【正文】 按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（6）庸俗的、色情的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如個人私生活等。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。—，編寫。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。作業(yè)3二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。（1）都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。本題的例子請同學們見教材第28頁。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。接待賓客和員工的來訪。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。打印文稿及表格 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。弄清楚了這一點，同學們就能在教材上找到明確的答案了。文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀。同學們回答第一個問題時，應(yīng)在以上要點的基礎(chǔ)上進行一定的說明和闡述。(4)按時間特征立卷。本題主要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。(5)在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。：(1)屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。、騎縫章、更正章的使用范圍：(1)落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。(4)騎縫章。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?本題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。(6)庸俗的、色情的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如個人私生活等。(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等。二、簡要闡述社交話題的選擇。有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。(4)口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。(2)有重音。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務(wù)單”.辦公室管理形成性考核冊一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。(2)純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪?答：。(3)按照收件部門的名稱分揀。劣：費用高，技術(shù)含量高。：可以消除時空上的局限性。接電話則沒有這一步。、熱情的態(tài)度。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點。6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。受意方法要注意：(1)善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。重要但是并不緊急的事(第三做)。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。配合上司預(yù)期的期限。文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。二、辦公用易耗品主要包括哪些?辦公用易耗品主要有：、紙張。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容。17 外出辦事，如銀行、郵局等。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄。9 [接待工作] 接待來訪賓客。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料。4 [檔案管理] 檔案管理。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。備份系統(tǒng)歸檔。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣泛。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（6）庸俗的、色情的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。如個人私生活等。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。旅行時，商務(wù)人員可使用下列方法帶差旅費： ，（7）建立旅行——旅館信息資料庫。五、五。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。結(jié)合實際談體會。1．請示方法和報告方法；2．計劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。例如記者、工會職員等。（5）[會議組織]安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容（2）[文書制作]復(fù)印資料。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；(3分)(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；(3分)(3)12日回來就參加會議不妥當，不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動；(3分)(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(3分)(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(3分)(6)沒有訂購的東西不能簽收；(2分)(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。文員小王負責處理公司的各類郵件。(2分)(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(1分)(9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。(1分)(5)要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方?！?2分)(4)一定要簡短、扼要、流暢；．(1分)(5)如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(2分)(6)如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜?。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。(2分)(6)及時復(fù)信。(2分)(4)逐項登記。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。()(每小題10分，共20分)1．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?(1)受理的范圍是：國家機關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。()8．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。．()4．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。二、判斷題(正確打“√”，錯誤打“X”。B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話6．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的()。2，以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的()。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入，福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。眼看著各地來賓陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷；“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2分）（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報，請示該如何辦？（2分）（3）馬上向總經(jīng)理報告，不得擅自決定調(diào)整會議議程；（3分）（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（2分）（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（2分）（6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（2分）（7）租借會議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問題、停車場等，（3分）（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實地查看；（2分）（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。而公司沒有放映機。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；（2分）（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（2分）（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（1分）（9）關(guān)緊門窗并上鎖；（1分）（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。（√）三、簡答題１、單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？(1)單位印章、套印章；（2）（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；（2分）（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關(guān)刻制頒發(fā)；（2分）（4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（2分）（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；（2分）（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（1分）（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項詳細登記；（1分）（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；（1分）（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。（）假如上司不準備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（）