【正文】 0 圖 （ 5）、系統(tǒng)默認全選所有成員記錄，操作員可以根據工作需要，選擇目標記錄； 注意 ：選擇記錄的方式：①、利用窗口上全選、反選按鈕； ②、連選：單擊選擇第一條目標記錄，按住 SHIFT鍵，單擊最后一條目標記錄；③間隔多選：單擊選擇第一條目標記錄，按住 CTRL鍵，單擊其他目標記錄。 （ 6）、選擇項目值，單擊〖執(zhí)行〗按鈕，即可看到批量處理效果。 51 圖 如要批量修改賓客檔案，則單擊選中 〖 項目 〗處的賓客檔案，則看到可修改的項目變化為賓客檔案修改項，可逐個選中成員記錄，進行修改，〖存盤〗即可。 圖 52 定義團體付費 團體帳務分為團體主單帳務和成員帳務兩部分。這兩者之間通過團體付費的設置實現成員費用到團體主單的自動轉帳，因此團體付費也可以理 解為團體成員（定義帳戶）的批量設置。團體付費定義是否正確，直接關系到團隊的結帳速度。 通常團體付費的定義是由酒店預訂員或接待員在預訂或登記時完成。 操作步驟 ： （ 1）、團體主單下，單擊“ ”，彈出 『 選擇費用類型 』 窗口； 圖 （ 2）、費用類型按樹型結構顯示，單擊多選框，選擇費用； （ 3）、單擊〖確定〗，團體付費定義完成。 注意 ： （ 1）、團體付費定義前后，請比較成員房間定義帳戶的變化。 （ 2）、團體付費只對定義之后的錄入的費用起作用，對于定義之前已有的費用，如需要轉帳，必須手工處理。 會議室處理 系統(tǒng)中，關于會議團的很多概念與旅行團類似，因此預訂員在學習過程中，重點是把握53 會議團與旅行團的不同之處。通常會議室資源的使用，是會議團的特色，其他信息的處理基本與旅行團一致，操作員完全可以參考團隊預訂處理。 綜上：預訂員本堂課的學習重點是學會如何在系統(tǒng)中占用會議室資源（即會議室預留）。 新建會議室預訂 X5系統(tǒng)中 ,新建會議室預訂有兩個入口，下面分別加以說明。 操作步驟（方法一） ： （ 1）、 執(zhí)行 預訂 → 新建會議預訂 ，打開 『 會議團預訂單 』 。 （ 2）、【名稱】輸入團隊名稱，確定【國籍】、【 語種】。多語種是 X5系統(tǒng)的重要特點之一，預訂時選擇正確的語種，打預訂確認單時，系統(tǒng)會默認所選語種。 （ 3）、確定【旅行社】、【公司】或【訂房中心】信息，具體可以參照旅行團的處理。 （ 4）、錄入【抵離日期】、 【成人】、【小孩】數等其他信息?；拘畔浲旰?，單擊〖存盤〗按鈕，系統(tǒng)自動生成會議團帳號（ M＋ 9位流水號）、預訂號。 圖 注意 ：預訂單建立后，若該會議團需要客房資源，因操作與團隊客房預留相同，因此不再贅述，請操作員參照 團隊預訂 。本例假設該會議團不需要房類資源，但要求預留會議室。 （ 5）、預訂主單 下，單擊“會議室”，打開 『會議室』 窗口。 會議室 54 圖 （ 6）、單擊空白圓圈選中該場會議，再單擊繼續(xù)選擇其他會議室資源，單擊〖預訂〗按鈕，打開 『會議室預訂』 窗口。 （ 7）、錄入【聯系人】、【摘要】等信息。 圖 （ 8）、單擊〖確認〗，會議室預訂完成，如下圖所示，方形為當前客戶預訂。 公共摘要 針對該場會議的特殊要求 55 圖 （ 9）、退出 『會議室』窗口，會議主單“會議室”亮色顯示 。 說明 ：系統(tǒng)中，每天會議室分三場，上午、下午、晚上，每個圓圈代表一場會議。圓圈的顏色表示會議室的占用情況，如白色表示會議室資源空閑、紅色表示已有預訂、綠色表示 確認預訂（了解）。方形表示當前主單預訂。 操作步驟（方法二） ： （ 1）、 執(zhí)行 查詢 → 會議室預留情況 ，打開 『會議預訂圖』 。 56 圖 （ 2）、單擊選擇會議室，單擊〖預訂〗，打開 『帳號查詢』 窗口，選擇“主單類型”、“主單狀態(tài)”，輸入會議團【名稱】，單擊〖查詢〗，顯示滿足條件的會議團列表。 圖 （ 3）、核對會議團信息，選擇，單擊〖確認〗，彈出 『會議室預訂』 窗口。 57 圖 （ 4）、錄入【聯系人】、【摘要】等信息，單擊〖確認〗），會議室預訂完成。 會議室資源調整 會議室預留資源調整包括：增加會議室預留 、取消會議室預留、修改會議相關信息等。 ● 增加預留 操作方式同新建，請參考新建會議室說明。 ● 取消預留 方法一 ： 預訂主單下，單擊“會議室”，打開 『會議室』 窗口，鼠標指向目標預訂，單擊鼠標右鍵，彈出快捷菜單，如下圖所示。 58 圖 單擊〖取消〗，彈出確認窗口，單擊〖是（ Y）〗，預訂取消成功。 圖 方法二 ： 雙擊目標會議室，打開預訂單，單擊【狀態(tài)】，打開下拉單，單擊“預訂取消”，存盤，預訂取消成功。 59 圖 注意 ：取消成功后，該會議室恢復空閑狀態(tài)，即圓圈白色顯示。 ● 修改基本信息 修改會議信 息，只要在會議預訂單上修改輸入，存盤退出即可?？尚薷牡男畔⒂校赫{換會議室、修改會議時間、備注等。 會議室資源查詢 執(zhí)行 查詢 → 會議室預留情況 ，打開 『 會議室預留 』窗口 ，該窗口顯示了飯店指定時間段內，會議室資源的預留情況。操作者可通過表示資源狀態(tài)的顏色，直觀的掌握資源的占用情況，從而進一步做好資源調配工作。 單擊窗口右邊的〖切換〗按鈕，切換成列表顯示方式，再單擊，恢復到圖表顯示。 注意 ：關于會議室資源的調整等其他處理， 『會議預訂圖』 窗口都能實現，方法同上《會議室資源調整》。 散團轉化 在實際操作中 經常會遇到團隊未到而某一成員先到酒店、或者團隊已走仍有成員滯留的情況，為了方便此類操作，系統(tǒng)專門設計了散客成員轉化功能。 60 成員出團 成員出團主要用于處理團隊成員遲于團體主單離開的滯留問題。它必須在團隊主單結帳前執(zhí)行，一旦轉化成功，就切斷了成員與團隊之間的聯系，使得成員轉變成一般的散客。 成員主單下，執(zhí)行 其他 → 散團轉化 ，系統(tǒng)提示“確信要進行出團操作嗎 ?”，單擊〖是（ Y）〗，出團成功。 圖 散客入團 操作步驟 ： （ 1）、賓客主單下，執(zhí)行 其他 → 散團轉化 ，系統(tǒng)提示“確信要做入團處理嗎 ?”。 圖 （ 2）、單擊〖是（ Y）〗，彈出『請選擇有效團隊會議』窗口。 61 圖 （ 3）、單擊選擇團隊，系統(tǒng)提示“確信要加入―― XXX團”。 圖 （ 4）、單擊 〖是（ Y）〗 ，入團成功。 注意 ： （ 1）、賓客入團、成員出團操作都應注意房價的問題，如有變化需手工修改。 （ 2）、另在轉化過程中，帳號都是不改變，只改變了團隊號。 第六節(jié) 查詢 賓客列表 X5 系統(tǒng)中，賓客列表按照業(yè)務側重點分為以下幾種：預訂賓客列表、當前賓客列表、歷史賓客列表等。 62 列 表 名 默認狀態(tài) 說 明 預訂賓客列表 R（預訂） 查詢預訂賓客信息可優(yōu)先考慮使用該賓客列表； 當前住客列表 I （在?。? 查詢當前住客信息可優(yōu)先考慮使用該賓客列表； 歷史住客列表 All 查詢住客歷史，選用歷史賓客列表； 賓客列表比較 當前賓客列表 執(zhí)行 查詢 ）→ 當前賓客列表 ，或按 F3，打開 『 當前賓客列表 』 窗口。 圖 學習當前賓客列表，請把握以下幾點： （ 1）、每條客人記錄包含的信息，包括六盞信息燈； （ 2）、如何快速查詢到目標客人； （ 3）、了解窗口右邊相關功能按鈕的使用； 請參照本章預訂賓客列表說明 歷史賓客列表 執(zhí)行 查詢 → 歷史賓客列表 ，打開 『 歷史賓客列表 』 窗口。 單擊右下角組合查詢按鈕，打開組合查詢窗口，輸入查詢條件，單擊〖確認〗，即可顯示查詢結果。 63 圖 實時房態(tài)表 實時房態(tài)表－ 2 實時房態(tài)表 2 也稱平面房態(tài)表，特點是全面地反映整個客房的使用情況，對操作員來說，比較直觀易懂。 執(zhí)行 查詢 → 實時房態(tài)表 2，或按 F6，打開 『 實時房態(tài)表 2』 。 為便于說明，我們將房態(tài)表 2 分成三個區(qū)域進行說明：左中、底行、右邊，具體說明如下。 64 圖 左中： ①．不同的顏色表示不同的房間狀態(tài)，房態(tài) 表的顏色、方塊的大小、可以在維護系統(tǒng)中定義和修改； ②．當鼠標停留在 — 在住的房間時，系統(tǒng)會自動顯示該房間客人的簡單信息。而雙擊某一房間，可以打開該房間的詳細信息，并可進行修改，如換房，續(xù)住及輸入客人信息都可以在此完成。 ③．指向一個房間并單擊鼠標右鍵，系統(tǒng)會有一彈出菜單。對于空房，可以完成預訂、登記等操作，而對于住客房，可以完成為客人留言、設置聯房、直接換房、續(xù)住、預訂等操作。 ④．房號右下角或右左上角不同顏色的小方塊含義如下：右下角表示將到或將走房，而左上角出現小方塊表示該房間為臨時房態(tài)。 底行： ①． 每一種房態(tài)的實際房數及占總房數的百分比，而在住房所占的百分比即為當時的實時出租率； ②．雙擊某一圖標，可以查詢該種房態(tài)的詳細信息； ③．通過下拉列表中的樓號、房類的選擇，可以單獨顯示某一幢樓，或某一種房類的房類的房態(tài)情況。 右邊： 一列功能按鈕，與右鍵彈出菜單的功能一致。 實時房態(tài)表－ 1 較房態(tài)表 2而言，房態(tài)表－ 1的側重點在于向操作員直觀的展示賓客各方面的信息，如：65 VIP、留言、加床等。其結構、表現形式與功能基本上房態(tài)表 2一致，因此此處不再一一贅述。 執(zhí)行 查詢 → 實時房態(tài)表 1，打開 『 實時 房態(tài)表 1』 。單擊〖 〗，打開幫助窗口，閱讀，即可掌握房態(tài)表 1。 圖 66 圖 實時房態(tài)表－ 3 執(zhí)行 查詢 → 實時房態(tài)表 3，或按 F8，打開 『 實時房態(tài)表 3』 。 實時房態(tài)表 3 按房號顯示客房的使用情況。通過下拉列表中的【樓層】、【房類】、【房號】、【房態(tài)】、【日期】的選擇，可以根據需要顯示某一樓層、某一種房類、某段時間房間的房態(tài)和使用情況。窗口中部顯示的是房間狀況，各種顏色和圖標的含義詳見幫助（單擊〖幫助〗）。 67 圖 窗口右邊是一組功能按鈕〖檢索〗、〖修改〗、〖房號〗、〖幫助〗、〖統(tǒng)計 〗、〖打印〗、〖退出〗。 〖修改〗 單擊〖修改〗，打開當前房間客人主單，可對主單進行各種修改操作。 〖房號〗 單擊〖房號〗，打開『輸入起始房號』窗口 ，輸入起始房號，可以查看從那個房號起的房間情況。 〖幫助〗 單擊〖幫助〗，即可打開幫助窗口。 68 圖 〖統(tǒng)計〗 單擊〖統(tǒng)計〗，顯示『當前客房實時狀況統(tǒng)計表』。 實時房態(tài)表－ 4 房態(tài)表 4用來顯示酒店平面圖的情況，一般根據酒店的實際進行設計定義。 執(zhí)行 查詢 → 實時房態(tài)表 4，打開 『 實時房態(tài)表 4』 。 69 圖 報表 特殊 要求統(tǒng)計報告 該功能用于向前臺和客房中心提供他們所需的賓客特殊要求統(tǒng)計報告、客房布置報告。 操作步驟 ： （ 1）、 執(zhí)行 查詢 → 特殊要求統(tǒng)計報告 ，打開 『 特殊要求統(tǒng)計報告 』 窗口。 （ 2）、單擊選擇“特殊要求” 項目（可以多選、全選），選擇“主單狀態(tài)”，單擊〖刷新〗，“信息列表”顯示符合條件的特殊要求列表。 70 圖 （ 3）、單擊上窗口“統(tǒng)計報告”標簽頁，顯示各要求匯總，如下圖所示， 【數量】處顯示該項特要的總數量 ，具體信息顯示在 【內容】處。 圖 71 報表專家 報表專家集合了各部門需要的常用報表，根據操作員 的權限，每位能看到的報表可能不同。 執(zhí)行 查詢 → 報表專家 ，打開 『報表專家』 窗口。雙擊打開報表組，單擊選中某組，雙擊報表名稱即可打開報表。 要求操作員掌握使用報表的基本功能。 圖 酒店活動事務 酒店活動事務用于記錄酒店各類可能影響出租率的事務。 執(zhí)行 預訂 → 活動事務 ，打開 『活動與事件』窗口 ，可查閱當前有效事務。 72 圖 公共信息 用于查閱航班、火車、飯店等社會公共信息。 執(zhí)行 查詢 → 公共信息 ，或按 CTRL+T，打開 『 公共信息 』 。 圖 雙擊某一項，即可打開相關信息列表查閱。 73 圖