【導(dǎo)讀】屬于合適的話題。的情況是以下哪一種初次寫信或有過激言行的。應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力。方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?。?jí)單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等

　　

【正文】 召開大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)。 ? 劉小姐打電話給租 賃公司 ?突然外面一陣喧嘩 。 問題： 假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？2 、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？ 從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？答： (1）請租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員； (2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請求該如何辦； (3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程； (4）得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？ (5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)；(6）召開大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括 音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排； (7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場等問題； (8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看； (9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案） 公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午召開銷售員會(huì)議 … 星期四上午 8 點(diǎn)左右， 會(huì)議室里沒有人招呼 … 經(jīng)理 非常不滿。小劉錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？ 答： (l）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；( 2）打印好書面通知；（ 3）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每個(gè)人 ； (4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意； ( 5 ）通知上應(yīng)寫清會(huì)議的時(shí)間（開始到結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)； (6）應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備； (7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作； 請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(l）利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； (2）利華公司2021 年銷售計(jì)劃； (… (12）利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)。答： 一、案卷一（標(biāo)題：利華公司 2021 年經(jīng)理會(huì)議記錄） ：利華公司 2021 年 2 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； 利華公司 4 月份經(jīng)理 會(huì)議記錄； 利華公司 2021 年 6 月份經(jīng)理會(huì)議記錄；利華公司 2021 年 8 月份經(jīng)理會(huì)議記錄； 二、案卷二：利華公司 2021 年銷售工作計(jì)劃、總結(jié)： 2 、利華公司 2021 年銷售計(jì)劃； 1利華公司 2021 年銷售工作總結(jié)； 三、案卷三：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的通知 3 、市工商局關(guān)于年檢工作的通知；６、市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知； n 、市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知 ；四、案卷四：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要 ： 4 、利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函； 7 、香港凱福公司關(guān)于合牛事宜給利華公司的復(fù)函； 9 、利華公司與香港凱福石司會(huì)議紀(jì)要； 為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生 檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì) … 小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話 ， 言談中頗有些責(zé)怪的意思。 問題一：小萬錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？答：①會(huì)議通知缺少主題（議題）；②時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)；③請哪些人出席不明確④發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋；⑤如本人不在，應(yīng)請代收人（或秘書）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。 過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)， …會(huì)場 上出現(xiàn) 騷亂。問題二：作為大會(huì)組織者，小萬錯(cuò)在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？答：一、錯(cuò)在哪里：①會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。②小萬沒有認(rèn)真校對材料。③最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料，加以改正。二、補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。 皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗 … 令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的 ？ 問題： ( l ）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團(tuán)的購貨合同的？ (2）秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？ ( 3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？ (4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？答： (1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。 (2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。 (3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的 內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。 (4）應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容用專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。 1文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件 …你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 答：①收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆；②應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；③首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆④不能把回信地址剪掉⑤檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的， 再把錯(cuò)誤的劃去，⑥拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向他（她）道歉。（⑦把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；把郵件分成最急件、次急件和普通件；⑧打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角； 1 文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來了一位西裝革履的男士 ?經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見” ? 錢先生告退時(shí)的微笑是真誠的謝意，因?yàn)樗艿降臒崆榈慕哟龔浹a(bǔ)了沒有完成任務(wù)的缺憾。問題 (1）小胡回辦公室的第一件事應(yīng)是做什么？ (2）小胡的做法是否正確？有沒有不當(dāng)之處？ (3）小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？ (4）秘書對來到公司的每一個(gè)人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng)，引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎？答： (1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與馬小姐聯(lián)系，遵守諾言； (2）正確，接待技巧符合文員要求； (3）文員對待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪； (4）即使不能引見給上司，同樣應(yīng)禮貌待人；(5）這樣做不違背辦公室人員的職業(yè)道德，而是運(yùn)用策略做好接待工作； (6）不能有求必應(yīng)，應(yīng)區(qū)別情況，或引見，或擋駕； (7）為上司擋駕，是 為了減輕上司的負(fù)擔(dān)。 1 上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地 … 此話引發(fā)出記者們的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升 … 從這個(gè)案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？ 答： (l）信訪工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會(huì)上的反饋。 (2）有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取主動(dòng)出擊的方法。 (3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。 1 A 公司原定 12 月 25 日 借 娛樂總匯召開公司成立兩周年慶?；顒?dòng)。 ? 事后由于總匯工作人員的疏忽， 結(jié)果活動(dòng)早早收場，大家掃興而歸。 (l）為什么 A 公司慶祝活動(dòng)未取得預(yù)期效果？ (2）如果你是 A 公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動(dòng)？ (3）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理？答： (1) A 公司負(fù)責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒有對預(yù)訂的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充分導(dǎo)致活動(dòng)沒有取得預(yù)期效果。(2）應(yīng)把這次活動(dòng)的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個(gè)項(xiàng)目由專人負(fù)責(zé)。(3）由專人負(fù)責(zé)預(yù)訂，初步確定以后向上司匯報(bào)，再向娛樂總匯負(fù)責(zé) 此事的人確定?；顒?dòng)前一天或前兩天，再和對方確認(rèn)一下時(shí)間、日期、地點(diǎn)。 (4）案例中領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓應(yīng)由公司派車接送。 (5）在活動(dòng)開始前半天，文秘人員應(yīng)提前到場，布置會(huì)場，落實(shí)有關(guān)細(xì)節(jié)，如有問題，可提前發(fā)現(xiàn)和解決 (6）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，不應(yīng)爭執(zhí)過長時(shí)間。 (7）應(yīng)立即聯(lián)系附近其他飯店、賓館，先安排領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓前往。 (8）可在活動(dòng)項(xiàng)目上增加一些內(nèi)容予以補(bǔ)救。 (9）有必要的話，可向娛樂總匯進(jìn)行索賠。 1海金精密儀器有限公司的技術(shù)開發(fā)部有 8 個(gè)工作人員，他們?nèi)翰呷毫?? 決定宴請技術(shù)開發(fā)部的全體成員，具體的時(shí)間、地點(diǎn) 由總經(jīng)理秘書卜小姐安排，只是規(guī)定了費(fèi)用總數(shù)為200 0 元。問題： (l）應(yīng)安排在什么時(shí)間 /地點(diǎn)宴請比較好？(2） 用怎樣的方式通知技術(shù)開發(fā)部的成員？ (3）宴請結(jié)束一結(jié)帳，只花了 1500 元，對余下的 500 元，卜小姐買紀(jì)念品發(fā)放好不好？ (4）除了宴請，卜秘書還可建議用其他方法來鼓勵(lì)技術(shù)開發(fā)部嗎？效果怎樣？ 答：① 應(yīng)安排在本周的星期五下班后宴請，這時(shí)一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息，晚一點(diǎn)也不影響工作。找個(gè)比較安靜幽雅的餐館，包個(gè)單間，總經(jīng)理與大家上下級(jí)可交流感情。②卜小姐應(yīng)到技術(shù)開發(fā)部去向大家表示祝賀，并當(dāng)場邀請 。如果用電話通知，不能產(chǎn)生親切感和更理想的氣氛。③宴會(huì)快結(jié)束時(shí)卜小姐可把技術(shù)部負(fù)責(zé)人拉到一邊，把 50 。元交給他，悄悄說：“我和總經(jīng)理回去后，你們可不受拘束再飲一杯，或找個(gè)卡拉 OK 唱唱歌，明天把發(fā)票交給我就行。”發(fā)放紀(jì)念品會(huì)給公司其他人員知曉，造成不必要的麻煩。④可以建議總經(jīng)理給每人發(fā)獎(jiǎng)金，還可建議在全體職工大會(huì)上表揚(yáng)技術(shù)開發(fā)部。這樣可激發(fā)其他部門的積極性。 1請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題： (1）市教委關(guān)于 2021 年招生工作的通知； (2）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會(huì)議 紀(jì)要； … (12）北京廣播電視大學(xué) 2021 年度工作總結(jié)； 答：一、案卷一： 市教委、北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù) (1）市教委關(guān)于 2021 年招生工作的通知； (4）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于 2021 年招生工作的請示（呈市教委）； (5）市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué) 2021 年招生工作的批復(fù)； 二、案卷二： 北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知。 (2）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； (6）北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； (7）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于 調(diào)整系主任的通知； (8）北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知； 三、案卷三： 北京廣播電視大學(xué)招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié) (3）北京廣播電視大學(xué) 2021 年招生工作計(jì)劃； (12）北京廣播電視大學(xué) 2021 年度工作總結(jié)； 四、案卷四： 北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。 (9）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；(10）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；(11）北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；