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【正文】 匯報(bào)工作、反映情況，用 “報(bào)告 ”。 ③ 指示：上級對下級布置工作、闡明工作活動的指示原則，用 “指示 ”。 ④ 通告：公司對員工公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用 “通告 ”。 ⑤ 批復(fù)：上級對下級請示的事項(xiàng)進(jìn)行答復(fù)，用 “批復(fù) ”。 ⑥ 通知：傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級公文或轉(zhuǎn)發(fā)上 級、同級和不相隸屬單位的公文，用 “通知 ”。 ⑦ 通報(bào)：表揚(yáng)好人好事， 批評錯誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬單位知道的事項(xiàng)，用 “通 報(bào) ”。 ⑧ 決定、決議：對某些問題或重大行動做出安排，用 “決定 ”。經(jīng)會議討論，通過要求 貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用 “決議 ”。 ⑨ 函：平行或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，用 “函 ”。 ⑩ 會議紀(jì)要：傳達(dá)會議決定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用 “會議 紀(jì)要 ”。 行文格式 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位名稱、印章、發(fā)文日期、 抄送（抄報(bào)）單位，還要有發(fā)文字號、主題詞等。 ① 文件標(biāo)題包括事 由、公文種類等部分； ② 公文字號包括機(jī)關(guān)代號、年號、順序號三個部分； ③ 向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位。如需上報(bào)另一個上級，可用抄報(bào)的形式； ④ 發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)； ⑤ 發(fā)文單位一般用全稱或規(guī)范化簡稱； ⑥ 文字一律從左到右，橫寫橫排。 公文紙一般用 16K紙或 A4 紙，在左側(cè)裝訂。 對外行文一般以公司的名義。對公司公文處理程序 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 ① 登記：一般來文，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行登記。登記 內(nèi)容包括來文單位（機(jī)關(guān)）、標(biāo)題、 文號、來文時(shí)間、緩急程度等。 ② 分辦、擬辦：根據(jù)來文內(nèi)容，由辦公室將來文分別處理。屬業(yè)務(wù)部門的，一般在登記 后，由辦公室直接送業(yè)務(wù)部門處理。需辦理的，由辦公室主任擬辦，并 呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示，再轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。 ③ 催辦：對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的需有關(guān)部門辦理的，辦公室應(yīng)認(rèn)真、及時(shí)地進(jìn)行督促、催辦， 以防積壓或漏辦。 ④ 公司領(lǐng)導(dǎo)參加上級會議帶回的重要文件，在傳達(dá)后由辦公室歸檔。 發(fā)文處理。一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號、打印、謄印、校對、監(jiān)印、分發(fā)、歸檔等程 序。 ① 草擬的公文應(yīng)符合國家法規(guī)和政策，事實(shí)確切，觀點(diǎn)明確。文字表達(dá)精煉，條理清楚，層次分明，表達(dá)意思完整，標(biāo)點(diǎn)符號使用正確； ② 數(shù)字的寫法。正文中除發(fā)文編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語、百分比必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字外，一律使用中文； ③ 引用文件名稱要完整，不要濫用簡稱； ④ 草擬的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件的主管部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核后，送行政人事部核稿。人事任免文件由總經(jīng)理核稿。核稿的主要任務(wù)是審核文稿所表達(dá)的內(nèi)容是否與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)和政策相抵觸，是否符合公司章程，是否符合行文程序，文字表達(dá) 是否完整等； ⑤ 公司一般文件由總經(jīng)理簽發(fā)，人事任免文件由董事長簽發(fā)。有關(guān)業(yè)務(wù)方面的一般文件，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)； ⑥ 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件，除文字有錯可作更正外，原則上不得再作修改； ⑦ 公文簽發(fā)后，由辦公室安排人員打印、校對、謄印、蓋章、裝訂，進(jìn)行登記、分發(fā)，并留一份存檔； ⑧ 公文校對以原稿為準(zhǔn)，非承辦人員不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯由校對人員負(fù)責(zé)。文件經(jīng)校對后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。 ⑨ 公文辦理完畢后，要及時(shí)送交有關(guān)人員進(jìn)行整理、歸檔。 文件管理 各部門、分公司要指定專人負(fù)責(zé)文件的處理和管理工作，嚴(yán)格按公司檔案管理制度 進(jìn)行管理。 已形成的文書、會議記錄、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的資料，都 必須收集齊全，由辦公室歸檔，任何人不得自行留存應(yīng)歸檔的文件。 無保存價(jià)值和存查必要的文件，由文件保管人員鑒別、登記，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意 后集中統(tǒng)一銷毀。 為加快公文傳遞速度節(jié)約成本，充分利用已開通的寬帶，公司一般公文采取收發(fā)電子郵箱的方式進(jìn)行傳遞。 各分公司電子郵箱： （ 1）分 公司電子郵箱： 八卦嶺 : 金麗 振華 景田 南山 材料中心 華僑城： 彩田 （ 2）管理部門電子郵箱： 工程部 辦公室 企業(yè)發(fā)展部 財(cái)務(wù)部 人力資源部 客戶服務(wù)部 董事長 總經(jīng)理 （ 3）連鎖公司電子郵箱： 龍華 龍崗 新洲 寶安 廣州 東莞 新疆 武漢 青島 南昌 電子郵箱使用規(guī)定： 以上電子郵箱為傳遞公司內(nèi)部辦公文件及其他辦公專用，任何個人不得利用其收發(fā)私人郵件； 各公司文員及管理部門郵箱使用人，每日上班后須及時(shí)整理電子郵箱，檢查是否有新郵件；每收到新郵件須及時(shí)下載，并按郵件性質(zhì)進(jìn)行分門別類保存；對已下載郵件須及時(shí)從郵箱中刪除，保證郵箱暢通； 對收取文件 采用電子郵箱收發(fā)文件類別及送達(dá)部門： 各分