【正文】 作為主席你必須決定是否允許這么做。3． 通知與會者下次會議的時間和地點。確保全部決定均被正確記錄，并且所有后續(xù)程序均在動議中立項?？梢远虝盒輹?，如半小時，讓怒氣平息下來。小提示82：萬不得已才驅(qū)逐鬧事者。主席常常退出會議，讓與會者慢慢地進行討論來獲得解決辦法。作為主席，在僵持局面中你可能還有第二次或起決定作用的投票權(quán)。法律程序可用于控制或指導(dǎo)會議的事宜，這些程序反映了根據(jù)會議規(guī)則而授予主席的法律權(quán)力。l 會議中的某些行為，如誹謗，可能違反刑法和會議本身的規(guī)章。保持低調(diào)的小型非正式會議，容易控制，倘若會議陷入混亂，你可行使紀律程序，休會直到恢復(fù)秩序，或者在嚴重混亂時，驅(qū)逐鬧事者。l 休會，而且不確定重新集合的時間。l 在不損害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。l 在極端情況下，將發(fā)難者逐出會議。l 將任務(wù)轉(zhuǎn)給他人。將討論引回主題并避免個人因素的卷入，通過調(diào)解來消除導(dǎo)火線，以平息爭論，例如“我肯定瓊不是這個意思……”小提示78：爭吵后讓大家安靜一會，以使會議恢復(fù)秩序。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權(quán)威性。倘若出現(xiàn)這種情況，你應(yīng)當設(shè)法停止這種爭論。秘密會議由從一個組織如公司的某個部門中選擇出來的成員參加，組織的章程決定主席的權(quán)力范圍。作為主席你必須保證會議有序進行，如果發(fā)生爭吵，要使之恢復(fù)平靜。例如，“在那種情況下我會開除部門中的全部員工”。如果會議因為與會者厭倦而停頓，或者偏離了主要議題，主席的責任是重新啟動討論，并將它限制于正在討論的議題。在小會上表決時，要求舉手或投票。在俄羅斯的會議上，倘若主席允許交流激烈地進行，甚至某些與會者走出去，不要驚奇。不要打斷發(fā)言者的發(fā)言，除非他們扯遠了、超時了或試圖主宰會議。Q 每個人都有機會表達他們的觀點嗎？Q 是否遵守了組織的程序規(guī)則？ Q 你是否牢牢地控制了會議？Q 你是否通過向大家提問而鼓勵他們發(fā)言？小提示75：若有人被安排在你以后接著發(fā)言，要留意他們是否變得不耐煩。會議氣氛可以迅速地從熱情友好轉(zhuǎn)變?yōu)槭謹骋獾?。想要發(fā)言：這位女士正力圖在討論中發(fā)言，她那夸張的姿勢是一種吸引主席注意的表示。主席應(yīng)注意與會者不安定或不感興趣的最微小的信號。頭向上運動并伴隨著舌頭發(fā)出卡塔聲表示“不”，而在其他地區(qū)，這個動作表示點頭同意。表示熱情：一種支持性并且專注的姿勢，意味著這個人對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。小提示73：以積極的反饋去鼓勵猶豫的與會者。有一些積極的信號明確地表示與會者對會議的進展感到高興。排外的姿勢。觀察這些信號，你才能做出適當?shù)姆磻?yīng)，或許需要改變會議的節(jié)奏?？刂茣h的關(guān)鍵在于事先預(yù)見問題所在，如果你學(xué)者解讀與會者的身體語言，你就能鼓勵正確的行為，避免發(fā)生問題，并爭取獲得積極的富有成效的結(jié)果。這種休息有幾個目的：讓與會者以小組的形式討論問題，這可能會有助于消除一些尷尬的爭論；在特殊情況下為主席提供一個有用的緩沖時間，用于延長或縮短一個會議；使身心放松一下。不要讓與會者偏離主題而浪費時間。l 提醒離會議結(jié)束還有多少時間。主持會議時，嚴格按照議程，每項議程都應(yīng)有嚴格的時間限制，使會議輕松愉快地順利進行。l 如果議程上某些部分實際上要用更長時間，可就未盡事宜再安排一次后續(xù)會議。如果會議的節(jié)奏拖拖拉拉，應(yīng)采取補救措施，盡量在會議的其余部分作得最好。若有些與會者遲到了，不等他們趕到就先開始。始終要保證有一個議程且按照議程進行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時間講述他們的論點，又不會使會議超過預(yù)定時間。使大聲講話者安靜下來在其他人講話之前避免與潛在的大聲說話者進行目光接觸，準備孤立他們。簡要說明事實真相找出誰散布錯誤信息，準備在會議中重新確立事實以消除誤解。3． 識別會議中可能的派別。通過仔細研究關(guān)鍵出席者的背景情況，預(yù)先找出他們的目的，這樣，你會處于一個較有利的位置，去預(yù)料和面對任何可能會被用于促成這些目標的負面的策略。作為會議主席，你應(yīng)當利用個人技巧，花時間搞清并妥善處理與會者們各種不同的個性。作為主席，你必須為任何潛在的問題作好準備，并準備好平靜地處理問題，給所有的利益集團一個公正的說法，使會議不至陷入困境。小提示66：開會前了解新的出席者。3． 阻止無關(guān)的爭論。主席的主要職責之一是保證恰當?shù)恼偌瘯h：至少有一定的人數(shù)，即所謂的法定人數(shù)出席會議；會議按照議程舉行；有充分時間討論各項議程。例如：阻止任何消極的策略傾聽別人的觀點保證所有出席者做出貢獻總結(jié)觀點和決定對難對付的人要堅定小提示65：詢問與會者對你作為主席的真誠看法。一般，主席必須表現(xiàn)的不偏不倚，所以不能充分參加討論。l 傾聽不同意見時的坦誠和寬容。l 理想的主席應(yīng)當掌握多種個人技巧，主持會議之前復(fù)習這些基本技巧。l 主席負責保證任何討論都與會議議程上的諸點有關(guān)。第4章 主持會議每個會議需要一個主席去主持會議的進行。1224：需要全面注意你的技巧。 1 2 3 412我與其他與會者擁有共同的目的。 1 2 3 48 我為每次所參加的會議作好全面的準備。 1 2 3 4 4 我緊張時能控制自己的語調(diào)。利用你的回答，找出你最需要改進的方面。小提示63：寫備忘錄時，句子要簡短并抓住要點。秘書的作用是重要的。3． 在兩個會議之間跟蹤那些要采取的行動。經(jīng)過一段適當?shù)臅r間，但必須在下次會議之前，追蹤備忘錄上所記錄項目的進展情況，并且將最新的情況呈報給主席?！谐鰰h日期和地點，記錄出席者姓名，記錄缺席者姓名，記錄任命，提出議項的摘要）小提示61：在備忘錄最后定稿前建議主席閱讀一遍。2． 備忘錄：得到批準。如果備忘錄特別長，應(yīng)為其做索引。備忘錄必須公正、風格簡明、清晰準確。l 若會議秘書對一個問題不太明了，他應(yīng)當與主席進行討論。如果你負責做備忘錄，應(yīng)保證它們準確而清晰。主席的職責是：實施一個可接受的方案；在混亂的情形下恢復(fù)秩序；若未到法定人數(shù)，可以休會；需要時可尋求更多的信息。小提示58：若你拒絕一個動議，至少找出其中一個可取得一致的領(lǐng)域。發(fā)怒主席表現(xiàn)不夠果斷，并顯得不冷靜。如果主席反復(fù)要求成員們總結(jié)他們的辯論或利用拖延策略，他也許不能做出或促成一個決定。學(xué)會察覺這些問題，然后你就能采取行動，防止主席失去控制。小提示56：為了使每個會議取得成功，擔起個人的責任。小提示55：當你在談判時，須找出雙方一致的領(lǐng)域。長期來講這會對你有益，因為在你講話時，你也會受到同樣的尊重。緊張的身體語言揭示出她的不耐煩。講話者傾聽者保持專注的目光接觸微微前傾表示熱情文雅地合著手表示身體放松作為傾聽者，你應(yīng)當留意你無意識發(fā)出的信號，如果你讓不相信、不耐煩或滿不在乎表露出來，可能會打擊正在試圖向你表達他們的理論和觀點的發(fā)言者的熱情。展開辯論需要時間，可能要到最后才能獲得充分理解。l 對于無關(guān)的討論，在剛開始時就應(yīng)當進行勸阻。傾聽每個發(fā)言者的講話并思考其潛在的含意，利用一些線索例如身體語言和聲調(diào)來估計發(fā)言者的自信程度有多大。在規(guī)模很大的會議中，你可能只有一次機會參與發(fā)言，所以會前必須精心準備，只有這樣，在發(fā)言時才能全神貫注，簡潔有力。小提示52：如果一個主意出自于你的辛勤工作，就對它沖滿信心。l 當表達有誤時，應(yīng)立即糾正，這樣其他與會者就會察覺到你十分了解你正在討論的主題。為這些演講質(zhì)量方面所花的時間應(yīng)至少相當于為準備發(fā)言內(nèi)容所花的時間。如果你表現(xiàn)得十分自信，人們就會認為你充滿信心，并且更容易信服你的論點。這位男士看上去很自信并控制著會議局面。小提示50：錄下你自己的演講排練，檢查你講得是否清晰。記?。阂坏╇p方都列出了他們的基本要求和考慮，這就說明雙方為了達成一個可以接受的解決方案都愿意作出讓步。如果你即將去談判，帶上一個堅定的目的或目標坐到談判桌前，再加上一個為實現(xiàn)目標而制定的策略。會前與別人分享信息總是有益的，尤其是與那些持相反觀點者，因為他們可能希望表達不同的看法。倘若你的觀點可能會受到強大的抵制，盡力辨認出你的反對者，并預(yù)先與其協(xié)商一個折中辦法，這樣在公眾面前雙方的威信都不會受到破壞。通過收集新的數(shù)據(jù)（例如與同事或?qū)＜矣懻摶蜷喿x相關(guān)的出版物或研究材料），或查閱以前的數(shù)據(jù)（如過去的筆記、會議紀要和公司檔案），來匯總信息。l 必須了解與會者個人之間的敵意?？紤]一下你在會議中將發(fā)揮的作用以及如何發(fā)揮作用，然后就可以作相應(yīng)的準備。第3章 出席會議參加會議的每個與會者都有保證會議達到預(yù)定目的的責任。會議時間較長時，雖然在會議期間提供水和熱飲，你仍可能要中間休息。如果事情進展順利，與會者也更會記住你的信息。利用分發(fā)印有你公司標志、名稱、地址和電話號碼的拍紙簿和筆的機會進行免費宣傳。對會議記錄速度和精確性的要求以及現(xiàn)場的格調(diào)——正式和非正式——會影響與會者對書寫工具的選擇。無論何時需要AV設(shè)備，要在會前預(yù)先試用并熟練掌握，確保這些設(shè)備是好的，以及從所有的位置上都能看到圖像。預(yù)定的時間應(yīng)比你所使用的時間更長一些，以便準備好開會所需的設(shè)備和會后撤走設(shè)備。5． 確定供電系統(tǒng)是否正常。1． 檢查是否預(yù)定了點心。讓聽眾坐在你的周圍，意味著合作性與非正式的討論，但它可能無助于你左右別人的觀點。試著從其他與會者坐的位置“讀”出他們的目的。坐在中間可能提示希望充分參與或?qū)h桌那邊的討論起支配作用。畫一張座位安排表，以與會者對即將討論的最有爭議的問題的觀點為依據(jù)，這會有助于分散與會者在這一事項上的對抗性。目光接觸對于向自己團隊的成員表示下一步將做什么是很重要的。策略性排座是以與會者會受其鄰座的影響這個假設(shè)為基礎(chǔ)的。主席可坐在任何一個座位上小提示38：確保任何與會者能互相看到。主席坐在團隊成員之間。等級在某些文化中顯得特別重要。如有談判或?qū)沟目赡苄?，選一張長方形的桌子，“雙方”可相對而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。面對面的：坐在桌子的對面，使自己與另一人保持距離，這個位置能使不一致的觀點表達得更自在一些。一對一會議有三種座位安排：支持性的、合作性的和面對面的。預(yù)先考慮座位安排，如果必要，設(shè)計一個座位安排方案，給會議創(chuàng)造一個良好機會來達到目的。會議進行得很順利，廣告公司贏得了這個新的客戶。這個客戶的工作場所相當遠，是一個小型的開放式辦公室，所以廣告公司建議利用一家鄰近客戶且有會議設(shè)備的飯店。好的設(shè)備有助于氣氛，如良好的音響裝置、適宜的照明以及舒適的座位。大多數(shù)會議的主要目的是與別的與會者口頭交談來分享信息，所以優(yōu)良的音響效果是必需的。選擇了錯誤的會議場所：這個事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個不好的會議場所，實際上是損害而不是改善了兩個部門之間的關(guān)系。正在翻動的圖表?！?椅子應(yīng)試坐十分鐘，檢查是否舒適。要點● 會前對于不熟悉的會場至少訪問一次?！?空調(diào)不合適，房間悶熱，或氣溫太高，難以調(diào)節(jié)。旅途、時間和食宿花費很多。可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機會?！?可能昂貴，并且每人個人都不熟悉。下級的辦公室一位下級的工作處。會議場所考慮的因素你的辦公室你的工作位置或一張會議桌，外加幾把椅子。不論什么場合，注意使與會者足夠舒適以集中精力開會，但不要讓他們舒服得想打瞌睡。根據(jù)法律，必須邀請某些人參加某種會議，如公司的股東年會—雖然有一些不道德的公司找一個不合適地點或時間召開會議以通過不得人心的提議。大城市中心地段可能適合于大多數(shù)與會者，并且公共交通服務(wù)良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂貴一些。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室如開正式會議。對所有會議都這們，無論小會或大會，正式會議或非正式會議。⒉將議程初稿發(fā)給全體與會者，征求他們關(guān)于其他項目的建議。與增加項目相比，他們可能會更喜歡減少一些項目，除非他們對你希望加上去的項目有特殊的趣。最后是其他事宜，并計劃確定下次會議的日期、時間和地點。無人會介意提早結(jié)束會議，但是會議超過預(yù)定時間是令人不快的。給每一項標出號碼，并給每一項分配一個開始時間，以有利于那些不需參加整個會議的與會者。若有許多的問題要討論，就給每一項目分配一個時間限度，以保證你不會超過規(guī)定的時間。會議議程是需要提出度討論的問題或項目的清單。● 會議場所必須有適當?shù)脑O(shè)備，會場大小適宜。通常需要就會議的時間和地點作書面的確認。小提示24：議程的每個項目旁列出發(fā)言者的姓名組織會議最困難的部分之一是確定一個時間，以適合你的全體與會者。提供信息：邀請公司某一部門成員，例如生產(chǎn)或銷售部門成員，為公司其他人員提供有關(guān)他們部門的進展情況。 當你列出了與會者的初步名單時，依次確認每個人可能做出的貢獻：● 他們是否有可供分享的信息？例如，一位銷售經(jīng)理報告客戶的反應(yīng)。邀請那些有良好溝通技巧的人參加會議。小提示22：排定會議時間表之前要考慮旅行時間。確保會議在恰當?shù)臅r間和地點舉行，由合適的人參加，快捷且戲院有做出正確的決定。如果你主持會議，讓每個人有秩序地獲得發(fā)言機會。找出那些與你有同樣觀點的人，并鼓勵他們支持你的論點。會議之前，考慮周到并詳細計劃是非常重要的，這樣可以保證會議順利進行。僅涉及一人一對一需要幾個人或一個團隊的投入專門委員會涉及緊急問題臨時的做出決定例如做出選擇，獲得授權(quán)，承諾采取行動需要立即討論，或涉及非典型的商務(wù)問題監(jiān)時的涉及反復(fù)出現(xiàn)的商務(wù)問題正式的要求一個組織的最高層進行討論或授權(quán)董事會要求公司的股東們授權(quán)年會或臨時股大會激發(fā)創(chuàng)意例如形成創(chuàng)造性的解決方法需要討論創(chuàng)新的想法非正式的需要迅速地產(chǎn)生全新思想頭腦風暴需要對有關(guān)事宜的報告進行考慮、討論或