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辦公室管理形成性考核冊(cè)答案-wenkub.com

2024-10-25 16:26 本頁(yè)面
   

【正文】 將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作,就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上。壓縮歸檔。四.按照文書立卷特征立卷,主要有哪幾種類型?簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本 含義。(3)更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后,作為法定作者自 行更正的憑信。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。合適的話題包括:(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題,如合作意向等;(2)一般人喜聞樂(lè)見的話題,如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等;(4)比較高雅的話題,如古典音樂(lè)、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等;(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;(6)風(fēng)趣、幽默的小故事,無(wú)傷大雅的笑話,有時(shí)也能活躍氣氛。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。財(cái)物管理。上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)3一、提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面,、注意把握時(shí)間,靈活的話,可以以端茶、遞交文件等提醒會(huì)議人員注意節(jié)奏;主題;這是一個(gè)相當(dāng)重要的環(huán)節(jié),在議題上一定要扣緊;發(fā)言順序;這個(gè)直接關(guān)系到會(huì)議質(zhì)量,一般的順序是先談問(wèn)題,再表?yè)P(yáng),最后總結(jié);中場(chǎng)休息,這個(gè)時(shí)間要選擇合適;會(huì)議人員的座位次序,這個(gè)關(guān)系到他們是否能及時(shí)的發(fā)表意見二.文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作?請(qǐng)列出工作要點(diǎn).(1)、交通工具,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、一份給上司,一份給他(她)的家人,一份給辦公室存檔.(2):城市和省的名稱,日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件?答:如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話,就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來(lái)的信件分開,同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄,這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào);如果上司沒(méi)有每天給辦公室打電話的習(xí)慣,應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他,或者傳真一份給他;如果上司離開時(shí)間較長(zhǎng),應(yīng)把所有郵件——無(wú)論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他;盡可能多處理一些郵件,在給上司的通知中應(yīng)清楚地說(shuō)出郵件的主題,或者把郵件交給公司其他人處理;把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如3—3—3—3—4),這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。最好有一本各單位的,和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。異:(1)打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn),又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。后來(lái),我再次向總經(jīng)理詢問(wèn),并備好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意,才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。才開始工作時(shí),我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員??梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí),直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等,易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì))和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其他人員談話種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等)。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì) 劃書,不要抄襲。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。(2)實(shí)施的步驟,要注意:同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種,都要正確地實(shí)施;配合上司預(yù)期的期限。(17)外出辦事,如銀行、郵局等。(9)[接待工作]接待來(lái)訪賓客;接待賓客和員工的來(lái)訪。(6)[調(diào)查研究]協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。信函和郵件的處理。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作,就可將歸檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上第五篇:辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案(修改版)行政管理(第三學(xué) 20100512 10:33:07 閱讀2574 評(píng)論0字號(hào):大中小 訂閱辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)11.一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。壓縮歸檔。2.按問(wèn)題特征立卷的含義:將反映同一問(wèn)題的文書組成案卷,這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián)系和處理情況,運(yùn)用最廣泛。2.分送的基本原則:(1)屬于方針政策性的,關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件,均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理;(2)屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件,或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文,按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦;(3)分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件,要先填好“公文處理單”,連同文件一并送批;(4)便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等,不作登記,直接交具體負(fù)責(zé)人辦理;(5)在文件份數(shù)少時(shí),閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下,應(yīng)按先辦理、后閱知,先主辦、后協(xié)辦,先正職、后副職的次序分別審閱處理,并以秘書為軸心,進(jìn)行輪輻式傳閱。(3)更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后,作為法定作者自行更正的憑信。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。1.合適的話題包括:(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題,如合作意向等;(2)一般人喜聞樂(lè)見的話題,如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等;(3)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等;(4)比較高雅的話題,如古典音樂(lè)、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等;(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;(6)風(fēng)趣、幽默的小故事,無(wú)傷大雅的笑話,有時(shí)也能活躍氣氛。4.其他。包括:(1)薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額,或有兩種以上收入來(lái)源者,以及薪金以外有超額的收入,都需要按稅法申報(bào)。2.私事方面的協(xié)助。急救藥盒(3),如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)(5),注意每件行李里面還要放一套(6)安排差旅費(fèi)。護(hù)照、簽證等現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡文件夾地址目錄:電話、傳真等號(hào)碼計(jì)劃要準(zhǔn)備三份,一份給上司,一份給他(她)的家人, :(1)、交通工具,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、(2):城市和省的名稱,日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址,電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃,此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng),及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表,所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。使對(duì)方能充分了解情況。我叫|++,是他的秘書。2.上司繁忙時(shí)——真對(duì)不起,某某(上司)現(xiàn)在正忙,放步下手邊的事。如果上司外出不止一地,在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了;如果上司正在度假,并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí),可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái),并在對(duì)發(fā)件人回復(fù)的信、把積壓的郵件分別裝入紙袋,標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。第四章第2點(diǎn)(1)按照收件人的姓名分揀;這是最容易操作的一種標(biāo)準(zhǔn),但實(shí)際分類時(shí)很不方便,只適合人數(shù)較少的公司或部門。平常做好來(lái)電目錄,對(duì)特殊的人,特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。以下為參考答案:同:1.都應(yīng)先問(wèn)好,再傳達(dá)自己的信息;2.都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度;3.通話結(jié)束,應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情;4.都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。可以分為直接受意(即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí),直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等,易于文員判斷和領(lǐng)會(huì))和間接受意(即上司在平時(shí)隨便交談的情況下,或與其他人員談話種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等)。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì)劃書,不要抄襲。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。1.計(jì)劃的步驟,要充分了解即將開始的工作內(nèi)容,并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。采用“雙套制”歸檔,即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式。)五、簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法。1.類型:(1)按問(wèn)題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時(shí)間特征立卷;(5)按地區(qū)特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。收文處理的程序:簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:(1)落款章加蓋于文書作者的落款處,用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。(6)庸俗的、色情的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如個(gè)人私生活等。文秘人員應(yīng)在宴請(qǐng)開始的前一天通過(guò)電話了解情況,一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行,可以采用倒計(jì)時(shí)的方法,將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格,逐項(xiàng)確定時(shí)限,要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度,在宴請(qǐng)的當(dāng)天,文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排,有否臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題,如有應(yīng)盡快給予解決,文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作,迎客、帶路,宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物,以及送客,要提醒客人帶回代辦保管的物品,會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場(chǎng)。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物,有時(shí)要文秘人員代寫致謝函,并做紀(jì)念保管。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候,由文秘人員保管單據(jù),以備申報(bào)所得,或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,另外是上司身邊的純粹私事:(1)特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事,但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充分的便利。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查,這樣就不會(huì)落下任何東西。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問(wèn)題的文件準(zhǔn)備好,如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。(2)制定約會(huì)計(jì)劃。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃,此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng),及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表,所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。確定與會(huì)人員確定會(huì)議的基本程序,就是明確會(huì)議先做什么,后做什么,再做什么。如果上司外出不止一地,在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了;如果上司正在度假,并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí),可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái),、把積壓的郵件分別裝入紙袋,標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。如果領(lǐng)導(dǎo)不在,需要傳話的話,記錄下來(lái),以防忘記。(2)打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍;接電話則沒(méi)有這一步。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受,同學(xué) 們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。從這個(gè)事情中,我體會(huì)到了在受意時(shí),做好記錄的重要性。有一天,總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡(jiǎn)介,內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。受意方法要注意:(1)善于領(lǐng)會(huì)上司意圖,不要曲解上司意圖;(2)備好記錄本,記錄下指示要點(diǎn);(3)注意傾聽,用心判斷指示的用意;(4)必要時(shí)可以提問(wèn),直至明了意圖為止,但不要打斷談話;(5)如有不同意見,可以公開提出,但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度;(6)接受指示后,要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。從下列文員工作方法中,任意選擇一種或兩種,談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。同學(xué)們可以參照教材上的例子,自己制定一份計(jì)劃書,不要抄襲。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。(2)實(shí)施的步驟,要注意:同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行;上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種,都要正確地實(shí)施;配合上司預(yù)期的期限。外出辦事,如銀行、郵局等。9 [接待工作] 接待來(lái)訪賓客; 接待賓客和員工的來(lái)訪。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。信函和郵件的處理。第三篇:辦公室管理2012形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案(僅供參考)作業(yè)1 2題P22233題P27294題P295題P3441 作業(yè)2 1題P45522題P53553題P634題P68705題P89 作業(yè)3 1題P1621672題P1721763題P1881914題P2082105題P223225 作業(yè)41題P2492題P2553題P2762784題P2852865題P317318 作業(yè)11.將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。類型:(1)按問(wèn)題特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時(shí)間特征 立卷;(5)按地區(qū)特征立卷;(6)按通訊者特征立卷。三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。二、印章的使用主要有哪幾種形式,其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?印章的使用的主要形式為:(1)落款章;(2)更正章;(3)證見章;(4)騎縫章;(5)騎邊章;(6)密封章;(7)封存章。(5)夸耀自己的話題。(3)過(guò)于敏感的話題。不合適的話題包括:(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。其他。包括:(1)薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額,或有兩種以上收入來(lái)源者,以及薪 金以外有超額的收入,都需要按稅法申報(bào)。私事方面的協(xié)助。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃,進(jìn)一步以時(shí)間為單位,詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。一般于年初將整個(gè)年 度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表,再通知各部門。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來(lái)訪者的來(lái)訪?(1)上司正在開會(huì)時(shí);(2)上司繁忙時(shí);(3)上司即將外出時(shí);(4)遠(yuǎn)道來(lái)訪或有重要事情的來(lái)訪時(shí)。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明
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