【導讀】一是《干部檔案工作條例》，二是《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。干部人事檔案材料收集整理工作的具體法規(guī)依據(jù)和行動指南。整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)。將有關組織過去和新近形成的干部檔案材料收集到干部檔案管理部。門，既是干部檔案工作的起點，又是貫穿于干部檔案工作始終的一項經(jīng)常性工作，作提供客觀物質(zhì)對象的。干部檔案管理部門只有將干部檔案材。足夠的符合質(zhì)量的原材料，工業(yè)生產(chǎn)就不能進行。就會給檔案的利用造成很大的不便。干部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工。３、收集工作是實現(xiàn)干部檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑。決策服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務。單位限定日期上交。地及時向有關單位索要。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，劃清干部檔案材料收集范圍，可以避免錯收和漏收。

　　

【正文】 作了組織審查結(jié)論（處分決定）意見 的次數(shù)算。 例表中左邊注的“第一次審查”、“第二次審查”、“復查結(jié)論部分”、“原結(jié)論部分”、“撤銷處分材料”、“原處分材料”、“入團材料”、“入黨材料”等，只表示排列順序，登記目錄時不用寫，按順序號往下登記即可。 另外，干部檔案材料備考表的排序：單項材料備考表是備考哪份材料就排在那份材料所在類的最后；總的備考，可歸入第十類，排列在最后。 材料排序后，用鉛筆在每 份材料第一頁的右上角編上類號和順序號，并在每類第一份材料右上角貼上分類角（不用類、號、頁小戳子）（原有類、號、頁小戳子要用白紙粘上）。 在正面的右下角和反面的左下角編寫頁碼。例如，第一類第４份材料共 13 頁，可在右上角編“１ — ４”， 用圖書編頁法，從前至后在每一頁右下角或左下角標上 2?? 13。 四、干部檔案材料的復制 復制就是根據(jù)干部檔案材料收集和保護的需要，使用一定的技術手段，按照干部檔案材料原件內(nèi)容和式樣重新制作一份或數(shù)份材料。 １、復制的原因 (１ )建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制。 (２ )字跡不清的材料，墨水褪色的材料要進行復制。 (３ )凡用鉛筆、圓珠筆書寫或復寫的以及用復寫紙打印的重要材料都要重新復制，如自傳、審查結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等。 為減少復制工作量，接收材料時應嚴格把關。凡是近期形成的不符合要求的材料，要退回材料形成單位重新制作或補正。 ２、復制的方式和要求 復制一般可采用手描、打印、抄寫、復印等方式。 (１ )手描。手描是用藍黑墨水、黑墨水或墨汁的鋼筆在材料的原件字跡模糊不清的地方，按原字跡進行描摹。手描要一絲不茍，力求保持材料的原貌。 (２ )抄寫、打印。抄寫、打印是用 藍黑墨水或黑墨水鋼筆（毛筆）或打字機按材料內(nèi)容復制一份或數(shù)份。手抄的材料應字跡清楚，工整，文字規(guī)范。復制的材料必須仔細校對，做到絕對無誤，并要注明材料原件存于何處、復制單位、復制人、核對人、復制時間。復制時，嚴禁在原件和復制件上勾、抹、涂、劃。 (３ )復印機復制。復印機復印時，廢頁應帶回干部檔案管理部門銷毀，不要散失，以防失密。 復制后，原件應及時歸入正本， 正本中的原件是用鉛筆、圓珠筆和復寫紙作書寫材料的，應將復制件和原件同時歸入正本，原件附在復制件之后。因建立副本所需而復制的材料，復制件只存副本 。 五、干 部檔案材料的技術加工 技術加工是指在不損壞文字內(nèi)容的前提下，利用裱糊、剪裁、折疊等技術手段，對紙張不符規(guī)格、破損、卷角、折皺的干部檔案材料進行技術處理，使其外表達到“四邊整齊”，便于裝訂、保管和利用，壽命得以延長。其主要方法有： 裱糊。 對破損、卷角、過簿、折皺和小于 16 開規(guī)格（ 26 ）的干部檔案材料，進行托裱和托補，使其折皺和卷角平整，破損復原，且符合 16 開規(guī)格紙張。根據(jù)每份材料不同的情況通常采用單邊、單面托裱、夾面托裱、魚鱗形或梯形托裱，還有膠紙粘貼等。 對紙面過窄或無裝訂線的檔案材料，須 進行托補，有左側(cè)加邊和周圍加邊（又稱開窗法）等方法。對一些破損、多頁零散的材料，在裝訂線的一邊要用白紙包邊，主要作用是為了保護材料，防止失散，使檔案材料立卷裝訂后整齊美觀。 根據(jù)中組部的要求，所有干部檔案材料左邊不能出現(xiàn)兩個洞眼交叉情況。如有交叉洞眼，應裱糊。 襯紙要用白紙，不宜過厚或過簿，不可采用有字的廢紙、廢目錄或報紙湊合。漿糊和膠水須能防蟲蛀，不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料應壓平晾干，不得在陽光下暴曬或高溫熨烤。 剪裁。 對大于 16 開的檔案材料，在不影響材料完整和不損傷字跡的前提下，可酌情剪裁，使其符 合 16 開規(guī)格。 為防止把材料文字、印章切掉，剪裁必須一頁一頁地切，絕對不可圖省事多頁一刀切，并應在左側(cè)留 厘米裝訂線，盡量做到材料上邊和下邊空白處相等。 折疊。 適用于對經(jīng)過剪裁處理后仍大于 16 開的材料，或?qū)^寬過長而又不宜剪裁的材料進行技術處理，使其符合 16 開規(guī)格要求。折疊處要盡量避開文字，折疊后的材料要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。折疊形式有橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等。 拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。 無論材料是否需要托 表，材料一律正裝，橫寫的材料名稱在上，豎寫的材料名稱在右。 六、目錄登記 目錄登記，是在干部檔案材料經(jīng)過分類、排序、技術加工之后，按照固定的欄目和要求，將應歸入檔案材料名稱逐份進行記載的工作。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄登記要清晰、確切、精煉，目錄應放在干部檔案卷首，正、副本都要有各自的目錄。具體要求如下： 類號和順序的登記 要按照類別排列順序號及檔案材料目錄格式，逐份逐項進行填寫，無論材料題目長短，都要獨占一行。先從第一類開始，以份為單位，類號用漢字碼，順序號 、時間、份數(shù)、頁號一律用阿拉伯數(shù)字。如第一類第一份材料，類號為“一”，順序號為“１”，登記在目錄上為“一／１”。 材料名稱的登記 (１ )根據(jù)材料標題填寫材料名稱，一般要登記全稱，名稱較長的可以縮寫，如“關于同志參加革命工作時間的批復”可以簡化為“參加工作時間的批復”?？s寫的題目，必須能確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。 (２ )對標題與內(nèi)容不相符的材料，登記時要按實際內(nèi)容重新擬題，標題是材料內(nèi)容的概括和提示，因此要求擬訂的標題不但要準確、精練，而且要有“個性”，比如第五類材料中，證明材料居多，不能都寫 成“證明材料”，而應寫成“ XXX關于 XXX 的證明”，這樣寫，叫人一看就對材料的大概內(nèi)容有一基本了解，否則就失去了目錄登記的意義。 有的材料也可按材料原名稱登記目錄，但須在備注欄內(nèi)注明材料的實際內(nèi)容。如學習總結(jié)，內(nèi)有組織鑒定，并作為鑒定材料歸三類的，登記時應記“學習總結(jié)（鑒定）”。 (３ )沒有標題的材料，應根據(jù)材料內(nèi)容或材料來源擬題登記目錄，并在材料上用鉛筆加上標題。 材料形成時間的登記 (１ )材料形成時間，一般采用材料落款注明的 最后時間 。 復制的檔案材料，采用原件形成的時間，并在目錄上備注欄注明是復制件（復 印的材料可以不注明是復制件） 。 (２ )一份材料有幾個時間的， 以組織最后審查認可時間為準 。 (３ )材料制成時間要填全年月日，對于未標明時間的材料，應盡量查清，查出多少，登記多少， 實在查不清的可以空著不填 。 材料份數(shù)、頁碼的計算填寫 (１ )以每份完整的材料（包括附件）為一份。 (２ )復制件和原件并存的 按一式兩份計頁 。 (３ )有鉛字頁碼的材料，應按鉛字頁碼填寫頁數(shù)。 (４ )無鉛字頁碼的，采用圖書編頁法，每單面為一頁，無實際內(nèi)容的頁不計數(shù)，封面、封底、襯紙后空白頁一般不計數(shù)。 （ 5） 制式材料本身有鉛字頁碼，填寫 材料時中間有插頁的，應按材料的實際內(nèi)容重新編寫頁碼 。 （ 6） 第五類材料中的“證明材料”，如果是在一個時間段里就同一個問題的幾份證明材料，我們在計算份數(shù)和頁碼時，可以合并在一起計算。如關于一個人的同一問題的三份證明材料，總共有 8 頁，我們可以在目錄中并為一個材料，計算成“ 3 份 8 頁”。但在編每份材料的頁碼時，仍然各自計算，即第一份頁碼是“ 3”，第二份頁碼是“ 2”，第三份頁碼是“ 3”。 目錄要求 目錄可采用書寫或打印兩種方式。 (１ )書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆及紅 色、純藍墨水，不得涂改、粘貼，不得打省略號或?qū)憽巴稀弊謽?，不允許用國家沒有認可的簡化字。目錄中的標題無論字數(shù)多少都要均勻排列在相應的欄目里。 (２ )書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，以供補充材料時使用。 (３ )目錄登記之后，再從檔案中取出材料時，要在目錄備注欄內(nèi)注明取出時間、原因和經(jīng)手人。 (４ )檔案副本內(nèi)不要附檔案正本目錄。 七、干部檔案的裝訂 干部檔案材料必須裝訂成卷，正副本應分別裝訂。裝訂后的檔案要做到：目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂牢固實用。具體做 法： 裝訂前后都要將目錄與材料核對無誤。 為了便于裝訂和利用，對正本材料過多、厚度超過 厘米的，要分卷裝訂。分卷的方法主要有“切開法”和“提取法”兩種。如果十個類別材料份量比較均勻，可采取切開法，將前五類分成一卷，后五類再分成一卷。提取法主要適用各類別材料份量不均的情況，某類材料過多的，則可將該類材料提取出來單獨成卷。 在實際工作中，采用提取法較多，因為干部檔案超厚大都是個別類材料過多所致。如五類政審材料形成證明材料較多（少則幾十份，多則幾百份），應采用提取法把調(diào)查證明材料分離出來，根據(jù)材料份量 ，分別組成正本二或正本三，正本一為綜合類，正本二、三為提取出來的證明材料。 干部檔案無論分成幾卷，每卷都是干部檔案的組成部分。因此，在每卷的封面上，必須注明順序。例如一份檔案的正本分為三卷，則要在第一卷卷皮上標“１／３”，第二卷卷皮上標“２／３”，第三卷皮上標“３／３”字樣。這樣既可保持干部檔案內(nèi)容的有機聯(lián)系，又可方便利用。 把全卷材料理齊，要求做到四邊整齊 。 在材料左側(cè)豎直打統(tǒng)一的裝訂線眼三個，眼距（從眼中心算起） 厘米，線眼中心距左側(cè)邊沿 厘米，上、下線眼中心距，上下邊沿應相等，注意不要 損傷文字，不要錯位。 使用中組部推薦的新型干部檔案卷夾，要打印或書寫好干部檔案標簽，并按要求粘貼在檔按卷夾的脊背上。 系裝訂帶。對條件不具備的地方或單位，可用鞋帶（不要用金屬包頭帶）系裝訂帶，長度要適中。裝訂時，將全卷材料卷面向下，把帶子對折，然后將折點當穿頭，由卷面中眼穿至卷底，再將卷面的兩個帶頭分別從卷面上下兩眼穿至卷底，最后將已穿過卷底上下兩帶頭，同時朝卷底中眼的折頭帶孔中對穿打結(jié)。 裝訂好的檔案，均要在卷面貼上正（副）本和姓名標簽。正本分卷的，要在卷面上標分卷號。書寫檔案卷皮姓名要與檔案材料 記載一致，不得用同音字或不規(guī)范的簡化字代替，簡化字與繁體字不能混用。 八、干部檔案的驗收 干部檔案裝訂成卷后，必須確定專人負責，對照有關規(guī)定，全面系統(tǒng)地進行認真細致地復查和審核。驗收合格后，方能入庫。驗收是保證干部檔案質(zhì)量的最后一次把關，也是消滅錯誤的必要環(huán)節(jié)。因此要嚴肅認真，一絲不茍。 驗收工作一般由主管領導和熟悉業(yè)務、責任心強的同志參加，驗收方法可在自查、互查的基礎上，最后由負責驗收人員對所有整理過的檔案，逐人逐卷逐份進行檢查。驗收復核內(nèi)容主要是： 各類材料是否符合歸檔要求，是否都屬于該人員的，有無 應剔出而未剔出，應歸入而未歸入的材料； 材料分類、排序是否準確； 正副本分工是否確當、是否割裂檔案正本內(nèi)容或把應歸入正本材料歸入了副本； 需要復制的材料有無遺漏，復制是否符合質(zhì)量，原件是否存入了正本； 材料的技術加工是否符合標準； 目錄登記是否符合要求，材料與目錄是否一致； 材料上的金屬品是否都清除了； 裝訂是否整齊，有無損字壓字、掉頁現(xiàn)象，卷面書寫是否規(guī)格整潔。 驗收方法： 歸檔材料與銷毀材料對照； 正本材料與副本材料對照； 正本分卷與分卷對照； 目錄與材料對照 。 第四節(jié) 整理工作的注意事項 最后講一下整理工作的注意事項。干部檔案整理工作必須嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家秘密。在集中整理大量干部檔案時，領導更要高度重視，嚴密組織，加強保衛(wèi)保密工作，杜絕泄密、失密、盜竊等惡性事故發(fā)生。為此要注意以下事項： 加強干部檔案管理，建立值班制度，防止丟失檔案材料。 整理室無關人員不得入內(nèi)，門鎖鑰匙要有專人保管，下班前要把檔案材料收入檔案柜內(nèi)鎖好。 整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案安全，并注意防止水杯、墨水瓶傾倒污染材料； 個人不得擅自處理和銷毀檔案材料，整 理中按照規(guī)定應清出處理的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領導審查批準后分別情況予以處理。 不得私自涂改、抽取、偽造材料。 不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。 不得整理、翻閱親屬檔案。