàn)橐绾瓮黄普Z言的障礙，童與聰認(rèn)為提升認(rèn)同感是很重要的。其中，有兩年的時(shí)間調(diào)任人事經(jīng)理，但童興聰卻 仍然鐘愛秘書工作，最后還是申請(qǐng)調(diào)回來當(dāng)秘書。 童與聰自認(rèn)為生活圈子小，不把自己弄得很復(fù)雜，“生活簡(jiǎn)單就是美！”童興聰所追求的，正是一個(gè)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的生活。 本文刊于管理雜志 優(yōu)雅的氣質(zhì)，脫谷的裝扮，名字聽起來很剛性，實(shí)際上卻很柔性童興聰給親得淋漓盡致。 摘要記錄： 要注意對(duì)方的名字正確寫法，電話號(hào)碼。 ● 電話交談時(shí)，盡量面帶微笑。 ● 你與你的老板應(yīng)互相協(xié)定，看他要你如何替他接電話。 ● 讓對(duì)方結(jié)束，這是一種禮節(jié)。嘴離話筒一寸遠(yuǎn)，用自然的語調(diào)講話，聽筒貼著耳朵，以便聽清楚。 三、 餐桌禮儀 應(yīng)等女主人打開餐巾后才動(dòng)用 坐姿應(yīng)挺胸 應(yīng)把食物送進(jìn)口中，而不是把嘴巴低移進(jìn)食 從最外面之餐具取用 用完后叉齒向上，刀口向自己，放在盤上 右手持刀，左手持叉 不可用刀叉東西吃 湯匙不可放置于杯碗內(nèi)，要放在碟上 流質(zhì)在右方，硬的在左方 嘴內(nèi)有東西時(shí)，不可說話 1 果核應(yīng)吐在空握的拳頭內(nèi)，然后放在盤子里 1 一次一口，要吃時(shí)才切 1 面包片撕開，用奶汕刀沾奶油，一小片一小片 吃 1 座位卡 1 席次之排列 1 如何做“介紹” 四、 電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧 電話禮貌： ●電話一來，立刻去接，先說自己是什么單位 ● 聲調(diào)要愉快，咬字要清楚，使打電話的人立刻對(duì)我們有個(gè)好印象 ● 講求禮貌與愉快氣氛 注意聽，好好地回答對(duì)方所提的問題，不要匆忙，這樣能為我們的公司建立好感。 茶水的準(zhǔn)備： ● 平時(shí)準(zhǔn)備需周全：茶具應(yīng)無破損，飲料是否足夠 ● 注意儀容，手和頭發(fā)要清潔，衣服應(yīng)無污點(diǎn)，絲襪應(yīng)無破損 ● 態(tài)度應(yīng)誠心誠意，面帶微笑 ● 茶或咖啡不要太滿：杯盤分開放，進(jìn)入室內(nèi)先敲門 ● 上茶順序：客人優(yōu)先，公司上后上 ● 盡量整個(gè)茶盤先放旁邊的桌子，再一杯杯的端出 ● 奉 茶應(yīng)從每人的正面或右斜面輕輕放下 ● 客人走向應(yīng)馬上收拾干凈 二、 坐車禮儀 有司機(jī)：后座右手為首座，左手次之，中間最次之。） 反應(yīng)力較弱 反應(yīng)力 較強(qiáng) 在圖表中線左方的人傾向于： 在圖表中線右方的人傾向于： □ 少用手勢(shì) □ 行為拘謹(jǐn) □ 臉上表情較少 □ 保守 □ 比較嚴(yán)肅 □ 穿著較正式 □ 較注重事實(shí) □ 較能控制感情的流露 □ 比較重視任務(wù)的達(dá)成，而不講人情 □ 對(duì)閑聊、開玩笑、軼聞趣事不感興趣 □ 作決定時(shí)較能根據(jù)事實(shí)而不是感情用事 □ 懂得時(shí)間管理 □ 做事一板一眼，不套私人交情 □ 喜歡用手勢(shì) □ 舉止灑脫 □ 臉上表情豐富 □ 愛玩 □ 隨和、親切 □ 穿著較隨便 □ 表達(dá)情感時(shí)較自在，沒有自我防衛(wèi)性 □ 較注重情感 □ 比較重視人情世故，而不是任務(wù)至上 □ 對(duì)閑聊、開玩笑、軼聞趣事感興趣 □ 容易受感 情左右 □ 不懂得支配時(shí)間 □ 喜歡用套交情的方式管理別人 四、 老板需要什么樣的秘書 了解你的老板 ●個(gè)性與處理風(fēng)格 ●男老板與女老板有別 ●不能改變情勢(shì)、不能改變別人，只好改變自己 成為一個(gè)得力的助手 ● 自動(dòng)處發(fā) ● 像一個(gè)盡職的管家婆 ● 注意細(xì)節(jié) ● 可以 24小時(shí)全天候待命 ● 任勞任怨，學(xué)中做、做中學(xué) ● 管理自己、管理老板 辦公室的游戲規(guī)劃 ● 認(rèn)清自己的處境及地位 ● 評(píng)估自己的能力和潛力 ● 基本的生存工具 ● 小心別卷入政治斗爭(zhēng) 成功來自信心 ● 對(duì)事不對(duì)人 ● 恐懼只是藉口而不是理由 ● 寬闊自己的人生道路 ● 享受工作的樂趣 結(jié)語 當(dāng)你還是個(gè)小秘書 時(shí)，看看大秘書做些什么？ 有一天，你也可以成為大秘書 當(dāng)你還是個(gè)大秘書時(shí)，看看老板做些什么？ 有一天，你也可以成為老板 五、 應(yīng)對(duì)之道實(shí)例解析 What to Say to Your Supervisor when… 1. YOU HAVE MADE A MISTAKE Situation Your supervisor is responsible for piling information included in a report that goes to all upperlevel managers in your pany When piling information, you make a mathematical error is discovered after the report has been mailed. 2. YOU ARE GOING TO MISS A DEADLINE Situation: Your supervisor has specifically said that a report must be piled by 5: . Figures from Engineering won’t get in until late Wednesday,and you are so swamped, this will throw your schedule off by two days. ARE CONSTANTLY GIVEN LASTMINUTE PROJECTS Situation: Your supervisor seems oblivious to deadlines. He seems to think that”the”deadline is “his” deadline, and fets that you have to have time to do your part. You constantly receive lastminute and have to kill yourself to bet them finished in a decent manner and on time. You’re willing to walk the extra mile, but this is ridiculous 4. YOUR SUPERVISOR MAKES A STUPID SUGGESTION Situation: Your supervisor has just made the dumbest suggestion you ever heard 5. YOUR SUPERVISOR CRITICIZES YOUR WORK Situation: Your supervisor looks at a report you have worked very hard to prepare. You are quite proud of the work you have done and are very surprised when he says”This is very poorly done. I’m really disappoint5ed 6. YOUR SUPERVISOR’S PERFORMANCE IS AFFECTION YOURS Situation: Your supervisor procrastinates so badly when it es to doing the mail each day, you end up having to work several weekends in a row to catch up. 專業(yè)秘書、助理的形象塑造 講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式 專業(yè)秘書、助理的形象塑造 一、 服裝 二、 化妝 三、 儀態(tài) 一、 服裝 持整齊、清潔、上班時(shí)的穿著應(yīng)容易工作，適合辦公室的氣氛 下班后的穿著以及換裝的藝術(shù) 長(zhǎng)褲 衣服的顏色、質(zhì)料 配件不宜太華麗、或過多 鞋不宜太高 絲襪顏色、備用 二、 化妝 上班應(yīng)淡妝，給人清爽印象 下班后不同妝扮 化妝品的選擇 補(bǔ)妝 指甲不宜過長(zhǎng)，指甲油不宜過濃 發(fā)型（適合辦公室的發(fā)型不宜過長(zhǎng)或遮住眼睛） （應(yīng)注意清潔頭皮屑） 香水的使用 口香糖及漱口水 三、 儀態(tài) 坐 應(yīng)背靠椅子、挺胸 立 應(yīng)挺胸、手、腳、指頭并攏 走 應(yīng)抬頭、眼睛直視進(jìn)行方向、挺胸、縮腹、以一定的步伐有精神的行走 專業(yè)秘書、助理之禮儀與應(yīng)對(duì)技巧 講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式 專業(yè)秘書、助理之禮儀與應(yīng)對(duì)技巧 一、 接待客戶 二、 坐車禮儀 三、 餐桌禮儀 四、 電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧 一、 接待客戶 給人第一印