【正文】 《干部人事檔案管理業(yè)務》講義 第一章 干部檔案材料的收集 第一節(jié) 收集工作的依據(jù)、概念、意義、原則及種類 一、收集工作的政策法規(guī)依據(jù) 一是《干部檔案工作條例》，二是《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。中組部、國家檔案局 1990 修訂下發(fā)的《干部檔案工作條例》是我們現(xiàn)在從事的干部人事檔案工作包括干部檔案材料收集工作的總的指導性法規(guī)；而中組部 1996年修訂下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，則對干部人事檔案材料的收集范圍、收集方法、歸檔要求、監(jiān)督檢查等都作了具體明確的規(guī)定，是我們從事干部人事檔案材料收集整理 工作的具體法規(guī)依據(jù)和行動指南。 二、收集工作的概念 干部人事檔案的收集工作，是干部人事檔案管理部門，根據(jù)本單位干部人事管理權(quán)限范圍及干部人事檔案材料的收集歸檔范圍，向有關(guān)部門收集所管理的干部人事檔案及形成的干部人事檔案材料，集中起來，統(tǒng)一管理的工作。概括起來說，就是干部人事檔案管理部門取得干部人事檔案及材料的工作。包含三層含義：一是收集本部門管理干部的人事檔案，有協(xié)管任務的單位，還要收集協(xié)管干部的檔案副本及材料，以保證干部人事工作的基本需求；二是收集形成的符合歸檔范圍的檔案材料；三是只有干部人事檔案管理部門 才有權(quán)收集干部檔案材料，非干部人事部門不得以任何理由扣留和收集干部人事檔案材料。 收集干部檔案材料，不斷充實干部檔案內(nèi)容，為組織上歷史地、全面地考察、了解和正確使用干部提供依據(jù)，是干部檔案工作的根本任務，因此，干部檔案材料收集工作在干部檔案工作中處于特殊地位，它的意義可以從三方面來理解： １、收集工作是干部檔案工作的首要環(huán)節(jié)。 干部檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)。干部檔案材料不是由干部檔案管理人員編寫形成的，而是產(chǎn)生于和干部有一定關(guān)系的各有關(guān) 組織的現(xiàn)實工作中。將有關(guān)組織過去和新近形成的干部檔案材料收集到干部檔案管理部門，既是干部檔案工作的起點，又是貫穿于干部檔案工作始終的一項經(jīng)常性工作，干部檔案工作的其他各個環(huán)節(jié)都是在收集工作的基礎(chǔ)上進行的。干部檔案工作正是通過收集這個環(huán)節(jié)把干部的檔案材料收集起來，為整個干部檔案管理和建設工作提供客觀物質(zhì)對象的。因此可以說，沒有收集工作，便沒有干部檔案工作。 ２、收集工作是干部檔案工作的基礎(chǔ)。 干部檔案管理部門只有將干部檔案材料及時、全面、準確的收集起來，按《干部檔案整理工作細則》進行認真鑒別、整理，干部檔案信息 資源才能得到開發(fā)和利用。如果收集工作不扎實，收集的材料殘缺不全或者只收集到一些零散雜亂、價值不大的干部檔案材料，就會直接影響到干部檔案工作的其他環(huán)節(jié)。（收集工作好比工業(yè)生產(chǎn)中的原材料供應，沒有足夠的符合質(zhì)量的原材料，工業(yè)生產(chǎn)就不能進行。） 從整理工作來看， 如果是成套材料，收集不全（如有頭無尾或者有尾無頭，缺結(jié)論或缺批復）就會給整理工作帶來很大困難，甚至無法進行整理。 從保管工作來看， 如果一個干部的檔案材料分散在幾個單位沒有收集起來，就無法做好集中統(tǒng)一保管工作。 從利用工作來看 就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全 面、準確地反映干部的真實面貌，就會給檔案的利用造成很大的不便。干部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工作，將該收集的材料統(tǒng)統(tǒng)收集齊全，才能幫助組織上全面了解干部和正確使用干部。 ３、收集工作是實現(xiàn)干部檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑。 干部檔案材料是各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)等單位在干部、人事工作中動態(tài)形成的，具有來源渠道多、零星、分散的特點。而干部檔案的利用則要求相對的集中，即一個人的材料必須集中在一起。通過收集，就可以解決分散和集中的矛盾，實現(xiàn)干部檔案的集中統(tǒng)一管理。 四、收集工作的原則 《干部人事檔案材料收集歸檔 規(guī)定》明確規(guī)定：“干部人事檔案材料收集歸檔，要本著 實事求是 的原則。著重收集反映干部政治思想、品德作風、業(yè)務能力、學識水平、工作實績等材料充實干部檔案，有效地為干部人事工作服務，為人事決策服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務?！蓖瑫r，我們收集檔案材料，還受國家有關(guān)法律、法規(guī)的保護和監(jiān)督。 收集工作分 普遍收集與定向收集 普遍收集 是指干部檔案管理部門對實際工作中批量產(chǎn)生的干部檔案材料，集中力量來進行收集。如統(tǒng)一布置填寫的《干部履歷表》，還有整黨期間形成的《黨員登記表》，調(diào)整工資的晉升工資審 批表、《年度考核表》等，可定期通知有關(guān)單位限定日期上交。 定向收集 是指隨著干部情況不斷發(fā)生變化，分散地不定時地形成的干部檔案材料，如干部評、聘專業(yè)技術(shù)職務、入黨、出國、獎懲、審計等材料，要經(jīng)常性地及時向有關(guān)單位索要。 第二節(jié) 收集材料的范圍及途徑 干部人事檔案材料收集的范圍，是指干部人事工作和其他工作中形成的應歸檔的干部檔案材料。反映一個干部社會實踐活動的材料是多方面的，但并不是所有的材料都要歸于干部個人檔案，有的屬于文書檔案或其他專業(yè)檔案的歸檔范圍。干部檔案材料的收集有明確的范圍。按照《干部人事檔 案材料收集歸檔規(guī)定》，反映干部政治思想、品德作風、業(yè)務能力、學識水平、工作實績等材料就是干部人事材料的收集范圍。也就是我們通常所講的收集反映干部“德、能、勤、績、廉”等方面的檔案材料。劃清干部檔案材料收集范圍，可以避免錯收和漏收。 根據(jù)中組部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，干部檔案材料的收集范圍有 20 在干部人事工作中形成的履歷表、簡歷表、各類人員登記表等材料。 2 考察、考核干部工作中形成的有關(guān)材料：民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料， 定期考核材料，年度考核登記表，鑒定材料， 后備干部登記表（提拔使用后歸檔） 審計工作中形成的有關(guān)材料：主要涉及干部個人的審計報告或?qū)徲嬕庖?國民教育、成人教育（大中專）、黨校、軍隊院校學生（學員）登記表，考生登記表，學習成績表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結(jié)業(yè)成績登記表，學習鑒定、學員思想小結(jié)（結(jié)業(yè)），博士后研究人員 評審（考試）專業(yè)技術(shù)職稱（資格）和聘任專業(yè)技術(shù)職務工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職務任職資格評審 表，專業(yè)技術(shù)資格考試成績合格登記表，評審高級專業(yè)技術(shù)職務人員情況簡表，業(yè)務自傳，評審專業(yè)技術(shù)職務任職資格申 創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的 政審工作中形成的材料：調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或情況說明材料；作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料；甄別、 更改姓名、民族、出生日期、 國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關(guān)材料：個人申請、組織審查報告及所依據(jù)的證明材料、上級 10 ①中國共產(chǎn)黨入黨志愿書（已批準轉(zhuǎn)正的）、入黨申請書（１－２份系統(tǒng)、全面的）、預備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料；黨員登記表，民主評議黨員組織意見、登記表；整黨工作中不予登記的決定、組織意見；民主評議黨員中認定為不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據(jù)材料；取消預備黨員資格的組織意見（記載組織意見的入黨志 愿書可收集歸檔）；退黨材料； ②中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表，優(yōu)秀團員事跡材 1表彰獎勵活動中形成的有關(guān)材料：勞動模范、先進工作者、有突出貢獻優(yōu)秀專家、國家科技獎（含國家發(fā)明獎、自然科學獎、科技進步獎）、中國青年科技獎、優(yōu)秀黨務工作者、優(yōu)秀黨、團員等審批（呈報）表，先進事跡材料、先進事跡登記表，立功、受勛、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材 1紀律檢查、監(jiān)察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關(guān)材料： 處分決定，免予處分 的意見，上級批復，核實（調(diào)查）報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見，撤銷處分的有關(guān)材料，通報批評材料 ；法院判決書；復查甄別報告、決定（結(jié)論），上級批復，離婚材料等。 1干部任免、調(diào)動、軍隊干部轉(zhuǎn)業(yè)安置等工作中形成的有關(guān)材料：干部任免審批表（包括所附的考察、表現(xiàn)情況材料）；干部調(diào)動鑒定、組織審定的表現(xiàn)情況材料、考察材料；公務員過渡登記表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表、授予（晉升）軍（警）銜審批表、轉(zhuǎn)業(yè)鑒定、定級定工資材料，退（離）休審批表等材料。 1考試錄用和聘用干部工作中形成的有關(guān)材料：報考登記表和錄用審批 表，考察材料，聘用審批表和合同書，政審結(jié)論和有關(guān)證明材料，考核考察材料，續(xù)聘、解聘和辭退材料，辭職審批材料等。 1辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉(zhuǎn)正定級審批表、各種工資變動審批表、登記表、提職晉級和獎勵工資審批表；享受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表、批復材料等。 1辦理出國（出境）審批工作中形成的有關(guān)材料：因公出國（出境）審批表、備案表，在國外表現(xiàn)情況材料或鑒定材料，因私出國（出境）審批表等材料。 1 黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議工 作中形成的有關(guān)材料 ：代表登記表、委員簡歷、政績材料等。 1健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料，新錄用干部體檢表和畢業(yè)生分配工作體檢表等材料。 1辦理喪事形成的有關(guān)材料：悼詞、生平、報紙報道消息、訃告，非正常死亡的調(diào)查報告及遺書。 其他對考察了解使用干部有參考價值的材料。 明確了干部檔案材料的收集范圍，我們就可以根據(jù)各種不同的材料找到各種具體的材料收集途徑。例如：我們可以通過組織人事部門收集干部人事工作中形成的各種人 事檔案材料；通過籌備黨代會、人代會、政協(xié)會議以及工、青、婦等群眾團體會議的部門或臨時機構(gòu)收集代表登記表、委員登記表等材料；通過教育、培訓機構(gòu)（部門）收集各種學習培訓材料；通過評審、聘任專業(yè)技術(shù)職稱、職務的部門收集評聘專業(yè)技術(shù)職務（職稱）的各種材料；通過黨、團組織收集各種黨團材料；通過審計部門收集干部審計材料；通過紀律檢查、監(jiān)察、司法及有關(guān)行政部門收集干部的各種處分材料；通過干部本人收集干部的有關(guān)創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、論文等材料的目錄；等等。 準確把握上述檔案材料的收集范圍和途徑，是干部檔案工作人員做好檔 案材料收集工作的必要條件。 需要特別指出的是：我們在實際工作中發(fā)現(xiàn)，我們的干部檔案中很少有關(guān)于干部各類審計及干部民事、刑事判決書的材料，而領(lǐng)導干部離任審計等審計工作已開展了好幾年了，各級干部的各類民事、刑事案件也時有發(fā)生，說明我們收集這幾類材料的渠道還不暢通，產(chǎn)生這幾類材料的單位還沒有主動送交材料歸檔的意識，管檔單位也沒有積極主動做好新形成的檔案材料收集工作。 關(guān)于縣管干部的民事判決材料，希望審判機關(guān)的及時與相關(guān)單位溝通聯(lián)系，積極主動地做好相關(guān)材料的收集工作，并及時送交管檔單位歸檔。 第三節(jié) 收集工作的 方法和要求 一、收集工作的方法 干部檔案材料的收集工作，是一項政策性強、涉及面廣、艱苦細致的工作，干部檔案工作人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對本單位干部檔案工作的實際情況，研究收集工作的基本方法。當前來說，做好干部檔案材料收集工作一般方法有： （一）疏通渠道，理順材料形成部門與檔案管理部門的工作關(guān)系。 干部檔案材料來源很多，涉及面廣。要完整地收集一個干部的全部檔案材料，首先必須疏通渠道。干部檔案管理部門要主動與有關(guān)單位取得聯(lián)系，建立制度，并向他們進行收集工作意義、注意事項及哪些材料應歸入干 部檔案等的宣傳。材料形成單位應把及時送交歸檔材料，當作自己的職責和義務，按照中央有關(guān)規(guī)定，積極主 （二）研究和掌握材料形成規(guī)律，把握收集工作的主動權(quán)。 干部檔案管理部門及其工作人員應主動研究各類材料的不同特點，掌握不同材料的不同形成規(guī)律，把握工作的主動權(quán)。 一般來說，材料形成有時間規(guī)律、信息規(guī)律。 時間規(guī)律。 一定的時間形成一定的材料，有相當數(shù)量的材料是按一定的時間規(guī)律形成和產(chǎn)生的。比如，各單位每年年底要對干部一年來的工作進行考核，形成年度考核材料。每年年終年初都要結(jié)合總結(jié) 工作，評選先進工作者、先進生產(chǎn)者，就必然形成先進事跡材料。還有每逢重大紀念日，如“三八”節(jié)，縣婦聯(lián)要表彰一批“三八紅旗手”和婦女模范，就必然要形成一批模范事跡材料，每年“七一”縣委要評選和表彰一批優(yōu)秀黨員，就必然