會議管理實務(wù)(項目三)-wenkub.com
2025-02-22 10:54 本頁面
【正文】 ? 注意兩點 ： 記錄項目要完整，相關(guān)會議信息要齊全；記錄內(nèi)容要客觀、準確、真實、完整 ? 記錄人員必備的能力 ：較廣的知識面、快速記錄能力、良好的語言組織能力，較強的記憶力 任務(wù)三 編寫會議記錄 ? 一、會議記錄的作用 ? （ 1）會議總結(jié)的重要依據(jù)；可作為日后分析、研究、處理相關(guān)問題的參照依據(jù) ? （ 2）會議記錄可作為向下級傳達的文件，也可以作為向上級匯報的原始材料 ? （ 3）可作為編寫會議紀要和會議簡報的基礎(chǔ)材料 ? （ 4）重要的檔案資料，核實歷史的原始資料 ? （ 5）法定刑會議的會議記錄經(jīng)發(fā)言人和領(lǐng)導(dǎo)簽字后，具有法律效力 任務(wù)三 編寫會議記錄 ? 二、會議記錄的基本格式 ? 基本情況 ? 會議名稱、性質(zhì)、次數(shù)、開會時間地點、出席會議人數(shù)和缺席人數(shù)、主持人、記錄人 ? 會議內(nèi)容和會場情況 ? 記錄發(fā)言內(nèi)容、議定事項兩項內(nèi)容 ? 一般發(fā)言，摘要記錄；重要發(fā)言，詳細記錄 ? 結(jié)尾 ? 沒有固定程式，標注 “ 散會 ”“ 結(jié)束 ” ，右下方簽名 任務(wù)三 編寫會議記錄 ? P116 會議記錄格式 ? 三、會議記錄方法 ? 摘要記錄 ：只記錄會議議題、議程、發(fā)言人姓名、發(fā)言要點、主要事實、決議情況等會議概要；對會議氣氛、與會者發(fā)言的態(tài)度只做摘要記錄 ? 多用于研討會、匯報會、座談會等小型會議 ? 詳細記錄 ：多用于重要會議記錄，記錄會議概況和會議過程，對每位代表的發(fā)言詳細記錄。 ? 會議交通服務(wù)的主要內(nèi)容 ：車輛足夠；加強派車管理；用車檢查；駕駛員管理。? 學(xué)習(xí)目標： ? 掌握接站、報到、簽到、引導(dǎo)的工作程序和要求 ? 一、接站工作 ：一般跨地區(qū)、全國性和國際性會議需要接站，讓客人感覺賓至如歸 ? 接站程序 ： ? 確定迎接規(guī)格 ? 了解對方到達時間、對方身份、己方對應(yīng)身份、接站地點 項目三 會中服務(wù)工作 ? 做好接站準備 ? 了解與會人員人數(shù)、姓名、性別、年齡、身份、職務(wù)、級別；了解清楚飛機、火車班次及到達時間 ? 樹立接站標志 ? 機場到達大廳或火車站出口樹立標志、手機聯(lián)絡(luò)、接站人員舉歡迎牌 ? 掌握抵達情況 ? 隨時掌握抵達情況，注意晚點人員，避免漏接 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 介紹賓主雙方 ? 主動握手；先介紹主辦方歡迎人員職務(wù)最高者，再介紹來賓身份最高者，再依次以主客順序介紹 ? 介紹時頭銜要清楚 ? 尊者優(yōu)先了解對方情況的原則介紹：先把男性介紹給女性、年輕人介紹給老人、未婚者介紹給已婚者、把親密一方介紹給另一方 ? 手部動作：手心向上、不能用手指指指點點 ? 介紹之后握手 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 安排與會人員上車 ? 小轎車：右為上、左為下；后為上、前為下 ? 后排右位為上座，安排坐客人 ? 后排左位為次座，安排做主辦方領(lǐng)導(dǎo) ? 接待人員坐司機旁邊 ? 接待人員單獨陪車時坐客人左側(cè) ? 懸掛國旗，嚴格主左客右；平時可隨客人心意 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 二、報到工作 ? 一般報到是針對需要集中住宿的大型會議，與會者到達會場辦理的登記注冊手續(xù) ? 大型會議與會者報名后，臨時有事可能導(dǎo)致其不能參加，因此必須履行報到手續(xù) ? 會議報到時，接待人員工作 ： ? 查驗證件 ：會議通知書、單位介紹信、身份證和其他相關(guān)有效證件 任務(wù)一 接站和報到工作 ? 登錄信息 ：與會者登記個人信息，姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)、職稱、聯(lián)系地址、電話；以便會議時方便聯(lián)系，還可以編制與會者通訊錄 ? 接收審查 ：與會者如需分發(fā)材
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