【導(dǎo)讀】一是《干部檔案工作條例》，二是《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。干部人事檔案材料收集整理工作的具體法規(guī)依據(jù)和行動(dòng)指南。整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)。將有關(guān)組織過(guò)去和新近形成的干部檔案材料收集到干部檔案管理部。門(mén)，既是干部檔案工作的起點(diǎn)，又是貫穿于干部檔案工作始終的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，作提供客觀物質(zhì)對(duì)象的。干部檔案管理部門(mén)只有將干部檔案材。足夠的符合質(zhì)量的原材料，工業(yè)生產(chǎn)就不能進(jìn)行。就會(huì)給檔案的利用造成很大的不便。干部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工。３、收集工作是實(shí)現(xiàn)干部檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑。決策服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。單位限定日期上交。地及時(shí)向有關(guān)單位索要。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，劃清干部檔案材料收集范圍，可以避免錯(cuò)收和漏收。

　　

【正文】 作了組織審查結(jié)論（處分決定）意見(jiàn) 的次數(shù)算。 例表中左邊注的“第一次審查”、“第二次審查”、“復(fù)查結(jié)論部分”、“原結(jié)論部分”、“撤銷(xiāo)處分材料”、“原處分材料”、“入團(tuán)材料”、“入黨材料”等，只表示排列順序，登記目錄時(shí)不用寫(xiě)，按順序號(hào)往下登記即可。 另外，干部檔案材料備考表的排序：?jiǎn)雾?xiàng)材料備考表是備考哪份材料就排在那份材料所在類(lèi)的最后；總的備考，可歸入第十類(lèi)，排列在最后。 材料排序后，用鉛筆在每 份材料第一頁(yè)的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào)，并在每類(lèi)第一份材料右上角貼上分類(lèi)角（不用類(lèi)、號(hào)、頁(yè)小戳子）（原有類(lèi)、號(hào)、頁(yè)小戳子要用白紙粘上）。 在正面的右下角和反面的左下角編寫(xiě)頁(yè)碼。例如，第一類(lèi)第４份材料共 13 頁(yè)，可在右上角編“１ — ４”， 用圖書(shū)編頁(yè)法，從前至后在每一頁(yè)右下角或左下角標(biāo)上 2?? 13。 四、干部檔案材料的復(fù)制 復(fù)制就是根據(jù)干部檔案材料收集和保護(hù)的需要，使用一定的技術(shù)手段，按照干部檔案材料原件內(nèi)容和式樣重新制作一份或數(shù)份材料。 １、復(fù)制的原因 (１ )建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制。 (２ )字跡不清的材料，墨水褪色的材料要進(jìn)行復(fù)制。 (３ )凡用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)或復(fù)寫(xiě)的以及用復(fù)寫(xiě)紙打印的重要材料都要重新復(fù)制，如自傳、審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等。 為減少?gòu)?fù)制工作量，接收材料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。凡是近期形成的不符合要求的材料，要退回材料形成單位重新制作或補(bǔ)正。 ２、復(fù)制的方式和要求 復(fù)制一般可采用手描、打印、抄寫(xiě)、復(fù)印等方式。 (１ )手描。手描是用藍(lán)黑墨水、黑墨水或墨汁的鋼筆在材料的原件字跡模糊不清的地方，按原字跡進(jìn)行描摹。手描要一絲不茍，力求保持材料的原貌。 (２ )抄寫(xiě)、打印。抄寫(xiě)、打印是用 藍(lán)黑墨水或黑墨水鋼筆（毛筆）或打字機(jī)按材料內(nèi)容復(fù)制一份或數(shù)份。手抄的材料應(yīng)字跡清楚，工整，文字規(guī)范。復(fù)制的材料必須仔細(xì)校對(duì)，做到絕對(duì)無(wú)誤，并要注明材料原件存于何處、復(fù)制單位、復(fù)制人、核對(duì)人、復(fù)制時(shí)間。復(fù)制時(shí)，嚴(yán)禁在原件和復(fù)制件上勾、抹、涂、劃。 (３ )復(fù)印機(jī)復(fù)制。復(fù)印機(jī)復(fù)印時(shí)，廢頁(yè)應(yīng)帶回干部檔案管理部門(mén)銷(xiāo)毀，不要散失，以防失密。 復(fù)制后，原件應(yīng)及時(shí)歸入正本， 正本中的原件是用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙作書(shū)寫(xiě)材料的，應(yīng)將復(fù)制件和原件同時(shí)歸入正本，原件附在復(fù)制件之后。因建立副本所需而復(fù)制的材料，復(fù)制件只存副本 。 五、干 部檔案材料的技術(shù)加工 技術(shù)加工是指在不損壞文字內(nèi)容的前提下，利用裱糊、剪裁、折疊等技術(shù)手段，對(duì)紙張不符規(guī)格、破損、卷角、折皺的干部檔案材料進(jìn)行技術(shù)處理，使其外表達(dá)到“四邊整齊”，便于裝訂、保管和利用，壽命得以延長(zhǎng)。其主要方法有： 裱糊。 對(duì)破損、卷角、過(guò)簿、折皺和小于 16 開(kāi)規(guī)格（ 26 ）的干部檔案材料，進(jìn)行托裱和托補(bǔ)，使其折皺和卷角平整，破損復(fù)原，且符合 16 開(kāi)規(guī)格紙張。根據(jù)每份材料不同的情況通常采用單邊、單面托裱、夾面托裱、魚(yú)鱗形或梯形托裱，還有膠紙粘貼等。 對(duì)紙面過(guò)窄或無(wú)裝訂線(xiàn)的檔案材料，須 進(jìn)行托補(bǔ)，有左側(cè)加邊和周?chē)舆叄ㄓ址Q(chēng)開(kāi)窗法）等方法。對(duì)一些破損、多頁(yè)零散的材料，在裝訂線(xiàn)的一邊要用白紙包邊，主要作用是為了保護(hù)材料，防止失散，使檔案材料立卷裝訂后整齊美觀。 根據(jù)中組部的要求，所有干部檔案材料左邊不能出現(xiàn)兩個(gè)洞眼交叉情況。如有交叉洞眼，應(yīng)裱糊。 襯紙要用白紙，不宜過(guò)厚或過(guò)簿，不可采用有字的廢紙、廢目錄或報(bào)紙湊合。漿糊和膠水須能防蟲(chóng)蛀，不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料應(yīng)壓平晾干，不得在陽(yáng)光下暴曬或高溫熨烤。 剪裁。 對(duì)大于 16 開(kāi)的檔案材料，在不影響材料完整和不損傷字跡的前提下，可酌情剪裁，使其符 合 16 開(kāi)規(guī)格。 為防止把材料文字、印章切掉，剪裁必須一頁(yè)一頁(yè)地切，絕對(duì)不可圖省事多頁(yè)一刀切，并應(yīng)在左側(cè)留 厘米裝訂線(xiàn)，盡量做到材料上邊和下邊空白處相等。 折疊。 適用于對(duì)經(jīng)過(guò)剪裁處理后仍大于 16 開(kāi)的材料，或?qū)^(guò)寬過(guò)長(zhǎng)而又不宜剪裁的材料進(jìn)行技術(shù)處理，使其符合 16 開(kāi)規(guī)格要求。折疊處要盡量避開(kāi)文字，折疊后的材料要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。折疊形式有橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等。 拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。 無(wú)論材料是否需要托 表，材料一律正裝，橫寫(xiě)的材料名稱(chēng)在上，豎寫(xiě)的材料名稱(chēng)在右。 六、目錄登記 目錄登記，是在干部檔案材料經(jīng)過(guò)分類(lèi)、排序、技術(shù)加工之后，按照固定的欄目和要求，將應(yīng)歸入檔案材料名稱(chēng)逐份進(jìn)行記載的工作。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄登記要清晰、確切、精煉，目錄應(yīng)放在干部檔案卷首，正、副本都要有各自的目錄。具體要求如下： 類(lèi)號(hào)和順序的登記 要按照類(lèi)別排列順序號(hào)及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)進(jìn)行填寫(xiě)，無(wú)論材料題目長(zhǎng)短，都要獨(dú)占一行。先從第一類(lèi)開(kāi)始，以份為單位，類(lèi)號(hào)用漢字碼，順序號(hào) 、時(shí)間、份數(shù)、頁(yè)號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。如第一類(lèi)第一份材料，類(lèi)號(hào)為“一”，順序號(hào)為“１”，登記在目錄上為“一／１”。 材料名稱(chēng)的登記 (１ )根據(jù)材料標(biāo)題填寫(xiě)材料名稱(chēng)，一般要登記全稱(chēng)，名稱(chēng)較長(zhǎng)的可以縮寫(xiě)，如“關(guān)于同志參加革命工作時(shí)間的批復(fù)”可以簡(jiǎn)化為“參加工作時(shí)間的批復(fù)”?？s寫(xiě)的題目，必須能確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。 (２ )對(duì)標(biāo)題與內(nèi)容不相符的材料，登記時(shí)要按實(shí)際內(nèi)容重新擬題，標(biāo)題是材料內(nèi)容的概括和提示，因此要求擬訂的標(biāo)題不但要準(zhǔn)確、精練，而且要有“個(gè)性”，比如第五類(lèi)材料中，證明材料居多，不能都寫(xiě) 成“證明材料”，而應(yīng)寫(xiě)成“ XXX關(guān)于 XXX 的證明”，這樣寫(xiě)，叫人一看就對(duì)材料的大概內(nèi)容有一基本了解，否則就失去了目錄登記的意義。 有的材料也可按材料原名稱(chēng)登記目錄，但須在備注欄內(nèi)注明材料的實(shí)際內(nèi)容。如學(xué)習(xí)總結(jié)，內(nèi)有組織鑒定，并作為鑒定材料歸三類(lèi)的，登記時(shí)應(yīng)記“學(xué)習(xí)總結(jié)（鑒定）”。 (３ )沒(méi)有標(biāo)題的材料，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容或材料來(lái)源擬題登記目錄，并在材料上用鉛筆加上標(biāo)題。 材料形成時(shí)間的登記 (１ )材料形成時(shí)間，一般采用材料落款注明的 最后時(shí)間 。 復(fù)制的檔案材料，采用原件形成的時(shí)間，并在目錄上備注欄注明是復(fù)制件（復(fù) 印的材料可以不注明是復(fù)制件） 。 (２ )一份材料有幾個(gè)時(shí)間的， 以組織最后審查認(rèn)可時(shí)間為準(zhǔn) 。 (３ )材料制成時(shí)間要填全年月日，對(duì)于未標(biāo)明時(shí)間的材料，應(yīng)盡量查清，查出多少，登記多少， 實(shí)在查不清的可以空著不填 。 材料份數(shù)、頁(yè)碼的計(jì)算填寫(xiě) (１ )以每份完整的材料（包括附件）為一份。 (２ )復(fù)制件和原件并存的 按一式兩份計(jì)頁(yè) 。 (３ )有鉛字頁(yè)碼的材料，應(yīng)按鉛字頁(yè)碼填寫(xiě)頁(yè)數(shù)。 (４ )無(wú)鉛字頁(yè)碼的，采用圖書(shū)編頁(yè)法，每單面為一頁(yè)，無(wú)實(shí)際內(nèi)容的頁(yè)不計(jì)數(shù)，封面、封底、襯紙后空白頁(yè)一般不計(jì)數(shù)。 （ 5） 制式材料本身有鉛字頁(yè)碼，填寫(xiě) 材料時(shí)中間有插頁(yè)的，應(yīng)按材料的實(shí)際內(nèi)容重新編寫(xiě)頁(yè)碼 。 （ 6） 第五類(lèi)材料中的“證明材料”，如果是在一個(gè)時(shí)間段里就同一個(gè)問(wèn)題的幾份證明材料，我們?cè)谟?jì)算份數(shù)和頁(yè)碼時(shí)，可以合并在一起計(jì)算。如關(guān)于一個(gè)人的同一問(wèn)題的三份證明材料，總共有 8 頁(yè)，我們可以在目錄中并為一個(gè)材料，計(jì)算成“ 3 份 8 頁(yè)”。但在編每份材料的頁(yè)碼時(shí)，仍然各自計(jì)算，即第一份頁(yè)碼是“ 3”，第二份頁(yè)碼是“ 2”，第三份頁(yè)碼是“ 3”。 目錄要求 目錄可采用書(shū)寫(xiě)或打印兩種方式。 (１ )書(shū)寫(xiě)目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆及紅 色、純藍(lán)墨水，不得涂改、粘貼，不得打省略號(hào)或?qū)憽巴稀弊謽?，不允許用國(guó)家沒(méi)有認(rèn)可的簡(jiǎn)化字。目錄中的標(biāo)題無(wú)論字?jǐn)?shù)多少都要均勻排列在相應(yīng)的欄目里。 (２ )書(shū)寫(xiě)目錄時(shí)，每類(lèi)目錄之后，須留出適量的空格，以供補(bǔ)充材料時(shí)使用。 (３ )目錄登記之后，再?gòu)臋n案中取出材料時(shí)，要在目錄備注欄內(nèi)注明取出時(shí)間、原因和經(jīng)手人。 (４ )檔案副本內(nèi)不要附檔案正本目錄。 七、干部檔案的裝訂 干部檔案材料必須裝訂成卷，正副本應(yīng)分別裝訂。裝訂后的檔案要做到：目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂牢固實(shí)用。具體做 法： 裝訂前后都要將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤。 為了便于裝訂和利用，對(duì)正本材料過(guò)多、厚度超過(guò) 厘米的，要分卷裝訂。分卷的方法主要有“切開(kāi)法”和“提取法”兩種。如果十個(gè)類(lèi)別材料份量比較均勻，可采取切開(kāi)法，將前五類(lèi)分成一卷，后五類(lèi)再分成一卷。提取法主要適用各類(lèi)別材料份量不均的情況，某類(lèi)材料過(guò)多的，則可將該類(lèi)材料提取出來(lái)單獨(dú)成卷。 在實(shí)際工作中，采用提取法較多，因?yàn)楦刹繖n案超厚大都是個(gè)別類(lèi)材料過(guò)多所致。如五類(lèi)政審材料形成證明材料較多（少則幾十份，多則幾百份），應(yīng)采用提取法把調(diào)查證明材料分離出來(lái)，根據(jù)材料份量 ，分別組成正本二或正本三，正本一為綜合類(lèi)，正本二、三為提取出來(lái)的證明材料。 干部檔案無(wú)論分成幾卷，每卷都是干部檔案的組成部分。因此，在每卷的封面上，必須注明順序。例如一份檔案的正本分為三卷，則要在第一卷卷皮上標(biāo)“１／３”，第二卷卷皮上標(biāo)“２／３”，第三卷皮上標(biāo)“３／３”字樣。這樣既可保持干部檔案內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系，又可方便利用。 把全卷材料理齊，要求做到四邊整齊 。 在材料左側(cè)豎直打統(tǒng)一的裝訂線(xiàn)眼三個(gè)，眼距（從眼中心算起） 厘米，線(xiàn)眼中心距左側(cè)邊沿 厘米，上、下線(xiàn)眼中心距，上下邊沿應(yīng)相等，注意不要 損傷文字，不要錯(cuò)位。 使用中組部推薦的新型干部檔案卷夾，要打印或書(shū)寫(xiě)好干部檔案標(biāo)簽，并按要求粘貼在檔按卷夾的脊背上。 系裝訂帶。對(duì)條件不具備的地方或單位，可用鞋帶（不要用金屬包頭帶）系裝訂帶，長(zhǎng)度要適中。裝訂時(shí)，將全卷材料卷面向下，把帶子對(duì)折，然后將折點(diǎn)當(dāng)穿頭，由卷面中眼穿至卷底，再將卷面的兩個(gè)帶頭分別從卷面上下兩眼穿至卷底，最后將已穿過(guò)卷底上下兩帶頭，同時(shí)朝卷底中眼的折頭帶孔中對(duì)穿打結(jié)。 裝訂好的檔案，均要在卷面貼上正（副）本和姓名標(biāo)簽。正本分卷的，要在卷面上標(biāo)分卷號(hào)。書(shū)寫(xiě)檔案卷皮姓名要與檔案材料 記載一致，不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字代替，簡(jiǎn)化字與繁體字不能混用。 八、干部檔案的驗(yàn)收 干部檔案裝訂成卷后，必須確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，對(duì)照有關(guān)規(guī)定，全面系統(tǒng)地進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地復(fù)查和審核。驗(yàn)收合格后，方能入庫(kù)。驗(yàn)收是保證干部檔案質(zhì)量的最后一次把關(guān)，也是消滅錯(cuò)誤的必要環(huán)節(jié)。因此要嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍。 驗(yàn)收工作一般由主管領(lǐng)導(dǎo)和熟悉業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)的同志參加，驗(yàn)收方法可在自查、互查的基礎(chǔ)上，最后由負(fù)責(zé)驗(yàn)收人員對(duì)所有整理過(guò)的檔案，逐人逐卷逐份進(jìn)行檢查。驗(yàn)收復(fù)核內(nèi)容主要是： 各類(lèi)材料是否符合歸檔要求，是否都屬于該人員的，有無(wú) 應(yīng)剔出而未剔出，應(yīng)歸入而未歸入的材料； 材料分類(lèi)、排序是否準(zhǔn)確； 正副本分工是否確當(dāng)、是否割裂檔案正本內(nèi)容或把應(yīng)歸入正本材料歸入了副本； 需要復(fù)制的材料有無(wú)遺漏，復(fù)制是否符合質(zhì)量，原件是否存入了正本； 材料的技術(shù)加工是否符合標(biāo)準(zhǔn)； 目錄登記是否符合要求，材料與目錄是否一致； 材料上的金屬品是否都清除了； 裝訂是否整齊，有無(wú)損字壓字、掉頁(yè)現(xiàn)象，卷面書(shū)寫(xiě)是否規(guī)格整潔。 驗(yàn)收方法： 歸檔材料與銷(xiāo)毀材料對(duì)照； 正本材料與副本材料對(duì)照； 正本分卷與分卷對(duì)照； 目錄與材料對(duì)照 。 第四節(jié) 整理工作的注意事項(xiàng) 最后講一下整理工作的注意事項(xiàng)。干部檔案整理工作必須嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家秘密。在集中整理大量干部檔案時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)更要高度重視，嚴(yán)密組織，加強(qiáng)保衛(wèi)保密工作，杜絕泄密、失密、盜竊等惡性事故發(fā)生。為此要注意以下事項(xiàng)： 加強(qiáng)干部檔案管理，建立值班制度，防止丟失檔案材料。 整理室無(wú)關(guān)人員不得入內(nèi)，門(mén)鎖鑰匙要有專(zhuān)人保管，下班前要把檔案材料收入檔案柜內(nèi)鎖好。 整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案安全，并注意防止水杯、墨水瓶?jī)A倒污染材料； 個(gè)人不得擅自處理和銷(xiāo)毀檔案材料，整 理中按照規(guī)定應(yīng)清出處理的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。 不得私自涂改、抽取、偽造材料。 不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。 不得整理、翻閱親屬檔案。